潘莉

摘 要：本文首先分析了檔案信息化管理的特點，表現在效率高與存儲便利兩方面，接著提出了檔案信息化管理的意義，最后提出了檔案信息化管理的有效服務策略，要堅持檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，提高檔案管理的信息化水平，建立健全檔案信息化管理制度，提高檔案管理人員的信息化素質。

關鍵詞：檔案管理 信息化 有效服務

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）08-000-01

信息技術的發(fā)展帶動了多個行業(yè)的變革，表現在檔案管理方面就是傳統的檔案模式已經無法滿足需求，需要進行信息化建設。檔案信息化管理是實現檔案管理現代化、科學化的基礎，在文件歸檔的時候要明確其中的規(guī)律性聯系，綜合分析工作開展過程中的各項內容要素，運用信息化技術還原各項工作進展的真實性面貌，并進行歸檔管理，為企事業(yè)單位的發(fā)展服務。

一、檔案信息化管理的特點與意義

1.檔案信息化管理的特點

首先，效率高。信息化系統應用到醫(yī)院檔案管理中能夠提升醫(yī)院檔案管理效率。在大眾心目中，傳統檔案管理模式基本都是手工操作，需要面對很多的紙質檔案，要進行分類的整理、歸檔，工作量之大不言而喻，對醫(yī)院檔案管理效率產生了影響。加上醫(yī)院本身的科室也比較多，每個部門的職能不同，牽涉的檔案資料也多，多元化特點明顯。而在信息化時代，特別是辦公自動化軟件系統的應用，在整理檔案資料的時候可以用設定好的系統路徑，管理人員通過網絡信息系統入口進去就能進行檔案信息路途，節(jié)約了時間也提升了效率。

其次，存儲便利。就紙質檔案存儲來說，經過長時間的存儲，特別是條件不到位的檔案室，由于受溫度、濕度等因素的影響，會導致紙質檔案的文字因為受潮等因素使得字跡變模糊，而且有些影響資料也會不清晰，照片甚至會變黃，檔案存儲的質量不高。而在檔案信息化管理中，檔案的存儲管理變得更加的簡潔，效率更高。通過計算機技術把原始的紙質檔案轉化為信息化的電子版本，相應的節(jié)省了檔案管理存儲的空間，也節(jié)約了整理的時間，一個芯片就能存儲全部的檔案資料，管理起來也相對比較容易，提升了存儲的便利性。

2.檔案信息化管理的意義

要確保醫(yī)院管理的有效性，就要明確開展相關文件檔案管理的意義，確保發(fā)展過程中各項環(huán)節(jié)數據的完整性與準確性。提高醫(yī)院檔案信息化管理工作質量的意義主要表現在兩個方面：其一，檔案管理信息化工作質量是醫(yī)院管理實施的保障。醫(yī)院各項工作的開展都是為發(fā)展目標服務，檔案管理也不例外。醫(yī)院檔案包括病人病例、治療方案以及醫(yī)療器械等等多方面的內容，對于檔案管理部門來說，要明確自身職責，能夠把文件的整理與歸檔作為檔案管理的核心，進行信息化管理，充分發(fā)揮檔案的信息資源方面的優(yōu)勢，從而為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)提供多元化的信息資源服務，提升醫(yī)院的核心競爭能力。單就病人檔案來說，包含的內容有入院登記表，核實材料，病人的身份證、戶口本，一些診療依據和收費單據、其他日常管理材料等。還有參與醫(yī)療診斷服務中的文檔、記錄等都是作為檔案進行存檔處理，也是執(zhí)行各項工作的參考點，具有重要的現實意義。其二，檔案信息化管理是醫(yī)院現代化管理的一部分。檔案管理現代化是開展各項工作的一個重要抓手，比如，各類會議文件的起草、到醫(yī)療報銷相關文件的接收與傳遞、組合與裝訂都有規(guī)范化的要求，要堅持高標準、嚴要求，抓細節(jié)問題。因為檔案的形成與積累到更新都是動態(tài)變化的過程，也是長時間的積累，需要及時收集、整理這些資料，確保各個檔案組合不缺少資料，要齊全完備，信息化顯得非常重要。在現階段，要能夠認識到提高醫(yī)院檔案信息化管理工作質量的意義，制定出提高檔案信息化管理工作質量的措施。

二、檔案信息化管理的有效服務策略

1.堅持檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略

在社會發(fā)展進程中，檔案管理與時俱進也是時代發(fā)展的訴求。在這樣的背景下，信息數據的容量在擴展，信息資源也隨之增多。信息化前提下檔案管理的主要任務并不是說收集和整理大量的相關資料，而是對重點的、有利用價值的檔案進行整理、歸類、分析、處理，尤其是那些對社會生產力發(fā)展有利的檔案資料，包括檔案信息化資源處理之后帶來的社會效益。運用云技術進行數據處理，轉變具體的分部結構，達到網絡存儲的目標。要確保醫(yī)院的長期化、穩(wěn)定化發(fā)展，一個重要的前提和基礎就是制定長期性的戰(zhàn)略規(guī)劃。要結合醫(yī)院自身實際，細致的研究檔案信息化管理狀況與發(fā)展瓶頸，還要結合醫(yī)院未來的發(fā)展趨勢，要求檔案的信息化創(chuàng)新管理具備前瞻性的眼光，能夠迎合數字化時代的發(fā)展需求，認識到信息技術對檔案管理的影響力，這樣制定的管理措施才有的放矢。

2.提高檔案管理的信息化水平

在檔案管理中，基于長期保存需求需要把傳統的文件檔案信息轉為電子化的形式，通過計算機網絡進行聯結，組成系統化的檔案信息庫，具有復制性、便利性以及穩(wěn)定性的特點，也減少了傳統檔案管理中漏記、誤記等現象，實現精確查詢的目標，增強檔案信息的共享性，確保了檔案信息共享與在線服務，實現檔案資料信息資源無損利用?？梢岳脵n案信息管理系統為檔案的信息化建設服務，這些系統軟件為信息化提供了技術支撐。換句話說，信息技術是檔案形成的基礎和保障，檔案的形成也是信息化技術開展的成果?？梢越Y合醫(yī)院發(fā)展實際建立檔案管理數據庫，為檔案信息資源共享提供可能。通過運用信息技術統一整理建設中分散的信息，以掃描、輸入等形成電子化的檔案資料。這樣的電子檔案不再受時空和時間的限制，可以在授權的情況下隨時查看相關檔案資料，改變了傳統檔案材料的處理方式。事實上，通過網絡化技術來分離文件檔案的信息與載體，并把關鍵的信息點關聯在一起，提升了文件檔案信息的深度。

3.建立健全檔案信息化管理制度

結合單位實際與軟件、硬件方面的實力，以信息化發(fā)展為理念，制定有效的工作制度，包括需要為檔案保存的資料內容制定統一化的格式等，讓檔案管理實現有制度可依。要強化人員管理，落實制度建設。要有專人管理檔案，明確“誰來管”的問題，還要結合實際建立規(guī)章制度，明確“怎么管”的問題。要認真完成檔案的歸檔、移交以及安全管理制度，為提升檔案信息化管理工作打下堅實的基礎。事實上，有些類型的檔案其中涉及到個人隱私問題，不適宜對外開放，基本都是供管理部門以及特定服務對象使用的資料。監(jiān)察機關、上級管理部門、公檢法機關為了工作需要也可以查閱相關檔案，但是同樣需要按照制度來履行查閱手續(xù)。所以，建立相應的制度，積極細化利用條件，明確每一步程序，從而建立安全利用的舉措?？傊贫冉ㄔO才能實現系統化的檔案信息化工作管理模式，規(guī)范檔案管理的收集與整理工作，還包括信息的上傳、傳遞等，從而形成科學化、標準化的檔案管理模塊，提高檔案信息化建設工作的水準。

4.提高檔案管理人員的信息化素質

在依托新技術進行檔案信息化管理過程中，人員的綜合素質是保障。在信息化技術運用背景下，要提升檔案管理員的職業(yè)競爭力，就要求其掌握現代網絡信息技術的能力，這樣才能為檔案管理提供更為優(yōu)質的服務。在數字人文時代，特別是云計算技術的應用，檔案管理在借助云計算技術的情況下，工作人員在收集和整理相關數據信息的時候更加快捷、高效，還提升了檔案數據信息的準確性和嚴密性，促使檔案管理的規(guī)范化、科學化發(fā)展。所以，圖書館館員要能夠掌握現代化的互聯網技術，具備數據挖掘能力，數據資源整合以及推動方面的能力。因為隨著檔案管理智能化的發(fā)展，檔案信息資源獲取變得越來越方便，而且服務用戶需求也在增加。不同類型的檔案服務于不同的人員，比如，人事檔案對員工，患者檔案對病人等，在檔案智能服務系統中，除了各種文件記錄之外，視頻、音頻、照片等都包含在內。當眾多數據被融合之后就產生了一個龐大的數據庫，工作人員可以運用智能化系統學習技術分析數據信息，洞若觀火。

結論

綜上所述，醫(yī)院管理者要認識到檔案信息化管理的價值，要進行科學化的統籌規(guī)劃，整體布局相關檔案管理工作的開展，結合內外部的發(fā)展需求，打破過去的信息格局形勢，能夠讓各個類型的檔案都集合到信息化系統中，讓檔案信息變得更加精確。在現階段，要堅持檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，提高檔案管理的信息化水平，建立健全檔案信息化管理制度，提高檔案管理人員的信息化素質，為提升檔案管理成效打下堅實的基礎。

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