馬麗萍 阮枝梅 龐俊 陳詩(shī)雨

摘 要：近年來(lái)，深圳、青島等城市相繼建立了數(shù)字檔案館，可以說(shuō)我國(guó)數(shù)字檔案館工作取得了初步成功，但今后檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容就是檔案館怎樣深入推動(dòng)數(shù)字化進(jìn)程。本文就數(shù)字檔案館的功能與作用做了簡(jiǎn)要論述，并分析了國(guó)內(nèi)數(shù)字檔案館發(fā)展現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，試著提出了一些解決措施，希望有助于數(shù)字檔案館今后的發(fā)展建設(shè)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；信息服務(wù)；大數(shù)據(jù)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2019）02-0148-03

Abstract：In recent years，cities such as Shenzhen and Qingdao have successively established digital archives. It can be said that the work of digital archives in China has achieved initial success. However，a key component of the development of archives in the future is how the archives will deeply promote the digitalization process. This paper briefly discusses the function of the digital archives，and analyzes the development status and existing problems of the domestic digital archives. It tries to put forward some solutions to help the future development of the digital archives.

Keywords：digital archives；information service；big data

0 引 言

數(shù)字檔案屬于較為新穎的檔案形式，是在網(wǎng)絡(luò)信息化背景下發(fā)展起來(lái)的。數(shù)字檔案的產(chǎn)生以及數(shù)量的提升，使得數(shù)字檔案館的構(gòu)建顯得十分迫切[1]。在21世紀(jì)以后，我國(guó)才開(kāi)始進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)，截止到現(xiàn)在，發(fā)展時(shí)間已有20年，因此這一工作現(xiàn)階段還處于摸索階段，缺乏完善的數(shù)字檔案館體系。所以，對(duì)建設(shè)數(shù)字檔案館的相關(guān)工作進(jìn)行研究，能夠有效的發(fā)現(xiàn)建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，給檔案工作者提供建設(shè)的理論依據(jù)，可以讓他們更為全面的掌握數(shù)字檔案館在建設(shè)方面的要點(diǎn)，以此來(lái)構(gòu)建出一套完整的數(shù)字檔案管理體系。

1 數(shù)字檔案館的功能與作用

1.1 數(shù)字檔案館的功能與作用

1.1.1 為研究檔案館構(gòu)建優(yōu)良的平臺(tái)

通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案館的構(gòu)建，能夠更為便捷的對(duì)檔案進(jìn)行管理。在現(xiàn)代化背景下，傳統(tǒng)檔案保管模式因?yàn)椴荒軌蛴行У臐M足實(shí)際需求，需往辦公自動(dòng)化方向發(fā)展。和傳統(tǒng)模式相比，數(shù)字檔案館無(wú)論是在保管條件、存儲(chǔ)空間或是存儲(chǔ)介質(zhì)等方面，均符合現(xiàn)階段發(fā)展潮流，其能夠在滿足檔案信息逐漸增長(zhǎng)對(duì)存儲(chǔ)空間要求不斷提高的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案利用效率的提升。

1.1.2 信息共享，增強(qiáng)工作效率

通過(guò)研究數(shù)字檔案館的構(gòu)建，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享。較為傳統(tǒng)的借閱方式已和現(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)不符，且影響工作效率的提升。通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的有效運(yùn)用，構(gòu)建出來(lái)的數(shù)字檔案館能夠在有效發(fā)揮檔案價(jià)值的基礎(chǔ)上，節(jié)省大量查閱檔案信息的時(shí)間，進(jìn)而在一定程度上促進(jìn)科研工作的進(jìn)步。

1.2 數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的比較

首先，不同的館藏結(jié)構(gòu)。檔案實(shí)體是傳統(tǒng)檔案館在館藏方面的中心，因此館藏能力極其有限，不能夠?qū)π畔?nèi)容所包含的關(guān)系予以深入的挖掘。而數(shù)字檔案館能夠有效的存儲(chǔ)海量的信息資源，能夠?qū)F(xiàn)實(shí)與虛擬聯(lián)系在一起，所以從根本上讓服務(wù)范圍與服務(wù)能力得到了擴(kuò)展與提高[2]。其次，不同的管理模式。就傳統(tǒng)檔案館而言，其管理模式基本是在相關(guān)工作完成之后再進(jìn)行，而數(shù)字檔案館則在電子文件產(chǎn)生之后，因此其管理模式為適時(shí)管理和超前管理，這在很大程度上都是由電子文件與前段控制與全程管理所決定的。再次，在數(shù)字化時(shí)代中，數(shù)字檔案館可以說(shuō)是傳統(tǒng)檔案館的親兄妹，兩者的共存，能夠?qū)ι鐣?huì)發(fā)展的進(jìn)程給予更加全面的記錄，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)歷史與文明的傳承。

2 國(guó)內(nèi)數(shù)字檔案館發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 數(shù)字檔案館的建設(shè)范圍不斷擴(kuò)大，建成數(shù)量逐年攀升

在數(shù)字化時(shí)代進(jìn)一步發(fā)展的背景下，我國(guó)許多地區(qū)均在加強(qiáng)建設(shè)數(shù)字檔案館，建設(shè)規(guī)模日益擴(kuò)展。在我國(guó)東部沿海區(qū)域，數(shù)字檔案館的建設(shè)已小具規(guī)模，一些地區(qū)已經(jīng)建立起了十分全面的素質(zhì)檔案館體系。并且，我國(guó)其他地區(qū)也逐漸開(kāi)始了對(duì)數(shù)字檔案館的構(gòu)建，將網(wǎng)絡(luò)化以及集群化作為檔案館發(fā)展的基本方向，以使我國(guó)的數(shù)字檔案館建設(shè)系統(tǒng)更加完善。

2.2 數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容日益豐富

日趨成熟的數(shù)字檔案館體系，讓數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容也發(fā)生了改變，即不只是對(duì)檔案予以建設(shè)和整理，其建設(shè)領(lǐng)域也得到了拓展，內(nèi)容也變得更加豐富起來(lái)[3]。在這一背景下，一些數(shù)字檔案館在業(yè)務(wù)方面逐漸納入了信息資源共享以及檔案登記備份等，且部分區(qū)域正在構(gòu)建具有區(qū)域網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)的素質(zhì)檔案館，上述現(xiàn)象均是數(shù)字檔案館在內(nèi)容建設(shè)方面變得更加豐富的體現(xiàn)。

2.3 數(shù)字檔案館的信息服務(wù)成績(jī)顯著

為促進(jìn)檔案信息管理服務(wù)質(zhì)量的提高，我國(guó)檔案局構(gòu)建了檔案信息共享平臺(tái)，不僅使檔案信息的利用與查詢變得更加的便捷，也提升了檔案所具備的運(yùn)用價(jià)值，使得檔案服務(wù)效率得到了有效的提升。并且，數(shù)字檔案館消除了傳統(tǒng)管理模式所具備的封閉性，使其變得更加開(kāi)放，人們可以迅速的查找到自己所需要的內(nèi)容，促進(jìn)了服務(wù)質(zhì)量的提升，讓信息管理更為高效[4]。

3 數(shù)字檔案館建設(shè)存在的主要問(wèn)題

3.1 資金來(lái)源渠道單一

政府或企事業(yè)單位自身的資金投入是我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的主要經(jīng)濟(jì)來(lái)源，缺乏長(zhǎng)效的投資機(jī)制。綜觀全局，發(fā)展不協(xié)調(diào)，建設(shè)水平高低不一是各地?cái)?shù)字檔案館的主要現(xiàn)狀。就東部經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的地區(qū)而言，其在構(gòu)建數(shù)字檔案館方面擁有十分充足的資金；而西部地區(qū)，卻缺乏充足的建設(shè)資金。除此之外，數(shù)字檔案館也沒(méi)有豐富的投資結(jié)構(gòu)，專項(xiàng)撥款不足，缺乏社會(huì)資金的融入。

3.2 人才結(jié)構(gòu)欠合理

就數(shù)字檔案資源而言，其在內(nèi)容方面十分的豐富，類型也極其多樣，相關(guān)工作者在具備過(guò)硬技術(shù)能力的基礎(chǔ)上，也要求檔案工作者能進(jìn)一步做好管理與服務(wù)工作[5]。但由于多方面因素的影響，包括市縣級(jí)檔案館與企事業(yè)單位檔案室在內(nèi)的各地檔案館在專業(yè)檔案人才與計(jì)算機(jī)人才上都非常匱乏?，F(xiàn)有的檔案工作者在多個(gè)方面的素質(zhì)均無(wú)法滿足新時(shí)期對(duì)其的要求，包括思想觀念、技術(shù)水平、知識(shí)結(jié)構(gòu)和管理能力等。

3.3 技術(shù)應(yīng)用尚不深入

雖然“三網(wǎng)一庫(kù)”的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已基本在我國(guó)副省級(jí)市以上的檔案館完成，但大多數(shù)數(shù)字檔案館的電子文件、網(wǎng)絡(luò)資源一體化管理均未實(shí)現(xiàn)；同時(shí)，大部分已部署的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)是以傳統(tǒng)檔案信息化實(shí)踐要求為基礎(chǔ)的，未運(yùn)用一些新技術(shù)，如云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等，在面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的強(qiáng)大數(shù)據(jù)壓力時(shí)，往往難以應(yīng)對(duì)。

3.4 資源組織有待加強(qiáng)

初級(jí)“數(shù)字化”是我國(guó)大多數(shù)數(shù)字檔案館現(xiàn)在的狀態(tài)，因?yàn)槿狈^好的條件、技術(shù)和管理，還有很多電子文件未在第一時(shí)間被收錄入館，數(shù)字檔案館資源總量有限，結(jié)構(gòu)也不豐富。與此同時(shí)，沒(méi)有展開(kāi)大范圍深度的資源開(kāi)發(fā)，現(xiàn)有的資源建設(shè)以編研傳統(tǒng)館藏資源為主，沒(méi)有開(kāi)發(fā)新增數(shù)字檔案資源的內(nèi)容；各個(gè)數(shù)字檔案館未保持溝通聯(lián)系，沒(méi)有深度整合數(shù)字檔案資源。

3.5 信息服務(wù)需推進(jìn)

雖然我國(guó)的檔案服務(wù)工作取得了顯著成績(jī)，但數(shù)字檔案館信息服務(wù)才剛開(kāi)始起步。就服務(wù)內(nèi)容而言，數(shù)字檔案資源缺乏豐富的結(jié)構(gòu)，也未進(jìn)行大范圍深入的開(kāi)發(fā)，知識(shí)轉(zhuǎn)化實(shí)現(xiàn)難度較大；就服務(wù)方式而言，數(shù)字檔案資源的利用還是以簡(jiǎn)單查詢目錄為主，沒(méi)有多樣的利用形式，不能滿足用戶便捷性、個(gè)性化的利用需求；從服務(wù)途徑上來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案資源的在線信息服務(wù)主要通過(guò)檔案網(wǎng)站來(lái)實(shí)現(xiàn)，缺乏較多的服務(wù)渠道，相應(yīng)的也就降低了數(shù)字答案資源的競(jìng)爭(zhēng)力。

4 數(shù)字檔案館發(fā)展的趨勢(shì)

4.1 技術(shù)應(yīng)用策略

數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展，數(shù)字資源的組織與存儲(chǔ)均與諸多專業(yè)技術(shù)有關(guān)，包括頂層設(shè)計(jì)、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、知識(shí)數(shù)據(jù)管理、多媒體數(shù)據(jù)檢索訪問(wèn)、數(shù)字資源長(zhǎng)期保存等，大量的先進(jìn)技術(shù)將會(huì)為數(shù)字檔案館的順利進(jìn)行提供充分保障[6]。

4.1.1 頂層設(shè)計(jì)技術(shù)與方法

頂層設(shè)計(jì)，英文全稱為Top-Down，屬于一種將總體管理過(guò)程體現(xiàn)的設(shè)計(jì)方法。頂層設(shè)計(jì)要求站在整個(gè)學(xué)校的角度，以全局視角對(duì)數(shù)字檔案館的方案進(jìn)行設(shè)計(jì)，并付諸實(shí)施，同時(shí)把整個(gè)數(shù)字檔案管理機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)性體現(xiàn)出來(lái)，并對(duì)任務(wù)目標(biāo)予以明確和制定。數(shù)字檔案館的建設(shè)在頂層設(shè)計(jì)全局性與發(fā)展性的影響下，將得到有效保障。

4.1.2 海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)

不斷深入的數(shù)字化，增多了各類歸檔的電子文件，同時(shí)也提高了對(duì)海量信息存儲(chǔ)的需求，這除了需要借助海量存儲(chǔ)設(shè)備存儲(chǔ)備份相關(guān)文件以外，還需要利用數(shù)字化檔案信息提供的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。這就要求將網(wǎng)絡(luò)的在線存儲(chǔ)技術(shù)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，獲得安全性更高、可靠性更強(qiáng)的存儲(chǔ)空間，使訪問(wèn)速度更快。諸如直接附加存儲(chǔ)（DAS）技術(shù)、存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)（SAN）技術(shù)、內(nèi)容尋址存儲(chǔ)（CAS）技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)（NAS）技術(shù)等均包括其中。

4.1.3 知識(shí)管理與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)

快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)，檔案數(shù)據(jù)量的積累大大增加，隨著檔案館保存的數(shù)據(jù)越來(lái)越多，就需思考怎樣運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和知識(shí)管理的相關(guān)知識(shí)，以此來(lái)分析、整合、挖掘以及共享檔案數(shù)據(jù)，將檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，把知識(shí)服務(wù)提供給經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

4.1.4 多媒體數(shù)據(jù)訪問(wèn)和檢索技術(shù)

以內(nèi)容為基礎(chǔ)的信息檢索也屬于數(shù)字資源檢索技術(shù)中的一種，主要是檢索多媒體對(duì)象的內(nèi)容和上下文語(yǔ)義環(huán)境。其三種主要類型是內(nèi)容的圖像檢索、以內(nèi)容為基礎(chǔ)的視頻索引以及音頻檢索。

4.2 數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)逐步完善

技術(shù)與組織標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字檔案館建設(shè)的主要標(biāo)準(zhǔn)，前者是為順利進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)而做出的技術(shù)要求，后者是組織數(shù)字檔案館開(kāi)展各類活動(dòng)的主要依據(jù)。在制定數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，需結(jié)合以下原則：

其一，銜接整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)。在制定數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，不僅要將數(shù)字化檔案所具備的特殊性歸納到考慮范圍內(nèi)，還應(yīng)考慮與傳統(tǒng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)在銜接和配套方面的問(wèn)題，進(jìn)而對(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)性起到有效維護(hù)作用。第二，數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)和國(guó)際管理相關(guān)通用性標(biāo)準(zhǔn)接軌，并予以正確的運(yùn)用。盡管各國(guó)家在檔案工作方面存在著不同，但管理技術(shù)有很多相似之處。對(duì)數(shù)字檔案館的研究，國(guó)外早在多年前便已在進(jìn)行，且也取得了較多的成果，這使我國(guó)在制定數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)有了可供參考的資料。第三，對(duì)高技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行追蹤，適時(shí)制定和修訂標(biāo)準(zhǔn)。素質(zhì)檔案館產(chǎn)生于高新技術(shù)發(fā)展的條件下，而計(jì)算機(jī)技術(shù)具有非常快的更新速度，每次更新技術(shù)設(shè)備，都會(huì)影響到之前的工作標(biāo)準(zhǔn)，所以，在制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)后，可根據(jù)實(shí)際情況做適當(dāng)?shù)男抻?，進(jìn)而與技術(shù)基礎(chǔ)的變化相適應(yīng)。

4.3 向檔案信息用戶提供“一站式”服務(wù)

深入開(kāi)展的數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐，勢(shì)必會(huì)讓檔案信息服務(wù)在數(shù)字檔案館建設(shè)中占據(jù)首要位置，成為不可或缺的部分。數(shù)字檔案館網(wǎng)站在總體設(shè)計(jì)上應(yīng)將“以人為本，以內(nèi)容為中心”的原則體現(xiàn)出來(lái)，在一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)頁(yè)面上集中數(shù)字檔案館內(nèi)外以及線上線下的檔案信息資源，將檔案信息用戶查詢檔案信息的步驟簡(jiǎn)化，并結(jié)合相應(yīng)規(guī)則給檔案信息用戶提供“一站式”服務(wù)。數(shù)字檔案館以網(wǎng)絡(luò)為媒介，借助網(wǎng)絡(luò)服務(wù)檔案信息用戶，對(duì)各類網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)具有很大的依賴性。數(shù)字檔案館應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)上下功夫，數(shù)據(jù)庫(kù)必須滿足量多、質(zhì)高和易用的特點(diǎn)。所謂數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)系統(tǒng)是數(shù)字檔案館通過(guò)先進(jìn)信息組織以及交流理論的指導(dǎo)，對(duì)合適的方式和策略予以運(yùn)用，借助現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與通訊技術(shù)對(duì)數(shù)字環(huán)境下的檔案信息資源展開(kāi)有效搜集、整理與存儲(chǔ)，讓檔案信息用戶的系統(tǒng)在第一時(shí)間得到滿足的工具。其作為一項(xiàng)基礎(chǔ)交流工具，主要服務(wù)于數(shù)字檔案館的檔案信息用戶，幫助其提交申請(qǐng)、檢索與咨詢。檔案信息用戶對(duì)數(shù)字檔案館使用效率的高低將直接受其設(shè)計(jì)優(yōu)劣的影響。

4.4 開(kāi)展新型數(shù)字知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源協(xié)同共享與信息增值服務(wù)

現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化已經(jīng)在我國(guó)大多數(shù)檔案館內(nèi)實(shí)現(xiàn)，可以說(shuō)，我國(guó)擁有了一定的數(shù)字檔案基礎(chǔ)。而建立數(shù)字檔案管理網(wǎng)絡(luò)，協(xié)同數(shù)字檔案館的業(yè)務(wù)，提供更加全面的數(shù)字檔案服務(wù)是數(shù)字檔案館今后發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容。數(shù)字檔案管理網(wǎng)絡(luò)的網(wǎng)絡(luò)化和協(xié)作化是以數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)的，該網(wǎng)絡(luò)除了對(duì)各級(jí)類檔案館系統(tǒng)進(jìn)行整合和協(xié)同外，還應(yīng)和政府機(jī)構(gòu)保持互聯(lián)互通，便于前端控制檔案文件，加大和政府機(jī)構(gòu)的協(xié)作力度，防止《檔案法》與《政府信息公開(kāi)條例》之間出現(xiàn)矛盾，以便順利進(jìn)行我國(guó)政治民主和公開(kāi)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)的形成一方面可對(duì)開(kāi)發(fā)和利用我國(guó)檔案信息起到有利作用，另一方面也能夠幫助社會(huì)公眾更加全面的利用檔案信息而做出正確決策，進(jìn)一步推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

5 結(jié) 論

總而言之，國(guó)家開(kāi)展檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是數(shù)字檔案館建設(shè)，這也是檔案管理模式轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路，開(kāi)展數(shù)字化檔案建設(shè)能夠有效增強(qiáng)對(duì)檔案資源價(jià)值的運(yùn)用，并促進(jìn)其安全性的提升，讓檔案管理效率更高。所以，總結(jié)我國(guó)數(shù)字檔案建設(shè)過(guò)程中遇到的問(wèn)題，能夠推動(dòng)建設(shè)質(zhì)量以及管理質(zhì)量的增強(qiáng)，讓檔案管理在服務(wù)內(nèi)容方面變得更加的豐富，讓我國(guó)檔案事業(yè)能夠和大數(shù)據(jù)環(huán)境相互促進(jìn)。

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作者簡(jiǎn)介：馬麗萍（1984.11-），女，漢族，廣東湛江人，館員，本科，研究方向：地質(zhì)檔案管理與信息化建設(shè)、油氣地質(zhì)資料匯交、檔案系統(tǒng)建設(shè)。