祝捷

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）2-161-02

摘 要 本文對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)與辦公信息化的關(guān)系進(jìn)行了闡述，并從管理以及工作方式上，闡述了信息化對(duì)于企業(yè)的影響，同時(shí)，也分析了企業(yè)在信息化推進(jìn)過(guò)程中所遇到的困難并提出了解決策略。

關(guān)鍵詞 辦公信息化 現(xiàn)代企業(yè) 發(fā)展 影響

伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)走進(jìn)了千家萬(wàn)戶，與人類的生產(chǎn)生活發(fā)生著重要的關(guān)聯(lián)。但隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)在進(jìn)行企業(yè)管理的過(guò)程中，信息化和網(wǎng)絡(luò)化也顯得尤為重要。信息化企業(yè)管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)，因此，從根本上提高員工的整體素質(zhì)，促使員工能夠更加?jì)故斓恼莆招畔⒒W(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將信息技術(shù)與傳統(tǒng)的工作方式相結(jié)合，成為了企業(yè)辦公轉(zhuǎn)型的一個(gè)關(guān)鍵任務(wù)。

一、企業(yè)辦公信息化概要

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理的不斷轉(zhuǎn)型升級(jí)，辦公信息化成為了企業(yè)現(xiàn)代化辦公的一個(gè)重要發(fā)展趨勢(shì)。所謂辦公信息化，實(shí)際上就是將現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與企業(yè)的常規(guī)工作融合在一起，有效的實(shí)現(xiàn)降本增效的效果，從而為企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展提供持續(xù)的動(dòng)力。事實(shí)上對(duì)于企業(yè)而言，實(shí)現(xiàn)辦公信息化，不僅僅可以有效的節(jié)約企業(yè)的成本，更為重要的是，通過(guò)信息化手段可以真正的實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，這樣就可以促使企業(yè)能夠最大程度的將市場(chǎng)需求覆蓋到相關(guān)的職能部門，促使企業(yè)真正的做到，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，以客戶為中心，為企業(yè)獲得更大的經(jīng)濟(jì)利益奠定基礎(chǔ)。從信息化的角度而言，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)信息化升級(jí)，就必須要轉(zhuǎn)變企業(yè)管理者對(duì)于信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)，要促使企業(yè)管理者重視信息技術(shù)，此外，企業(yè)員工對(duì)于信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用能力也是非常重要的。

二、現(xiàn)在企業(yè)管理中辦公信息化的重要性

（一）信息支撐企業(yè)決策

伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈，特別是受經(jīng)濟(jì)全球化的影響，我國(guó)企業(yè)承受著越來(lái)越多的壓力，因此就必須要對(duì)市場(chǎng)環(huán)境以及外部環(huán)境進(jìn)行信息收集，充分的掌握行業(yè)信息，從而才能夠促使現(xiàn)代企業(yè)在管理決策中占有優(yōu)勢(shì)。信息化能夠促使信息資源得到共享，企業(yè)的高層管理者只有掌握相應(yīng)的市場(chǎng)信息，有一定的信息資源才能在戰(zhàn)略決策中作出正確的決策，而對(duì)于企業(yè)的中層管理者而言，有效的掌握戰(zhàn)術(shù)信息能夠更好的措施業(yè)務(wù)管理，對(duì)于基層而言，能夠有效掌握動(dòng)態(tài)信息，可以節(jié)省時(shí)間成本，促使生產(chǎn)效率得以提升。

（二）實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化，提升生產(chǎn)效率

信息化對(duì)于流程的優(yōu)化有一定的促進(jìn)作用。例如在資源配置與共享相關(guān)流程以及行政審批相關(guān)流程，過(guò)程中實(shí)現(xiàn)信息化，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)紙化辦公，同時(shí)也能夠有效的節(jié)省時(shí)間，降低成本。

此外，信息化往往能夠促使企業(yè)擴(kuò)大獲取信息的范圍。在企業(yè)的生產(chǎn)管理，客戶管理以及信息的儲(chǔ)備分析，財(cái)務(wù)核算，人事培訓(xùn)等多方面的工作中，信息化都顯示出了其優(yōu)勢(shì)。

例如華為在信息化道路上相對(duì)而言是比較成功的，特別是IPD項(xiàng)目已經(jīng)成為了其他企業(yè)重要的參考標(biāo)準(zhǔn)甚至成為了咨詢顧問(wèn)的賣點(diǎn)。在信息化方面，華為使用了世界一流的遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)，這就實(shí)現(xiàn)了全球范圍內(nèi)華為產(chǎn)品的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，華為正是依靠這種強(qiáng)大的信息系統(tǒng)，不僅有效的提升了售后服務(wù)的整體質(zhì)量，同時(shí)也提升了自身的整體競(jìng)爭(zhēng)力。

（三）促使管理效率得以提升

傳統(tǒng)的粗放式管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)快速成長(zhǎng)的需求特別是面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，往往有丟失客戶的隱患。而使用了信息化，通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)相關(guān)技術(shù)，則可以促使信息非?？焖俦憬莸膫鬟_(dá)到部門的每一位成員。目前這樣的管理模式在眾多大型企業(yè)中已經(jīng)得到了普遍的應(yīng)用，特別是利用信息化系統(tǒng)在進(jìn)行數(shù)據(jù)收集的過(guò)程中，簡(jiǎn)便高效快捷。

（四）拉近企業(yè)與市場(chǎng)的距離

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，快速發(fā)展的過(guò)程中，市場(chǎng)成為了企業(yè)決策的主要導(dǎo)向，也是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)活動(dòng)的重要指南針。而信息化往往可以有效的將企業(yè)與市場(chǎng)之間的距離拉近，這主要得益于信息的共享，以及信息化促使相關(guān)工作變的簡(jiǎn)潔高效。最典型的例子就是20世紀(jì)60年代美國(guó)航空公司開(kāi)發(fā)的一種訂票系統(tǒng)，這一系統(tǒng)在當(dāng)時(shí)，促使美國(guó)航空公司成為了各旅行社最為青睞的企業(yè)。近年來(lái)伴隨著經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)的信息化建設(shè)也逐步走上了正軌，除了最基本的QQ群微信以及微博等方式，企業(yè)一般都會(huì)有自己的ehr系統(tǒng)以及考勤系統(tǒng)和OA系統(tǒng)等。

三、信息化對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)工作方式的影響

（一）信息化促使辦公走向分散化

對(duì)于當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)辦公方式的轉(zhuǎn)型升級(jí)而言，信息工具起到了很大的作用。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及管理已經(jīng)不再依靠傳統(tǒng)的集中式的辦公方式。由于信息化的實(shí)現(xiàn)，隨時(shí)隨地辦公，已經(jīng)取代了現(xiàn)場(chǎng)辦公，工作人員可以直接利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接，以及PC和手機(jī)端在家里，或者是在出差過(guò)程中都可以進(jìn)行辦公?？偠灾?，在信息技術(shù)以及通信技術(shù)的幫助下，大型的辦公室已經(jīng)逐漸被小型的分散式的辦公室取締。

（二）緩解員工之間的關(guān)系

在傳統(tǒng)的企業(yè)管理過(guò)程中，信息的交流往往是自上而下或者是自下而上的縱向交流的方式，但是，現(xiàn)代企業(yè)管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)了信息化以后，有效的拉通了，所有的信息員，無(wú)論是橫向交流還是越級(jí)交流，都能夠有效的實(shí)現(xiàn)，這也就意味著企業(yè)的高層管理者能夠直接與基層對(duì)話，這就會(huì)促使基層的相關(guān)信息直接反饋至高層，減少了不必要的麻煩同時(shí)也能夠節(jié)省溝通和交流的時(shí)間。這種直接式的信息交流，不僅能夠避免原意被曲解，也能夠促使信息得到準(zhǔn)確的傳遞，不會(huì)被隨意篡改，這就有效的改善了員工關(guān)系。

四、信息化建設(shè)過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

（一）信息化意識(shí)不夠強(qiáng)烈

事實(shí)上，很多企業(yè)的管理者并沒(méi)有辦公信息化建設(shè)這種意識(shí)，并且在其傳統(tǒng)思想的影響下，往往促使他們將信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)發(fā)展的意義曲解，因此缺乏相關(guān)的重視度。當(dāng)然也存在著部分企業(yè)，認(rèn)為信息化的實(shí)現(xiàn)實(shí)際上就是技術(shù)完善的過(guò)程，在這一理念的指導(dǎo)下，就會(huì)更多的追求，功能大而全檔次相對(duì)而言比較高的軟件，而忽視了企業(yè)本身的特點(diǎn)，這也會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的信息化建設(shè)遇到重重阻礙。從這一角度而言，企業(yè)的管理者對(duì)于信息化的意識(shí)不足，是當(dāng)前企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中遇到的重大阻礙。

（二）資金投入不足

信息化建設(shè)不是一蹴而就的，在實(shí)施的過(guò)程中要根據(jù)企業(yè)的特性以及基本性質(zhì)實(shí)施，因此不僅難度大，其風(fēng)險(xiǎn)也比較高，特別是在資金投入方面，成本相對(duì)而言也比較高，而后期維護(hù)費(fèi)用也是一筆較大的開(kāi)支。因此個(gè)別企業(yè)在企業(yè)管理過(guò)程中，因?yàn)闀?huì)有資金短缺和投資不合理的情況，往往就會(huì)促使企業(yè)信息化建設(shè)投入不足導(dǎo)致信息化沒(méi)有達(dá)到預(yù)期效果。

（三）專業(yè)人才不足

在現(xiàn)代企業(yè)管理過(guò)程中，信息化相關(guān)人才不僅短缺，而且用人成本也比較高。大部分企業(yè)在推進(jìn)信息化建設(shè)的過(guò)程中，相對(duì)而言規(guī)模都是比較小的，而且是采用單機(jī)操作的方法，進(jìn)行信息的統(tǒng)計(jì)，也就是說(shuō)，哪里出現(xiàn)問(wèn)題哪里進(jìn)行信息化，而沒(méi)有從宏觀的角度進(jìn)行大而全的自動(dòng)化信息化整體平臺(tái)的搭建。此外，從外部大環(huán)境上，信息化專業(yè)人才短缺，而且信用資金相對(duì)而言比較高也是當(dāng)前的現(xiàn)狀，人才的瓶頸問(wèn)題阻礙了企業(yè)信息化辦公的進(jìn)程。

（四）信息化建設(shè)的方法，不夠科學(xué)

任何一個(gè)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中都會(huì)存在著各種各樣的問(wèn)題，而這些問(wèn)題或多或少都阻礙了信息化軟件在企業(yè)中具體應(yīng)用，這也就會(huì)促使信息化的推進(jìn)受到一定的阻礙。首先從市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的角度看，由于秩序比較混亂，基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全，眾多中小型企業(yè)就會(huì)覺(jué)得信息化發(fā)展的時(shí)機(jī)還不到。其次，在信息管理系統(tǒng)軟件市場(chǎng)方面，由于整體的秩序還沒(méi)有形成，大多數(shù)軟件只重視了企業(yè)的共性而忽視了個(gè)性，因此，辦公信息化，在具體的企業(yè)推廣過(guò)程中還存在著重重困難。

五、現(xiàn)代企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的主要方法

（一）提升信息化建設(shè)的意識(shí)

要想促使現(xiàn)代企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，首先就要改變企業(yè)傳統(tǒng)的管理理念和企業(yè)管理者的意識(shí)，促使企業(yè)管理者對(duì)于信息化建設(shè)有深切的認(rèn)識(shí)，從而才能夠促使企業(yè)有計(jì)劃有序的進(jìn)行信息化建設(shè)。

（二）加大信息化建設(shè)的投入

信息化建設(shè)需要較大的投入，特別是基于企業(yè)自身的特性，做一部分個(gè)性化的服務(wù)，往往就需要投入更多的資金。在投資方面，企業(yè)可以向政府申請(qǐng)一部分支持，通過(guò)政府的力量，將企業(yè)圈為試點(diǎn)單位，在信息化實(shí)現(xiàn)后，進(jìn)行推廣，另一方面，企業(yè)也可以結(jié)合市場(chǎng)發(fā)展的趨勢(shì)進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用進(jìn)行大量投入，從而提升企業(yè)的總體競(jìng)爭(zhēng)力，完善企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)。

（三）培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才

培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才能夠打破信息化相關(guān)人才不足的瓶頸。加強(qiáng)內(nèi)部員工信息化相關(guān)的培訓(xùn)，將內(nèi)部人員發(fā)展成為專業(yè)人員，甚至提供更好的學(xué)習(xí)平臺(tái)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，促使企業(yè)內(nèi)部員工在信息化管理知識(shí)以及技術(shù)方面，都能夠得到較大的提升。相比較外聘專業(yè)化人才而言，內(nèi)部培訓(xùn)員工往往更具有優(yōu)勢(shì)，這些員工不僅對(duì)企業(yè)有一定的歸屬感，同時(shí)對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，都有一定的了解，基于業(yè)務(wù)基礎(chǔ)和新學(xué)習(xí)到的信息化技術(shù)，可以更加快速的實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化建設(shè)，更好的滿足客戶的需求。

（四）優(yōu)化外部環(huán)境

事實(shí)上，企業(yè)的辦公信息化建設(shè)，不僅僅是企業(yè)的問(wèn)題，也是國(guó)家和政府的問(wèn)題，因此，企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，也需要國(guó)家和政府給予一定的政策支持。首先，政府相關(guān)職能部門應(yīng)該加大信息化宣傳力度，引導(dǎo)企業(yè)主動(dòng)進(jìn)行信息化管理，促使企業(yè)內(nèi)部形成良好的信息化管理平臺(tái)，其次，政府職能部門也應(yīng)該出臺(tái)相關(guān)的政策和法規(guī)，一方面明確具體的信息化發(fā)展目標(biāo)，同時(shí)也能夠?qū)τ诰唧w信息化建設(shè)的流程和技術(shù)的應(yīng)用給出一定的標(biāo)準(zhǔn)，這樣企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中就會(huì)少走彎路，最后，政府也要對(duì)企業(yè)做好監(jiān)督和管理工作。

六、結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展和信息技術(shù)的不斷升級(jí)現(xiàn)代企業(yè)的生存和發(fā)展已經(jīng)離不開(kāi)辦公信息化。從這一角度而言，企業(yè)應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚，做整體的信息化規(guī)劃，有計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化之路。

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