曾德釗

【摘要】隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科學技術(shù)的日益精進，聲像技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個領(lǐng)域當中，而將聲像技術(shù)應(yīng)用于煤礦檔案的管理當中，是一個較為新興的嘗試。因為電子類型的文件檔案的保存價值和其本身的價值與可讀性有著直接的關(guān)系，鑒定的標準也會發(fā)生本質(zhì)上的改變，而在電子類的各類文件中如電子信件、電子報表等文件中，聲像檔案的形式是非常重要的一項組成部分，在煤礦企業(yè)中，必須要加強聲像檔案的應(yīng)用力度。

【關(guān)鍵詞】聲像技術(shù);煤礦企業(yè);檔案管理

在煤礦企業(yè)中，檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展具有非常重要的意義和作用，伴隨著科學技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當今時代數(shù)據(jù)量大且復(fù)雜的需求，對此包括煤礦企業(yè)在內(nèi)的大部分企業(yè)已經(jīng)選擇了通過信息技術(shù)而衍生的聲像技術(shù)進行檔案管理，完善管理模式，豐富檔案管理的內(nèi)容。但聲像技術(shù)的應(yīng)用不止局限于拍攝圖像與錄制聲音，聲像檔案的建立需要具備一定程度專業(yè)性和嚴謹性，以保障聲像技術(shù)發(fā)揮最大的作用，保障檔案的實用性，為企業(yè)發(fā)展助力。

1 聲像技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的必要性

1.1聲像技術(shù)在煤礦檔案管理中不可替代

隨著社會的發(fā)展和科學技術(shù)的飛速進步，我國已經(jīng)全面邁入信息時代，聲像技術(shù)也已經(jīng)滲透到社會各界和人民生活的角落中，而煤礦企業(yè)的檔案管理也開始向著信息化技術(shù)和聲像技術(shù)發(fā)展，雖然這是一項較為新興的領(lǐng)域，但在近年來已經(jīng)得到了非常快速的發(fā)展，并且得到了非常廣泛的推廣和應(yīng)用。目前煤礦企業(yè)的檔案管理已然不能脫離聲像技術(shù)。在將聲像技術(shù)應(yīng)用于煤礦企業(yè)的檔案管理工作中時，不但承擔著記錄煤礦所需要的相關(guān)文件和規(guī)范化的檔案內(nèi)容的任務(wù)，也在一定程度上反映著煤礦的管理經(jīng)營水平和產(chǎn)品開發(fā)的進程。

1.2聲像檔案是煤礦檔案的重要組成部分

在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，多數(shù)檔案工作需要采用紙質(zhì)記錄文件材料的方式，例如在進行文件的歸檔工作時，要在文件確定內(nèi)容后，由相關(guān)部門進行內(nèi)容收集和立卷，再交由檔案部門進行入檔管理。流程較為繁瑣，而在應(yīng)用聲像檔案技術(shù)以后，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件替代為先進的電子數(shù)據(jù)形式的文件，由于電子信息形式文件的特殊性，極大程度的降低了檔案管理人員的工作任務(wù)，并對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了積極的影響，成為煤礦檔案中重要的組成部分。

2 聲像檔案在煤礦檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

在目前，我國大部分煤礦企業(yè)已經(jīng)著手建立聲像檔案，但很多企業(yè)的聲像檔案管理工作仍然存在著歸檔不完善、管理條件不合格以及管理形式混亂等嚴重問題，為聲像檔案的管理和運用造成阻礙。

2.1相關(guān)設(shè)備使用率低

在對很大一部分具有聲像檔案工作制度的企業(yè)進行調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)雖然具備聲像設(shè)備，但缺乏對于聲像設(shè)備的使用制度和要求，導致設(shè)備閑置，也沒有專業(yè)人員進行使用，甚至出現(xiàn)屬于企業(yè)的聲像設(shè)備被私人所用。并且由于企業(yè)對于聲像檔案工作的不重視，設(shè)備管理人員頻繁變動，造成聲像檔案的管理不規(guī)范。

2.2聲像檔案管理制度不完善

在對相關(guān)單位進行對于聲像檔案的管理制度進項調(diào)查以后，發(fā)現(xiàn)一大部分的單位或企業(yè)都缺乏建立健全的管理制度，對于聲像檔案也處于放任自由的管理狀態(tài)，近半數(shù)的企業(yè)對于聲像檔案沒有進行有效的集中管理。一部分企業(yè)雖然制定了關(guān)于聲像檔案的制度，但由于落實力度不夠，導致檔案內(nèi)容可能隨時被個人查閱甚至違規(guī)修改，嚴重侵犯了檔案的真實性和安全性。

2.3聲像檔案的歸檔和保存程序不規(guī)范

根據(jù)對聲像檔案的調(diào)查顯示，一部分企業(yè)雖然建立了完善的檔案管理制度，但在實際工作過程當中，由于工作人員的疏忽和不重視，導致許多圖像檔案沒有正確歸檔，或缺少文字說明，對內(nèi)容認識不清楚。主要問題在于管理人員對于檔案的管理工作專業(yè)能力和意識欠缺，且對于新興的聲像檔案管理模式的不重視。在保存信息的過程中也存在這一問題，由于檔案內(nèi)容管理的不規(guī)范，導致檔案內(nèi)容殘缺，造成檔案內(nèi)文件和材料的丟失，對企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)造成影響。

3 改善聲像檔案的管理對策

3.1加強對于聲像檔案的重視

在聲像檔案的管理過程中，需要煤礦企業(yè)的管理人員以及相關(guān)部門的大力支持，并深化聲像檔案管理的認知，創(chuàng)造良好的工作氛圍，為運行聲像檔案管理工作打好運行基礎(chǔ)。并在此前提下，制定符合實際情況的管理形式對檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，建立健全完善的管理制度，嚴格把控對于聲像材料的收集、處理以及歸檔保存的流程，實現(xiàn)科學有效的對檔案進行管理，防止檔案內(nèi)容缺失和不規(guī)范。

3.2收集完整歸檔，加強設(shè)備管理

在煤礦企業(yè)中對于聲像檔案的建立和收集，還應(yīng)該在管理方面加大力度，設(shè)置專門管理聲像檔案崗位，保障建立檔案所需要的設(shè)備的安全，不隨意外借，做好相關(guān)記錄及存檔，保障聲像設(shè)備的使用壽命。在建立聲像檔案以后，應(yīng)當對檔案做好保存工作。在目前大部分企業(yè)對于聲像檔案的保存工作都不是非常完善，對此創(chuàng)造良好的保存環(huán)境，加強保存檔案的力度是必須解決的問題，首先聲像檔案由于其特性，在保存時應(yīng)當遠離磁場與強光。

3.3提高管理人員的業(yè)務(wù)水平

在目前大部分企業(yè)中的相關(guān)檔案管理人員水平參差不齊，對此需要企業(yè)對于檔案管理人員進行定期的業(yè)務(wù)知識的培訓，學習上級部門以及相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业臉I(yè)務(wù)知識和管理方法，開展各種繼續(xù)教育活動。并在培訓專業(yè)業(yè)務(wù)水平的同時，提高管理人員對于聲像設(shè)備的操作能力，使工作人員的綜合素質(zhì)可以滿足聲像檔案管理工作的基本需求，以減少在檔案管理工作中出現(xiàn)由于專業(yè)水平不足而發(fā)生的失誤。并對企業(yè)所購置的聲像設(shè)備進行合理的利用與完善的管理，做到設(shè)備不閑置，不亂用，提高設(shè)備的利用率。提高聲像檔案管理的工作效率。

4 結(jié)語

綜上所述，在煤礦檔案的管理工作中，為適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，滿足企業(yè)發(fā)展的需求，必須將聲像技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，不但能改善傳統(tǒng)管理方式中所出現(xiàn)的問題，可以在一定程度上提高工作效率，反應(yīng)企業(yè)的發(fā)展情況，提高煤礦企業(yè)的生產(chǎn)效率，提高企業(yè)競爭力。

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