劉亦子

摘 要：為了保證信息技術(shù)能在中學(xué)檔案管理方面具有良好的應(yīng)用效果，有關(guān)方面應(yīng)認(rèn)識(shí)到是信息技術(shù)在檔案管理方面的重要性，并能結(jié)合信息技術(shù)特點(diǎn)，制定科學(xué)的信息技術(shù)應(yīng)用方案，提升中學(xué)檔案信息管理工作的質(zhì)量。本文就信息技術(shù)在中學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；信息技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

在學(xué)校發(fā)展中會(huì)逐漸形成大量的檔案信息，而且在當(dāng)代社會(huì)對(duì)于教育工作重視度不斷提升的情況下，學(xué)校中檔案信息的數(shù)量在增多、種類(lèi)在豐富。這也就需要學(xué)校當(dāng)中檔案管理工作人員能運(yùn)用信息技術(shù)做好檔案管理工作。

1 將信息技術(shù)運(yùn)用到學(xué)校檔案信息管理中的重要性

1.1 符合時(shí)代發(fā)展需要

計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被充分的運(yùn)用到了各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，使得相應(yīng)領(lǐng)域獲得更好的發(fā)展，通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備強(qiáng)大處理能力的發(fā)揮，也就能讓相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)得到更高效的管理。尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有大規(guī)模運(yùn)用的情況下，也就為計(jì)算機(jī)設(shè)備的運(yùn)用創(chuàng)造了更大的平臺(tái)。而中學(xué)當(dāng)中的檔案信息有著信息數(shù)量大、類(lèi)型多的特點(diǎn)，使用計(jì)算機(jī)設(shè)備就能有效的對(duì)中學(xué)中的檔案信息進(jìn)行管理，讓檔案信息管理工作在信息技術(shù)的輔助下實(shí)現(xiàn)管理效率以及管理質(zhì)量的提升，而這也符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，能讓中學(xué)檔案信息管理的質(zhì)量得到強(qiáng)化。

1.2 提升學(xué)校決策工作的科學(xué)性

在學(xué)校向前發(fā)展需要管理人員做出多個(gè)決策，從而讓學(xué)校能有良好的發(fā)展，在當(dāng)代社會(huì)發(fā)展加速、發(fā)展多元化的情況下，需要學(xué)校保證所制定決策的科學(xué)性。而在制定發(fā)展決策的階段中則需要大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輔助，只有保證檔案資料有良好的全面性以及準(zhǔn)確性才能確保中學(xué)管理人員決策有良好的有效性。而通信息技術(shù)的運(yùn)用，則能快速、及時(shí)的調(diào)取相應(yīng)的檔案信息，在這種高速、及時(shí)的信息傳遞下，避免中學(xué)中各項(xiàng)管理決策的質(zhì)量受到影響。

1.3 提升中學(xué)中檔案信息管理的效率

中學(xué)中的檔案信息隨著學(xué)校發(fā)展而不斷增多，并且在教學(xué)方式、教學(xué)理念發(fā)生改變的情況下，檔案信息類(lèi)型、數(shù)量也在增多，在這種情況下，僅僅依靠人力來(lái)完成檔案管理工作則會(huì)導(dǎo)致管理工作效率以及質(zhì)量受到影響，并且人工管理模式下也更容易出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)缺失等問(wèn)題。這也就需要檔案管理工作人員能將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，克服人工管理模式的缺點(diǎn)。在將信息技術(shù)運(yùn)用到中學(xué)檔案信息管理方面之后，檔案信息錄入、調(diào)取、管理也就能全面的實(shí)現(xiàn)信息化，在提升檔案信息管理工作效率的同時(shí)還能保證檔案信息管理工作的質(zhì)量。在當(dāng)前中學(xué)招生數(shù)量不斷增多、學(xué)校規(guī)模擴(kuò)大的情況下，檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)也就是一種必然趨勢(shì)，能減少檔案管理工作崗位上的工作人員數(shù)量，提升檔案管理效率。

1.4 有利于實(shí)現(xiàn)信息共享

過(guò)去中學(xué)中檔案信息管理工作以紙質(zhì)類(lèi)型媒介作為基礎(chǔ)，紙質(zhì)媒介在使用中不僅會(huì)占據(jù)一定空間、保存難度較高，而且需要進(jìn)行檔案信息共享的時(shí)候需要通過(guò)復(fù)印等方式，使得檔案信息共享存在著較大難點(diǎn)。而在信息技術(shù)運(yùn)用中學(xué)檔案管理中之后，就能將轉(zhuǎn)變成電子信息形式的檔案信息依靠網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)進(jìn)行高速傳播，讓檔案信息傳播更加的高效化，同時(shí)也降低了在檔案信息共享方面的成本。但由于網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的開(kāi)放性，因此在借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)高水平中學(xué)檔案信息共享的時(shí)候，也需要做好檔案文件信息加密工作，降低檔案信息在傳遞中出現(xiàn)被竊取的可能性，實(shí)現(xiàn)檔案文件信息共享的穩(wěn)定發(fā)展。

2 現(xiàn)代信息技術(shù)在中學(xué)檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用分析

2.1 應(yīng)用檔案管理軟件，建立起固定的、封閉的傳統(tǒng)檔案庫(kù)

檔案管理軟件可以設(shè)有多個(gè)工作站，只要主機(jī)一開(kāi)，各個(gè)站點(diǎn)可以同時(shí)進(jìn)行檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄、文件匯編、參考資料等不同類(lèi)型文字?jǐn)?shù)據(jù)的錄入、瀏覽、修改、檢索、統(tǒng)計(jì)、輸出、打印、借閱登記、系統(tǒng)維護(hù)等重要操作。各個(gè)中學(xué)可在檔案室、校長(zhǎng)室、辦公室、教導(dǎo)處等主要的檔案利用部門(mén)安設(shè)站點(diǎn)，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以非常方便、快速地查到他們需要的檔案資料，然后通知檔案員提供。

2.2 使用專(zhuān)門(mén)軟件進(jìn)行記載和提供查閱

校園網(wǎng)絡(luò)的成熟運(yùn)用，為信息化檔案管理提供了穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也為開(kāi)展檔案信息服務(wù)工作創(chuàng)造了良好的條件。固定文件內(nèi)容中檢索字節(jié)為統(tǒng)一格式，如文號(hào)、題名、密級(jí)、作者、時(shí)間等，進(jìn)行檔案編寫(xiě)，為檔案提供了功能強(qiáng)大、自定義、跨門(mén)類(lèi)的檢索功能，檢索信息可包括文字、圖像、Word文件、Excel文件等，如此一來(lái)，就可形成檔案檢索工具，方便信息檔案在學(xué)校內(nèi)部管理工作中的利用，如：教職工個(gè)人資料、學(xué)校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、學(xué)生個(gè)人資料、學(xué)生成績(jī)學(xué)分、圖書(shū)館和閱覽廳藏書(shū)目錄等。同時(shí)也便于各學(xué)校之間、學(xué)校與教育系統(tǒng)之間的互傳、互換信息。

2.3 建立移動(dòng)、開(kāi)放的信息資源庫(kù)

在學(xué)校的網(wǎng)頁(yè)，所有的部門(mén)如：校長(zhǎng)室、辦公室、教研處、德育處、教務(wù)處、總務(wù)處；所有的科組如：語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)、政治、歷史、地理、物理、化學(xué)、生物、體藝、心理，都有自己的一片天地，只要你找到它們，進(jìn)行點(diǎn)擊的話，你就可以對(duì)它有很詳細(xì)的了解。一批有價(jià)值的檔案資料，不但存放在學(xué)校里，也向所有學(xué)校、師生開(kāi)放，他們對(duì)版權(quán)進(jìn)行了說(shuō)明。

2.4 對(duì)現(xiàn)存的檔案進(jìn)行信息化建設(shè)

首先，要將現(xiàn)有的中學(xué)檔案進(jìn)行普遍、全面的數(shù)字化處理，即將檔案室的所有檔案數(shù)據(jù)通過(guò)掃描、錄入等形式，將原本由各種物理載體形式體現(xiàn)出來(lái)的檔案信息，全部以數(shù)字化形式存儲(chǔ)到光盤(pán)、磁盤(pán)等存儲(chǔ)器中，完成現(xiàn)有中學(xué)檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過(guò)程，這是傳統(tǒng)檔案管理方式向數(shù)字化檔案管理方式過(guò)渡較為穩(wěn)妥的辦法之一。

其次，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代將給檔案管理工作帶來(lái)許多新的管理理念，促進(jìn)檔案管理的轉(zhuǎn)變。由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變。因此，必須充分發(fā)揮檔案工作者的積極性、主動(dòng)性與創(chuàng)造性，采取目標(biāo)激勵(lì)、情感激勵(lì)、尊重激勵(lì)、危機(jī)激勵(lì)、獎(jiǎng)罰激勵(lì)等全方位主導(dǎo)激勵(lì)原則。

第三，由硬性管理為主向以軟性管理為主轉(zhuǎn)變。中學(xué)應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)檔案信息資源的科學(xué)管理功能，變傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理為現(xiàn)代的知識(shí)管理，變硬性管理為軟性管理，即用館藏檔案的知識(shí)含量、價(jià)值含量、提供利用所產(chǎn)生的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益來(lái)衡量館藏檔案的情況，從而使檔案信息資源不斷適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，適應(yīng)廣大人民群眾對(duì)檔案利用的需求。

3 結(jié)語(yǔ)

在中學(xué)不斷發(fā)展中，檔案管理工作的重要性也在不斷提升，需要管理人員能將信息技術(shù)更好的運(yùn)用到檔案信息管理中，提升檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。同時(shí)檔案管理方面的工作人員在運(yùn)用相應(yīng)信息管理技術(shù)的階段中，也要做好硬件管理、檔案信息加密等方面的工作，讓信息技術(shù)能在檔案管理方面有更好的運(yùn)用。

參考文獻(xiàn)

[1]徐強(qiáng).信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中應(yīng)用[J].管理觀察，2018，No.685（14）：138-139.

[2]崔震.現(xiàn)代信息技術(shù)在普通高級(jí)中學(xué)檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（8）：179-179.

[3]胡敏.高中學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)踐探微[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：59-59.

[4]張文國(guó).信息技術(shù)對(duì)提升高中檔案管理質(zhì)量的分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（12）：102-102.