高道平

摘要：公文處理是當(dāng)代企業(yè)辦公室工作的重要內(nèi)容之一，而對(duì)于規(guī)?；笾行推髽I(yè)來講更是如此。辦公室作為企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)上傳下達(dá)的交互機(jī)構(gòu)，不僅承擔(dān)著重要的管理職能，從某種程度上來講，從辦公室發(fā)出的一系列公文也是辦公室工作水平和服務(wù)態(tài)度的重要體現(xiàn)。筆者在某大型能源企業(yè)辦公室就職多年，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)借本文簡(jiǎn)短表述關(guān)于企業(yè)辦公室如何做好公文處理工作的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：當(dāng)代企業(yè);辦公室事務(wù);公文處理;思路及方法

一、公文處理工作要嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范

在現(xiàn)代企業(yè)管理理念日漸興盛的當(dāng)下，辦公室工作的定位與角色發(fā)生了重要的變化，在一切圍繞企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理大局服務(wù)的指導(dǎo)思想下，辦公室工作的效能不斷提高，越來越多高素質(zhì)的人才投身到了辦公室工作的崗位上。與此同時(shí)，企業(yè)對(duì)于公文處理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范化程度不斷提升，有效保證了公文處理的質(zhì)量和水平。筆者在長(zhǎng)期的實(shí)踐工作中歸納總結(jié)認(rèn)為，當(dāng)代企業(yè)公文處理工作要從以下幾個(gè)方面做起：

（1）嚴(yán)格把握程序，提升公文處理水平。公文處理工作是指公文的擬制、辦理、管理等系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，從起草到完成它的現(xiàn)實(shí)效用，最后立卷歸檔，都要經(jīng)過若干必不可少的工序，這些工序組成一個(gè)先后有序、環(huán)環(huán)相扣、首尾相連的整體，這就是公文的處理程序。在日常工作中，企業(yè)辦公室人員要從以下三方面把握公文處理程序。

（2）嚴(yán)格辦理程序，確保公文處理形式規(guī)范。公文辦理準(zhǔn)確是公文質(zhì)量的基本要求，也是第一位的要求。如草擬和審核公文，從思想內(nèi)容、篇章結(jié)構(gòu)、遣詞造句到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，都必須嚴(yán)格把關(guān)，杜絕差錯(cuò)，任何一個(gè)細(xì)微的差錯(cuò)都會(huì)產(chǎn)生不良影響，甚至可能導(dǎo)致工作上的失誤和被動(dòng)。特別是在工作中，作為一名文秘人員，起草校核公文時(shí)，要緊貼領(lǐng)導(dǎo)思路，撰寫的公文要充分體現(xiàn)意圖，只有這樣才能準(zhǔn)確執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策部署。

公文處理必須嚴(yán)格把握時(shí)效要求，任何一件公文的辦理都有一個(gè)期限，有的甚至有一個(gè)最佳辦理時(shí)機(jī)。鑒于此，筆者認(rèn)為，企業(yè)公文處理工作要善于把握時(shí)機(jī)，抓住“火候”，既不能延時(shí)誤事，也不能盲目超前。近年來，筆者所就職的河南能源義煤公司積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷完善工作制度，形成了一套科學(xué)、便捷的公文處理流程圖，確保公文處理的每個(gè)環(huán)節(jié)緊密相連，及時(shí)、有效地傳遞政策。

（3）嚴(yán)格審核程序，確保公文處理內(nèi)容科學(xué)。公文作為一種企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中最為常見也最為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳虅?wù)應(yīng)用文形式，在提倡精簡(jiǎn)公文的當(dāng)下，最有效的辦法就是在進(jìn)入辦文程序前，對(duì)文件擬制單位的文件初稿把握好前置關(guān)口，做到制發(fā)的文件著力于解決實(shí)際問題，力戒形式主義。在此基礎(chǔ)上，也要提升公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

（4）嚴(yán)格督辦程序，確保公文處理效能提升。在企業(yè)的日常工作中，總會(huì)遇到“三重一大”以及上會(huì)討論過的事項(xiàng)等問題，涉及此類問題，對(duì)工作的進(jìn)展和進(jìn)度，一定要在嚴(yán)格公文處理的前提下，著力開展好督辦工作，有效確保工作任務(wù)的完成。

二、以求實(shí)、精簡(jiǎn)、高效的原則提高公文處理水平

（1）處理公文要?jiǎng)?wù)實(shí)。求真務(wù)實(shí)是公文處理工作一貫的作風(fēng)要求，在公文處理的條例里面，就有明確規(guī)定，例如行文要講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。公文的起草要求講實(shí)話，一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，措施辦法切實(shí)可行，明確主要責(zé)任部門，用準(zhǔn)確和精簡(jiǎn)的詞語(yǔ)去進(jìn)行表達(dá)。這樣才能夠體現(xiàn)公文的嚴(yán)密性，方便各單位和員工對(duì)公文的理解，避免因行文問題而出現(xiàn)推諉責(zé)任的情況，同時(shí)公文的觀點(diǎn)表達(dá)、思路結(jié)構(gòu)清晰也能夠摒棄空話連篇的不良文風(fēng)。公文的審核與簽發(fā)也要注重依據(jù)、注重程序，注重在職權(quán)范圍內(nèi)開展工作與活動(dòng)，防止出現(xiàn)流程錯(cuò)誤。

（2）處理公文要精簡(jiǎn)。精簡(jiǎn)既是理念的總要求，應(yīng)當(dāng)貫穿于公文處理工作始終，也是實(shí)際操作具體的指導(dǎo)原則，應(yīng)當(dāng)落實(shí)到行動(dòng)上，核心是精簡(jiǎn)數(shù)量、控制篇幅和提高質(zhì)量。嚴(yán)格掌握文件的制發(fā)規(guī)格，可以以部門文件發(fā)的，不以企業(yè)名義印發(fā);能以函件印發(fā)的，不以企業(yè)名義印發(fā);對(duì)必須印發(fā)的文件，要注重公文的質(zhì)量和實(shí)效。公文的行文代表一定的權(quán)威，將行文職權(quán)范圍規(guī)定在比較小的范圍之內(nèi)，確定發(fā)文權(quán)限進(jìn)行控制以免被濫用。

（3）處理公文要高效。效率是衡量一項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)之一。對(duì)于公文的處理要求高效，是辦公室職能不斷完善的表現(xiàn)，并將直接影響到很多相關(guān)的工作是否能夠順利開展。公文處理流程是否規(guī)范，部門間的溝通都是影響公文效率的因素。在實(shí)際工作中，對(duì)于一些緊急公文要格外重視，做到辦公“零停留”;對(duì)于不符合規(guī)范的公文及時(shí)退文重發(fā);要關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)行程，及時(shí)提示領(lǐng)導(dǎo)批閱，做好催辦和督辦。并借助相關(guān)的處理方法，有效提高效率。

三、文件辦理過程中要注意溝通與協(xié)調(diào)

（1）溝通協(xié)調(diào)的重要性。文件的往來活動(dòng)中，有通知、請(qǐng)示、報(bào)告等文種，針對(duì)文件的要求，有需要報(bào)送的、有需要請(qǐng)示批復(fù)的、有需要洽談商務(wù)與業(yè)務(wù)交流的、有需要確定人員的等都需要溝通和協(xié)調(diào)，才能夠保證對(duì)文件的辦理的正確和執(zhí)行力。辦文工作是企業(yè)對(duì)外溝通交流的窗口，是對(duì)內(nèi)上報(bào)下傳的紐帶。辦理文件從收文登記、分發(fā)送批、轉(zhuǎn)送辦理到收回歸檔的流程中有嚴(yán)格的程序，又有一定的靈活性和創(chuàng)新性。

（2）溝通信息要準(zhǔn)確。在有些文件需要確定一些具體信息和事項(xiàng)上，一定要做到溝通信息的準(zhǔn)確性。例如時(shí)間、地點(diǎn)、人物等要素信息，以及為車輛準(zhǔn)備和會(huì)議準(zhǔn)備提供有力的支持，一定要確保準(zhǔn)確而詳細(xì)。

（3）提高對(duì)公文的重要程度的辨識(shí)度。文件的辦理需要辦公室人員的能力與智慧。如領(lǐng)導(dǎo)出差，或者出現(xiàn)新的情況和問題時(shí)都需要對(duì)文件進(jìn)行很好地理解。也就是提高對(duì)于文件的重要程度的辨識(shí)度，才能夠?qū)⑤p重緩急有一個(gè)合理的安排，做到既不耽誤又不過急。

四、公文處理工作要做好保密工作

公文處理工作中的保密制度是指辦公室人員在與具有重要信息的文件的接觸中，需要對(duì)文件的內(nèi)容進(jìn)行保密和回避的規(guī)定。在實(shí)際工作中會(huì)有很多緊急的、重要的文件需要大家進(jìn)行保密，這就需要嚴(yán)格執(zhí)行制定公文處理工作中的保密制度。此外還要嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)要文件的四個(gè)一：進(jìn)出一個(gè)口、拆分一只手、登記一本賬、傳閱一個(gè)點(diǎn)。除提升文秘工作人員的自身素質(zhì)外還要嚴(yán)格進(jìn)行保密檢查。增強(qiáng)保密的安全防護(hù)設(shè)施，做到警鐘長(zhǎng)鳴，防范于未然。