孟召霞

【摘 ?要】公文管理是企業(yè)開展公務(wù)活動(dòng)和依法行政的重要工具，促進(jìn)了黨和國家相關(guān)政策和制度的快速傳達(dá)，為交流經(jīng)驗(yàn)、處理問題、互通情況及傳遞信息提供了便捷的通道，促進(jìn)了企業(yè)工作效率的大大提升。為了確保公文管理能夠進(jìn)一步發(fā)揮作用，將精益管理融入到電力企業(yè)公文精益管理中，為企業(yè)發(fā)展提供了科學(xué)的決策，確保了各項(xiàng)生產(chǎn)管理工作的有效開展，幫助企業(yè)搞活生產(chǎn)經(jīng)營，增強(qiáng)企業(yè)的生機(jī)和活力。

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè);公文;精益管理

1.電力企業(yè)公文管理的現(xiàn)狀

近幾年，電力企業(yè)都紛紛形成了自己獨(dú)特的公文管理體系，力求在公務(wù)處理上提高效率，但是目前電力企業(yè)的公文管理仍然存在以下幾個(gè)問題。

1.1定位還不準(zhǔn)確

許多部門對于公文管理的目的、重要性及意義的認(rèn)識(shí)還存在偏差，致使在處理相關(guān)公文時(shí)，重視的程度還不夠高。企業(yè)管理層也沒能很好的認(rèn)識(shí)到公文管理的重要性，沒能深入的研究公文管理對于企業(yè)運(yùn)作效率和管理規(guī)范的影響。這樣一來，往往會(huì)在企業(yè)的實(shí)際工作中忽略很多重要的細(xì)節(jié)，這樣在不同的部門間傳閱時(shí)，會(huì)造成閱讀的困難和不暢通，沒有達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)和要求。

1.2公文的質(zhì)量有待提高

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，公文管理也要和網(wǎng)絡(luò)的信息化相互關(guān)聯(lián)。但是目前許多電力公司中的公文還不夠清晰明了，往往是很長的篇幅，并且側(cè)重點(diǎn)沒有明確的給出。這些文件更多關(guān)注的是公文的形式，因此在內(nèi)容上往往存在許多問題。

1.3寫作不夠規(guī)范

寫作不規(guī)范性主要體現(xiàn)在以下幾方面，首先是公文的敘述形式選取不夠準(zhǔn)確，如上行，平行和下行的區(qū)分還不夠明確。同時(shí)還存在格式上的問題，如標(biāo)題和正文的字體是否符合要求，段落的行間距是否合適，文章的邏輯結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)是否符合一定要求。

2電力企業(yè)開展公文精益管理的必要性

近年來，中央相關(guān)部門對電網(wǎng)企業(yè)的管理工作提出了新的要求，要求嚴(yán)抓公文管理工作，切實(shí)提高公文管理質(zhì)量。在日常的公文審核過程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)很多問題，主要表現(xiàn)為：數(shù)字用法不規(guī)范、公文格式不正確、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不合理、引文及序次語不規(guī)范及文字表示不正確等，降低了公文的管理質(zhì)量，影響公文管理工作效果。為了提升電力企業(yè)公文管理水平，管理人員能夠有效的應(yīng)對和處理各類公文，要?jiǎng)?chuàng)新公文管理方法，改變以往被動(dòng)式的管理方式，開展主動(dòng)式的精益管理，建設(shè)完善公文精益管理體系，提升電力企業(yè)公文管理水平。

3電力企業(yè)公文精益管理措施

3.1建立公文精益管理制度

精益管理作為電力企業(yè)公文管理中的一項(xiàng)重要職責(zé)，公文文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中與各個(gè)環(huán)節(jié)之間彼此關(guān)聯(lián)，自身具有較強(qiáng)的反復(fù)適用性、穩(wěn)定性及確定性，要不斷規(guī)范運(yùn)行規(guī)章制度及工作管理程序，確保公文文件運(yùn)轉(zhuǎn)的規(guī)范性及合理性，發(fā)揮公文應(yīng)有的效力。要嚴(yán)格按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》要求，合理制定公文管理規(guī)章制度，確保公文格式的統(tǒng)一性。建立“事前審核、事中跟蹤、事后考核、季度通報(bào)”公文質(zhì)量管控機(jī)制，細(xì)化工作流程。嚴(yán)把公文審核質(zhì)量關(guān)，促進(jìn)公文發(fā)文質(zhì)量的大大提升。

3.2審核公文精益管理內(nèi)容

將精益管理應(yīng)用到電力企業(yè)公文管理中，要采取合理有效的改善措施，確保管理工作能夠持續(xù)開展下去，規(guī)范公文處理環(huán)節(jié)，修正不規(guī)范的公文內(nèi)容，促進(jìn)公文管理質(zhì)量的提升。①規(guī)范公文語言文字、體例格式及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，嚴(yán)格按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》中的要求對公文要素進(jìn)行詳細(xì)的審核，有錯(cuò)必究，不放過任何瑕疵，及時(shí)出臺(tái)整改意見，對于問題較為嚴(yán)重的公文，要交回?cái)M稿部門重新進(jìn)行審核。②公文管理要嚴(yán)格貫徹和執(zhí)行國家的重大方針政策要求，嚴(yán)格把關(guān)公文的主旨內(nèi)核，認(rèn)真推敲公文中的工作內(nèi)容及政策理論內(nèi)容，杜絕公文中內(nèi)容出現(xiàn)與企業(yè)發(fā)展思想不一致現(xiàn)象，確保公文內(nèi)容的規(guī)范表達(dá)。③公文管理辦公室的工作目標(biāo)應(yīng)以企業(yè)工作全局出發(fā)，規(guī)范公文程序，凡是涉及公文管理的內(nèi)容，要督促擬稿部門嚴(yán)格履行會(huì)稿程序，確保部門工作秩序的和諧和規(guī)范。對于緊急及敏感的公文事項(xiàng)，要嚴(yán)守秘密，辦公室管理人員要做到不推諉、不失位及堅(jiān)守原則，優(yōu)化審核工作流程。

3.3完善公文精益管理機(jī)制

為了確保電力企業(yè)公文精益管理工作的高效開展，要不斷加強(qiáng)對各部門文書公文業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進(jìn)公文管理人員公文處理水平的大大提升，嚴(yán)格按照公文精益管理機(jī)制中的要求，對部門人員開展分批培訓(xùn)，將案例作為公文培訓(xùn)工作的重點(diǎn)內(nèi)容，對公文管理人員寫作薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行培訓(xùn)，降低擬稿中公文錯(cuò)誤點(diǎn)的頻率。對在實(shí)際工作中存在的問題進(jìn)行集中整理，利用協(xié)同辦公平臺(tái)召開即時(shí)通信會(huì)議，對工作情況進(jìn)行點(diǎn)評，彼此之間就工作內(nèi)容開展積極的溝通和交流。對公文管理實(shí)施常態(tài)化通報(bào)，將公文中的錯(cuò)誤、頻發(fā)性問題及寫作熱點(diǎn)作為月通報(bào)的主要內(nèi)容，規(guī)范公文內(nèi)容的寫作形式，避免錯(cuò)誤反復(fù)出現(xiàn)。適時(shí)組織優(yōu)秀公文評選活動(dòng)，對優(yōu)秀公文予以表揚(yáng)，在企業(yè)內(nèi)容營造良好的工作氛圍。

3.4培養(yǎng)公文精益管理人才

嚴(yán)格把關(guān)公文精益管理人才，要求公文精益管理人員要提高責(zé)任意識(shí)及業(yè)務(wù)能力，結(jié)合實(shí)際工作內(nèi)容，合理配置文書人員，優(yōu)化文書隊(duì)伍，定期做好崗位培訓(xùn)，優(yōu)化公文管理隊(duì)伍，提升公文精益管理水平。文書人員在工作時(shí)要大膽審核，堅(jiān)持原則，腳踏實(shí)地做好本職工作，掌握公文辦理方法，能高效的完成公文管理工作任務(wù)。

4電力企業(yè)公文精益管理實(shí)踐

4.1提升公文質(zhì)量

①制定出公文評價(jià)指標(biāo)，將公文作為考核對象，考核的內(nèi)容包括：行文規(guī)則、流程問題、考評對象、主旨內(nèi)容及體例格式等，合理設(shè)置扣分事項(xiàng)，明確規(guī)范扣分標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)扣分工作的精細(xì)化管理，確保各項(xiàng)評價(jià)工作的規(guī)范性。②實(shí)施定量考核模式。采取“評分制考核”方式，深入分析各部門中病錯(cuò)文產(chǎn)生的原因，優(yōu)化考核標(biāo)準(zhǔn)。③優(yōu)化使用考評結(jié)果，對錯(cuò)病文及時(shí)進(jìn)行通報(bào)，對不合格的公文采用回退制度，并說明回退的理由，以確保公文辦理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，充分發(fā)揮公文的示范性作用，提升公文的整體辦理水平。

4.2提高公文辦理效率

公文自身具有較強(qiáng)的時(shí)效性，在進(jìn)行公文文件管理時(shí)，要做好有效性和及時(shí)性，公文從起草到辦畢的時(shí)間要控制在6d，由辦公室人員對辦文效率進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督和優(yōu)化，并做好超時(shí)預(yù)警，提升公文的處理效率。減少公文辦理所產(chǎn)生的麻痹思想，養(yǎng)成定時(shí)、定期辦理公文的好習(xí)慣。①嚴(yán)格執(zhí)行公文辦理溝通協(xié)商制，能夠有效避免公文的協(xié)同辦公系統(tǒng)流程會(huì)出現(xiàn)不同部門意見的反復(fù)，對于公文在辦理過程中出現(xiàn)的重大分歧及復(fù)雜問題，應(yīng)采用電話溝通和當(dāng)面溝通方式進(jìn)行協(xié)商，提升辦文效率。②嚴(yán)格執(zhí)行限時(shí)辦結(jié)制，嚴(yán)格按照辦理時(shí)限要求，將辦理工作的時(shí)間控制在10個(gè)工作日內(nèi)，要求辦理部門要在15個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)行文。對于急件要按需辦理，控制在3個(gè)工作日內(nèi)。對于因客觀條件無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)答復(fù)的事項(xiàng)，由分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，主辦部門出臺(tái)初步辦理意見。

5結(jié)論

將精益管理融入到電力企業(yè)公文管理中，是電力企業(yè)的必然發(fā)展趨勢，提出了建立公文精益管理制度、審核公文精益管理內(nèi)容、完善公文精益管理機(jī)制、培養(yǎng)公文精益管理人才。在開展公文精益管理實(shí)踐過程中，要不斷提升公文質(zhì)量、公文辦理效率及精簡公文數(shù)量，展現(xiàn)出精益管理在企業(yè)運(yùn)營管理中的上傳下達(dá)溝通紐帶作用，提升了電力企業(yè)公文管理工作質(zhì)量及經(jīng)營業(yè)績，在社會(huì)上樹立了良好的企業(yè)形象。

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[2]包北方，陳小峰.電力企業(yè)精益管理實(shí)踐及其過程評價(jià)研究[J].經(jīng)營管理者，2015（28）：85.

（作者單位：國網(wǎng)山東省電力公司東阿縣供電公司）