廖海燕
【摘 要】筆者結合多年的培訓管理經驗,基于學校當前的信息化管理水平,應用自身的財務知識,就所任職學校的培訓收支管理提出一些優(yōu)化意見,并對未來利用信息化進行培訓收支管理進行了展望。
【關鍵詞】培訓;收支管理;優(yōu)化;信息化
筆者就職的中等職業(yè)學校,系市教育部門主管的公辦中等職業(yè)學校,設13個職能科室,專設職業(yè)技能開發(fā)科負責培訓業(yè)務??剖椰F(xiàn)有工作人員14人,年培訓規(guī)模8000人。由于學校地處云南西南邊疆落后地區(qū),信息化水平相對較低,管理上現(xiàn)代信息系統(tǒng)的應用還不普遍,目前實行的還是計算機輔助下的管理工作。筆者作為科室負責人,結合自身的專業(yè)財務知識,基于學校目前的信息化水平現(xiàn)狀,就如何優(yōu)化學校的培訓收支管理進行了一些探索。
一、學校培訓收支管理中存在的問題及分析
1.對培訓收入的跟蹤機制不健全,存在培訓收入漏收的風險。
未建立培訓收入跟蹤管理機制,培訓開展與否?收入到賬與否?全憑科室領導的責任心進行管理,無人監(jiān)督與復核,一個不小心,很容易造成培訓業(yè)務開展了,成本也發(fā)生了,但最后卻漏收培訓費的風險。
2.對培訓支出的把控機制不到位,費用支出隨意性較大。
未形成有效的培訓支出控制管理。學校培訓管理中,雖然有費用報銷審批手續(xù),但是,沒有培訓成本預算環(huán)節(jié),支出合理不合理,是否有相應的收入進行支撐,審批人員并不掌握,成本預算支出在多少范圍內由哪一級領導審批的程序也不明確,培訓成本支出的隨意性較大。
3.對培訓收入的催收機制不健全,存在長期應收未收款項。
未建立有效的應收款項管理機制。培訓結束后款項回收不及時,款項回收全靠業(yè)務科室,沒有形成有效的監(jiān)督管理機制,存在應收賬款長期掛賬的現(xiàn)象。
4.培訓支出報銷手續(xù)繁瑣,支出報銷不及時。
培訓支出主要為耗材、課時、差旅費等支出,實際工作中存在審核、報銷手續(xù)過于繁瑣的現(xiàn)象。比如:每報銷一筆支出,需要由科室負責人、財務負責人、科室分管領導、辦公室主任、財務分管領導、單位負責人審批,簽字部門多,相距距離遠,全靠人工紙質審核,審批手續(xù)繁瑣。如遇其中某位領導出差,審批工作就得停滯,導致報銷不及時的現(xiàn)象。
二、現(xiàn)有信息化水平下培訓收支管理的優(yōu)化措施
1.建立標準化流程,規(guī)范培訓收支管理。
優(yōu)化培訓業(yè)務流程,建立圍繞培訓承接、教學準備、收入實現(xiàn)、成本支出等全過程的標準化操作流程,在每個環(huán)節(jié)建立相應的監(jiān)督、復核機制,實現(xiàn)培訓收支的有效管理。比如:基于目前的信息化水平,利用電子表格有效管理每一期的培訓收支。科室領導按年度登記“培訓收支結賬清單”,分“培訓時間、類別、專業(yè)、編號、管理員、參加人數(shù)”等記錄每期培訓的基本情況,同時,設計“培訓收入”,“培訓總支出”項目,構建收入與支出相對應的稽核關系,達到有效檢查錯漏的功能。工作中,憑每期培訓管理員提供的、經財務人員簽字認可的“收入到賬表”登記“培訓收入”欄;憑培訓管理員提供的培訓成本預算,費用報銷單總計數(shù),登記“培訓總支出”欄,較好地管控好培訓業(yè)務收支這一重要環(huán)節(jié)??剖翌I導通過此表格,可了解科室全年培訓收支及到賬情況,還可有效避免收入漏收的情形。
2.建立成本把控機制,明確成本預算審批權限。
實行成本的預算控制,在制作培訓方案時,增加成本預算環(huán)節(jié),建立成本預算的審批制度,明確審批權限。當成本支出預算為培訓收入的60%及以下時,由科室領導審批;成本支出預算為培訓收入的95%及以下時,由分管校領導審批;當成本支出預算超過培訓收入的95%時,由學校主要領導審批。培訓管理員按照審批后的成本預算進行培訓支出。預算執(zhí)行過程中,如若遇特殊情況,需要調整培訓預算的,也要有調整說明,并進行相應的審批手續(xù)。實行成本預算管理,能夠做到事前有計劃,執(zhí)行有監(jiān)督,可以有效控制成本支出,最大程度保障學校經濟利益。
3.制作“收入到賬表”,確保收入到賬。
根據科室崗位職責,建立風險管控體系,尤其是培訓收支的管理,應當遵循“業(yè)務經辦與錢款收取相分離”的原則,實行崗位牽制制度。每期培訓完成,管理員應確保培訓收入的順利到賬,及時編制“收入到賬表”,載明培訓期數(shù)、時間、工種、人數(shù)、收費標準、培訓費金額等信息,由經辦財務人員簽字確認后,交由科室負責人,科室負責人按順序記載明“存檔編號”,作為“培訓收支結賬清單”中“培訓收入”欄的登記依據,并與“培訓支出”欄形成稽核關系,達到收入與支出互相復核的目的。
4.加強應收款項管理,及時催收培訓收入。
由于各種原則,培訓過程中會存在一部分應收款項,很容易形成壞賬。學校應加強對應收款項的管理,建立應收賬款登記制度,只要是“培訓收支結賬清單”中未記載“收入到賬表”編號的,均為應收款項,應定期進行催收,催收的責任主體為當期培訓管理員。同時,通過“培訓收支結賬清單”中“培訓支出”欄的記載,也可以對培訓收入進行稽核,杜絕培訓收入漏收的情形。
5.嚴格培訓支出的審核與監(jiān)管。
以經過審核的成本預算為依據,嚴格培訓支出管理。涉及材料物資采購的,應當按照學校采購管理的相關規(guī)定,按流程報經采購人員統(tǒng)一購買。學校應有規(guī)范的采購合同,建立完善的材料驗收登記制度和出入庫制度,保證采購環(huán)節(jié)的真實性、規(guī)范性,保證材料物資的安全、完整。涉及勞務費用的,應當按照學校課時費發(fā)放標準,按核定的課時數(shù)量,對照培訓效果評價情況,及時按月發(fā)放,培訓管理員要確保培訓課時量的真實性。涉及與外單位合作完成的培訓項目,如向外單位租賃場地、設備等,應與合作單位簽訂協(xié)議,明確雙方職權、收入分成、成本分攤等問題,并按規(guī)定憑發(fā)票給予支付。
6.規(guī)范出差審批,管控好差旅費支出。
加強培訓出差費用管理,嚴格控制培訓成本。建立培訓出差的事前審批制度,寫明出差事由、天數(shù),本著力行節(jié)約、確保質量的原則,經審核批準后,按規(guī)定的標準和支出范圍報賬,不得虛構培訓事由,違規(guī)報銷。鑒于學校目前差旅費審批簽字領導過多的現(xiàn)狀,一是要優(yōu)化出差審批流程,減少審批領導;二是要借助現(xiàn)代化網絡手段,實現(xiàn)出差的網絡審批。
三、培訓收支管理的信息化建設展望
基于學校目前的信息化水平,筆者僅就培訓收支的優(yōu)化管理進行一些探討,建立一些標準化流程,也是為培訓工作的下一步信息化管理打一些基礎。今后,隨著培訓業(yè)務的動態(tài)管理及精確化發(fā)展需要,我們必然要開發(fā)使用信息化水平較高,能夠很好地適應學校需要的培訓管理信息系統(tǒng),并與學校的財務、教學、資產管理等信息系統(tǒng)較好地結合,建立一個由培訓管理員、科室負責人、校級領導共享的信息平臺,實現(xiàn)集培訓承擔、過程管理、收入確認、成本開支等為一體的現(xiàn)代化信息管理,以不斷提高培訓收支的管理水平和管理效果。
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