鐘智

摘 要：檔案數(shù)據(jù)庫是通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開發(fā)與利用。檔案數(shù)據(jù)庫以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為平臺，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目的，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為社會各項建設(shè)服務(wù)。本文通過對檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)用在檔案管理方面的簡單介紹，研究其意義和社會背景，為如何實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫提出幾點建議。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)庫;檔案管理;趨勢;探討證明

一、前言

社會信息化發(fā)展已經(jīng)開始帶動檔案數(shù)據(jù)庫發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)也是信息社會建設(shè)的重要的組成部分。20世紀80年代以來，信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，引發(fā)了一場新的全球性產(chǎn)業(yè)革命——信息產(chǎn)業(yè)革命。在這場新興的產(chǎn)業(yè)革命中，國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的信息化是一項核心的內(nèi)容，信息化水平已成為衡量一個國家和地區(qū)現(xiàn)代化水平的重要標志。我國信息化發(fā)展開始進入全方位、多層次推進的新階段，各行各業(yè)、各個領(lǐng)域的信息化迅猛發(fā)展，信息化已成為我國國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的必然趨勢[1]。檔案作為信息資源，面對信息化的發(fā)展潮流，檔案數(shù)據(jù)庫也必然成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，這是時代賦予檔案事業(yè)的要求，攸關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展前途。同時信息化也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的契機，無論是國家信息化中對于信息資源建設(shè)作為核心內(nèi)容的要求，還是先進的信息技術(shù)為手段為檔案各項事業(yè)的發(fā)展所提供的技術(shù)支持和保障，都是檔案事業(yè)實現(xiàn)改革與發(fā)展的重要契機，檔案部門必須緊緊抓住這一重要發(fā)展機遇期，適應(yīng)時代發(fā)展的要求，積極作為，科學謀劃，夯實檔案信息資源作為國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的戰(zhàn)略性基礎(chǔ)信息資源的地位，通過檔案數(shù)據(jù)庫推動檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

二、建立檔案數(shù)據(jù)庫在檔案管理的意義

檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)符合社會需求與活動規(guī)律。社會信息化導致檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案內(nèi)容分散交叉，檔案部門必須改變傳統(tǒng)管理方法，一方面由于社會信息量的激增和新型載體的應(yīng)用，不宜用傳統(tǒng)的方法來管理檔案;另一方面由于社會對檔案信息的需求不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足這種需要。國家行業(yè)電子政務(wù)和電子業(yè)務(wù)的普遍應(yīng)用，大大拓寬了檔案信息的服務(wù)空間，對檔案資源服務(wù)的內(nèi)容和方式提出了更新更高的要求，促使檔案工作跳出傳統(tǒng)的狹窄思維，適應(yīng)社會發(fā)展，改變管理理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)平臺，有效積累和儲備國家信息資源，真實保存社會記憶，實現(xiàn)更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享，以適應(yīng)社會發(fā)展和國家信息化建設(shè)的需要[2]。

在探索檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，其建設(shè)重點在于規(guī)劃與設(shè)計，規(guī)劃包括基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、標準規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等。其整體規(guī)劃和總體架構(gòu)比較完整，不僅有對館藏數(shù)字化和館務(wù)自動化的具體規(guī)劃，還提出了實現(xiàn)文檔管理系統(tǒng)和目錄中心管理系統(tǒng)的中期規(guī)劃，以及實現(xiàn)文件管理系統(tǒng)的遠期規(guī)劃。

檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)逐步規(guī)范。為進一步規(guī)范數(shù)字的檔案館建設(shè)，盡可能的少走彎路，國家和地方檔案部門紛紛結(jié)合檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實踐編制相應(yīng)的建設(shè)規(guī)范，有效的指導全國各地的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案接收、整理、保管、鑒定、保護、共享利用的檔案管理模式[3]。其建設(shè)主要內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、軟件建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、安全管理、制度建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、施工、監(jiān)理與驗收等。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、立項、論證、開發(fā)、運行等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及其他相關(guān)單位的共同參與，是一項長期的工作任務(wù)。

資源得到有效開發(fā)利用。加快檔案信息資源開發(fā)利用、實現(xiàn)社會共享是檔案數(shù)據(jù)庫的根本目標，“十二五”期間，各級檔案部門認真貫徹黨的精神，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫的技術(shù)優(yōu)勢，拓寬檔案信息資源開發(fā)利用手段，不斷加強和推進信息化條件下檔案信息資源開發(fā)利用工作。加強多形式多層次共享平臺建設(shè)，推進服務(wù)機制創(chuàng)新，促進檔案信息資源的公開、共享和再利用，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用水平和能力;加快優(yōu)化檔案信息資源開發(fā)利用工作的保障環(huán)境，建立長效發(fā)展機制。各級檔案部門也都將信息化條件下檔案信息資源開發(fā)利用工作納入本地區(qū)、本部門在“十二五”期間檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。

三、檔案數(shù)據(jù)庫發(fā)展現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化是目前檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要內(nèi)容之一，“十二五”期間，許多檔案部門在國家檔案局一系列政策標準的支持和引導下，開展了不同程度的數(shù)字化工作探索。檔案數(shù)字化工作迅速發(fā)展，檔案數(shù)字化的規(guī)模不斷擴大，檔案數(shù)字化的規(guī)范日漸成熟，檔案數(shù)字化加工市場已經(jīng)逐漸形成，檔案數(shù)字化對象不斷豐富，不僅僅局限在紙質(zhì)檔案方面，已經(jīng)擴展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、縮微膠片等各種不同種類載體檔案的數(shù)字化[4]。

有政策大力引導支持?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中明確提出：根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導、標準先行、利用優(yōu)先、分步實施”的原則，有序推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進程。充分利用信息化手段，對國家綜合檔案館館藏檔案進行數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)資源整合，制定統(tǒng)一標準，規(guī)范檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，按照共建共享、互聯(lián)互通的要求，建立與完善國家檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等各類檔案數(shù)據(jù)庫。

檔案數(shù)字化實踐探索。在檔案數(shù)字化的實踐活動中，各地檔案部門依據(jù)各自不同的檔案特點和經(jīng)濟條件做出了不同的選擇，“十二五”期間，檔案部門在數(shù)字化建設(shè)中，已經(jīng)逐漸形成了一套完整、成熟的方法，雖然目前國家和行業(yè)標準還不完善，但是各地數(shù)字化建設(shè)的思路和做法大同小異，標準和手段基本一致。

電子文件應(yīng)用狀況。由于國家信息化的整體推進，信息技術(shù)已在各行各業(yè)得到普遍應(yīng)用，各組織機構(gòu)、企事業(yè)單位的文件檔案工作環(huán)境正由紙張環(huán)境向電子環(huán)境遷移，許多領(lǐng)域正逐步實現(xiàn)業(yè)務(wù)活動電子化、無紙化[5]。電子文件的地位和作用發(fā)生了明顯變化，越來越多的機構(gòu)開始逐步采用電子文件單軌運行。因而可以預(yù)見，電子文件應(yīng)用的廣度和深度將空前加強。

四、如何發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫在檔案管理的作用

檔案數(shù)據(jù)庫的標準體系建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫發(fā)展過程中需要解決的問題很多，其中相關(guān)標準體系的建設(shè)尤其重要，迫切性尤為突出。檔案數(shù)據(jù)庫的標準體系應(yīng)當包括覆蓋文件和檔案管理的完整流程。

為適應(yīng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的快速發(fā)展，“十二五”期間的檔案數(shù)據(jù)庫標準體系建設(shè)任務(wù)依然艱巨。需要加強頂層設(shè)計，通過業(yè)務(wù)流程、生命周期、信息技術(shù)和資源描述等多重視角把握檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)標準，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過程[6]。使檔案數(shù)據(jù)庫工作落到實處，便于操作。

信息安全建設(shè)。檔案信息資源是國家的寶貴財富，檔案信息安全是國家信息安全工作的重要組成部分，確保檔案信息安全，既是檔案工作永恒的主題，也是國家信息安全工作的一項重要內(nèi)容。檔案信息安全體系建設(shè)是檔案工作的重中之重，是檔案事業(yè)各項工作順利開展的基本保障。在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中加強信息安全管理，在采取有效措施和技術(shù)手段，保證數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)運行安全、可靠的同時，建立健全本地區(qū)、本行業(yè)檔案數(shù)字化、網(wǎng)站運行、數(shù)據(jù)庫管理等各項涉及檔案信息安全的工作環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，建立檔案數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機制，提高信息化條件下檔案信息安全保障能力。

制定規(guī)劃措施，開展檔案信息安全保障工作。加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理，保障操作安全、數(shù)據(jù)安全、接入安全和應(yīng)用服務(wù)安全。建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機制，確保檔案信息數(shù)據(jù)安全[7]。各地檔案部門，按照國家和檔案行政領(lǐng)導部門關(guān)于信息安全的統(tǒng)一要求，將檔案信息安全保障體系建設(shè)納入檔案事業(yè)發(fā)展總體規(guī)劃，提出本地區(qū)、本行業(yè)檔案信息安全體系建設(shè)的具體要求，采取建設(shè)檔案數(shù)據(jù)災(zāi)備中心、省市級檔案館結(jié)對子進行檔案數(shù)據(jù)異地備份、重要檔案數(shù)據(jù)異質(zhì)備份等具體措施，有效開展檔案信息安全保障體系的建設(shè)。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)任重而道遠，是新時期檔案工作所面臨的嚴峻挑戰(zhàn)，同時也為檔案事業(yè)迎來了新的發(fā)展機遇。作為新時期的檔案工作者，必須與時俱進的牢記時代賦予的光榮使命與責任，勇于迎接挑戰(zhàn)、緊緊抓住機遇，把檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為檔案事業(yè)發(fā)展的有利契機，推動檔案事業(yè)與社會進步的同步發(fā)展。

參考文獻

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（作者單位：臨高縣人力資源和社會保障局）