郭書鈺

摘 要：事業(yè)單位是具有服務(wù)性質(zhì)的一種單位形式，它是推動國家發(fā)展的主要機(jī)構(gòu)。與企業(yè)不同，事業(yè)單位中的檔案數(shù)據(jù)和信息，不僅是國家建設(shè)的主要載體，也是領(lǐng)導(dǎo)決策的關(guān)鍵信息，對于強(qiáng)化監(jiān)管，推進(jìn)法治發(fā)展都有積極意義。不可否認(rèn)，近年來我國事業(yè)單位對于檔案管理給予了更高的關(guān)注度，并利用現(xiàn)代化設(shè)備強(qiáng)化管控，建立了相對完善的制度體系。然而由于傳統(tǒng)思想的制約，在管理過程中依舊存在諸多不足，部門工作沒有統(tǒng)籌安排，檔案利用率較低。針對這樣的現(xiàn)象，事業(yè)單位要建立從上至下的科學(xué)管理體系，結(jié)合現(xiàn)有問題提出有針對性的措施，為落實(shí)好檔案管理工作，創(chuàng)新服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；制度；信息化管理；創(chuàng)新服務(wù)

眾所周知，檔案是單位最重要的資料信息，內(nèi)容多元豐富，既記錄著單位的發(fā)展歷史，也包含全面的人事信息資料。作為一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，檔案管理不僅涉及到資料的整理、歸檔、保管，還需要對其進(jìn)行分類，按時間和內(nèi)容進(jìn)行編號，保證需要時能夠及時找到相對應(yīng)的信息。隨著信息技術(shù)和現(xiàn)代化設(shè)備廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理形式愈加豐富，這對相關(guān)人員的專業(yè)能力、技術(shù)水平以及綜合素質(zhì)也提出了更為嚴(yán)格的要求，檔案在規(guī)范化管理中存在的不足也逐漸暴露了出來。本文就對事業(yè)單位檔案管理工作的問題加以簡單的闡述，并切實(shí)提出有效的解決對策，確保檔案的規(guī)范化管理。

1 檔案規(guī)范化管理工作存在的問題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作認(rèn)識不夠

檔案管理是事業(yè)單位管理工作中最重要的一種，涉及到各種資料和信息的存檔與保存。然而在很多單位領(lǐng)導(dǎo)看來，事業(yè)單位的重點(diǎn)應(yīng)該是落實(shí)好服務(wù)，對于檔案管理缺乏深刻的理解，甚至將其等同于文字的摘錄。長此以往，檔案管理得不到規(guī)范化控制，沒有建立完善的制度，檔案丟失、損壞以及泄密的狀況時有發(fā)生，直接影響了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 部門歸檔立卷制度貫徹不徹底

一般情況下，檔案分為單位檔案和人事檔案兩部分，由于信息資料年代久遠(yuǎn)，具有一定的歷史價值，要想實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，就必須建立歸檔立卷制度，細(xì)致劃分檔案年限，按照不同類型以及內(nèi)容進(jìn)行整理和保存。在嚴(yán)格的制度下，事業(yè)單位檔案管理者在工作中也會有據(jù)可依。然而目前大多數(shù)事業(yè)單位都沒有結(jié)合實(shí)際制定歸檔立卷制度，相關(guān)內(nèi)容和規(guī)范不科學(xué)，在貫徹過程中不徹底，導(dǎo)致檔案歸檔較為混亂，無法凸顯其作用和優(yōu)勢。

1.3 檔案管理制度不健全

據(jù)調(diào)查，目前我國大多數(shù)事業(yè)單位都制定了檔案管理制度，可是能夠確保其規(guī)范性的卻較少，同時制度沒有與實(shí)際結(jié)合起來，缺乏可操作性，內(nèi)容也不夠健全。具體而言，檔案管理制度不健全，內(nèi)部細(xì)則不完善，沒有建立自上而下全方位的管理方法，導(dǎo)致部門之間無法緊密配合，直接影響了檔案管理工作的效力。

1.4 檔案利用手續(xù)繁瑣

不可否認(rèn)，檔案是事業(yè)單位最重要的資料和信息，其中很多內(nèi)容都是機(jī)密，不對外公布。為了保證檔案資料不出現(xiàn)丟失和破損的現(xiàn)象，制定檔案借閱制度完全必要。但是對于一些基本資料信息以及可以空開的內(nèi)容，一旦利用手續(xù)較為繁雜，就會降低工作效率。一些單位在檔案利用之前需要出具證明，然后找領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字和蓋章，再到檔案室找負(fù)責(zé)人簽字，接著申請借閱，并簽訂送回時間。這一系列繁瑣的手續(xù)，無形中給檔案利用造成了巨大困難，加大了管理的難度。

1.5 檔案信息化管理程度較低

隨著信息技術(shù)的全面普及和推廣，在事業(yè)單位檔案管理中利用信息技術(shù)，落實(shí)現(xiàn)代化管理方式已經(jīng)成為了大勢所趨。它能夠提高檔案管理的技術(shù)水平，走出傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端，防止紙質(zhì)檔案來回翻閱引發(fā)的破損現(xiàn)象，并加快檔案查詢的速度。可是由于很多檔案管理人員思想較為滯后，對信息化技術(shù)掌握不好，導(dǎo)致檔案管理無法凸顯設(shè)備優(yōu)勢，信息化管理水平較低，無法建立技術(shù)新平臺。

2 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理具體措施

2.1 完善檔案工作機(jī)制

完善的檔案工作機(jī)制，是理順檔案管理方式，推動檔案有序管理的重要前提，也是工作更有效開展的基礎(chǔ)。對此，事業(yè)單位要結(jié)合自身情況，明確檔案工作的具體方式，協(xié)調(diào)好部門和人員之間的職責(zé)，確立崗位責(zé)任制。同時，還要加大檔案管理力度，保證工作機(jī)制能夠規(guī)范執(zhí)行，防止工作漏洞，讓管理朝著規(guī)范化的方向推進(jìn)。

2.2 重視檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

從某種意義上而言，事業(yè)單位檔案管理工作能夠有效開展，管理的水平高低都與管理人員有著十分密切的關(guān)系。尤其是在信息化管理的推動下，對于人們的技術(shù)、能力和綜合素養(yǎng)都提出了更為嚴(yán)格的要求。對此，事業(yè)單位要落實(shí)好人員建設(shè)工作，打造高素質(zhì)的后備力量，積極開展培訓(xùn)與教學(xué)工作，幫助他們掌握現(xiàn)代化技術(shù)。在此基礎(chǔ)上，還要堅(jiān)持引進(jìn)來與走出去并存的戰(zhàn)略，為優(yōu)秀的檔案館管理者提供進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會，健全他們的法治觀念，不斷提高檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性，建立高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，增強(qiáng)隊(duì)伍凝聚力。

2.3 認(rèn)真貫徹部門歸檔立卷制度

除了要完善檔案工作機(jī)制，事業(yè)單位檔案管理還要認(rèn)真貫徹部門歸檔立卷制度，明確立卷工作是檔案有序管理的前提，清晰劃分檔案的歸類方式，從內(nèi)容和時間兩方面入手進(jìn)行歸檔。單位還可以設(shè)立監(jiān)督部門，對檔案管理立卷制度執(zhí)行情況進(jìn)行定期的檢查，從而落實(shí)好嚴(yán)格管理。

2.4 出臺相關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)

作為一項(xiàng)復(fù)雜的管理工作，在檔案有效管理過程中必須出臺工作標(biāo)準(zhǔn)。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位都要依據(jù)檔案法的有關(guān)規(guī)定結(jié)合本單位實(shí)際，健全、完善各項(xiàng)行之有效的檔案管理制度和工作職責(zé)。包括檔案歸檔立卷制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案鑒定銷毀制度。此外，每個崗位都要建立崗位職責(zé)，使不同崗位的檔案管理人員明確自己的職責(zé)，工作有的放矢。檔案管理工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度、崗位職責(zé)都要上墻，相關(guān)制度一旦確立，必須遵照執(zhí)行，真正形成一套制度健全、職責(zé)明確，程序嚴(yán)謹(jǐn)，落實(shí)有力，運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的工作機(jī)制，為檔案工作各項(xiàng)任務(wù)的圓滿完成提供堅(jiān)實(shí)的保證。

2.5 加快檔案信息化的管理進(jìn)程

第一，借助計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢，建立相應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，將檔案按照不同的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行分類管理。與此同時，還應(yīng)當(dāng)要建立信息共享和交流的平臺，實(shí)現(xiàn)“線上+線下”共同管理的方式，提高檔案信息資源的利用效率和檔案管理的整體效率。第二，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要重新調(diào)整資金配置，在檔案管理方面加大資金的投入力度，配置性能良好、數(shù)量足夠的計算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)備，并劃分一定的款項(xiàng)來對檔案管理工作人員計算機(jī)操作能力進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠全面掌握先進(jìn)的計算機(jī)檔案管理技能。

2.6 加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新服務(wù)

創(chuàng)新是發(fā)展的源泉和動力，當(dāng)前我國事業(yè)單位之間的競爭異常激烈，檔案管理作為管理工作中非常關(guān)鍵的一環(huán)，必須不斷推進(jìn)創(chuàng)新，積極落實(shí)科學(xué)的管理方式，以服務(wù)帶動發(fā)展。對此，事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際，對檔案管理加以深入了解，開辟數(shù)字化檔案、信息個人檢索等工作方式，為創(chuàng)新服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

綜上，事業(yè)單位檔案管理工作要有序落實(shí)，不斷提高工作質(zhì)量，就必須明確目前在管理工作中存在的問題，結(jié)合實(shí)際提出行之有效的解決對策。

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