崔青

摘 要：在國(guó)有企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)中，信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容。通過信息化建設(shè)不僅可以提高國(guó)有企業(yè)內(nèi)部的溝通效率，同時(shí)也可以使企業(yè)能夠更好地與外部市場(chǎng)對(duì)接，有效抓住市場(chǎng)機(jī)遇，幫助企業(yè)在市場(chǎng)環(huán)境中占據(jù)有利地位。本文圍繞國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)中無紙化辦公的相關(guān)議題進(jìn)行了探討，概述了信息化建設(shè)中推進(jìn)無紙化辦公的重要意義，梳理了國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)無紙化辦公的目標(biāo)和原則，論述了國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)中無紙化辦公的應(yīng)用實(shí)踐，旨在不斷提升我國(guó)國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)的質(zhì)量，加快實(shí)現(xiàn)企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);信息化建設(shè);無紙化辦公

1 引言

隨著時(shí)代進(jìn)程的日益加快，市場(chǎng)環(huán)境變化速度也越來越快。在新的形勢(shì)下，如何跟上時(shí)代的步伐，借助科學(xué)技術(shù)的力量來加快提升國(guó)有企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率是國(guó)有企業(yè)在轉(zhuǎn)型升級(jí)中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。從整個(gè)社會(huì)信息化的發(fā)展變化來看，目前信息化已經(jīng)進(jìn)入了3.0時(shí)代，逐步由過去單個(gè)部門的單系統(tǒng)應(yīng)用，走到連接各個(gè)信息孤島形成越來越綜合的信息化體系，進(jìn)而以大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等新型信息技術(shù)來建立企業(yè)的信息資源庫(kù)，為企業(yè)更好地面對(duì)市場(chǎng)環(huán)境變化奠定有利的基礎(chǔ)條件。

2 信息化建設(shè)中推進(jìn)無紙化辦公的重要意義

在國(guó)有企業(yè)的信息哈建設(shè)中推進(jìn)無紙化辦公具有不容忽視的意義。

首先，無紙化辦公能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)約資金和空間。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式，無紙化辦公模式不僅減少了設(shè)備和耗材的使用量，同時(shí)也減少了物資設(shè)備存儲(chǔ)的空間，因而可以有效節(jié)約資金和空間，對(duì)于國(guó)有企業(yè)在新時(shí)期內(nèi)綠色環(huán)保、節(jié)能降耗以及成本控制等多項(xiàng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有著積極的助推作用。

其次，無紙化辦公能夠提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率。在國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，無論是生產(chǎn)建設(shè)，還是后續(xù)服務(wù)都需要在盡可能短的時(shí)間內(nèi)采集到或發(fā)送出準(zhǔn)確的信息，從而為各項(xiàng)決策的制定和實(shí)施奠定基礎(chǔ)。而利用無紙化辦公模式可以有效縮減文件的審批時(shí)間，同時(shí)也避免了重復(fù)性工作，因而可以有效節(jié)約人力成本，提高信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，大大提升企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和服務(wù)效率。

其三，無紙化辦公能夠提高企業(yè)內(nèi)部資源的整合利用率。無紙化辦公模式采用了統(tǒng)一的辦公標(biāo)準(zhǔn)，因而可以有效消除各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或各業(yè)務(wù)部門流之間的溝通屏障和阻力，同時(shí)也為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和基層員工之間架起了更為便捷的溝通渠道和橋梁，因而十分有利于企業(yè)內(nèi)部資源的整合，提升資源利用率，并激發(fā)出企業(yè)內(nèi)部更多的創(chuàng)新因子，推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。

3 國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)無紙化辦公的目標(biāo)與原則

在國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)中應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來確立無紙化辦公的建設(shè)目標(biāo)以及制定出無紙化辦公建設(shè)過程中需要遵循的原則。

其建設(shè)目標(biāo)主要有三點(diǎn)：

一是實(shí)現(xiàn)辦公時(shí)間和空間的多元化靈活化目標(biāo)，以滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率的需求;

二是實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享，減少工作重復(fù)性，提高資源的整合利用率;

三是實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部和外部市場(chǎng)信息數(shù)據(jù)的有效對(duì)接，加快建立和完善企業(yè)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，更好地把握市場(chǎng)環(huán)境動(dòng)態(tài)變化。

所遵循的原則有如下幾點(diǎn)：

一是無紙化辦公系統(tǒng)軟硬件的先進(jìn)性和實(shí)用性。根據(jù)信息化時(shí)代3.0的特征，結(jié)合國(guó)有企業(yè)自身的信息化建設(shè)實(shí)際情況，合理選擇和購(gòu)置無紙化辦公系統(tǒng)的硬件和軟件，使其具有先進(jìn)性和實(shí)用性。

二是無紙化辦公系統(tǒng)運(yùn)維的安全性和穩(wěn)定性。在無紙化辦公模式的建立過程中，對(duì)于信息數(shù)據(jù)采集、整編、傳輸以及存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的安全性和穩(wěn)定性應(yīng)采取科學(xué)完善的制度及措施來予以保障，避免企業(yè)內(nèi)部的重要信息和資料丟失或泄露。

三是無紙化辦公系統(tǒng)的靈活性和開放性。外部市場(chǎng)環(huán)境中的客戶、伙伴等企業(yè)信息化程度各有差異，因而為了更好地具有外部市場(chǎng)環(huán)境的兼容性，企業(yè)的無紙化辦公系統(tǒng)應(yīng)具有一定的靈活性和開放性，尤其是在軟件方面應(yīng)盡可能地適應(yīng)多種類型的軟件，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外辦公業(yè)務(wù)的高效對(duì)接，提高辦公效率。

4 國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)中無紙化辦公的應(yīng)用實(shí)踐

（一）OA系統(tǒng)軟件的應(yīng)用

OA系統(tǒng)軟件是一種應(yīng)用越來越廣泛的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，目前該系統(tǒng)已經(jīng)在內(nèi)容的深度和廣度方面有了很多的進(jìn)步和應(yīng)用性能的提升，成為很多企業(yè)不可或缺的信息化應(yīng)用系統(tǒng)。借助OA系統(tǒng)軟件，企業(yè)無紙化辦公大大提升了工作效率，同時(shí)還可以滿足多人同時(shí)在線的應(yīng)用場(chǎng)景、通過支持文件備份、密碼策略以及權(quán)限控制等措施來避免信息數(shù)據(jù)的丟失、泄漏及損壞，因而在應(yīng)用的穩(wěn)定性和可靠性、安全性和保密性方面都有著較好的表現(xiàn)。

（二）可視化技術(shù)應(yīng)用

由于信息時(shí)代的數(shù)據(jù)特征不僅在于數(shù)據(jù)量大，還在于數(shù)據(jù)信息的生產(chǎn)及傳輸速度也在加快，因而僅僅憑借人工有限的數(shù)據(jù)處理能力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足企業(yè)和市場(chǎng)的發(fā)展需求的?？梢暬夹g(shù)應(yīng)用為企業(yè)信息化建設(shè)目標(biāo)的加快實(shí)現(xiàn)提供了更多的可能性。在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)條件下采用可視化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程的信息采集，如視頻會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控等，解決了無紙化辦公模式中時(shí)空受限、人員配備等方面的問題，大大提升了企業(yè)的工作效率。

5 結(jié)語

以本人近幾年基層項(xiàng)目工作實(shí)踐為例，自2013年參建包茂高速以來，公司加快了內(nèi)部信息化建設(shè)的進(jìn)程，自上而下大力推進(jìn)無紙化辦公。從OA辦公系統(tǒng)、PM系統(tǒng)、久其財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)、寶利通視頻會(huì)議軟件系統(tǒng)（逐步轉(zhuǎn)變?yōu)檫h(yuǎn)程可視化系統(tǒng)）等新技術(shù)的應(yīng)用，逐步實(shí)現(xiàn)了由線下辦公到線上線下并行再到完全無紙化辦公的目標(biāo)。目前公司大多數(shù)業(yè)務(wù)已實(shí)現(xiàn)借助移動(dòng)終端設(shè)備進(jìn)行隨時(shí)隨地審核辦理等，大大提升了基層業(yè)務(wù)部門的工作效率，節(jié)約了更多的時(shí)間和精力能夠更好地投身于項(xiàng)目生產(chǎn)建設(shè)當(dāng)中。

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（作者單位：中鐵二十局集團(tuán)第六工程有限公司）