婁翠英

摘 ? ?要： 隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，高職院校數(shù)字化校園建設(shè)不斷推進(jìn)，無紙化辦公促使各類電子文件應(yīng)運(yùn)而生，對電子文件進(jìn)行歸檔管理成為高職院校檔案管理信息化工作的重要內(nèi)容之一。本文對高職院校檔案管理信息化工作現(xiàn)狀、重要性進(jìn)行分析研究，并對電子文件歸檔管理工作策略進(jìn)行探討，目的是加快高職院校檔案管理信息化工作進(jìn)程，提高檔案管理工作水平和效率。

關(guān)鍵詞： 信息化 ? ?高職院校檔案管理 ? ?電子文件歸檔

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，當(dāng)今社會已進(jìn)入信息時代，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛運(yùn)用到高職院校的教學(xué)、科研、管理等一系列活動中，在全面實(shí)行無紙化辦公的過程中，高職院校各職能部門相應(yīng)產(chǎn)生了大量電子文件，而對電子文件進(jìn)行歸檔管理成為高職院校檔案管理信息化工作的重要內(nèi)容之一。

1.高職院校檔案管理信息化工作現(xiàn)狀

高職院校檔案管理信息化是我國高職院校構(gòu)建數(shù)字化校園的重要內(nèi)容，也是提高高職院校檔案管理水平的重要途徑。數(shù)字化校園背景下，因一些原因致使高職院校檔案管理存在不足之處，直接影響檔案管理整體的質(zhì)量。

1.1高職院校檔案管理信息化滯后于數(shù)字化校園建設(shè)。

雖然一些高職院校在構(gòu)建數(shù)字化校園，但高職院校檔案管理信息化滯后于數(shù)字化校園建設(shè)，檔案管理人員與電子文件形成部門的信息責(zé)任意識不強(qiáng)，檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的深度不夠：第一是移送給檔案部門的電子文件信息與紙質(zhì)文件信息存在不相符的現(xiàn)象，不能確保電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性，導(dǎo)致檔案信息利用者通過電子文件途徑查找相關(guān)信息資料時，存在數(shù)據(jù)不符現(xiàn)象，使檔案服務(wù)質(zhì)量受到影響。第二是電子文件信息格式不能自動轉(zhuǎn)換，影響信息利用者的使用。第三是高職院校的檔案管理系統(tǒng)沒有與學(xué)校數(shù)據(jù)化校園信息平臺有效對接，造成電子文件及時歸檔困難，不利于高職院校檔案管理信息化。

1.2基本設(shè)施不完善難以滿足高職院校檔案信息化建設(shè)要求。

高職院校檔案管理信息化建設(shè)必須依靠完善的硬件基礎(chǔ)設(shè)施和相應(yīng)的軟件系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，據(jù)了解目前部分高職院校檔案管理信息化建設(shè)需要的硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件系統(tǒng)都存在問題：一是高職院校的硬件設(shè)施有待完善。隨著社會和科技的不斷發(fā)展，數(shù)字化校園建設(shè)不斷推進(jìn)，一些高職院校為檔案管理部門配備了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是高端掃描儀、打印機(jī)、磁盤陣列等設(shè)備較短缺，因此設(shè)備結(jié)構(gòu)的不完善影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。二是高職院校檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校其他職能部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的管理平臺進(jìn)行有效對接，信息共享性較弱。在全面實(shí)行無紙化辦公的過程中，高職院校各職能部門因工作職責(zé)不同會形成不同類別的電子檔案，比如教職工檔案歸人事處負(fù)責(zé)管理。在籍學(xué)生檔案管理歸學(xué)生工作處負(fù)責(zé)，教師的教學(xué)工作安排、教學(xué)等形成的檔案歸教務(wù)處負(fù)責(zé)，這些不同內(nèi)容的檔案因?yàn)槭褂玫墓芾碥浖煌瑢?dǎo)致不同信息內(nèi)容檔案的共享性較差，從而影響檔案信息的收集和利用。

1.3檔案信息存在安全隱患。

高職院校實(shí)施檔案管理信息化后，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案實(shí)行數(shù)字化、自動化管理，雖然為信息利用者提供了便利，檔案信息的潛在價(jià)值得到充分發(fā)揮，但同時網(wǎng)絡(luò)安全問題導(dǎo)致部分高職院校的檔案信息被泄露。比如，技術(shù)層面的缺陷與不足、計(jì)算機(jī)病毒的侵害及攻擊者的非法入侵，還有檔案管理人員的安全管理意識不夠、計(jì)算機(jī)技術(shù)操作不太熟等。一旦檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全出現(xiàn)問題，將造成信息的丟失與篡改，給檔案信息的管理與使用帶來問題。

2.高職院校檔案管理信息化的重要性

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，高職院校越來越注重對檔案的信息化管理。高職院校檔案是指高職院校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。近年來，高職院校大量運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立了數(shù)字化校園管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，從而產(chǎn)生的電子文件越來越多，電子文件歸檔成為高職院校檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，所以，必須高度重視并規(guī)范電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和開發(fā)利用，以便提高高職院校的教育管理和教學(xué)水平，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

3.電子文件歸檔管理

隨著高職院校數(shù)字化校園建設(shè)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)辦公自動化普及，電子文件日益成為教學(xué)、科研、管理工作中信息傳遞的主要途徑。過去的檔案管理方式將不再完全適用于電子文件檔案管理工作，與紙質(zhì)文件相比，電子文件的歸檔工作必須借助計(jì)算機(jī)設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)，這對不熟練計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的檔案管理者來說，不像從事紙質(zhì)文件歸檔工作那樣輕車熟路，容易產(chǎn)生畏難情緒。為了保證電子文件歸檔工作順利開展，檔案管理人員必須掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟悉電子文件形成的特點(diǎn)，選擇合適的電子文件歸檔方式和途徑，使電子文件歸檔納入檔案管理信息化工作程序中。

3.1電子文件的特點(diǎn)。

高職院校的電子文件主要產(chǎn)生于學(xué)校各個職能部門辦理或處理學(xué)校行政、黨務(wù)事務(wù)或?qū)ν饨涣骰顒又校从掣呗氃盒Ｔ诮虒W(xué)、科研、管理一系列活動中的真實(shí)記錄，并通過計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和管理為信息需求者提供利用。跟紙質(zhì)文件相比具有如下特點(diǎn)：一是電子文件具有便捷性與共享性，電子文件從起草、修改、定稿、收發(fā)、傳遞都是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以不受時間和空間限制在網(wǎng)上進(jìn)行，如果開通使用權(quán)限，查閱需要的電子文件比較方便，從而更有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享;二是電子文件對計(jì)算機(jī)硬件與軟件有著極強(qiáng)的依賴性，電子文件的形成、處理、存貯和識讀必須通過計(jì)算機(jī)才能實(shí)現(xiàn);三是電子文件載體占用的空間很小，利用的各種硬盤、軟盤等存儲設(shè)備比傳統(tǒng)紙質(zhì)材料容納更多的信息，有助于緩解高職院校檔案管理部門檔案庫房容量有限的不足;四是電子文件信息內(nèi)容具有易更改性，電子文件信息內(nèi)容必須借助計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲器、磁帶、磁盤、可擦寫光盤等存儲載體隨機(jī)讀寫，對電子文件信息內(nèi)容的修改更方便且不留痕跡，如果處理不好將直接影響電子文件的可靠性、真實(shí)性和完整性。

3.2電子文件歸檔方式。

電子文件是人們操作計(jì)算機(jī)過程中形成的，離開計(jì)算機(jī)人們將無法讀取所需的信息。目前來說，高職院校電子文件歸檔路徑主要采取在線歸檔與離線歸檔兩種方式：第一種方式在線歸檔，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在數(shù)字化校園信息平臺上設(shè)計(jì)一個能與檔案管理系統(tǒng)有效對接的接口，將需要?dú)w檔的電子文件及相關(guān)信息傳輸?shù)綑n案管理部門的服務(wù)器上。隨著高職院校數(shù)字化校園信息平臺的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件通過數(shù)字化校園信息平臺發(fā)布，這些發(fā)布的文件必須嚴(yán)格按照計(jì)算機(jī)信息管理部門統(tǒng)一要求制作，文件內(nèi)容是各職能部門日常重要活動概貌的原始記錄，在一定程度上確保數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，是歸檔的重點(diǎn)。第二種方式離線歸檔，對那些未通過數(shù)字化校園信息平臺發(fā)布具有保存價(jià)值的電子文件則需要輸出到一個特定的介質(zhì)上再移交給檔案部門統(tǒng)一管理。為了保障歸檔的電子文件質(zhì)量，無論是在線歸檔還是離線歸檔，都必須將歸檔的電子文件及相關(guān)信息完整地移交給檔案管理部門。

3.3對歸檔電子文件的實(shí)體轉(zhuǎn)移時接口功能設(shè)計(jì)要求。

高職院校檔案部門面對學(xué)校各職能部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的不同格式的電子文件，要使其以規(guī)范的格式順利歸入檔案管理系統(tǒng)中的電子文件歸檔模塊，并且保證其可利用性，就要構(gòu)建一個各職能部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)間具有極大包容性的接口。通過接口，電子文件格式規(guī)范化，并以不可更改的形式與相應(yīng)元數(shù)據(jù)一同導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)的電子文件歸檔模塊中，要求保證歸檔文件及數(shù)據(jù)的完整性，保證自動轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式、保證歸檔文件的準(zhǔn)確性和真實(shí)性、保證歸檔文件安全和可讀，這樣才有利于數(shù)字化校園中的信息共享。

3.4實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，高職院校數(shù)字化校園的建立，無紙化辦公產(chǎn)生了大量電子文件，緊接著電子文件的管理被應(yīng)用到檔案管理中，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子文件具有便捷性、存儲空間小等優(yōu)勢，但電子文件信息內(nèi)容極容易更改，如果出現(xiàn)檔案管理人員的安全管理意識不強(qiáng)、計(jì)算機(jī)技術(shù)操作不熟練等情況，將有可能造成信息的丟失與篡改，給檔案信息的管理與使用帶來很大的問題。目前真正認(rèn)可具有原始記錄性，能起憑證作用的還只是紙質(zhì)文件。所以在沒有真正解決電子文件的原始記錄性，確保它在任何情況下都能與紙質(zhì)文件一樣起到憑證作用前，紙質(zhì)文件將在很長一段時間里與電子文件共存。首先，要使歸檔文件具有法律效力和憑證作用，這種文件必須有文件責(zé)任人印章和文件簽署者兩個主要標(biāo)志。但在現(xiàn)有技術(shù)條件下，電子文件難以滿足要求。其次，電子文件信息內(nèi)容極容易被更改，為確保數(shù)據(jù)的完整和安全，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質(zhì)介質(zhì)形式保存，所以需要將紙質(zhì)檔案與相應(yīng)的電子文件一并歸檔。再次，因電子文件查閱快捷方便，如果實(shí)行紙質(zhì)檔案與相應(yīng)的電子文件同步歸檔，在一般情況下，檔案資料的查閱不需要去檔案庫房調(diào)閱紙質(zhì)載體，只需利用電子檔案，不僅可以大大減少查閱時間，還可以提高工作效率。最后，萬一工作人員在利用電子檔案的過程中操作電腦時不小心出現(xiàn)意外，如果實(shí)行紙質(zhì)檔案與相應(yīng)的電子文件同步歸檔，則有相應(yīng)的紙質(zhì)檔案可以提供利用，這樣兩種介質(zhì)的檔案在保存和利用中可以起到互補(bǔ)作用。

3.5重視電子文件歸檔的全程控制。

對電子文件的產(chǎn)生、傳遞、歸檔、保管、利用全過程進(jìn)行制度化和規(guī)范化管理，電子文件歸檔是電子文件管理中一個重要環(huán)節(jié)，它為電子文件的利用奠定基礎(chǔ)。為確保尚未歸檔的電子文件的完整性和有效性，應(yīng)當(dāng)在文件形成之時，就采用嚴(yán)格的技術(shù)手段對其妥善處理。為了做好這項(xiàng)工作檔案管理部門應(yīng)提前參與電子文件管理，從電子文件的產(chǎn)生、運(yùn)行到歸檔保存應(yīng)實(shí)行全程控制。定期或不定期地把符合歸檔條件的電子文件選擇合適的歸檔途徑歸檔，并隨時做好電子文件的備份工作和安全保管工作。

3.6明晰歸檔電子文件管理責(zé)任，有利于加強(qiáng)電子文件歸檔工作隊(duì)伍建設(shè)。

數(shù)字化校園背景下高職院校電子文件歸檔管理與紙質(zhì)文件相比更加廣泛，受制約因素更多，致使電子文件歸檔管理比紙質(zhì)文件歸檔管理需要更強(qiáng)的技術(shù)性，工作人員既要掌握電子文件歸檔的檔案理論知識，又要熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。這兩方面同時具備的人才較少，僅靠電子文件的形成單位、檔案管理部門或計(jì)算機(jī)信息管理部門很難完成好。電子文件形成部門非常熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，對電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系非常了解，對電子文件工作價(jià)值的鑒定最有發(fā)言權(quán)，因此在歸檔工作中應(yīng)承擔(dān)主要責(zé)任者。檔案管理部門既掌握文件歸檔的原則、方法，又了解學(xué)校電子文件的分布情況，因此在全校電子文件把關(guān)和統(tǒng)籌方面應(yīng)承擔(dān)歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。計(jì)算機(jī)信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，因此在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。我們可以采取三個部門聯(lián)合管理的辦法，通過明晰各自的歸檔電子文件管理責(zé)任，使三個部門的職能相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮優(yōu)勢，使電子文件歸檔工作成為一體，將有利于加強(qiáng)全校電子文件歸檔管理工作隊(duì)伍建設(shè)。

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