于建

中圖分類號：F273 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-139-01

摘 要 會計檔案管理是一項系統(tǒng)性、復雜性的工程，包含會計資料及檔案的收集審核、保管歸檔、交接開發(fā)等環(huán)節(jié)，對單位財務安全具有重要影響。學校承擔著教書育人，向社會輸送人才的職能，因此學校的財務會計檔案管理工作存在其特殊性，不僅關系到學校整體財務狀況，同樣對學校的教育質(zhì)量產(chǎn)生間接影響。本文著重分析學校財務會計檔案管理工作中的重難點問題，從真實、準確、有效三個目標出發(fā)，提出改善學校財務會計檔案管理工作，優(yōu)化管理效益的策略，為保障學校經(jīng)濟業(yè)務安全，推動我國教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

關鍵詞 學校 財務會計檔案管理 問題 解決辦法

一、學校財務會計檔案管理中的重難點問題

（一）檔案信息漏洞

財務會計檔案的類型和內(nèi)容十分多樣，涉及賬簿、財務報告、合同文件、發(fā)票、憑證等，由于檔案管理的流程繁瑣，相應的監(jiān)督機制不完善，我國學校的財務會計檔案信息經(jīng)常出現(xiàn)丟失、失真、造假等問題，存在嚴重的安全漏洞。絕大部分學校的財務會計檔案管理意識淡薄，未對相應工作給予充分的政策和資金支持，導致會計人員態(tài)度敷衍、執(zhí)行力弱，容易出現(xiàn)工作失誤。部分學校在收集財務會計信息時，給會計人員過高權(quán)限，容易因人為原因造成信息被泄露、遺失和改動，干擾后續(xù)檔案管理工作的正常開展。學校在財務會計檔案的整理歸檔、借閱使用、清冊銷毀等方面尚未制訂明確的管理章程，會計人員根據(jù)自己的工作習慣和理解實施管理，容易因濫用職權(quán)而導致財務會計檔案信息失效。

（二）電算化程度不高

會計電算化有利于推進會計工作職能轉(zhuǎn)變，提升學校財務會計檔案管理工作的監(jiān)督控制水平，實現(xiàn)會計檔案管理規(guī)范化。加快電算化進程是學校財務會計檔案管理的關鍵任務，然而我國學校長期忽視內(nèi)部會計檔案工作，對改革會計工作的必要性認識不足，因此財務會計檔案管理的整體電算化程度不高。有些學校對電算化存在誤解，片面認為電算化就是用電腦保存和調(diào)取會計檔案，沒有重視具體操作規(guī)范的細化和人員技術培訓，無法體現(xiàn)會計電算化的作用。部分學校更新硬件設施，推行網(wǎng)上管理系統(tǒng)，但并未調(diào)整相應的會計檔案管理制度，電子檔案的保存、調(diào)取和利用規(guī)則不清晰，管理章程和管理目標不匹配。會計人員隊伍老齡化嚴重，工作方法呆板落后，業(yè)務能力和道德素養(yǎng)無法適應電算化背景下的財務會計檔案管理要求，制約學校財務會計檔案管理工作的發(fā)展。

（三）檔案利用不充分

財務會計檔案是會計分析的基礎資料，我國學校普遍存在財務會計檔案開發(fā)不充分，利用率低的問題。部分學校將財務會計檔案管理任務分派到財務部下轄的辦公室，這些會計人員不懂檔案信息技術和檔案知識，難以科學地完成檔案管理任務。除此以外，事實上目前學校對檔案價值的認識還停留在表層，多將財務會計檔案視為師生查詢經(jīng)濟往來事項，核對工資、補貼、獎金、學費是否正確的證據(jù)，沒有將其納入到高校治理工作中，導致檔案的潛在價值大幅流失。檔案根據(jù)客體功效時間分為眼前價值和長遠價值，我國學校在財務會計檔案管理中只看到檔案在維護個人合法經(jīng)濟權(quán)益、監(jiān)督經(jīng)濟活動上的作用，忽略其指導學校經(jīng)濟決策和發(fā)展戰(zhàn)略的作用，檔案資源開發(fā)質(zhì)量堪憂。

二、學校財務會計檔案管理工作的改進辦法

（一）完善檔案管理制度

科學、完整的規(guī)章制度是學校提高財務會計檔案管理效率的必然要求，面對層出不窮的檔案信息漏洞，首先要解決檔案管理過程中的缺陷。學校應完善財務部、審計部和檔案部間的檔案交接程序，編制移交清單，雙方部門負責人共同監(jiān)交，當事人和監(jiān)交人各自簽名、蓋章，并將蓋章日視為移交結(jié)果生效日。同時完善檔案管理制度，嚴格按照新修訂的《會計檔案管理辦法》分類檔案材料，推行查閱、復制實名制登記，每份檔案實行紙質(zhì)和電子化雙備份，提高檔案信息的可靠性和安全性。依照《管理辦法》編制檔案管理操作手冊，貫徹落實到崗、責任到人的原則，防止會計人員以權(quán)謀私、推諉責任。

（二）全面推進信息化

學校應樹立檔案管理全局視野，加強財務會計檔案電算化建設，全面推進財務會計檔案管理信息化。應增加對硬、軟件的資金投入，創(chuàng)設校內(nèi)局域網(wǎng)，在電子檔案管理系統(tǒng)中不斷開發(fā)新功能，例如電子發(fā)票導出、案卷查詢、賬務數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、報表數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)查等，實現(xiàn)案卷信息和電子核算數(shù)據(jù)間的關聯(lián)穿透查詢。應在學校財務部、審計部、檔案部間建立互通互聯(lián)的信息平臺，提供會計檔案查閱的網(wǎng)上申請窗口，便于有需要的人員快速獲得相關檔案資料，提高會計檔案管理的智能化程度。

（三）開發(fā)公共服務功能

新《會計檔案管理辦法》基本延長會計檔案的保管期限，意味著會計檔案資源價值的開發(fā)具備更健全的客觀條件。對此，學校應重視財務會計檔案的開發(fā)利用，由檔案部門牽頭發(fā)掘會計檔案在學?；A建設、校史編撰、預算決算、招生教育等方面的作用。例如，可以將歷年的固定資產(chǎn)匯總檔案整理成冊，系統(tǒng)地評估學校固定資產(chǎn)規(guī)模和變化趨勢，以此判斷如何開展固定資產(chǎn)盤盈，為盤活學校資金提供科學借鑒。向各部門和學科組提供預算執(zhí)行分析情況，便于教師了解學校經(jīng)濟活動開展情況，主動開源節(jié)流。可以將食堂采購清單、支出、盈利情況等財務文檔公開展示在學校櫥窗欄和官網(wǎng)上，保證學校財務信息公開透明，提升師生對學校的信任度和認可度。

三、結(jié)語

財務會計檔案是學校檔案的重要組成部分，長期以來，學校會計檔案的管理效率和質(zhì)量欠佳，無法為學校發(fā)展提供服務。應不斷完善檔案管理制度，加快檔案管理信息化進程，開發(fā)財務會計檔案的公共服務功能以提高其利用率，使學校的財務工作邁向新階段。

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