王一超

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)和人們對(duì)醫(yī)療生活需求的增加，醫(yī)院文書檔案管理的內(nèi)容越來越多，管理越來越復(fù)雜，這大大提高了醫(yī)院文書檔案管理的難度。在現(xiàn)代化建設(shè)中，醫(yī)院文書檔案的管理與醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展息息相關(guān)。因此，醫(yī)院文書檔案管理需要不斷創(chuàng)新，更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，滿足人民群眾的日常醫(yī)療需求，從而促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案管理；特征；創(chuàng)新方法

傳統(tǒng)的檔案管理方法逐漸出現(xiàn)許多問題，已經(jīng)無法滿足醫(yī)院文書檔案管理的需要，這就需要一個(gè)醫(yī)院文書檔案管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新。醫(yī)院要根據(jù)實(shí)際情況，提高管理的有效性，不斷提高醫(yī)院文書檔案的管理水平，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)藥企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 醫(yī)院文書檔案管理的重要性

醫(yī)院文書檔案包含了醫(yī)院過去的歷史情況，記錄著各種經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、研究成果和突出事跡的單位。在開發(fā)過程中，起著非常重要的作用，同時(shí)在分析單位的整體發(fā)展水平，制定未來發(fā)展戰(zhàn)略中也占據(jù)著重要作用。醫(yī)院文書檔案中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性的特點(diǎn)能夠幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在制定相關(guān)的政策和程序，幫助他們改善決策結(jié)果，并確保其科學(xué)性和合理性。因此，醫(yī)院文書檔案管理對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義[1]。

1.1 醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)分析

在醫(yī)院文件檔案管理中，它涉及的領(lǐng)域廣泛，檔案種類繁多，內(nèi)容全面，能夠反映醫(yī)院的基本情況。一般來說，醫(yī)院文件管理的主要特點(diǎn)包括：

1）全面性。在醫(yī)院文書檔案管理工作的實(shí)際過程，相應(yīng)的內(nèi)部組織的檔案管理醫(yī)院綜合檔案管理，如果從文件的類型上分析，它主要包括：人事檔案，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案、科研檔案、財(cái)務(wù)管理、記錄、醫(yī)療記錄、總務(wù)工作記錄，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案、黨工作文件等。它不僅包括有關(guān)規(guī)定、政策指導(dǎo)和業(yè)務(wù)文檔或上級(jí)部門出具由醫(yī)院制定本身，還包括醫(yī)院的文件與有關(guān)單位交換或其他部門或一些文件來編譯歷史記錄[2]。

2）專業(yè)。一般來說，醫(yī)院在實(shí)際工作過程中都是以相應(yīng)的醫(yī)療工作為基礎(chǔ)的，并且在實(shí)際工作中能夠形成相應(yīng)的文件，能夠體現(xiàn)工作的主體。因此，相應(yīng)的文件文件具有較強(qiáng)的專業(yè)性。例如，醫(yī)院在發(fā)展過程中制定的長(zhǎng)期規(guī)劃和專業(yè)診療，以及各方面的檔案管理都具有一定的專業(yè)性。

3）保密。在醫(yī)院文書檔案管理工作中，做好檔案管理工作的主要目的是為醫(yī)院相關(guān)工作提供一定的指導(dǎo)，而相應(yīng)的文件檔案管理具有保密性強(qiáng)、操作性強(qiáng)的特點(diǎn)，其開放度較低，只有在醫(yī)院工作人員的查看下，才能提供更深層次的服務(wù)。

4）分階段保存。醫(yī)院在發(fā)展過程中，相應(yīng)的更重要的是，為了確保醫(yī)院在一定階段的工作可以順利進(jìn)行，文件需要有一定的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性。因此，一個(gè)階段的醫(yī)院文書檔案管理工作一般會(huì)保存一年或半年。

2 醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，夯實(shí)醫(yī)院文件檔案管理工作的基礎(chǔ)

醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)是工作重心，文件不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，加上它的業(yè)務(wù)知識(shí)有一定的局限性，在實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)不足的理解文檔文件管理的意義[3]。沒有足夠的關(guān)注，因此急需提高全體員工的灌注，特別是要改變領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案工作的傳統(tǒng)態(tài)度，改變他們的舊觀念。對(duì)此，有必要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案宣傳，并采用不同形式廣泛的宣傳法律、法規(guī)、規(guī)章的檔案工作，使職工能夠充分意識(shí)到整個(gè)醫(yī)院的文件檔案管理的重要性，以更好地支持和配合開發(fā)文檔文件的管理。醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，采取切實(shí)有力的政策措施，加強(qiáng)文檔文件管理，以促進(jìn)檔案意識(shí)的形成，創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍有利于醫(yī)院文書檔案工作的發(fā)展。

2.2 完善制度，提高醫(yī)院文件檔案管理質(zhì)量

文件檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，醫(yī)院應(yīng)完善文件檔案管理制度，推動(dòng)文件工作進(jìn)入規(guī)范化、制度化的管理軌道。文件保存應(yīng)該根據(jù)國(guó)家檔案管理規(guī)定，聯(lián)系醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)，將一些碰到的現(xiàn)實(shí)問題及時(shí)解決，如正確的定義文件的文件材料，區(qū)分檔案保存期，使文件方便存儲(chǔ)和使用。同時(shí)，有必要對(duì)文件系統(tǒng)進(jìn)行修改和完善，如文件、存儲(chǔ)、利用、保密、損壞等文件管理人員的職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范文件和文件管理人員在文件工作中的行為，確保系統(tǒng)遵守行為準(zhǔn)則。同時(shí)，醫(yī)院實(shí)行院長(zhǎng)負(fù)責(zé)制、領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、職能科室負(fù)責(zé)制、分級(jí)負(fù)責(zé)制。定期或不定期的監(jiān)督、檢查和考核，及時(shí)處理問題，確保制度的全面實(shí)施[4]。

2.3 注重人才培養(yǎng)，加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理

目前一些醫(yī)院文書檔案管理人員存在專業(yè)知識(shí)欠缺、綜合知識(shí)欠缺、計(jì)算機(jī)操作水平不高等問題，檔案梯隊(duì)不合理，缺乏現(xiàn)代知識(shí)的新力量和創(chuàng)新意識(shí)。文檔的人才隊(duì)伍建設(shè)，應(yīng)注重改善醫(yī)院的結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，采取“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”的方式，邀請(qǐng)知名醫(yī)院文書檔案管理專家研討會(huì)，鼓勵(lì)業(yè)務(wù)知識(shí)的更新，學(xué)習(xí)技術(shù)骨干定期醫(yī)院文書檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，使員工文檔不但要繼承傳統(tǒng)理論，了解文件工作的概念，同時(shí)也研究了探索新形勢(shì)下檔案工作發(fā)展的意識(shí)。運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)解決新問題，進(jìn)一步提高醫(yī)院文書檔案的整體質(zhì)量，提高醫(yī)院文書檔案管理水平，確保醫(yī)院文書檔案工作的強(qiáng)勁發(fā)展勢(shì)頭[5]。

2.4 運(yùn)用科技手段提高醫(yī)院文件管理效率

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，是提高醫(yī)院文獻(xiàn)檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)科學(xué)檔案管理的必要條件。構(gòu)建文件以反映內(nèi)部隱藏和提高文件的使用信息管理系統(tǒng)的目標(biāo)，建立多維的書籍和文件管理模式。這是由于信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)不僅可以節(jié)省大量的人力和物質(zhì)資源和財(cái)務(wù)資源，縮短搜索時(shí)間，并可以大大減少手工檢索誤差，提高精度。同時(shí)，完善文件實(shí)體管理系統(tǒng)，設(shè)置防盜監(jiān)控、自動(dòng)溫濕度控制系統(tǒng)、除塵、防蟲、防磁等設(shè)施，延長(zhǎng)文件的使用壽命，維護(hù)文件的完整性和安全性。通過加大對(duì)文檔設(shè)備軟硬件的投入，及時(shí)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文檔和文件的采集、存儲(chǔ)和數(shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)使醫(yī)院文檔和文件的管理更加合理和高效。

2.5 以開發(fā)利用為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的價(jià)值

檔案管理的最終目的是使檔案得到充分的開發(fā)和利用，醫(yī)院文件管理人員應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)調(diào)整服務(wù)模式，將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，提供先進(jìn)的跟蹤服務(wù)。多渠道、多角度開發(fā)文獻(xiàn)檔案信息資源，深入利用和處理信息，為醫(yī)院管理、決策、工作質(zhì)量評(píng)價(jià)、醫(yī)療、科研、教學(xué)等提供服務(wù)。同時(shí)，積極寫“醫(yī)院發(fā)展歷史”和“時(shí)間軸”。同時(shí)明確各級(jí)各類人員的責(zé)任，把文件放到現(xiàn)實(shí)生活中提取出有價(jià)值的信息。加強(qiáng)檔案信息反饋管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，充分發(fā)揮檔案信息資源的社會(huì)效益，促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，醫(yī)院文書檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，應(yīng)在意識(shí)形態(tài)建設(shè)在，在管理模式的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新。同時(shí)還需要跟上時(shí)代的步伐，使醫(yī)院的文檔文件管理功能和活力，滿足社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展對(duì)醫(yī)院文書檔案管理提出的新的和更高的要求。

參考文獻(xiàn)

[1]陳佳強(qiáng).醫(yī)院文書檔案管理的特征以及創(chuàng)新方法[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（16）.

[2]陳海英.淺談醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的有效途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.292（11）：125.

[3]吳玉梅.淺談醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的有效途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（17）：77-78.

[4]王家壽.淺談醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)與幾點(diǎn)體會(huì)[J].卷宗，2015（8）：115-116.

[5]陳家義.醫(yī)院文書檔案管理工作[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2012，10（10）：91-92.