郭麗敏

[摘 要]隨著社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)早已深入到人們生活當(dāng)中。而檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)信息技術(shù)開始展現(xiàn)出它的優(yōu)勢(shì)。信息時(shí)代的檔案管理工作相比于傳統(tǒng)的檔案管理工作更加方便快捷。信息時(shí)代的檔案管理工作主要是以信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的信息檔案管理。但是隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中運(yùn)用的范圍越來越大，它所存在的缺點(diǎn)以及問題也就越來越明顯。所以文章就信息時(shí)代檔案管理工作所面臨的問題以及對(duì)策進(jìn)行研究。

[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代 檔案管理 安全性 保密性

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

信息技術(shù)的發(fā)展導(dǎo)致人類生活的各個(gè)方面都發(fā)生極大的變化。在信息時(shí)代，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理已越來越普遍。檔案管理工作也呈現(xiàn)出數(shù)字化、信息化、電子化的一些特征。對(duì)于檔案管理工作中面臨的一些問題，檔案管理人員應(yīng)該做好準(zhǔn)備。同時(shí)，檔案管理人員也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的潮流做好相關(guān)的檔案管理工作。

一、檔案管理信息化的概念

檔案信息化管理是通過現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)或是信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理。在日常的工作當(dāng)中，主要是通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案所保存的資源進(jìn)行接收、采集、保存以及提供一些別的檔案信息[1]。因此，檔案管理的信息化可以為檔案管理工作帶來很多便利，例如工作量的節(jié)省、出錯(cuò)率的減少。

二、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

（一）缺乏統(tǒng)一的檔案管理軟件

在信息時(shí)代，很多檔案管理企業(yè)都已經(jīng)開始使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。目前，這些企業(yè)在檔案管理工作中有著一個(gè)很大的問題，那就是他們都沒有一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理軟件。在檔案管理的工作當(dāng)中，如果沒有一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理軟件就會(huì)出現(xiàn)檔案不能轉(zhuǎn)移以及檔案的兼容性下降。這些情況都給檔案管理人員的工作帶來了極大的不方便。

（二）檔案工作的安全性與保密性工作有待加強(qiáng)

隨著時(shí)間的流逝，檔案管理的工作有著一個(gè)質(zhì)的變化。它從以前利用人工進(jìn)行檔案管理變成現(xiàn)在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理。在信息時(shí)代下，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)去處理檔案工作會(huì)有效地節(jié)約單位的人力成本以及提高辦事效率。但是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來方便快捷的同時(shí)它也帶來了一些風(fēng)險(xiǎn)[2]?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)于運(yùn)用它的人來說是一把雙刃劍。對(duì)于一些黑客來說，他們可以運(yùn)用一些技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程操控，通過遠(yuǎn)程操控去竊取和篡改一些數(shù)據(jù)以及資料。數(shù)據(jù)的破壞極有可能恢復(fù)不了，而且技術(shù)高超的黑客在竊取時(shí)會(huì)不留痕跡，讓安檢人員無法查探。在以前大部分單位都是運(yùn)用傳統(tǒng)的人工錄入的方法進(jìn)行檔案管理，因此別人想要竊取或是銷毀一些資料時(shí)就必須去現(xiàn)場(chǎng)。因此，檔案管理人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的保密性以及安全性有待加強(qiáng)。

（三）檔案的價(jià)值鑒定變得更為困難

檔案的鑒定工作主要包括鑒定檔案的價(jià)值與真?zhèn)?。?duì)于檔案的價(jià)值，我們會(huì)有很多的標(biāo)準(zhǔn)以及方法去進(jìn)行判斷。在這里我們說的檔案的價(jià)值指的是檔案的信息是否可以促使社會(huì)發(fā)展等。判斷檔案是否有價(jià)值的前提是要先去判斷這個(gè)檔案的信息真假。如果一個(gè)檔案連信息都是假的那么就沒有必要去判斷這個(gè)檔案是否有價(jià)值了[3]。檔案的真?zhèn)尉褪侵笝n案的真假，對(duì)于檔案真實(shí)性的鑒定不僅僅是檔案自身內(nèi)容的鑒定，還有對(duì)檔案信息的來源、標(biāo)志以及載體等一些其他要素的真實(shí)性進(jìn)行檢驗(yàn)。在這個(gè)信息化的時(shí)代里，檔案數(shù)據(jù)是可以很容易進(jìn)行復(fù)制的。檔案在通過復(fù)制后就失去了它的唯一性，這樣就很難去辨別它的真實(shí)性。因此，檔案的鑒定是一項(xiàng)比較困難的工作。

（四）檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

隨著社會(huì)的高速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)早已深入到人們的生活當(dāng)中。信息化的檔案管理有著實(shí)用性和信息化等一些特征。目前，信息化管理在檔案服務(wù)、規(guī)范、開發(fā)以及共享上都有著很大的影響。由于有很多因素的影響導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化，因此現(xiàn)在很多單位的系統(tǒng)軟件可移植性能和兼容性都比較低。這些問題都會(huì)讓我們無法構(gòu)建一個(gè)比較系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。因此，單位應(yīng)該注重規(guī)范檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)[4]。

（五）相關(guān)法規(guī)體系不完善

我國(guó)對(duì)于檔案管理也出臺(tái)了一些相關(guān)的法律法規(guī)，但是還是不夠完善。在這個(gè)信息時(shí)代，社會(huì)對(duì)檔案管理的工作有著一些新的要求。目前，我國(guó)的法律法規(guī)大部分還是在以前的檔案管理上建立的。因此我國(guó)也應(yīng)該以目前的檔案管理的方式為基礎(chǔ)去制定一些新的規(guī)定。

三、信息時(shí)代檔案管理的對(duì)策

（一）增強(qiáng)信息化檔案管理的觀念意識(shí)

檔案的信息化建設(shè)是我國(guó)信息基礎(chǔ)建設(shè)的一個(gè)比較重要的環(huán)節(jié)。我們應(yīng)該拓寬檔案信息的服務(wù)領(lǐng)域，這樣就可以獲得更多的信息以及享受信息帶來的利益。檔案管理的相關(guān)人員應(yīng)該對(duì)人們進(jìn)行宣傳信息化檔案的管理，只有這樣人們才會(huì)對(duì)信息化的檔案管理有著進(jìn)一步的了解。檔案管理相關(guān)人員想要向社會(huì)宣傳信息化檔案管理的工作可以通過與新聞媒體進(jìn)行合作，這樣就可以將宣傳工作更加貼近群眾，并提高人們的檔案意識(shí)。這些方法都可以促使信息化檔案管理變得更加完善。

（二）統(tǒng)一規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作不僅對(duì)管理人員提出了一些新的更高的要求，同時(shí)也需要單位制定更高的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。隨著社會(huì)的發(fā)展，建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)較高的檔案管理系統(tǒng)是必然選擇。一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化高的檔案管理制度對(duì)人們進(jìn)行檔案管理有很大的幫助。檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)可以使整個(gè)單位檔案管理工作效率大大提高。

（三）建立健全檔案信息安全保障體系

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展提升檔案管理效率的同時(shí)，也帶來了一些弊端。檔案管理人員想要對(duì)檔案信息安全有一個(gè)好的保障就應(yīng)該先加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性并對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行一個(gè)全面建設(shè)。單位的檔案管理人員在日常工作過程當(dāng)中，應(yīng)該對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，同時(shí)還應(yīng)該定期對(duì)電腦進(jìn)行檢查。通過這樣的方法可以使電腦在出現(xiàn)一些故障時(shí)不會(huì)導(dǎo)致一些信息丟失。單位在進(jìn)行人才培養(yǎng)的時(shí)候也應(yīng)該去著重培養(yǎng)這一點(diǎn)。另外，檔案管理工作人員還應(yīng)該處理好檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)系，還要對(duì)檔案的運(yùn)行和儲(chǔ)存情況進(jìn)行監(jiān)控。對(duì)于一些機(jī)密檔案的管理，檔案管理人員應(yīng)該對(duì)它進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，防止一些意外事故的發(fā)生。對(duì)于本企業(yè)檔案的信息應(yīng)該重視起來，一旦出現(xiàn)問題要及時(shí)采取一些補(bǔ)救措施。

（四）完善相關(guān)的法律和法規(guī)

只有通過新的法律法規(guī)制度才可以保障檔案信息的合理利用以及安全。因此，一個(gè)完善的法律和法規(guī)是檔案管理人員開展檔案管理工作的一個(gè)保障。檔案管理人員可以采取國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)去進(jìn)檔案管理。只有對(duì)檔案信息化管理體系進(jìn)行完善，才能使本單位的檔案信息更加的安全。

四、結(jié)語

在這個(gè)信息技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)想要使檔案管理的工作更加有效地開展起來，檔案資料被更有效地利用起來，只有去順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，有效利用信息技術(shù)。企業(yè)想要提高檔案管理人員的素養(yǎng)以及技能就要對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們樹立信息化檔案管理理念。這樣就可以建立起更高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫以及更加可靠的存儲(chǔ)環(huán)境。只有保證數(shù)據(jù)的安全、穩(wěn)定、準(zhǔn)確，才可以保證檔案數(shù)據(jù)信息的可靠。

參考文獻(xiàn) ：

[1]王宏霞.如何進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作[J].黑龍江檔案， 2016（1）：93.

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[3]董梅.工程檔案管理中的問題及對(duì)策[J].科技資訊， 2015（31）：135.

[4]杜月玲.如何在新時(shí)期做好檔案管理工作[J].技術(shù)與市場(chǎng)， 2011（6）：130.