王宸

摘要：實名制檔案管理是記錄機構(gòu)建立，改革發(fā)展的一種重要手段。在實現(xiàn)機構(gòu)編制檔案的信息化管理過程中，實名制管理發(fā)揮著重要作用。建立實名制檔案管理模式，利用互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)進行信息化管理，有利于提高機構(gòu)檔案資源的利用率。本文從檔案實名制管理的重要性以內(nèi)涵入手展開分析，著重討論如何構(gòu)建機構(gòu)編制檔案信息化管理體系，以達到信息化水平的最大化。

關(guān)鍵詞：實名制管理;編制檔案;信息化管理

中圖分類號：G271

文獻識別碼：A

文章編號：1001-828X（2019）010-0059-01

檔案管理工作是機構(gòu)工作的重要內(nèi)容之一，它可以提供歷史資料查詢、績效查詢等服務(wù)?？梢酝ㄟ^它了解一個機構(gòu)的工作效率，人事變動等內(nèi)容。檔案管理工作的開展和機構(gòu)的工作效率息息相關(guān)，實施檔案實名制檔案管理工作，可以利用其恢復(fù)機構(gòu)歷史資料的原貌，是提高單位整體檔案管理工作水平的關(guān)鍵。

一、實名制管理的重要性及內(nèi)涵

1.實施實名制管理的重要性

檔案信息工作的收集和錄入是機關(guān)工作的重要內(nèi)容，是機關(guān)工作順利展開的重要保證。傳統(tǒng)的檔案管理模式就是用紙張記錄，在互聯(lián)網(wǎng)沒有普及之前，都是紙質(zhì)檔案。在信息查詢、檔案錄入、檔案轉(zhuǎn)出等方面存在很大難度，導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，極大降低了檔案管理工作的水平。在互聯(lián)網(wǎng)普及之后，隨著單位檔案信息化管理工作的開展，信息化管理水平不斷提高。實名制管理的信息化，也就是檔案管理的信息化。主要是依靠計算機等科技手段對信息進行實名制管理，這在很大程度上提高了檔案管理水平，打破了傳統(tǒng)檔案管理工作的局限。實行檔案的實名制和信息化管理，有效加快了檔案管理工作的進程。實名制檔案管理工作的有效開展，彌補了傳統(tǒng)檔案管理中的不足，可以通過已整理的資料看出單位工作的效果和不足。

2.實施實名制管理的意義

實施檔案實名制管理是檔案管理信息化的客觀條件，只有檔案實名制管理的水平上去了，機構(gòu)編制的檔案的信息化管理水平才會提高。實名制管理是指機構(gòu)編制、財政、人事等各個部門之間的相互配合、協(xié)同工作[1]。它是機構(gòu)單位根據(jù)系統(tǒng)上的在編人員數(shù)目進行實名經(jīng)費預(yù)算、分發(fā)，各部門共同實行編制數(shù)額、實發(fā)金額相對應(yīng)的一種制度。實名制管理作為一種新型的管理模式，確保了單位各項工作的有效開展。在這一管理模式下，機構(gòu)檔案管理工作要做好各項資料的分類，提高單位在信息收集的準確性以及規(guī)范性。在檔案資料管理工作的過程中，對檔案資料按照時間先后、類別等方面進行編號整理，以便于資料的尋找。保證現(xiàn)有資料的整理與機構(gòu)現(xiàn)有的情況相對應(yīng)，比如說機構(gòu)現(xiàn)在編有多少人，資料上就對應(yīng)多少人的名字。一些離職或者退休的人的資料應(yīng)該單獨整理，這樣有利于單位其他工作的開展，也便于以后查找資料。檔案實名制管理工作的實施，有助于領(lǐng)導(dǎo)者了解單位的具體情況，結(jié)合單位的具體情況實施一些細則。

二、構(gòu)建機構(gòu)編制檔案信息化管理體系

1.加大檔案實名制管理的宣傳力度

對于一個機構(gòu)來說，檔案管理工作是特別關(guān)鍵的，檔案管理工作既是機構(gòu)其他各項重要職能工作順利開展的基礎(chǔ)，也是機構(gòu)工作順利開展的重要組成部分。做好檔案管理工作，可以幫助領(lǐng)導(dǎo)者、決策者更好的了解機構(gòu)的具體情況。做好檔案實名制管理工作，有利于提高機構(gòu)在整個市場當中的競爭力。但是就目前的現(xiàn)狀而言，好多機構(gòu)對檔案實名制管理工作的重視度不夠，所以要加強宣傳力度。首先決策者應(yīng)該重視實名制管理這一工作，從決策者自身出發(fā)，定期宣傳實名制管理工作的內(nèi)容和重要性，機構(gòu)可以將檔案實

名制管理工作的重要性等內(nèi)容印發(fā)在員工手冊上。也可以定期舉行有關(guān)實名制管理內(nèi)容的講座，提高機構(gòu)內(nèi)部檔案實名制管理的意識和水平。

2.健全檔案管理實名制的機制

健全檔案管理實名制機制是檔案管理工作是否順利展開的關(guān)鍵，故此，必須結(jié)合各機構(gòu)的實際情況，不斷完善管理機制。在實際操作過程當中，應(yīng)該建立監(jiān)督部門對其不定期抽查，看檔案實名制管理工作是否符合規(guī)范[2]。機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者要把職能切實落實在每個管理人員身上，應(yīng)該大力支持管理人員的工作，幫助管理人員順利開展工作，齊心把檔案管理工作做好。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極參與到管理過程中去，為完善管理機制提供支持和依據(jù)。

3.提高實名制檔案管理的服務(wù)意識

檔案管理工作人員的素質(zhì)和檔案管理的效率密切相關(guān)。管理人員服務(wù)意識不高的一個原因在于管理人員的文化還有專業(yè)水平不太突出，因此應(yīng)該加大對管理人員個人素質(zhì)以及專業(yè)水平的培養(yǎng)。不斷幫助管理人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識，定期組織培訓(xùn)，以此幫助其高管理效率和水平。除此之外，還要加強其對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，做到合法守法、有法可依、有法可循。積極借助別人的成功經(jīng)驗和方法，以達到檔案管理效率的最大化。

4.建立互聯(lián)網(wǎng)檔案管理模式

在如今快速發(fā)展的信息時代，要想提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，就需要建立一套健全的網(wǎng)絡(luò)管理機制。以往傳統(tǒng)的檔案管理模式浪費了大量紙張以及人力資源，不僅效率低下，而且管理水平較低。伴隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的管理模式逐漸被社會淘汰，所以必須要建立一套完善的線上管理模式?，F(xiàn)如今的信息存儲技術(shù)不再是像以前那樣，而是存儲在數(shù)據(jù)庫當中。這就有效保證了信息的完整性以及安全性。這從根本上避免了機構(gòu)的不必要損失，像以前發(fā)生不可預(yù)測的災(zāi)害時，例如火災(zāi)、水災(zāi)等，可能會出現(xiàn)檔案燒毀、檔案遺失、檔案遇水之后出現(xiàn)字跡模糊等情況。然而在網(wǎng)絡(luò)管理體系出現(xiàn)之后，有效避免該情況的發(fā)生。網(wǎng)絡(luò)管理體系的發(fā)展不僅提高了檔案管理工作水平，而且還有利于單位其他重要職能部門工作的開展。線上管理模式的開展有效規(guī)避了檔案遺失等問題，而且可以真正達到資源共享，提高了資源的利用率。

綜上所述，不斷完善機構(gòu)檔案管理機制，實行檔案實名制管理以及信息化管理，是當今時代發(fā)展的必然要求。各部門應(yīng)該在信息化管理的優(yōu)勢之下，不斷改革管理模式，提高機構(gòu)編制檔案管理信息化水平。實行機構(gòu)編制實名制管理，不僅有效提高了資源利用率，還加快了管理工作的信息化水平。

參考文獻：

[1]李慧琴.以實名制管理促進機構(gòu)編制檔案管理信息化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：52，54.

[2]劉麗煒.關(guān)于機構(gòu)檔案編制過程中實名制檔案管理的探討[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2018（6）：2836.