蔡成奎

摘 要：社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提升，使得事業(yè)單位的發(fā)展也步入了新時(shí)期，工作需要改革創(chuàng)新。而其中最需要進(jìn)行改革的工作之一便是檔案管理工作。檔案管理工作不應(yīng)僅是收集文件和資料，還應(yīng)對(duì)事業(yè)單位的規(guī)劃發(fā)展提供指引。要想在新時(shí)期新形勢(shì)下做好檔案管理工作，幫助事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展，就必須要順應(yīng)時(shí)代的潮流，從管理設(shè)備、管理技術(shù)和管理人員的綜合素質(zhì)等多方面開展工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

1 檔案管理中存在的主要問題

1）檔案管理人員思維方式落后。一些事業(yè)單位的檔案管理工作理念較為陳舊，部分單位領(lǐng)導(dǎo)存在重業(yè)務(wù)、輕檔案的傾向，認(rèn)為檔案管理可有可無，遇到上級(jí)檢查才突擊應(yīng)付，使檔案工作處于被動(dòng)狀態(tài)，思維方式較為傳統(tǒng)，管理模式和運(yùn)行機(jī)制缺少創(chuàng)新舉措，無法適應(yīng)日益進(jìn)步的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求。對(duì)《檔案法》和《檔案管理辦法》等國家相關(guān)的政策制度和各級(jí)各類法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)、理解、運(yùn)用能力不夠，貫徹執(zhí)行力度不到位。

2）檔案管理方式陳舊。一些事業(yè)單位的日常人事、業(yè)務(wù)、資產(chǎn)等檔案信息處理方式仍停留在陳舊、單一的登記造冊(cè)流程上，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、程序化和規(guī)范化運(yùn)作體系還不健全。檔案管理職能部門對(duì)于檔案信息的管理與運(yùn)用缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制和科學(xué)、合理的監(jiān)督機(jī)制，尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求。

3）檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施陳舊落后。一些事業(yè)單位沒有給予檔案管理工作足夠的經(jīng)費(fèi)支持和設(shè)備維護(hù)，致使檔案室的硬件條件和基礎(chǔ)設(shè)施比較差，儀器設(shè)備配置不齊全。現(xiàn)代化的檔案資源開發(fā)利用不夠，電腦、掃描儀、影印設(shè)備和操作軟件等軟硬件設(shè)施更新不及時(shí)，不能滿足現(xiàn)代化的光盤和電子檔案處理需求。

4）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。事業(yè)單位的檔案管理人員兼職居多，人員流動(dòng)性比較大，尤其是一些檔案管理人員缺乏基本的計(jì)算機(jī)操作、檔案查閱、資料整理和歸類等基礎(chǔ)的專業(yè)能力。

5）檔案管理制度體系不夠完善。由于對(duì)檔案管理工作不重視，部分事業(yè)單位在檔案管理方面，沒有結(jié)合單位實(shí)際建立完善的檔案工作規(guī)章制度體系，造成了檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)要求不夠細(xì)化、具體，導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度不高。

6）檔案資料的開發(fā)利用水平偏低?，F(xiàn)階段不少事業(yè)單位在檔案管理方面存在重檔案歸集，輕開發(fā)利用的現(xiàn)象。檔案管理過程中主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)不夠強(qiáng)，對(duì)于檔案資料的編研開發(fā)利用不夠，檔案管理對(duì)單位的服務(wù)功能沒有充分發(fā)揮出來，檔案資料的開發(fā)和服務(wù)水平需要不斷改進(jìn)提升。

2 事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)

1）全員化。事業(yè)單位檔案管理不僅需要主管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員的不懈努力，而且依賴于各部門的通力配合。檔案的形成、收集、整理、鑒定需要全員參與，要樹立“大檔案”管理思路，營造“檔案管理人人有責(zé)”的文化氛圍，做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸、應(yīng)交盡交、應(yīng)接盡接”，從源頭上保障檔案資料齊全完整。

2）標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段。沒有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒有高質(zhì)量、高效率。事業(yè)單位工作涉及方方面面，檔案種類繁多，妥善管理利用這些檔案，需要有科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在《中華人民共和國檔案法》的指導(dǎo)下，結(jié)合工作實(shí)際建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度是提高事業(yè)單位檔案工作水平的重要手段。

3）先進(jìn)性。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，給事業(yè)單位檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要求事業(yè)單位檔案工作者當(dāng)好“領(lǐng)頭羊”，變被動(dòng)為主動(dòng)，充分利用新科技、新手段服務(wù)檔案工作，逐步走出一條與我國國情相適應(yīng)，與社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的新道路。

4）變化性。我國事業(yè)單位改革的不斷深入為檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，通過對(duì)改革試點(diǎn)的事業(yè)單位檔案資料的歸屬與流向作了明確的規(guī)范，以確保檔案資料完整和安全。將新單位的建檔工作與原單位的檔案處置工作及本單位職能調(diào)整實(shí)施同步進(jìn)行，涉及改革的單位在當(dāng)?shù)厥聵I(yè)單位登記管理局辦理事業(yè)單位變更和注銷手續(xù)的同時(shí)，應(yīng)向該地區(qū)檔案部門或主管部門辦理文件材料和檔案移交手續(xù)。

3 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化路徑

1）強(qiáng)調(diào)責(zé)任。事業(yè)單位檔案管理不僅要求保證質(zhì)量，效率也是需要保障的。檔案管理的效率一定程度上代表著事業(yè)單位整體管理的效果，因此，不斷完善相應(yīng)的管理程序和制度規(guī)范，從而推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)整體上的良好管理。管理人員作為檔案管理的主要參與者，應(yīng)該有意識(shí)加強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì)，明確自己的責(zé)任和權(quán)利并實(shí)現(xiàn)良好的落實(shí)。檔案管理部門相對(duì)于事業(yè)單位其他部門工作具有明顯的差異，所能發(fā)揮的作用在短時(shí)間內(nèi)難以看出來，而這部分工作所能發(fā)揮的作用大小一定程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)的想法。有很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案資料對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的重要性，在針對(duì)檔案管理的日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)采取了放任不管的狀態(tài)。因此，良好的進(jìn)行檔案管理工作的首要任務(wù)就是擺正領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于其的想法，促使領(lǐng)導(dǎo)切實(shí)的明確檔案管理對(duì)于單位總結(jié)過去，推動(dòng)發(fā)展的積極影響，從根本上重視起檔案管理這部分的工作，促使其很好的發(fā)揮其作用。與此同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該從實(shí)際上落實(shí)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，將檔案管理與單位其他一些重要部門工作劃為同一范疇，并完善相應(yīng)的輔助機(jī)制，進(jìn)行定期的考核，促使從根本上明確檔案管理在事業(yè)單位中的地位。而檔案管理在日常工作過程中，也應(yīng)該進(jìn)行細(xì)節(jié)化的規(guī)劃和明確，從而促使其實(shí)現(xiàn)更為規(guī)劃化，制度化的進(jìn)行工作。除此之外，為了保證檔案資料的保密性，應(yīng)該為檔案資料單獨(dú)開辟出一件資料室，不允許其他工作在這個(gè)空間進(jìn)行。在針對(duì)工作人員的崗位責(zé)任問題，應(yīng)該做到互不干涉，互相牽制，沒有中間空缺的問題。

2）健全管理體系。檔案管理工作的核心是管理，因此，應(yīng)該促使其具有完善的制度和明確的要求作為其進(jìn)行的依據(jù)。但是當(dāng)前我國事業(yè)單位具有一個(gè)普遍性的問題就是缺乏完善的制度依據(jù)。因此，我國針對(duì)這個(gè)方面，推行了明確的條例，要求事業(yè)單位根據(jù)自身的實(shí)際情況，開展更為具體的工作計(jì)劃，細(xì)化管理工作中的各個(gè)程序，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位更為規(guī)范化，效率化的檔案管理工作。事業(yè)單位要在明確的國家法律和相關(guān)制度條例之上，建立健全相應(yīng)的管理制度，清晰各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案管理工作能夠嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行。同時(shí)，除了管理制度，還應(yīng)該完善相應(yīng)的保管制度，包括查閱，銷毀，歸檔等，從而促使相關(guān)的工作效率得以切實(shí)的保證。

3）提升檔案資源的利用率。檔案管理只存管不利用是對(duì)檔案資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，在新時(shí)期信息時(shí)代環(huán)境下，這些檔案信息的作用將會(huì)越來越大。那么該如何提升檔案管理水平并有效地利用檔案資源？首先，相關(guān)的檔案管理人員要提升自身對(duì)于檔案的認(rèn)知，充分認(rèn)識(shí)到檔案資源的重要性。同時(shí)，要充分結(jié)合單位的實(shí)際情況和實(shí)際需求制定出合理的檔案管理方案，優(yōu)化自身的工作效率。其次，在檔案的管理過程中，要富有責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，把控好對(duì)檔案的管理環(huán)節(jié)和使用環(huán)節(jié)。如此一來，足夠的重視，加上良好的管理模式，再加上優(yōu)秀的服務(wù)態(tài)度，必能使得檔案資源的使用過程中更加有效，是對(duì)檔案管理工作的有效優(yōu)化。

4 結(jié)束語

總之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)公共事業(yè)單位檔案管理提出了更高的要求。當(dāng)前一些事業(yè)單位的檔案管理制度體系不夠完善、管理人員專業(yè)化水平低、檔案管理現(xiàn)代化程度低的問題日益突出。為了有效地解決這一系列問題，不斷提高事業(yè)單位的管理水平，事業(yè)單位必須首先明確檔案管理工作的目標(biāo)及工作方向，不斷優(yōu)化檔案管理方法手段。同時(shí)不斷提高管理人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理的保密性工作，建立健全檔案管理系統(tǒng)，為事業(yè)單位的不斷發(fā)展提供動(dòng)力。

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