肖怡紅

摘 要：為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，事業(yè)單位需要不斷優(yōu)化檔案管理方式與方法。也正因?yàn)槿绱?，事業(yè)單位在轉(zhuǎn)型期間，需要考慮和應(yīng)對(duì)如何強(qiáng)化事業(yè)單位的檔案管理工作，如何加大事業(yè)單位檔案管理的信息化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展等。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

1 檔案管理工作的重要性

1）共享檔案的信息資源。如今，在信息技術(shù)的影響下，大數(shù)據(jù)信息共享平臺(tái)在不斷建設(shè)，在現(xiàn)代化管理中，經(jīng)過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)的應(yīng)用，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作能夠充分融入計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，可以有效提升工作效率。比如說(shuō)，在人力資源部門(mén)中，在獲取學(xué)歷、職稱等信息時(shí)，通過(guò)數(shù)據(jù)平臺(tái)，能夠及時(shí)獲得相應(yīng)的信息。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，利用數(shù)據(jù)平臺(tái)，也可以在第一時(shí)間內(nèi)了解本單位的相關(guān)情況，為各部門(mén)的相互合作打下基礎(chǔ)，有助于資源共享，全面提高了事業(yè)單位的工作效率。

2）為決策者提供可靠信息。通過(guò)檔案管理水平，能夠充分反映出事業(yè)單位的發(fā)展情況，檔案不僅記錄所有人員的相關(guān)信息，還保存了很多重要的資料等。通過(guò)創(chuàng)新檔案管理工作，可以進(jìn)一步提升檔案管理工作的規(guī)范性，在程序上使檔案資料得到了合理應(yīng)用。當(dāng)相關(guān)科室需要查找所需資料時(shí)，在數(shù)據(jù)庫(kù)中可以及時(shí)搜索出所需的資料，有助于決策者作出正確的決策，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的新發(fā)展。

3）提高各部門(mén)的工作效率。在事業(yè)單位中，工作流程有著明確的說(shuō)明，部門(mén)與部門(mén)之間需要相互配合，共同完成相應(yīng)的任務(wù)，通過(guò)大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)的建設(shè)，相關(guān)信息能被及時(shí)共享，在很大程度上促進(jìn)了各部門(mén)的交流，能夠按照既定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。不僅如此，對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，也提供了很多便利。通過(guò)大量的實(shí)踐證明，通過(guò)對(duì)檔案資源的合理開(kāi)發(fā)與高效管理，除了可以節(jié)省大量的資源，還可以提升管理水平，有助于實(shí)現(xiàn)節(jié)能減耗，為社會(huì)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1）單位重視程度低，軟硬件配置落后?！稒n案管理辦法》和《檔案法》的出臺(tái)為事業(yè)單位的檔案管理工作提供了規(guī)范及運(yùn)作標(biāo)準(zhǔn)。但是在實(shí)踐中，部分事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)效益最大化的認(rèn)知下，并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作并沒(méi)有被真正列入到事業(yè)單位的重要議事日程中。年中和年底考核期間檔案管理工作質(zhì)量與考核也缺乏關(guān)聯(lián)性，進(jìn)而使檔案管理工作人員工作積極性不高，管理措施執(zhí)行效果不明顯。

由于資金投入不足及重視力度低，部分單位并沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)或者負(fù)責(zé)人。如辦公條件不足時(shí)存在集辦公室、庫(kù)房和閱覽室于一體的情況，辦公經(jīng)費(fèi)不夠而導(dǎo)致檔案室軟硬件設(shè)施不完善等情況，不能達(dá)到檔案管理中“三分開(kāi)”及“八防”等規(guī)范化要求，由于缺乏檔案現(xiàn)代化管理措施，極易造成單位的檔案管理工作落實(shí)不到位。

2）管理方式方法不完善，檔案管理權(quán)責(zé)難以到位。部分單位盡管建立了檔案管理制度，但是組卷和具體保管等方面缺乏規(guī)范性及具體限定，部分單位甚至存在不按法定程序及檔案鑒定程序管理要求擅自銷(xiāo)毀檔案的行為。此外，隨著信息化技術(shù)在事業(yè)單位中覆蓋范圍的不斷加大，很多事業(yè)單位雖然增加了計(jì)算機(jī)引入的比率，但是信息系統(tǒng)的不健全，并不能保障事業(yè)單位檔案信息化管理的有效執(zhí)行。

譬如有些單位由于人員不穩(wěn)定、流動(dòng)大，僅能從人力資源管理層面著眼分析檔案管理工作的歸檔、整理，收集不及時(shí)、應(yīng)用技術(shù)及程序不規(guī)范等問(wèn)題。此類問(wèn)題的背后，實(shí)際是檔案管理權(quán)責(zé)難以到位，相關(guān)責(zé)任主體缺乏清醒的權(quán)責(zé)認(rèn)知所造成的。

3 如何有效創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理工作

1）從觀念入手，樹(shù)立檔案管理意識(shí)。在信息化的社會(huì)背景下，檔案管理的要求變得愈發(fā)嚴(yán)苛。為從源頭上改善并創(chuàng)新相關(guān)單位的檔案管理工作，單位應(yīng)扭轉(zhuǎn)技術(shù)人員的管理觀念，并為其樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，并為各部門(mén)的檔案管理工作者提供良好的學(xué)習(xí)平臺(tái)與學(xué)習(xí)榜樣。其次，事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳，使各個(gè)層級(jí)的技術(shù)人員對(duì)檔案管理工作引起重視。最后，單位管理階層應(yīng)為檔案管理人員樹(shù)立正確的表率，使其充分意識(shí)到自身的職責(zé)與義務(wù)。

2）從制度入手，優(yōu)化檔案管理制度。為創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理工作，事業(yè)單位可從管理制度與管理結(jié)構(gòu)入手，只有當(dāng)管理制度與管理結(jié)構(gòu)得到調(diào)整之后，事業(yè)單位的檔案管理工作才能處于井井有條的狀態(tài)下。透過(guò)相關(guān)現(xiàn)狀，事業(yè)單位檔案管理工作可從以下幾方面入手加以優(yōu)化：第一，制定一套嚴(yán)密全面的可供參考的檔案管理流程。例如，不可擅自修改各類檔案，在提取檔案時(shí)務(wù)必經(jīng)檔案管理人員、經(jīng)辦人與借閱方三方簽字確認(rèn)后方可提取。第二，完善相關(guān)的激勵(lì)制度，例如，若發(fā)現(xiàn)惡意篡改他人檔案的情況，單位應(yīng)對(duì)當(dāng)事人予以嚴(yán)懲，而對(duì)于檔案管理工作出色的人員則應(yīng)加以獎(jiǎng)勵(lì)。

3）從信息化角度入手，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展。近年來(lái)，隨著我國(guó)信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，信息技術(shù)在檔案管理工作方面具有突出的優(yōu)良性能。對(duì)事業(yè)單位而言，借助信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作可有效滿足當(dāng)下信息化社會(huì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的要求。從實(shí)際效果來(lái)看，檔案信息化管理具有以下兩方面的優(yōu)勢(shì)：其一，信息化的檔案管理可以使得檔案信息的使用壽命無(wú)限延長(zhǎng)。其二，檔案管理信息化可大幅提升工作效率并避免資源浪費(fèi)。因此，檔案信息化管理是事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的一大要?jiǎng)?wù)。首先，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，事業(yè)單位應(yīng)保證檔案信息的時(shí)效性與準(zhǔn)確性，尤其應(yīng)避免信息在傳遞或存儲(chǔ)過(guò)程受到損壞。其次，檔案管理部門(mén)應(yīng)充分利用電腦、打印機(jī)、傳真、掃描儀等信息化工具管理檔案。最后，檔案管理部門(mén)應(yīng)建立服務(wù)于各類利用者的檔案信息電子管理平臺(tái)，從而使利用者可以隨時(shí)隨地獲取檔案信息。

4）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，完善軟硬件配置。增強(qiáng)檔案管理意識(shí)可自上而下運(yùn)作，比如將檔案管理工作要求明確的列出，納入到事業(yè)單位日常培訓(xùn)中，并與年中、年末考核掛鉤，借此提升相關(guān)管理人員和操作人員的重視度及關(guān)注度。在一個(gè)單位的檔案工作中，由于其涉及的部門(mén)較多，加大檔案工作的宣傳力度，全面提升所有相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)對(duì)檔案工作的規(guī)范化管理非常重要。因此建議爭(zhēng)取上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)與事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)配合的方式，借助實(shí)例的講解與演化，提升檔案工作人員的責(zé)任心與積極性，并借此來(lái)提升相關(guān)涉及人員的管理水平以及創(chuàng)新管理的積極主動(dòng)性。

完善軟硬件可從逐步完善檔案管理制度、健全體制方面入手。為了保障各科室、各部門(mén)按照操作規(guī)范做好檔案組卷、整理、編目等工作，建議按照檔案形成規(guī)律，構(gòu)建清晰的、系統(tǒng)的、成套的檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，繼而結(jié)合檔案管理需求，按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)逐步完善軟硬件，比如構(gòu)建符合檔案管理“八防”要求的設(shè)備、檔案庫(kù)房等。隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)于檔案管理在新時(shí)期的應(yīng)用，不同條件、不同領(lǐng)域的專家與學(xué)者給出的要求、標(biāo)準(zhǔn)、建議不同，但是歸根結(jié)底，利用現(xiàn)代信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，最大限度的完成信息與資源處理，使檔案管理更具有便捷性和系統(tǒng)性等，可作為檔案管理在完善軟硬件過(guò)程中的重要切入點(diǎn)。這自然也是檔案管理資料從紙質(zhì)轉(zhuǎn)為數(shù)字化，管理從實(shí)打?qū)嵽D(zhuǎn)為虛擬化的必然結(jié)果。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)今社會(huì)中，各行各業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)都十分激烈，為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，應(yīng)該全面落實(shí)檔案管理工作，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行全面建設(shè)，在整體上，提升事業(yè)單位的管理水平以及檔案利用率。檔案管理人員應(yīng)該創(chuàng)新管理方式，與時(shí)俱進(jìn)，為事業(yè)單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]賈小平.淺談提高事業(yè)單位科技檔案的質(zhì)量[J].華章，2011，2（16）：133-135.

[2]王雨.淺談事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建[J].青春歲月，2011，2（18）：55-57.