王春香

[摘要] 醫(yī)院作為診治疾病、救死扶傷的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，注重臨床醫(yī)療實(shí)踐的管理與發(fā)展無(wú)可厚非，在這一過(guò)程中檔案管理往往是一項(xiàng)容易被忽視的工作，而檔案管理人員的崗位意識(shí)不僅是衡量一個(gè)檔案管理人員本職工作的關(guān)鍵點(diǎn)，而且會(huì)直接影響到醫(yī)院檔案管理工作的成效，進(jìn)而關(guān)乎整個(gè)醫(yī)院健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作。因此，在互聯(lián)網(wǎng)+的大數(shù)據(jù)時(shí)代，有必要從增強(qiáng)檔案管理人員的崗位意識(shí)著手，使檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展中充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。該文圍繞目前醫(yī)院檔案管理人員重要性認(rèn)識(shí)、歸檔意識(shí)、綜合素質(zhì)等方面存在的不足，進(jìn)而就加強(qiáng)檔案管理人員的崗位意識(shí)提出改進(jìn)建議，旨在促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的良性發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)療機(jī)構(gòu);檔案管理人員;崗位意識(shí)

[中圖分類號(hào)] R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2019）05（b）-0050-02

隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，檔案門類的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案管理工作已成為醫(yī)院發(fā)展不可或缺的重要組成部分。而這項(xiàng)工作能否取得實(shí)效，除了硬件設(shè)施的投入外，很大程度上取決于檔案管理人員的崗位意識(shí)是否到位，其崗位意識(shí)的強(qiáng)弱是整個(gè)檔案管理工作中不可忽視的一大關(guān)鍵因素。

1? 檔案管理人員崗位意識(shí)現(xiàn)狀

在醫(yī)院內(nèi)部的管理體系中，檔案管理并非是一項(xiàng)可有可無(wú)的工作，而檔案管理人員對(duì)待檔案工作的認(rèn)識(shí)程度和態(tài)度，不僅直接關(guān)系和影響著檔案工作的成敗，也往往左右著醫(yī)院各項(xiàng)管理工作是否落實(shí)到位。目前，在醫(yī)院管理工作中普遍存的一種情況是偏重于醫(yī)療業(yè)務(wù)工作，而輕視檔案管理工作，其中尤以檔案管理人員的崗位意識(shí)亟待強(qiáng)化，主要體現(xiàn)在以下3個(gè)方面。

1.1? 對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

檔案是社會(huì)各項(xiàng)工作的歷史記錄，由此形成的文字、音像等資料，真實(shí)、生動(dòng)、形象地反映和記錄了既是社會(huì)變革與進(jìn)步的過(guò)程再現(xiàn)，也是社會(huì)發(fā)展的歷史見(jiàn)證，更是珍貴的社會(huì)財(cái)富。對(duì)醫(yī)院而言，會(huì)議記錄、設(shè)備更新、音像視頻以及各項(xiàng)活動(dòng)記載等具有憑證特性的資料，都是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，具有重要的參考和借鑒作用。但是，從實(shí)踐來(lái)看，醫(yī)院的管理者仍對(duì)這項(xiàng)工作重視程度不夠，主要表現(xiàn)在現(xiàn)有的檔案管理人員都不是專業(yè)的，大多是兼職人員，他們除本職工作外，已沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力去完善檔案管理工作，更不要說(shuō)全心全意地從事檔案工作，換言之對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)自然大打折扣。

1.2? 缺乏規(guī)范的檔案歸檔意識(shí)

檔案工作因其連續(xù)性、準(zhǔn)確性和完整性的特性，要求醫(yī)院檔案管理人員具備規(guī)范的檔案歸檔意識(shí)，保證各項(xiàng)資料歸檔“應(yīng)歸盡歸”。通過(guò)了解醫(yī)院檔案管理人員的工作情況，不難發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有大多數(shù)檔案管理人員仍局限于黨政文件、紅頭文件及干部人事等各種一般性、事務(wù)性文件資料的歸檔管理，而正是由于對(duì)檔案形成的要素概念不清、歸檔意識(shí)薄弱，疏忽學(xué)術(shù)研究、疑難病癥案例、突出貢獻(xiàn)人員、基礎(chǔ)建設(shè)改造等一些在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中具有保存價(jià)值的檔案資源的整理收集，久而久之這部分缺失的檔案恐會(huì)造成今后工作的被動(dòng)和歷史的空白。同時(shí)，對(duì)一些來(lái)源于新媒體涉及醫(yī)院的宣傳報(bào)道還缺乏及時(shí)的甄別選用、分類整理和歸檔保存。

1.3? 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

檔案管理人員是醫(yī)院檔案工作中關(guān)鍵的要素之一，能否充分發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，除了要具備豐富的檔案管理知識(shí)和對(duì)醫(yī)療業(yè)務(wù)的熟悉了解，還取決于檔案管理人員綜合素質(zhì)程度，這些綜合素質(zhì)應(yīng)包括是否具有主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)、超前的創(chuàng)新意識(shí)及與檔案工作相匹配的文化素質(zhì)、技能素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)。從走訪調(diào)研中獲知，從事檔案工作的管理人員兼職居多，工作壓力大，精力不夠，檔案管理缺乏專業(yè)性，工作人員的勞動(dòng)價(jià)值得不到體現(xiàn)、檔案設(shè)備更新維護(hù)滯后，也極大地挫傷了檔案管理人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)的提升，客觀上阻礙了檔案工作的整體發(fā)展。

2? 增強(qiáng)檔案管理人員崗位意識(shí)的建議

2.1? 建章立制，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理意識(shí)

《檔案法》是我國(guó)現(xiàn)有的唯一一部專門的檔案法律。醫(yī)院管理者既要大力宣傳建立檔案的重要性和必要性，提高檔案管理人員依法管理檔案的責(zé)任意識(shí)和法制意識(shí)，又要結(jié)合實(shí)際制訂具有可操作性的檔案管理制度，建立健全檔案管理長(zhǎng)效工作機(jī)制，做到檔案工作有章可循、有規(guī)可依。在此基礎(chǔ)上，促使各級(jí)管理人員提高檔案管理工作重要性的共識(shí)，積極參與各項(xiàng)檔案管理工作，協(xié)助檔案管理人員進(jìn)行信息搜集、整理和歸檔工作，使檔案工作成為醫(yī)院整體工作發(fā)展的忠實(shí)記錄者和人人共享的資源庫(kù)。

2.2? 加大培訓(xùn)，提升檔案人員專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理人員不同于一般單位的檔案工作人員，既要具備常規(guī)檔案工作的專業(yè)知識(shí)、較強(qiáng)的責(zé)任感和創(chuàng)新精神，還需要掌握醫(yī)院行政管理、醫(yī)療服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，便于及時(shí)將具有保存價(jià)值的管理、醫(yī)療資料整理歸檔。而要做到這一點(diǎn)，除了檔案管理人員自身的努力外，還需要通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和辦公自動(dòng)化技術(shù)等各種先進(jìn)檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)和實(shí)踐操作，開(kāi)展檔案部門與醫(yī)院其他部門的聯(lián)動(dòng)協(xié)調(diào)，加快檔案管理人員的知識(shí)更新和綜合素質(zhì)的提高，從而切實(shí)提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，推動(dòng)醫(yī)院檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

2.3? 自我完善，內(nèi)外兼修養(yǎng)成崗位意識(shí)

檔案管理人員崗位意識(shí)是多方面的，如認(rèn)知意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、協(xié)作意識(shí)、服務(wù)意識(shí)等，其中首要的是對(duì)內(nèi)要培養(yǎng)自己的“學(xué)習(xí)意識(shí)”，對(duì)外要樹(shù)立“大局意識(shí)”和“保密意識(shí)”。

①檔案管理人員要自覺(jué)樹(shù)立學(xué)習(xí)意識(shí)，在做好“本職”工作業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的同時(shí)，善于學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，做一名兼職而專業(yè)的檔案管理工作者。在學(xué)習(xí)的過(guò)程中，立足適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)加強(qiáng)檔案管理工作的新要求，既要學(xué)習(xí)檔案管理工作的基礎(chǔ)知識(shí)，還要重點(diǎn)學(xué)習(xí)與醫(yī)院工作密切相關(guān)的檔案歸檔管理知識(shí)，提升檔案工作的實(shí)效。

②檔案管理人員要時(shí)刻保持大局意識(shí)。作為兼職檔案管理人員，要摒棄兼職工作是次要工作的心態(tài)，牢固樹(shù)立大局意識(shí)，調(diào)整好心態(tài)，統(tǒng)籌安排各項(xiàng)工作。檔案工作不能滿足于辦公室文件資料的收集整理，要“眼觀六路耳聽(tīng)八方”，不僅要認(rèn)真總結(jié)歷年來(lái)的工作經(jīng)驗(yàn)，形成規(guī)范和程序，達(dá)到事半功倍，還要積極引導(dǎo)醫(yī)院各級(jí)管理人員和其他部門人員對(duì)檔案管理工作的重視和支持，敢于督促他們按時(shí)提交各種檔案資料，保證整體整檔工作保質(zhì)保量的按時(shí)完成。

③自覺(jué)養(yǎng)成檔案管理工作的保密意識(shí)。我國(guó)《檔案法》第十四條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。”因此，具有較強(qiáng)的保密意識(shí)是做好檔案工作的前提，這是檔案管理人員的基本要求之一。作為檔案管理人員，要熟悉保密工作的有關(guān)法律法規(guī)，提高自覺(jué)做好保密工作的意識(shí)。同時(shí)，對(duì)于可能接觸到的涉密檔案，要盡快建立完善檔案收錄、查閱、清退、銷毀等各項(xiàng)管理制度，督促有關(guān)人員及時(shí)辦結(jié)文件，按時(shí)歸檔保存，避免留下工作隱患。

2.4? 注重開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮檔案利用效率最大化

檔案工作的目的在于為其他工作更有序地進(jìn)行，提供更加有效、可借鑒的史料參考作用。這就要求醫(yī)院管理者要建立起一個(gè)運(yùn)行暢通、使用便捷的檔案信息管理系統(tǒng)，以“檔案信息化”為目標(biāo)、“利用網(wǎng)絡(luò)化”為導(dǎo)向，構(gòu)筑檔案資料網(wǎng)絡(luò)管理查詢平臺(tái)，向醫(yī)院內(nèi)部和社會(huì)公眾開(kāi)放，提高資源共享，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的良性發(fā)展。隨著互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代到來(lái)，檔案的高效利用必將迎來(lái)多樣化的發(fā)展契機(jī)，檔案管理人員也需要在知識(shí)浪潮沖擊的新環(huán)境中不斷充實(shí)自己，努力適應(yīng)檔案管理的新模式，積極增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，不斷研究檔案收集整理的新方法，開(kāi)發(fā)檔案管理利用的新途徑，力求使檔案利用效率最大化。

新時(shí)期檔案管理人員的崗位意識(shí)是多方面的，根本的在于崗位職能的提升與職責(zé)的落實(shí)，而醫(yī)院檔案來(lái)源于醫(yī)院建設(shè)發(fā)展工作中，服務(wù)于醫(yī)院和社會(huì)公眾的需求。作為醫(yī)院的管理者應(yīng)加強(qiáng)責(zé)任認(rèn)知，利用人力資源管理制度與責(zé)任制度，積極推進(jìn)員工的崗位意識(shí)培養(yǎng)，并通過(guò)崗位的業(yè)務(wù)拓展與態(tài)度轉(zhuǎn)變，促進(jìn)檔案管理崗位服務(wù)向品質(zhì)化方向發(fā)展，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供好檔案管理的服務(wù)利用。

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（收稿日期：2019-02-23）