賈笳

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的數(shù)量和規(guī)模也不斷擴(kuò)大，事業(yè)單位的管理工作受到越來越多部門的重視。在管理事業(yè)單位的過程中，有很重要的一項管理環(huán)節(jié)是檔案管理，這關(guān)系著企業(yè)能否系統(tǒng)地掌握工作人員和部門發(fā)展的相關(guān)信息，這對于事業(yè)單位的發(fā)展具有很重要的作用。但是目前事業(yè)單位中的管理工作還存在很多缺點(diǎn)，由于受到周圍環(huán)境和單位實(shí)際情況的影響，檔案管理的質(zhì)量和效率還有待提高。事業(yè)單位要積極探索有效的改進(jìn)措施，解決當(dāng)前檔案管理中存在的問題，充分利用好檔案中的信息，從而借以完善單位的決策，促進(jìn)事業(yè)單位更加穩(wěn)定地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；管理問題；規(guī)范化

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，其在人民生活和工作中越來越普及。目前很多事業(yè)單位都開始在檔案管理工作中融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，推動檔案管理方式由傳統(tǒng)化走向信息化，使檔案管理工作效率得到了有效地提高。但是在應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案時，當(dāng)前的很多事業(yè)單位還存在著一些問題，包括對檔案管理的觀念意識、管理檔案的方式以及管理人員的綜合素質(zhì)，都需要進(jìn)一步探究改進(jìn)。要深入分析當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，并找出有效的應(yīng)對措施

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理人員缺乏專業(yè)知識

在進(jìn)行檔案管理工作時，很多事業(yè)單位的相關(guān)管理人員沒有完善的專業(yè)知識，檔案管理的工作效率和質(zhì)量就很低。雖然相比于其他的工作來說，檔案管理工作不是很復(fù)雜，沒有較高的技術(shù)要求，但還是需要工作人員一定的專業(yè)知識和管理辦法。要想做好檔案的管理工作，不僅要提升工作人員的專業(yè)技能，還要培養(yǎng)工作人員的責(zé)任意識和職業(yè)道德感，提升工作人員對于檔案管理工作的重視程度。目前在很多事業(yè)單位的檔案管理工作中，工作人員沒有足夠的專業(yè)能力，綜合素質(zhì)較低，不能很好的與時俱進(jìn)。隨著時代的變遷和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也要不斷改革，將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)融入其中，使工作更加方便快捷，減少工作人員的工作量。但由于很多事業(yè)單位的檔案管理人員沒有這種信息化意識，就無法很好地適應(yīng)當(dāng)下對于檔案管理的新要求，比如收集整理檔案材料的速度、裝訂歸檔的業(yè)務(wù)流程模式創(chuàng)新等。如果檔案管理人員沒有較高的責(zé)任意識，就很難做到主動思考創(chuàng)新檔案管理工作的新模式和方法，甚至?xí)回?fù)責(zé)任地敷衍了事，導(dǎo)致整個管理工作的效果很差。

1.2 檔案管理硬件條件差

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理工作的信息化趨勢越來越明顯?，F(xiàn)在有一部分企業(yè)還沒有意識到信息化的重要性，還在使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，這就導(dǎo)致整個企業(yè)的管理系統(tǒng)效率低下，準(zhǔn)確性也有待提高。而另外很大一部分企業(yè)已經(jīng)意識到了信息化檔案管理方式的重要程度，在進(jìn)行檔案管理時已經(jīng)開始使用信息技術(shù)進(jìn)行管理工作和數(shù)據(jù)分析，但由于沒有較成熟的技術(shù)和完善的設(shè)備支撐，很多事業(yè)單位的信息化程度還僅限于利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行簡單記錄，沒有使用先進(jìn)技術(shù)深入分析這些數(shù)據(jù)，不能更有效地利用檔案資料中的信息，這很不利于檔案管理的優(yōu)化改進(jìn)和事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理存在問題的對策分析

2.1 加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

在進(jìn)行檔案管理工作時，檔案管理人員的綜合素質(zhì)是影響管理工作效率和質(zhì)量的很重要的因素。準(zhǔn)確來說，管理人員的綜合素質(zhì)主要包括工作人員的信息化意識、專業(yè)技能、專業(yè)水平、責(zé)任意識等。專業(yè)知識和技能能夠支撐工作人員更有效地完成檔案管理工作，減少錯誤的發(fā)生，確保工作的準(zhǔn)確性和有效性。信息化意識能夠加強(qiáng)管理人員對新時代下互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的重視和應(yīng)用，從而積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識，靈活地運(yùn)用到實(shí)際工作中。責(zé)任意識能夠強(qiáng)化工作人員對于檔案管理工作的重視程度，使其意識到自己工作的重要性，從而更加認(rèn)真負(fù)責(zé)地進(jìn)行管理。綜上，檔案管理人員的綜合素質(zhì)嚴(yán)重影響著管理工作的效率和質(zhì)量，事業(yè)單位要想加強(qiáng)檔案管理工作，就要重視對于管理人員的綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)和提升，具體可以通過以下幾點(diǎn)出發(fā)：一是和檔案管理人員建立更加密切的溝通聯(lián)系，通過事業(yè)單位和檔案管理人員的共同努力和相互配合，做好新時代背景下的檔案管理工作。二是可以組織一些相關(guān)理論知識的培訓(xùn)大會，邀請一些檔案管理方面的專家進(jìn)行講解，結(jié)合當(dāng)下的科學(xué)技術(shù)提出創(chuàng)新模式和優(yōu)化方法，向檔案管理人員傳授有效的理論觀點(diǎn)，提升內(nèi)部人員的綜合素質(zhì)。三是可以開展一些思想教育活動，包括一些相關(guān)主題的講座和分享交流會，培養(yǎng)管理人員的正確工作意識，更加認(rèn)真負(fù)責(zé)地對待自己的職務(wù)。另外，還要提高管理人員的自學(xué)能力和意識，對于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)要積極學(xué)習(xí)和研究，掌握更多的信息化技術(shù)。知識的學(xué)習(xí)應(yīng)該包括計算機(jī)基礎(chǔ)操作、統(tǒng)計學(xué)、心理學(xué)等，在更寬的領(lǐng)域?qū)W習(xí)，掌握更全面的內(nèi)容，這有助于檔案管理工作的開展。

2.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)和硬件建設(shè)

目前很多事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏一定的效率和速度，主要是因為利用傳統(tǒng)的檔案管理方法需要消耗大量的人力物力，管理的效率很低。隨著時代的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，很多事業(yè)單位都開始采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)管理。通過利用計算機(jī)技術(shù)，檔案管理工作的整體效率就會大幅提升。除此之外，工作人員還要完善建立檔案管理信息系統(tǒng)，更加規(guī)范系統(tǒng)地對檔案進(jìn)行信息錄入和歸檔分類等，這時也需要結(jié)合自身事業(yè)單位的實(shí)際情況建立一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，從而統(tǒng)一整個系統(tǒng)的操作流程。通過信息化系統(tǒng)管理，可以顯著提升整個檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，事業(yè)單位要重視對檔案管理的信息化進(jìn)程，在設(shè)備投入方面要加大資金支持力度，安排專業(yè)人員采購足夠數(shù)量、性能良好的計算機(jī)設(shè)備，為信息化管理提供技術(shù)保障。對于這些先進(jìn)的機(jī)械設(shè)備，在使用時要注重使用的行為規(guī)范，這就要求組織管理人員參加一些技術(shù)培訓(xùn)，更加了解其中的操作步驟，提升工作人員的技術(shù)水平。另外，還要安排一些工作人員定期對這些設(shè)備進(jìn)行維修保養(yǎng)，保證設(shè)備能夠正常運(yùn)行。管理人員要掌握一定的計算機(jī)檔案管理技能，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，推進(jìn)事業(yè)單位的信息化進(jìn)程。

2.3 重視事業(yè)單位檔案管理工作

除了工作人員的綜合素質(zhì)和計算機(jī)檔案管理設(shè)備的支持，事業(yè)單位對于檔案管理工作的重視程度也嚴(yán)重影響著檔案管理工作的開展。首先是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，要做好表率作用，提高對于檔案管理工作的重視程度，建立完善的管理系統(tǒng)和監(jiān)督機(jī)制，對于出現(xiàn)的問題要認(rèn)真對待和處理。當(dāng)檔案管理工作出現(xiàn)質(zhì)量問題和效率問題時，領(lǐng)導(dǎo)要及時提出這些問題現(xiàn)象，并提出有效的改進(jìn)措施，從而帶領(lǐng)整個事業(yè)單位做好檔案管理的工作。然后是要想辦法培養(yǎng)管理人員的重視程度和信息化意識，這需要事業(yè)單位根據(jù)自身的實(shí)際情況制定一套有效的考核模式，同時加大對這些工作的監(jiān)督力度，從而保證每位工作人員能夠積極地投入到管理工作的模式改革和創(chuàng)新中去。當(dāng)工作人員意識到檔案管理的重要性時，也就會更加規(guī)范科學(xué)地展開工作，提高工作效率和管理的質(zhì)量。

3 結(jié)束語

在事業(yè)單位的發(fā)展道路上，檔案管理工作時很重要的一部分。隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位中的檔案管理工作也要進(jìn)行一定的改革和優(yōu)化。目前很多事業(yè)單位在檔案管理中還存在著一些問題，這需要事業(yè)單位加大對管理人員的監(jiān)管和考核，組織工作人員參加一些關(guān)于信息技術(shù)的講座，培養(yǎng)其信息化意識和責(zé)任意識，從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位更加穩(wěn)定地發(fā)展。

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