周野

摘 要：本文基于人性化管理的角度，分析事業(yè)單位檔案管理工作的主要問題，圍繞著人性化檔案管理工作的主要特色，總結(jié)事業(yè)單位檔案管理人性化改革的基本措施，從而全面提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人性化；檔案管理

新時期事業(yè)單位檔案管理人性化管理應(yīng)當(dāng)檔案管理人員開展檔案管理的現(xiàn)實需要出發(fā)，著力構(gòu)建完善的檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理工作方式方法。

1 事業(yè)單位檔案人性化管理的主要問題

1）人員素質(zhì)不足的問題。當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)理念有待提高，從事檔案管理人員的數(shù)量較少，現(xiàn)有檔案管理人員的工作壓力較大，檔案管理工作的負擔(dān)日益沉重。不少事業(yè)單位檔案管理人員不具備信息化的檔案管理意識和操作能力，傳統(tǒng)的檔案管理方式制約了檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。還要從檔案管理人員現(xiàn)實需要出發(fā)，采用人性化的檔案管理制度。

2）硬件設(shè)施條件不過關(guān)。當(dāng)前事業(yè)單位還缺乏人性化檔案管理環(huán)境。現(xiàn)有的檔案管理制度主要針對檔案運行需要設(shè)置，沒能考慮檔案管理人員的工作壓力，檔案管理制度與檔案管理現(xiàn)實工作不符。現(xiàn)有檔案管理硬件智能化、標(biāo)準(zhǔn)化與信息化水平不過關(guān)，傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備難以有效發(fā)揮檔案管理人員作用。檔案管理人員的工作環(huán)境長期得不到改善，影響檔案管理工作質(zhì)量。

2 事業(yè)單位檔案人性化管理的主要特點

1）處理問題人性化。事業(yè)單位檔案管理人性化應(yīng)當(dāng)做到處理問題人性化，強調(diào)構(gòu)建完善的檔案管理運營體系，在明確具體的檔案管理職責(zé)崗位的基礎(chǔ)上形成有效的資源互動機制。首先，協(xié)調(diào)好檔案管理人員關(guān)系，明確檔案管理的職責(zé)分工，按照人性化的理念合理的分配檔案管理任務(wù)，適當(dāng)?shù)臏p輕一線檔案管理人員的壓力。其次，構(gòu)建良好的檔案資源的傳遞運轉(zhuǎn)機制，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，在有效的人際溝通環(huán)境下促進檔案事業(yè)的和諧運行。第三，抱著理解職工的態(tài)度加強檔案管理工作，建立有效的意見反饋機制，及時了解一線檔案管理的矛盾，著力在相互協(xié)作的機制下促進檔案管理工作的不斷改進，在體諒包容下提高檔案管理工作質(zhì)量。

2）修訂檔案管理理念。當(dāng)前還要加大檔案管理理念的修訂力度，對檔案管理的職責(zé)與獎懲機制盡量做人性化的處理，做到在不違反原則的情況下對檔案管理的具體工作進行人性化處理，充分的考慮一線檔案管理人員的工作情緒與工作壓力。圍繞著盡可能的提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)確定檔案管理工作改進的時間步驟，切忌檔案管理制度一次性的根本變革，圍繞著檔案管理事業(yè)發(fā)展需要進行循序漸進的改進。適當(dāng)?shù)膶n案管理人員進行管理理念、技術(shù)方法、操作標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)，給檔案管理人員培交流、學(xué)習(xí)和研究的空間，促進檔案管理人員的專業(yè)技能持續(xù)發(fā)展，達到促進檔案管理改革的目標(biāo)。

3）倡導(dǎo)全員檔案管理。新時期事業(yè)單位的信息交換量顯著提升，紙制時代只收集基礎(chǔ)信息的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)時代的需要。在大數(shù)據(jù)、云存儲與網(wǎng)絡(luò)化的辦公環(huán)境下樹立全員參與檔案管理的理念，強調(diào)在多種數(shù)據(jù)類型和多渠道信息來源的環(huán)境下建立新型檔案管理機制。首先，應(yīng)當(dāng)充分的信任基層職工，在必要的檔案管理宣傳機制下，構(gòu)建自下而上的檔案管理機制，發(fā)揮所有員工檔案管理的中的作用。其次，構(gòu)建檔案管理的人文環(huán)境，靈活配置檔案管理人員，形成完善的檔案管理工作團隊，以團體性的方式帶動個體檔案管理的積極性。第三，講求檔案管理的彈性時間，消除以往檔案集中時段管理的弊端，構(gòu)建綜合性檔案運行體系。

3 事業(yè)單位檔案人性化管理的改進建議

1）融入人性化管理理念。事業(yè)單位檔案管理工作的重點不僅在于提高管理效率，保證檔案資源的安全性，提高檔案資源的整體質(zhì)量，還要減輕檔案管理工作的壓力負擔(dān)，進一步滿足社會公益事件的檔案使用需要，實現(xiàn)人性化的檔案資源的充分供給。首先，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的以檔案為核心的檔案管理理念，強調(diào)在檔案管理的過程中融入服務(wù)“人”的理念，注重提高檔案管理工作的服務(wù)意識，強調(diào)最大限度的發(fā)揮現(xiàn)有事業(yè)單位檔案資源的使用價值。在檔案管理的過程中應(yīng)當(dāng)要求檔案管理人員圍繞檔案使用的需要不斷挖掘服務(wù)潛能。例如，圍繞事業(yè)單位的重大項目和人們?nèi)罕姷臋n案使用需要進行專門供給。檔案管理應(yīng)當(dāng)與上級檔案部門保持密切的溝通關(guān)系，將專業(yè)性強、技術(shù)含量高、有長久保存價值檔案向上級檔案部門匯總。還要注重以人性化優(yōu)化檔案管理制度，分?jǐn)倷n案管理工作壓力，在層層責(zé)任制的基礎(chǔ)上打下檔案管理基礎(chǔ)，提高檔案工作的科學(xué)性。

2）創(chuàng)新檔案管理的方式。提高事業(yè)單位檔案管理人性化水平，關(guān)鍵在于對檔案管理人員與使用者進行有效的解放，消除以放傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方式帶來的繁瑣、無序、耗時、低質(zhì)與益損弊端。首先，應(yīng)當(dāng)以標(biāo)準(zhǔn)化、簡單化、科學(xué)化的方式設(shè)置完善的檔案管理體系，注重將繁雜的在檔案信息在科學(xué)化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)引導(dǎo)下進行有序分類，進一步為后序檔案資源的使用提供必要的保障。其次，注重在信息化的條件下開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，基于有效的檔案管理系統(tǒng)進行檔案資源的有效匯總和檔案共享。第三，還要開發(fā)優(yōu)化的檔案管理平臺，加強信息化檔案管理設(shè)備的配置工作，運用線上線下互動的模式開展檔案管理，提高檔案的運轉(zhuǎn)效率。第四，還要建立全員參與檔案管理的模式，發(fā)揮基層單位和所有人員的檔案管理配合作用，消除檔案管理的神秘感，更好的促進事業(yè)單位職工投入檔案管理，發(fā)揮檔案的社會公益事業(yè)的服務(wù)使用價值。

3）優(yōu)化檔案管理的環(huán)境。提高檔案管理工作的科學(xué)性，解決檔案管理的現(xiàn)實問題，進一步降低檔案管理工作成本，還要優(yōu)化檔案管理環(huán)境，在符合人的使用需要的環(huán)境下開展檔案工作，基于良好的檔案工作環(huán)境激發(fā)檔案管理人員的工作積極，促進事業(yè)人員與群眾在良好的信息傳遞環(huán)境下更好的應(yīng)用檔案。首先，應(yīng)當(dāng)改造事業(yè)單位的檔案傳遞機制，全面加強以互聯(lián)網(wǎng)硬件設(shè)施為基礎(chǔ)的環(huán)境建設(shè)工作，注重在開發(fā)優(yōu)質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上保證檔案資源的快速、實時、準(zhǔn)確傳遞。其次，還要為檔案資源的長遠保存創(chuàng)造良好的環(huán)境，注重改造和加強檔案管理設(shè)施設(shè)備的投入工作，按照科學(xué)的檔案管理工作計劃，有效制定檔案管理工作的預(yù)算。第三，營造良好的檔案工作氛圍，使員工在愉悅和諧的氛圍下開展檔案管理工作，進一步改善外部環(huán)境，營造人性化的檔案管理工作氛圍，增強人性化檔案管理工作設(shè)施，為檔案管理工作提供良好的人文環(huán)境。

4）完善人性化管理制度。事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展，保證事業(yè)單位檔案管理工作長久穩(wěn)定的高質(zhì)量進行下去，還要建立人性化檔案管理制度，消除檔案管理制度不符合實際操作需要的弊端。首先，消除檔案管理條例中不符合實情的部分，對檔案管理條例進行人性化審視，在尊重與關(guān)心檔案管理人員的基礎(chǔ)上設(shè)置科學(xué)的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，具體的檔案管理績效衡量方法，切實肯定檔案管理人員的工作價值，鼓勵檔案管理人員的工作創(chuàng)新性。其次，還要優(yōu)化檔案資源的使用制度，進一步減少不必要的安全限制因素，真正為檔案使用者提供便捷的服務(wù)，在簡化檔案使用手續(xù)的同時，還要加強檔案應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案使用人同的安全責(zé)任意識。第三，能夠根據(jù)時代發(fā)展變遷不斷的進行檔案管理制度的修訂，注重提高檔案管理人員學(xué)習(xí)主動性，賦予檔案管理人員一定的修改檔案管理制度的權(quán)限，在良好的議事協(xié)商和工作創(chuàng)新性制度下，提高檔案管理人員的主人翁意識，達到高質(zhì)量的實現(xiàn)人性化檔案管理目標(biāo)。

4 結(jié)論

做好事業(yè)單位檔案管理的人性化管理工作，還要從檔案資源的實際應(yīng)用需要出發(fā)，完善檔案管理工作體系，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作方法，鞏固檔案管理工作基礎(chǔ)條件，圍繞著個性化檔案使用需要建立人性化檔案管理工作制度，實現(xiàn)創(chuàng)新性、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理。

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