摘 要：檔案管理是各個(gè)單位的一項(xiàng)重要工作，是提高各個(gè)單位工作效率和工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，為各單位工作成績的評(píng)查、人事資料的查閱、單位未來的發(fā)展決策等提供重要依據(jù)。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的信息社會(huì)。為了適應(yīng)時(shí)代性變化，各個(gè)單位應(yīng)該對檔案收集、歸檔、管理工作進(jìn)行一定的創(chuàng)新，檔案管理人員需要提高自己的工作能力和綜合素質(zhì)，以適應(yīng)檔案工作的需要。本文針對檔案管理工作出現(xiàn)的問題和如何提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量進(jìn)行分析研究，提出具體措施。

關(guān)鍵詞：檔案收集；歸類；管理；效率

在企業(yè)、事業(yè)和行政單位開展業(yè)務(wù)工作中要產(chǎn)生和處理大量的文書檔案，檔案管理人員要及時(shí)地分析、收集、分類、調(diào)閱這些檔案，它們記錄了單位開展工作的實(shí)際情況，是一種重要的資料，對于單位進(jìn)行工作總結(jié)、匯報(bào)和規(guī)劃未來工作具有重要參考作用。當(dāng)今社會(huì)發(fā)展日新月異，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用廣泛普及，各單位所面臨的各種問題、各種事物也不斷增加，單位的檔案管理工作應(yīng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，不斷創(chuàng)新，提高工作成績和效率。檔案管理人員也需要注重學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)工作能力和綜合素質(zhì)，尤其是深化學(xué)習(xí)檔案管理法律法規(guī)和計(jì)算機(jī)操作知識(shí)等，以適應(yīng)新形勢下檔案工作的需要。本文對檔案管理工作的內(nèi)容和意義、存在問題和如何做好檔案管理工作進(jìn)行分析，提出措施。

1 檔案管理工作的內(nèi)容和意義

1.1 檔案管理工作的內(nèi)容

檔案管理工作，就是有關(guān)單位按照國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，把單位處理有關(guān)事物時(shí)所接觸到的各類文書、音像等資料檔案，分別集中到單位檔案室或各級(jí)各類檔案館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

1.2 檔案管理工作的意義

檔案資料的收集、分類、歸檔、管理工作是單位的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，尤其對于事業(yè)、行政單位來說，檔案資料的真實(shí)性、完整性、依據(jù)性價(jià)值是各單位改善工作、提升工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。檔案資料包含了單位處理各項(xiàng)工作的重要文件和有關(guān)資料，是對單位發(fā)展歷程的記載，見證了單位在革新、發(fā)展過程中取得的成績，為單位的建設(shè)和發(fā)展工作積累了重要的工作經(jīng)驗(yàn)和工作方法，單位領(lǐng)導(dǎo)層可以通過查閱檔案資料了解單位建設(shè)和發(fā)展工作的開展情況，并結(jié)合實(shí)際，根據(jù)現(xiàn)階段發(fā)展需要來統(tǒng)籌規(guī)劃下一步的工作。 檔案資料為單位的建設(shè)和發(fā)展工作提供了重要的借鑒和參照作用，加強(qiáng)檔案管理工作可以在一定程度上提高單位辦公效率。

2 目前檔案收集、歸檔、管理中存在的問題

2.1 思想上重視程度不夠

現(xiàn)階段，各單位在開展工作過程中所涉及到的各類文書檔案不斷增加，檔案的收集與管理工作也在不斷深入。但是，仍有部分單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員檔案管理意識(shí)薄弱，在思想上不夠重視檔案管理工作，沒有認(rèn)識(shí)到其對單位的發(fā)展具有不可替代的重要性，從而忽視了對檔案管理工作的支持和領(lǐng)導(dǎo)，忽視了檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。造成部分檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，工作態(tài)度散漫不認(rèn)真，檔案收集管理工作出現(xiàn)失誤等現(xiàn)象。

2.2 檔案管理效率低下、工作方法不科學(xué)

部分檔案管理人員由于對檔案管理工作思想上不夠重視、工作責(zé)任心不強(qiáng)、專業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力不熟練、缺乏不斷學(xué)習(xí)和鉆研業(yè)務(wù)的精神等，從而產(chǎn)生檔案管理工作效率低下、工作方法不科學(xué)等問題。有以下表現(xiàn)：

1）不能夠及時(shí)地、全面地收集檔案文件，造成必要檔案資料的缺乏和丟失，導(dǎo)致單位的有關(guān)業(yè)務(wù)工作在檔案記載上缺乏足夠的相關(guān)證據(jù)。

2）檔案資料的分類不合理，檔案存放混亂無序，致使單位工作人員在查找、使用檔案時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力、工作效率低下，并且容易出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。

3）工作方式和手段落后，仍舊是以手工處理傳統(tǒng)的書面檔案為主，沒有采用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等手段，從而造成工作效率低、書面檔案易受損、易丟失現(xiàn)象。

2.3 檔案管理制度不完善

各個(gè)企業(yè)、事業(yè)和行政單位需要全面認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性和工作方法，要制定并完善相關(guān)規(guī)定與制度，使檔案管理工作在法律法規(guī)和單位的規(guī)章制度的指導(dǎo)和約束下，依法依規(guī)有序進(jìn)行。但是，在一些單位的實(shí)際運(yùn)作中還存在一些不足，缺乏完善的檔案管理制度體系，沒有明確規(guī)定檔案管理工作的指導(dǎo)思想、工作方法、工作紀(jì)律、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)等，檔案管理制度的執(zhí)行和監(jiān)管不夠嚴(yán)格，致使工作人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，存在檔案收集不夠完整、檔案分類不合理、檔案存放沒有條理、資料保管不集中、檔案查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力、檔案遺漏與丟失等現(xiàn)象，在一定程度上影響了單位的建設(shè)和發(fā)展。

2.4 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響了檔案工作的效率和質(zhì)量，在如今社會(huì)不斷發(fā)展、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用的形勢下，傳統(tǒng)的手工處理文書檔案的工作模式已逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)操作處理數(shù)字化檔案材料的工作模式，并實(shí)現(xiàn)了檔案的網(wǎng)絡(luò)共享。信息化時(shí)代下，更需要檔案管理人員具備必要的理論知識(shí)和工作方法，加強(qiáng)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，掌握新技術(shù)新能力，以適應(yīng)數(shù)字化檔案管理工作的要求。而目前，部分檔案管理人員仍缺乏過硬的專業(yè)素質(zhì)，不熟悉有關(guān)法律和工作制度、工作流程，不能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，致使工作方法落后、工作效率低，在工作中出現(xiàn)一些問題，如：收集檔案文件資料時(shí)，缺少對資料可靠性的審核，使得資料法律依據(jù)性不強(qiáng)；對檔案的分類管理工作不夠完善，在對檔案進(jìn)行查找和使用時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力等。

3 改進(jìn)檔案管理工作的措施

3.1 在思想上提高對檔案管理工作的重視

各個(gè)單位的檔案管理工作人員要在思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，檔案資料是單位在過去開展各項(xiàng)工作的歷史記載和依據(jù)，為人事資料的查閱、單位的評(píng)定工作和單位未來的發(fā)展決策提供依據(jù)，檔案管理工作對單位的發(fā)展具有重要意義。所以，要切實(shí)地做好檔案管理工作。

3.2 完善檔案管理制度

各單位需要對檔案管理的重要性及方法有著全面的認(rèn)識(shí)，制定并完善檔案管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。通過切實(shí)有效的檔案管理制度和嚴(yán)明的工作紀(jì)律來培養(yǎng)工作人員高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和優(yōu)良的工作習(xí)慣，提高檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，指導(dǎo)工作人員準(zhǔn)確高效地開展檔案收集、分類、歸檔、檢索、調(diào)閱工作，減少失誤與遺漏。

3.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)

工作人員的素質(zhì)將直接影響檔案管理工作的開展情況，尤其是當(dāng)前信息化時(shí)代下的數(shù)字檔案管理模式，更要求檔案管理人員具備完整的檔案管理知識(shí)、熟練的計(jì)算機(jī)操作技能和必要的信息網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。為此，基層單位要加強(qiáng)對檔案工作者的培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)。首先，單位要建立科學(xué)的引才育才機(jī)制，根據(jù)工作需要，通過嚴(yán)格考核，引進(jìn)思想政治優(yōu)秀、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、科學(xué)知識(shí)豐富、綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案管理人才，競爭上崗。其次，對于在職的檔案管理人員，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的思想政治教育，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，提高他們的檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和法律基礎(chǔ)知識(shí)水平，使他們能夠以認(rèn)真、敬業(yè)、負(fù)責(zé)的態(tài)度高效率高標(biāo)準(zhǔn)地完成檔案收集、分類、歸檔、管理工作。

綜上所述，檔案管理工作對于單位的發(fā)展具有重要作用，有關(guān)單位應(yīng)該在思想上高度重視該工作，不斷完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理者綜合素質(zhì)，提高檔案管理工作效率，大力推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李國蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].山東社會(huì)科學(xué)，2011（01）.

[2]楊艷紅，王昆山.思維嬗變引領(lǐng)信息服務(wù)創(chuàng)新與發(fā)展[J].情報(bào)理論與實(shí)踐，2014，（12）.

作者簡介

李恒英（1978-），女，漢族，河南南陽人，本科，檔案管理專業(yè)。