湯沛淳

摘 要：自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)給自然資源部門提供了很多便利，體現(xiàn)了自然資源部門跟隨時代的思想。數(shù)字檔案室建設(shè)的問題與對策在自然資源部門中受到重視，改變了工作人員對工作的思路，讓科學(xué)技術(shù)在檔案室建設(shè)中發(fā)揮優(yōu)勢，提高自然資源部門數(shù)字檔案室的職能，更好得輔助工作人員工作。

關(guān)鍵詞：自然資源;數(shù)字檔案室;建設(shè);工作人員

數(shù)字檔案室建設(shè)是自然資源部門相應(yīng)國家號召，對檔案室進行科學(xué)化建設(shè)的有效體現(xiàn)。通過數(shù)字化讓檔案室建設(shè)變得越來越規(guī)范，還能增加檔案室建設(shè)中的內(nèi)容，讓一些復(fù)雜的地方有效簡化，方便工作人員對檔案的調(diào)閱、審核等。自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)的問題與對策讓工作人員對數(shù)字檔案室建設(shè)進行了思考，對其中不合理的地方進行了改善，讓自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)變得更好。

一、自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)存在的問題

1.整理方式存在問題

文件整理方式存在問題是自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)存在的一個問題，主要表現(xiàn)為歸檔文件與數(shù)字檔案室系統(tǒng)之間方式不一樣。文件整理方式主要按照“同一事由，組成一卷”進行，對紙質(zhì)版的文件整理有很好的作用，讓工作人員進行調(diào)閱、整理的時候方便很多。數(shù)字檔案室系統(tǒng)主要以數(shù)字化的方式，通過系統(tǒng)操作進行，不需要依靠太多紙張，但是工程量較大，需要將檔案室中所有檔案輸入數(shù)字檔案室系統(tǒng)中。這兩種方法一種是紙質(zhì)版需要人工進行查找、調(diào)閱、整理，一種是數(shù)字化系統(tǒng)通過系統(tǒng)就可以對需要的內(nèi)容進行查找，兩種方式并存讓整理方式出現(xiàn)了不知該如何進行的問題，增加了自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)中的問題。

2.電子文件不完整

電子文件不完整是自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)存在的一個問題。這種問題是由于數(shù)字檔案系統(tǒng)中某些設(shè)置不完善造成的。數(shù)字檔案系統(tǒng)是根據(jù)自然資源部門檔案室需要建立的，但是數(shù)字檔案系統(tǒng)中有時候會出現(xiàn)權(quán)限審核、認證等方面的漏洞，讓電子文件變得不完整。這種情況給自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)增加了問題，讓自然資源部門中的很多科室進行電子文檔歸檔時不能很好的整理歸類，降低了電子文件的完整性，減少了電子文件的有效性。電子文件不完整，對后期工作人員通過數(shù)字檔案系統(tǒng)調(diào)閱文件時容易出現(xiàn)閱讀不全的情況，這樣很容易降低工作人員對檔案文件的全面理解，對工作開展十分不利。

3.數(shù)字檔案室建設(shè)與實際應(yīng)用存在出入

數(shù)字檔案室建設(shè)與實際應(yīng)用存在出入是自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)存在的一個問題。這個屬于技術(shù)層面的問題，需要數(shù)字檔案室建設(shè)人員與自然資源部門進行溝通，讓自然資源部門工作人員對自己需要的數(shù)字檔案室內(nèi)容進行規(guī)劃并提供給技術(shù)人員進行數(shù)字檔案室建設(shè)調(diào)試。數(shù)字檔案室建設(shè)與實際應(yīng)用存在出入體現(xiàn)了技術(shù)人員與自然資源部門工作人員溝通上的問題，對數(shù)字檔案室建設(shè)中的內(nèi)容不全面，有的時候會缺少檔案種類，降低了工作人員調(diào)閱檔案的方便度和完整度。對數(shù)字檔案室建設(shè)也容易造成系統(tǒng)上的漏洞，讓數(shù)字檔案室的信息處于風(fēng)險之中，降低數(shù)字檔案室建設(shè)職能。這種情況也容易造成工作人員在實際應(yīng)用中的困擾，讓工作人員對數(shù)字檔案室建設(shè)存在疑惑，對其抱怨連連，降低工作效果。

二、自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)的有效措施

1.改變文件整理方式

改變文件整理方式是自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)進行有效措施的第一步，只有將文件整理方式與自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)系統(tǒng)中的方式保持一致，才能讓工作人員在工作的時候進行的更順暢。讓數(shù)字檔案系統(tǒng)中的電子文件替代紙質(zhì)版文件，是對文件整理方式形式上的一種提升。增加了文件整理方式的科學(xué)性、技術(shù)性。

改變文件整理方式可以為工作人員節(jié)省出很多整理紙質(zhì)版文件的時間，當工作人員需要調(diào)閱某些文件的時候也能從數(shù)字檔案室系統(tǒng)中進行電子文檔調(diào)閱，避免了很多紙質(zhì)版的手續(xù)，減少了來往各科室的時間，讓工作人員工作起來更有效率。數(shù)字檔案室建設(shè)的時候工作人員可以將其在自然資源部門中進行推廣，讓數(shù)字檔案室系統(tǒng)被工作人員所熟悉，在進行使用的時候能發(fā)現(xiàn)其中的問題。并與之前的文件整理方式進行對比，增加數(shù)字檔案室建設(shè)的有效性，改變文件整理方式，讓文件整理方式變得更符合實際應(yīng)用。

在文件整理方式中數(shù)字檔案室建設(shè)系統(tǒng)將其中需要收集、管理、保存、使用等內(nèi)容在系統(tǒng)中有效體現(xiàn)出來，并對其中的各部分設(shè)置好權(quán)限，讓工作人員在系統(tǒng)中申請調(diào)閱后自動進入到下一個審閱人那里。減少了文件整理方式中紙制品的應(yīng)用。這種改變也讓紙質(zhì)版的文件整理方式有了變化，根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容進行調(diào)整，讓紙質(zhì)版的文件整理方式變得更全面。改善了兩種整理方式?jīng)_突的情況，提高了文件整理方式的有效性。

2.增加數(shù)字檔案室建設(shè)比重

增加數(shù)字檔案室建設(shè)比重是自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)的一個有效措施。增加數(shù)字檔案室建設(shè)比重就能擴大工作人員對數(shù)字檔案室系統(tǒng)的認識，提高數(shù)字檔案室系統(tǒng)對工作人員工作的幫輔力度。增加數(shù)字檔案室建設(shè)比重可以從資金配備、技術(shù)支持、檔案室內(nèi)容等方面入手，讓數(shù)字檔案室建設(shè)與實際工作接軌，增加其效能，讓工作人員用著更順手。

增加數(shù)字檔案室建設(shè)比重是自然資源部門進行科技化檔案管理的良好開端，將檔案管理推向了一個新階段。增加數(shù)字檔案室建設(shè)比重給工作人員提供了充足的建設(shè)保障，讓工作人員在建設(shè)過程中發(fā)揮出自己的能力，讓數(shù)字檔案室建設(shè)更有效果。在增加比重的時候也要設(shè)計好負責(zé)人，讓每一項資金調(diào)配都有出處、有效果，保障自然資源部門正常運轉(zhuǎn)，提高自然資源部門檔案室職能，給其他科室做出好的榜樣，相應(yīng)國家政策號召。

增加數(shù)字檔案室建設(shè)比重還要注意人員調(diào)配的問題，不能影響自然資源部門正常運轉(zhuǎn)，可以從各科室抽調(diào)一定比例的人員與數(shù)字檔案室建設(shè)人員進行配合，輔助他們建設(shè)好數(shù)字檔案系統(tǒng)，保障各科室對數(shù)字檔案室系統(tǒng)的應(yīng)用，讓各科室的內(nèi)容和對檔案調(diào)閱、整理、歸檔等應(yīng)用在數(shù)字檔案室建設(shè)中有很好的體現(xiàn)，保障自然資源部門檔案內(nèi)容的全面性。

3.利用數(shù)字檔案室建設(shè)擴大檔案儲存

利用數(shù)字檔案室建設(shè)擴大檔案儲存是自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)的一個最明確的用途，是數(shù)字檔案室建設(shè)的有效體現(xiàn)。在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中要發(fā)揮科技優(yōu)勢增加檔案儲存空間，讓每一份文件都能在數(shù)字檔案室系統(tǒng)中進行存儲，為自然資源部門節(jié)省一部分場地，降低紙質(zhì)版檔案儲存時會遇到的問題。讓電子文件在數(shù)字檔案室中長久保存，符合工作人員隨時調(diào)閱等操作，而且能為工作人員節(jié)省大量時間。只需要在數(shù)字檔案室系統(tǒng)中輸入要查詢的搜索條，就能在系統(tǒng)中找到要查詢的文件內(nèi)容，保障了信息傳遞的有效性。

利用數(shù)字檔案室建設(shè)能夠擴大檔案儲存能力，讓網(wǎng)絡(luò)儲存為自然資源部門貢獻出檔案管理方面的力量，增加文件檔案進入檔案室的機會，豐富數(shù)據(jù)檔案室內(nèi)容，讓一些珍貴的資料不再被埋沒。擴大檔案儲存能讓工作人員進行文件整理的時候有足夠的時間、空間對文件進行管理，將其分門歸類，有的內(nèi)容還可以在備注中進行設(shè)置，讓調(diào)閱的工作人對調(diào)閱內(nèi)容審視的更詳細。擴大檔案儲存可以降低檔案儲存擁堵的情況，讓工作人員不再為儲存或不儲存某檔案而爭吵，對各科室平衡有很好的效果。還能讓各科室資料更全面，體現(xiàn)他們工作的價值。

4.在數(shù)字檔案室建設(shè)中設(shè)計好各科室間的鏈接和權(quán)限

在數(shù)字檔案室建設(shè)中設(shè)計好各科室間的鏈接和權(quán)限是自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)的一個有效措施。方便自然資源部門各科室間的協(xié)作，也讓各科室對彼此之間檔案調(diào)閱有所約束。這些都是自然資源部門在進行數(shù)字檔案室建設(shè)中要商定的，確保各科室檔案內(nèi)容的實踐性。

在數(shù)字檔案室建設(shè)中設(shè)計好各科室間的鏈接和權(quán)限是對工作人員調(diào)用檔案的一種保護，分清工作人員職責(zé)，讓各科室進行檔案調(diào)閱、整理的時候溝通效果保持在一個良性進行的方面上，降低各科室間溝通有誤的情況。這種措施下可以幫助工作人員看到自己科室的問題，對其他科室優(yōu)秀的地方進行學(xué)習(xí)，讓自然資源部門檔案管理被很好的利用，讓自然資源部門文件在數(shù)字檔案室建設(shè)中合理規(guī)劃，類別更清晰。

三、結(jié)束語

自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)的問題與對策給自然資源部門的工作人員進行檔案管理有很好的推動作用，讓檔案管理充滿了數(shù)字化、科技化，在實際工作中更方便。數(shù)字檔案室建設(shè)為自然資源部門提供了很好的檔案管理方式，與傳統(tǒng)檔案管理形成了明顯對比，規(guī)范了檔案管理中的內(nèi)容，增加了檔案的類別，讓更多科室的檔案資料在數(shù)字檔案室中得到很好的儲存。自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)是科學(xué)技術(shù)的體現(xiàn)，充滿了現(xiàn)代感，也讓自然資源部門對檔案管理增加了比重，讓工作人員對數(shù)字檔案室建設(shè)有進一步了解，掌握其應(yīng)用方法，給工作帶來更大的便利。這種方式豐富了工作人員的工作內(nèi)容。

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