李華 石寧

1 檔案的重要性

檔案已經(jīng)成為記錄我們個(gè)人成長(zhǎng)信息、經(jīng)歷的見證，個(gè)人檔案記載大多是從我們初中入團(tuán)時(shí)開始，見證我們第一次進(jìn)步，接下來便是高中，大學(xué)的入學(xué)、在學(xué)、畢業(yè)的相關(guān)信息，當(dāng)然表現(xiàn)好了，會(huì)取得優(yōu)秀三好學(xué)生、優(yōu)秀畢業(yè)生、獲得獎(jiǎng)學(xué)金等，最后就是我們踏入工作崗位，學(xué)歷再深造、職稱晉升、年度考核、升職任命晉升、工齡加薪等都在檔案中擁有詳細(xì)的記載。所以檔案是記載個(gè)人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)的重要材料，起著依據(jù)參考的作用，是組織了解、選拔個(gè)人的重要依據(jù)。

2 紙質(zhì)檔案存在的缺點(diǎn)和不足

現(xiàn)階段我們的檔案都是以紙質(zhì)版的形式存在，單位每年都會(huì)將我們?nèi)〉玫南嚓P(guān)業(yè)績(jī)以散材料的形式送到我們檔案室，然后被整檔人員以散材料的形式插在散材料袋里，以待后期整理裝訂。

1）但是有些單位的整檔人員責(zé)任心不強(qiáng)，思想上不重視。散材料需要早早的及時(shí)的歸檔，可是因?yàn)閭€(gè)人原因，可能將材料隨意放置在某個(gè)地方，造成歸檔不及時(shí)，時(shí)間稍久，更有甚者，造成材料丟失。

2）紙質(zhì)檔案在裝訂成冊(cè)時(shí)需要根據(jù)檔案盒大小，結(jié)合檔案裝訂要求，以前的老檔案需要兩面齊，即左邊齊和下邊齊；近兩年的新分配畢業(yè)生檔案則需要做到上、下、左、右四面整齊，所以在裝訂的時(shí)候，就需要對(duì)材料進(jìn)行裁剪、粘貼、折疊、打孔，且不說工作量非常大，更可能在檔案加工過程中，因?yàn)椴眠?、打孔破壞檔案的完整性，尤其是新參加檔案整理的工作人員，由于缺乏整理檔案的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)紙邊距沒有很好的估測(cè)，經(jīng)常一刀下去，檔案紙上有字的部分就會(huì)就裁掉，若當(dāng)時(shí)發(fā)現(xiàn)了還可以馬上補(bǔ)救，可以借助小紙條和膠棒進(jìn)行修補(bǔ)，如果只有一側(cè)有字，操作起來相對(duì)簡(jiǎn)單，可以將紙條粘在反面無字的地方，可是如果雙面都有字，修補(bǔ)起來就非常麻煩了，粘貼完畢還需要按照檔案原有內(nèi)容進(jìn)行描摹，可能這樣一頁(yè)內(nèi)容需要一上午甚至更久的時(shí)間去修補(bǔ)，非常耗費(fèi)時(shí)力，可是如果內(nèi)容被裁掉了，當(dāng)時(shí)沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)，等后期再檢查整理時(shí)，就無從查補(bǔ)了。

3）因?yàn)楝F(xiàn)在都是紙質(zhì)檔案，所以平時(shí)整理上架的時(shí)候，檔案管理員都是根據(jù)個(gè)人姓名的音序，按照26個(gè)字母的排序排列起來，便于我們插放散材料；同時(shí)在檔案管理員整理檔案時(shí)，也是按照材料填寫時(shí)的時(shí)間順序分類裝訂，那么這時(shí)就面臨這樣幾個(gè)問題：一是單位每年都會(huì)招錄新人并且每年都會(huì)有人員編制發(fā)生變動(dòng)，整檔人員就需要再次按照他的姓名音序?qū)挝粰n案進(jìn)行排序，進(jìn)行橫標(biāo)簽、豎標(biāo)簽的調(diào)換；二是因?yàn)檎麢n人員在整理檔案的時(shí)候都是按照時(shí)間順序進(jìn)行裝訂的，但是如果有單位有后補(bǔ)的散材料那么便打亂了我們?cè)械臋n案序號(hào)，所以我們就需要對(duì)檔案材料進(jìn)行重新排序；三是因?yàn)椴迦肓松⒉牧?，所以檔案的目錄也需要及時(shí)的補(bǔ)充填寫并進(jìn)行打印，這樣一來可能因?yàn)檫@本檔案只加入了幾頁(yè)散材料便需要整檔人員重新打印目錄，造成了紙張的浪費(fèi)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

4）檔案管理工作人員整理檔案時(shí)有專門的工作辦公室，辦公室內(nèi)裝有監(jiān)控，可以保證檔案整理過程中的安全，需要借閱檔案時(shí)必須有專人陪同，填寫相關(guān)記錄。但是有的單位同樣存在思想上的不重視，當(dāng)需要借閱查閱檔案時(shí)，沒有檔案管理人員陪同，也沒有填寫正規(guī)的借閱檔案記錄，無從保證是否有檔案材料丟失或者被隨意插入其他不應(yīng)存檔材料現(xiàn)象的發(fā)生。

5）最嚴(yán)重的一點(diǎn)是紙質(zhì)材料容易插錯(cuò)檔案。在檔案整理過程中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)張三李四的檔案材料裝錯(cuò)的現(xiàn)象。究其原因，一種可能是因?yàn)榧堎|(zhì)有時(shí)粘在一起，因工作人員粗心大意插入的時(shí)候兩張一起裝進(jìn)了一個(gè)人的檔案，另一種可能就是因?yàn)橹孛?，沒有仔細(xì)查看兩人的出生年月造成混裝檔案，而這種是檢查整理時(shí)很難發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤。

6）紙質(zhì)檔案不易儲(chǔ)存，檔案保存要求建立專門的庫(kù)房，而且要求標(biāo)準(zhǔn)極高，庫(kù)房要求防盜，要求防潮、防高溫，還要防蟲、防塵，防光。但有的單位因?yàn)闃菍酉拗苹蛘邨l件因素達(dá)不到檔案保管條件，出現(xiàn)陽光暴曬，使檔案紙質(zhì)變脆，一碰就碎或者字跡被曬掉顏色，以致字跡模糊不清；有的地方空氣潮濕，使紙質(zhì)檔案受潮發(fā)霉；更有的單位檔案長(zhǎng)時(shí)間不整理，堆積在一起，發(fā)生蟲蛀等現(xiàn)象，使檔案沒有很好的得到保護(hù)。

3 意見及建議

在信息網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的今天，我們應(yīng)該更好地利用電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為我們服務(wù)。所以在檔案整理過程中，我們可以嘗試建立一種新型檔案信息形態(tài)，把各種檔案信息利用電子系統(tǒng)進(jìn)行管理，科學(xué)有效的為我們服務(wù)。

電子檔案可以減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，變?nèi)斯ふ頌橄到y(tǒng)整理，電子掃描可以更好的提高歸檔質(zhì)量，可以將檔案工作人員從枯燥乏味的工作中解脫出來。

電子檔案還可以很好的保持檔案的原生態(tài)，更有利于檔案的保密性，不會(huì)被損壞及篡改。而且可以省時(shí)省力，大大的節(jié)省空間。

隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，改善檔案管理制度已經(jīng)是大勢(shì)所趨。只有提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，使檔案信息化管理，檔案的作用才能得以充分發(fā)揮。