盧玉媚 梁艷

摘 要：醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案已成為醫(yī)院管理的一項重要工作，它是醫(yī)院人才結構的重要體現(xiàn)，更是人才培養(yǎng)方向的指引，對醫(yī)院發(fā)展起著舉足輕重的作用。而醫(yī)院有時對專業(yè)技術人員檔案管理缺乏充分的認識和足夠的重視，本文旨在探討本院專業(yè)技術人員檔案管理并分析其相關問題。

關鍵詞：醫(yī)院；專業(yè)技術人員；檔案管理

正所謂“十年樹木，百年樹人”，“栽下梧桐樹，方能引來金鳳凰”?？梢娙瞬排囵B(yǎng)工作任重而道遠，無論企事業(yè)單位還是國家政府機構，人才的培養(yǎng)是重中之重的任務，衛(wèi)生醫(yī)療單位也不例外。醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案則是醫(yī)院人才結構的重要體現(xiàn)，更是人才培養(yǎng)方向的指引，對醫(yī)院發(fā)展起著舉足輕重的作用。因此，明確認識醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案管理的現(xiàn)狀和問題，切實改進醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案管理，對醫(yī)院人才的合理開發(fā)和利用將起到十分重要的作用。

1 建立醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案的意義及其重要性

在實際工作中，醫(yī)院需要培養(yǎng)高層次的醫(yī)、藥、護等方面的專業(yè)技術人才，醫(yī)院專業(yè)技術檔案則準確、全面、多方位提供各類衛(wèi)生專業(yè)技術人員信息，更好地提高教學醫(yī)院的科教能力以及臨床業(yè)務水平，建立專業(yè)技術人員檔案，還可以促進醫(yī)院各類學科建設。[1]

另一方面，醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案里面存檔著專業(yè)技術人員在崗時期的個人經歷、思想品德、獎懲等方面的原始記錄，是專業(yè)技術人員工作表現(xiàn)和個人品德的真實反映。也是他們在長期的醫(yī)療實踐和科研活動中積累而成的個人財富，是他們經過創(chuàng)造勞動所取得的，有醫(yī)學科學價值和經濟、社會效益的科學技術研究結果。這些資料微觀上記載了醫(yī)院專業(yè)技術人員業(yè)務發(fā)展的過程和的能勤績，宏觀上反映著醫(yī)院的整體醫(yī)療水平和科研能力，也可以說是醫(yī)院重要的財富。[2]

2 本院針對專業(yè)技術人員檔案的管理方法

2.1 醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案的組成內容

醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案涵括了專業(yè)技術人員的學歷學位、個人信息、專業(yè)技術資格、各類獎懲情況、科研成果、專業(yè)技術培訓、進修、繼續(xù)教育情況等。

2.2 醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案的分類

本院針對不同專業(yè)的專業(yè)技術人員進行檔案分類，分為六大類：醫(yī)生、護理、醫(yī)技、藥劑、其他專業(yè)技術人員（包括審計專業(yè)、檔案專業(yè)、病案專業(yè)、計算機專業(yè)、工程專業(yè)等）、離退人員。

2.3 醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案的收集

專業(yè)技術人員取得了專業(yè)技術資格和專業(yè)技術職稱起就要為其立檔：

1）建檔首先收集個人的學歷證書、身份證、醫(yī)師/護士執(zhí)業(yè)證、專業(yè)技術人員資格證等復印件。

2）專業(yè)技術人員工作期間收集其公開發(fā)表的論文、科普文章、綜述、專著、科研申報書和成果證書、獲獎證書；被派出學習的學習證明、進修證書/成績單、進修鑒定表，進修或者出國學習或業(yè)務交流的小結。

3）每年收集專業(yè)技術人員的廣東省事業(yè)單位工作人員年度考核登記表、專業(yè)技術人員年度考核登記表、完成繼續(xù)教育證明。

4）晉升職稱的專業(yè)技術人員需要歸檔其晉升申報資料，其中醫(yī)生、護理、醫(yī)技、藥劑晉升還需要歸檔其在華醫(yī)網(wǎng)學習的學分證明。

2.4 醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案的建立

1）歸檔時間為每項活動結束后，隨時歸檔，要求歸時必須保證證書、材料的完整，按專業(yè)類別和文件材料自然形成的先后順序立卷、歸入各自的檔案袋中。

2）對專業(yè)技術人員檔案進行編號排序工作，首先按照醫(yī)生、護理、藥劑、醫(yī)技、其他專業(yè)技術人員、離退人員分類，依次給各類別編號：I1、I2、I3、I4、I5、I6；再按入職先后以阿拉伯數(shù)字排序（如I1-1），若有在職專業(yè)技術人員退離，則抽取出來放入退離人員類別中，原來的編號則由來年入職人員替代。

3）給各檔案袋制作封面，并編制目錄，方便查找。封面注明檔案編號，專業(yè)技術人員的學歷、職稱、專業(yè)、及其取得的時間，卷內文件目錄，署立卷人和立卷時間。

3 醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案管理的現(xiàn)狀及問題

3.1 檔案管理工作重視不夠

醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案的應用不能普及化，數(shù)據(jù)也得不到合理利用，主要原因是專業(yè)技術人員檔案管理工作得不到領導的足夠重視，覺得有人事檔案存在，專業(yè)技術人員檔案可有可無。檔案管理員也是身兼數(shù)職，沒有足夠的時間去整理專業(yè)技術人員檔案，使之缺乏正規(guī)的整理和妥當?shù)谋４?。醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案也就起不到原有的作用，也就大大影響了醫(yī)院的發(fā)展。

3.2 檔案資料內容不規(guī)范

《三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則》中明確了醫(yī)院的專業(yè)技術人員檔案的具體內容，主要體現(xiàn)他們資質的認定、聘用、考核、評價管理體系，也就是說，需要收集前文提及的所有資料，但種種原因，如沒有專門人員負責收集管理，沒有統(tǒng)一規(guī)范等，導致了檔案資料內容的收集難度增大，資料內容不規(guī)范，檔案不完善，人才數(shù)據(jù)得不到統(tǒng)計。

3.3 檔案管理缺乏信息化，使檔案數(shù)據(jù)得不到合理利用

近年來，醫(yī)院不斷更新臨床上的電腦系統(tǒng)，當然，臨床一線工作理應值得重視，但也不能忽略對醫(yī)院其它有價值資源的開發(fā)利用。醫(yī)院對專業(yè)技術人員檔案資料還是缺乏了信息化的管理，檔案得不到信息化、規(guī)范化的管理，其數(shù)據(jù)也就得不到合理利用，不能為醫(yī)院創(chuàng)造有用的價值。

4 針對現(xiàn)狀問題的對策

1）取得醫(yī)院領導的重視，制定健全的管理制度，完善管理體系，并加以落實。把對檔案從收集、整理到歸檔的一系列工作制定一套完善的工作流程，同時完善保存制度、庫房管理制度、檔案的使用制度和統(tǒng)計制度。在醫(yī)院文件中落實管理制度，使得檔案管理有制度可依，體現(xiàn)醫(yī)院對專業(yè)技術人員檔案的重視程度，引起醫(yī)院各部門的專業(yè)技術人員對自己檔案的重視，配合完成檔案管理工作。

2）提高檔案管理員的素質。醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案應由指定的檔案管理員負責，并要求檔案管理員接受正規(guī)的培訓和每年接受專業(yè)相關的繼續(xù)教育，提高其對檔案管理意識，加強檔案管理的專業(yè)能力和責任心，確保檔案管理工作能規(guī)范、統(tǒng)一、高效地進行下去。

3）實現(xiàn)檔案管理電子化、信息化。首先是系統(tǒng)架構，在醫(yī)院內100M以上速率的局域網(wǎng)中應用適宜的網(wǎng)絡架構，并采用TCP/IP協(xié)議進行網(wǎng)絡傳輸工作[3]，對檔案的管理進行信息系統(tǒng)建設。

其次是系統(tǒng)管理內容，根據(jù)醫(yī)院工作的需要，立足于醫(yī)院的未來發(fā)展，在制定信息管理內容時需要根據(jù)各級醫(yī)生的考核標準和培養(yǎng)計劃，確定電子檔案的具體條目，實現(xiàn)對科教、人事和醫(yī)務部門的合并管理，建立具有統(tǒng)一性和通用性的管理標準。[3]

檔案管理員要對信息化管理的硬件和軟件進行定期維護，確保其隨時可用，并且及時備份數(shù)據(jù)，以防意外導致數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)丟失。

5 結語

醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案跟人事檔案大不相同，它是醫(yī)院專門為專業(yè)技術人員設置的檔案，是資質認定、科研、聘用、考核等信息集中存放的載體，具有針對性強、統(tǒng)計方便、富有研究價值等優(yōu)點，也是醫(yī)院運行與發(fā)展的重要基礎。實現(xiàn)對專業(yè)技術人員檔案的高質量管理，利用好專業(yè)技術人員檔案的信息資源，充分發(fā)揮其作用，不斷擴大其應用領域，使醫(yī)院制定合理的人才培養(yǎng)計劃，醫(yī)院也能長遠持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]姚媛.如何加強我院專業(yè)技術檔案管理的探討[J].理論研究，2016（04）：109.

[2]李艷.醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術科技檔案管理[J].中國社區(qū)醫(yī)師：醫(yī)學專業(yè)，2007，9（11）：156.

[3]張杰.醫(yī)院個人專業(yè)技術檔案的管理及利用探究[J].中國衛(wèi)生產業(yè)，2018（07）：87.