鄒婭凌

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代背景下，人事檔案信息管理逐漸向智能化與數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，讓這些信息資源得到更好的開發(fā)與利用，促進人事檔案管理工作更加科學(xué)、準(zhǔn)確、高效率進行開展。為此，本文通過分析人事檔案對高校發(fā)展的意義及高校人事檔案管理的現(xiàn)狀，提出了加強我國高校人事檔案管理信息化建設(shè)的策略，以提升我國高校人事檔案的信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案；高校；大數(shù)據(jù)；信息化建設(shè)；策略

人事檔案作為我國人事管理的重要部分，其包含的個人身份信息、家庭背景信息和學(xué)歷信息等對于人事管理和人才資源配置有著重要意義，應(yīng)用于薪資、社保與組織關(guān)系等可作為直接參考信息，具備相當(dāng)?shù)姆勺C明效用。在個體的職業(yè)生涯中，人事檔案是升職、評職稱的重要資料。對于高校來說，做好人事檔案管理工作，才能讓人事管理決策更加科學(xué)準(zhǔn)確，高校的人才隊伍發(fā)展才擁有穩(wěn)固的基礎(chǔ)。

1 高校人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)必要性

1.1 科技發(fā)展的必然趨勢

現(xiàn)階段，信息技術(shù)快速發(fā)展，各行各業(yè)的發(fā)展和管理都不開先進技術(shù)和設(shè)備的支持。目前，信息化管理已經(jīng)滲透到各項社會管理工作中，在人力資源管理方面也逐漸深入，人事檔案作為人力資源管理的一部分，對于人力資源管理效益具有較大影響。隨著科技的進一步發(fā)展，人力資源管理工作理念和方法的不斷轉(zhuǎn)變，高校的人事檔案管理工作也將逐漸走向信息化、數(shù)字化，這是科技發(fā)展的必然結(jié)果。

1.2 提升人事檔案管理效益的要求

高校的人事檔案管理，不僅是為了完善相關(guān)人事的個人信息，幫助學(xué)校做好人力資源管理和配置工作，其中還有很多涉及到國家利益的部分，例如，教師退休社保問題，需要有完善的社保繳費記錄，需要教師的從業(yè)年限計算等，這些都需要結(jié)合教師的個人檔案記載來計算，而為了謀取利益，一些教師會利用職務(wù)之便，進行個人檔案的修改，這就違背了人事檔案管理的初衷，導(dǎo)致不實情況的存在，損害國家利益，因此，加強學(xué)校人事檔案的管理系統(tǒng)建設(shè)，對于確保信息安全和有效具有很大的必要性。

2 我國高校人事檔案管理存在的問題

2.1 缺乏信息化管理意識，管理模式單一

大數(shù)據(jù)時代信息化進程不斷加快，但我國高校人事檔案還未全面普及信息化管理，檔案管理人員缺乏信息化管理意識和先進的管理模式。當(dāng)前許多高校的人事檔案管理依舊為沒有改變傳統(tǒng)的管理方式，沒有跟隨時代的進步運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，導(dǎo)致管理效率遲遲未能提升，在管理的經(jīng)濟性和科學(xué)性上沒有有效改善。管理方法上使用的依然是手動檢索，耗費人力物力和時間，效率極低。部分高校已經(jīng)嘗試了使用檔案管理的信息化建設(shè)，但是沒有配置足夠的硬件設(shè)施，還是難以脫離傳統(tǒng)的管理模式，無法達到信息資源的共享，檢索不具有時效性，檔案依舊以實體為主缺乏數(shù)字化建設(shè)，使得高校人事檔案管理工作不能從根本上得到優(yōu)化管理。

2.2 檔案硬件設(shè)施落后，人員數(shù)量不足

要想加強高校人事檔案管理的信息化建設(shè)，就要投入資金和人力。但是當(dāng)前高校沒有重視檔案管理的信息化建設(shè)，缺乏資金和人員的投入，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后。許多高校使用的管理系統(tǒng)是自身研發(fā)的管理軟件，技術(shù)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，功能不完善，僅僅能夠?qū)崿F(xiàn)信息登記和編輯等簡單功能的信息化，系統(tǒng)存儲量小，提供的服務(wù)范圍狹窄，無法體現(xiàn)人事檔案管理對人才管理的重要意義，難以滿足大數(shù)據(jù)時代對信息管理的高要求。

2.3 缺乏信息安全意識，容易造成信息泄露

當(dāng)前我國部分高校管理人員的信息安全意識淡薄，在使用信息的過程中容易造成信息丟失。采取信息化手段則能提升信息管理的效率，簡化管理流程，為檔案管理創(chuàng)造多方面的便捷，為高校人事變動提供可靠的保障。人事檔案對保密性有很高的要求，如果忽視信息管理的安全性導(dǎo)致信息泄露，可能會發(fā)生嚴(yán)重的信息安全事故甚至違法行為。

3 我國高校人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)新人事檔案管理意識

大數(shù)據(jù)時代下，高校要樹立大數(shù)據(jù)的工作思維，將建立數(shù)據(jù)庫作為管理工作的內(nèi)容之一，積極構(gòu)建有效的人事檔案系統(tǒng)，就必須要重視干部人事檔案材料的收集報送工作；要切實履職盡責(zé)，扎實抓好干部人事檔案工作；管檔單位要進一步強化責(zé)任意識，提升檔案規(guī)范管理水平，確保干部人事檔案工作全面完善。為進一步規(guī)范該項工作，高校要以大數(shù)據(jù)為背景，積極創(chuàng)新學(xué)校的干部檔案審核專項整治工作，建立健全從嚴(yán)管理干部檔案的長效機制，認(rèn)真推行干部檔案數(shù)字化工作，開拓干部人事檔案工作新局面。干部人事檔案數(shù)字化后，根據(jù)辦事人員的不同需求，根據(jù)干部級別確定干部檔案事務(wù)管理中心權(quán)限，提供檔案接收、轉(zhuǎn)出、借閱、查閱、打印材料等多項服務(wù)，大多數(shù)服務(wù)通過數(shù)字化系統(tǒng)操作完成，極大地提升工作效率。此外，數(shù)字化后的檔案標(biāo)注區(qū)某高校特殊水印，有效杜絕檔案“微整形”等情況出現(xiàn)。要注重及時的查漏補缺，補充材料規(guī)范。

3.2 加大經(jīng)費投資，完善信息化管理配置

大數(shù)據(jù)背景下，高校的人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)需要學(xué)校不斷強化統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保經(jīng)費到位。根據(jù)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)需求，著力做好經(jīng)費保障、軟硬件設(shè)備購置等前期準(zhǔn)備工作。積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門申請數(shù)字化檔案建設(shè)資金，為檔案數(shù)字化建設(shè)整體協(xié)調(diào)推進提供有力的物質(zhì)保障。針對設(shè)備陳舊問題，加大投入力度。傳統(tǒng)人事檔案管理存在人事檔案信息查詢比較煩瑣，按條件查詢動輒就需要幾個小時，甚至幾天，效率非常低下。對此，高校要加大建設(shè)投資，配齊配強檔案股軟硬件設(shè)備：硬件方面，配備服務(wù)器、計算機、高清掃描儀、平板掃描儀、打印機等，軟件方面，投入使用人事檔案管理信息系統(tǒng)軟件，構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化。通過使用數(shù)字檔案，減少甚至基本停用紙質(zhì)檔案頻率，節(jié)約工作人員查閱紙質(zhì)檔案的時間，降低存檔人員的等待時間，緩解工作人員與存檔人員之間的矛盾，服務(wù)質(zhì)量明顯提高。

3.3 樹立“大數(shù)據(jù)”思維，提升管理規(guī)范性

“大數(shù)據(jù)”時代，高校要樹立大數(shù)據(jù)思維，重視學(xué)校人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，從嚴(yán)管理人事檔案，堅持以問題為導(dǎo)向，在認(rèn)真總結(jié)分析以往傳統(tǒng)檔案管理中存在弊端的基礎(chǔ)上，大力推進人事檔案信息化建設(shè)，破解人事檔案在硬件建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、局域網(wǎng)站建設(shè)和人才培養(yǎng)等方面的難題，在實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化方面取得較大進展。目前，建立完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。高校人事檔案管理人員要及時錄入存檔人個人基本信息，建立起信息庫，同時對檔案資料不齊全、不規(guī)范的，采取補充收集、原件復(fù)制、完善手續(xù)等方式進行補充和規(guī)范，保證人事檔案真實、準(zhǔn)確、完整和規(guī)范，對所有補充和規(guī)范的材料，注明經(jīng)辦人、辦理時間并加蓋組織人事部門公章，科學(xué)確認(rèn)干部人事檔案，建立干部檔案變更可追溯制度。

4 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代背景下，我國高校人事檔案管理在許多方面有待完善，面臨新時代的高要求和新壓力，要不斷加強高校人事檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)信息資源的高效利用，創(chuàng)新管理模式，加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和技術(shù)培訓(xùn)，全面服務(wù)于檔案管理信息化建設(shè)，從而為高校的人事調(diào)整提供可靠的保障，充分發(fā)揮高校人才培養(yǎng)和優(yōu)勢，促進高校綜合實力的提升，為社會的發(fā)展和科技的進步作出貢獻。

參考文獻

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