張揚(yáng)

行政執(zhí)法檔案的主要形式是文字、圖表及聲音，還能夠利用電子載體對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行記錄。行政執(zhí)法檔案管理工作的開展對(duì)管理人員的要求較高，其需要保證管理工作的嚴(yán)密性，防止檔案內(nèi)容泄露。實(shí)際上，在管理行政執(zhí)法檔案的過(guò)程中還存在較多的問(wèn)題，導(dǎo)致管理工作的開展受到阻礙。文章主要通過(guò)分析其中存在的問(wèn)題，提出相關(guān)的策略增強(qiáng)行政執(zhí)法檔案管理質(zhì)量。

《檔案法》的實(shí)施在我國(guó)已經(jīng)生效，在各個(gè)行業(yè)開展相關(guān)工作的過(guò)程中，都需要注重對(duì)檔案的管理。部分企業(yè)在管理檔案的過(guò)程中缺乏與之對(duì)應(yīng)的管理制度，導(dǎo)致管理工作不完善。行政執(zhí)法檔案的內(nèi)容較多，其中的信息一旦泄露就會(huì)產(chǎn)生較大的損失。因此需要利用有效的管理方法增強(qiáng)實(shí)際管理效用。

一、行政執(zhí)法檔案管理工作中的問(wèn)題

（一）安全管理不規(guī)范

在進(jìn)行行政執(zhí)法檔案管理的過(guò)程中，檔案管理人員對(duì)其的重視不足，沒(méi)有明確安全管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理存在一定的不安全因素。管理人員經(jīng)常采用傳統(tǒng)的方式開展管理工作，不能滿足現(xiàn)代行政執(zhí)法檔案管理的需求。在收集與整理檔案內(nèi)容及資料信息的過(guò)程中，管理人員沒(méi)有按照規(guī)范的方法對(duì)其進(jìn)行整理，在利用檔案信息時(shí)比較隨意。部分部門存在職權(quán)交叉現(xiàn)象，管理人員在對(duì)行政執(zhí)法檔案進(jìn)行管理時(shí)沒(méi)有專注這一項(xiàng)工作。行政執(zhí)法檔案內(nèi)容比較嚴(yán)密，但是在利用檔案的過(guò)程中沒(méi)有對(duì)使用信息的人員信息進(jìn)行登記，還存在別的檔案泄露的問(wèn)題，影響檔案的安全管理。

（二）檔案移交及歸檔混亂

行政執(zhí)法檔案的種類較多，管理人員在實(shí)際管理的過(guò)程中沒(méi)有對(duì)各項(xiàng)檔案類型進(jìn)行分類。其在開展系統(tǒng)的管理工作時(shí)缺乏專業(yè)能力，在移交或者歸檔的過(guò)程中比較混亂，無(wú)法達(dá)到管理要求。在對(duì)案件類檔案進(jìn)行歸類時(shí)，管理人員會(huì)錯(cuò)將行政審批類檔案放置其中。其在對(duì)檔案的文件盒進(jìn)行標(biāo)注時(shí)，也會(huì)產(chǎn)生一定程度的差錯(cuò)。在查閱檔案資料的過(guò)程中，需要使用檔案信息的人需要花費(fèi)大量時(shí)間對(duì)其進(jìn)行處理，導(dǎo)致執(zhí)法工作的開展受到影響。在對(duì)檔案進(jìn)行移交的過(guò)程中，管理人員對(duì)檔案內(nèi)容的總結(jié)不到位，也會(huì)影響檔案管理效用。

（三）管理人員素質(zhì)不高

管理人員是檔案管理工作的主體，其需要對(duì)檔案進(jìn)行歸類與整理，然后標(biāo)注行政執(zhí)法檔案的類型。目前我國(guó)的專業(yè)行政執(zhí)法檔案管理人員數(shù)量較少，其整體理論水平不高，在實(shí)踐過(guò)程中整體能力不出眾。在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，行政執(zhí)法工作的開展受到有關(guān)部門的高度重視，在開展檔案管理工作的過(guò)程中管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善，其現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)比較匱乏。在缺乏高層次人才的情況下，行政執(zhí)法檔案管理事業(yè)的開展已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展。

二、行政執(zhí)法檔案管理對(duì)策

（一）重視安全管理

安全管理工作的開展要求行政執(zhí)法檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)的知識(shí)，并且將理論與實(shí)踐結(jié)合起來(lái)。其需要明確檔案安全管理的重要性，在工作過(guò)程中對(duì)《檔案法》相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行熟悉，還需要掌握特別條例。在對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)的過(guò)程中，管理部門需要建立連鎖體系，在檔案產(chǎn)生安全問(wèn)題時(shí)，要利用自動(dòng)警報(bào)系統(tǒng)發(fā)出警報(bào)，讓所有的工作人員高度警惕，并且對(duì)已經(jīng)產(chǎn)生安全威脅的檔案盡可能追回。在管理檔案的過(guò)程中，管理人員不能對(duì)行政執(zhí)法檔案造成破損與涂改，防止其偽造檔案，對(duì)嚴(yán)格保密的內(nèi)容需要按照規(guī)范保管，增強(qiáng)安全管理效用。

（二）完善檔案移交及歸檔

在對(duì)行政執(zhí)法檔案進(jìn)行移交與歸檔的過(guò)程中，管理人員需要意識(shí)到檔案管理的重要性，不能在某個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生差錯(cuò)。管理部門需要針對(duì)行政執(zhí)法檔案的特點(diǎn)制定嚴(yán)格的收集制度，讓管理人員按照文件內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行分類，在歸檔的過(guò)程中明確其范圍。管理人員要定期整理檔案，對(duì)案卷內(nèi)的文件進(jìn)行有序排列，還需要利用簡(jiǎn)明的標(biāo)題對(duì)案卷材料的類型進(jìn)行標(biāo)注。為了保證案卷管理的有效性，其需要對(duì)其進(jìn)行裝訂，實(shí)行各種門類與載體檔案集中統(tǒng)一管理的方法。

（三）提高人員素質(zhì)

管理人員需要在開展行政執(zhí)法檔案管理工作的過(guò)程中提高自身的綜合素質(zhì)，以能力作為基礎(chǔ)保障。在面對(duì)復(fù)雜的行政執(zhí)法內(nèi)容時(shí)，管理人員要在大環(huán)境中體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。管理部門在選拔人才的過(guò)程中需要對(duì)行政執(zhí)法管理人員的基本資質(zhì)進(jìn)行審核，通過(guò)專業(yè)的教育與培訓(xùn)提升其對(duì)執(zhí)法資料的掌握程度。在對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行處理時(shí)，工作人員可以適當(dāng)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)提高工作效率。管理人員可以利用信息網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)建行政執(zhí)法管理平臺(tái)，讓管理人員將自己的管理成果在平臺(tái)上匯報(bào)。需要注意的是，管理人員需要避免行政執(zhí)法資料在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的泄露，做好安全防范措施。

（四）強(qiáng)化制度保障

制度保障主要是對(duì)管理人員的行為進(jìn)行約束，使其在管理的過(guò)程中按照規(guī)范，杜絕隨意的管理行為。行政執(zhí)法工作比較嚴(yán)謹(jǐn)，在對(duì)其檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理單位及相關(guān)部門需要健全執(zhí)法檔案的收集與整理制度，還需要對(duì)檔案管理中的安全性進(jìn)行制度保障。管理人員要嚴(yán)格按照《文書檔案案卷格式》的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行歸集整理，將各類文件分門別類。在對(duì)不同的材料進(jìn)行整理時(shí)，需要保證整體管理工作的有序性，在對(duì)案卷進(jìn)行整理時(shí)，還需要對(duì)其保管期限進(jìn)行明確。管理部門需要嚴(yán)格執(zhí)行工作責(zé)任制，讓管理人員具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。在產(chǎn)生問(wèn)題時(shí)，需要及時(shí)追責(zé)，讓負(fù)責(zé)相關(guān)內(nèi)容的管理人員找到問(wèn)題核心，及時(shí)彌補(bǔ)過(guò)錯(cuò)。

三、結(jié)語(yǔ)

行政執(zhí)法檔案的管理對(duì)安全性要求較高，管理人員需要保證管理過(guò)程中的安全性。管理部門要提高管理人員的綜合素質(zhì)，使其具備較強(qiáng)的檔案管理水平。還需要根據(jù)現(xiàn)有的工作形式與內(nèi)容完善管理制度，讓行政執(zhí)法檔案工作的開展更加有序，減少問(wèn)題的產(chǎn)生。（作者單位：河北省唐山市水政監(jiān)察支隊(duì)）