陳祚

摘 要：隨著企業(yè)與時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)原有的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下企業(yè)的需求，也不能適應(yīng)發(fā)展的需要。因此，開(kāi)創(chuàng)新的檔案管理模式已經(jīng)迫在眉睫。本文重點(diǎn)分析了檔案管理在我國(guó)國(guó)企中的必要性以及檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：國(guó)企；檔案管理；有效措施

1 國(guó)企檔案管理的重要性分析

科學(xué)的檔案管理方式使得檔案查找的時(shí)間大幅縮短，更是使管理檔案人員的工作量大幅減少。雖然國(guó)企檔案用來(lái)記錄員工的過(guò)往材料，但檔案是被很多企業(yè)用來(lái)作為總結(jié)過(guò)去工作、衡量和參考企業(yè)當(dāng)下和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的重要性文件。

國(guó)企檔案資料體現(xiàn)了企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、采購(gòu)、人資等方方面面，體現(xiàn)了企業(yè)平時(shí)發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。起初，我國(guó)國(guó)企采用原始的紙質(zhì)形式，但隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)檔案的記錄方式開(kāi)始多樣化起來(lái)，包括錄音、影像、圖片、電子檔案等等。經(jīng)濟(jì)方面，企業(yè)檔案有助于維持企業(yè)資金的長(zhǎng)期穩(wěn)定。安全方面，企業(yè)檔案在有必要時(shí)，可作為出庭證據(jù)維護(hù)企業(yè)安全。文化方面，企業(yè)檔案有助于提高企業(yè)員工的凝聚力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，從而在市場(chǎng)中提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此，企業(yè)檔案管理的是否良好決定著企業(yè)是否能夠朝著更好的方向發(fā)展。

2 現(xiàn)階段國(guó)企檔案管理存在的普遍問(wèn)題

作者結(jié)合自己和身邊人士近些年的工作經(jīng)驗(yàn)，分析了現(xiàn)階段國(guó)企檔案管理存在的普遍問(wèn)題。

首先，很多企業(yè)目前根本不夠重視檔案管理工作。因此也沒(méi)有聘用專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員來(lái)對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行管理，更不要說(shuō)如何考慮更加科學(xué)、合理地管理。企業(yè)高管更多關(guān)注的是企業(yè)是否盈利，產(chǎn)品是否賣(mài)得出去，產(chǎn)品是否具有競(jìng)爭(zhēng)力。有些企業(yè)雖然有專(zhuān)門(mén)人員來(lái)進(jìn)行檔案管理，但在這方面不夠重視，因此把檔案管理交給社會(huì)閑散人員或兼職人員、非專(zhuān)業(yè)人員，認(rèn)為這項(xiàng)工作不是那么重要或者專(zhuān)業(yè)性并不是很強(qiáng)。

其次，我們都知道國(guó)企各個(gè)部門(mén)、各方面都有相應(yīng)的規(guī)章制度，但在檔案管理方面的制度還存在很多漏洞。這就會(huì)導(dǎo)致很多問(wèn)題，比如檔案交接問(wèn)題、檔案流失問(wèn)題或者檔案與實(shí)際不符等問(wèn)題。因?yàn)闆](méi)有一致的制度，導(dǎo)致相關(guān)人員在實(shí)際操作過(guò)程中因無(wú)章可循而操作不規(guī)范，出現(xiàn)諸如上述問(wèn)題，后續(xù)隱患無(wú)窮。

第三，檔案管理技術(shù)落后。目前很多國(guó)企在采購(gòu)、產(chǎn)品生產(chǎn)、銷(xiāo)售、物流環(huán)節(jié)等方面都能做到與時(shí)俱進(jìn)甚至某些方面超過(guò)平均水平，技術(shù)先進(jìn)，可對(duì)檔案的管理還停留在上世紀(jì)最原始、最初級(jí)的階段，比如還在采用單計(jì)算機(jī)、單人管理甚至紙質(zhì)管理，這造成了檔案管理效率低下，已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展需要。因此，開(kāi)創(chuàng)新的檔案管理模式已經(jīng)迫在眉睫。

3 創(chuàng)新國(guó)企檔案管理模式的有效措施

開(kāi)創(chuàng)新的國(guó)有企業(yè)檔案管理模式，對(duì)于提高企業(yè)的管理效率，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有劃時(shí)代的意義，這也是當(dāng)前發(fā)展趨勢(shì)下國(guó)企所應(yīng)做的必要性革新之一。

3.1 培養(yǎng)檔案管理人員對(duì)企業(yè)檔案的管理意識(shí)，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

首先，如果國(guó)企檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)知仍然不夠深入，那么將很大程度上抑制企業(yè)的發(fā)展。在國(guó)企檔案管理過(guò)程中應(yīng)該持續(xù)創(chuàng)新思想，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展的不可磨滅的作用，時(shí)刻改進(jìn)管理模式，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

另外，檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)也是至關(guān)重要的影響因素，勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生十分重要的影響。因此開(kāi)創(chuàng)新的國(guó)有企業(yè)檔案管理模式最先考慮到的就應(yīng)該是提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。具體來(lái)說(shuō)，不僅要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的理論知識(shí)，還要把理論和實(shí)際相結(jié)合，提高實(shí)際操作能力和應(yīng)變能力。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握各種現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，得以提高工作效率并保證檔案信息的安全性和穩(wěn)定性。另外，國(guó)企還應(yīng)該培養(yǎng)檔案管理人員具有“活到老學(xué)到老”的精神，注重提高員工自我創(chuàng)新意識(shí)，開(kāi)創(chuàng)更高效的檔案管理模式；也要充分認(rèn)識(shí)到自己工作對(duì)于企業(yè)的重要性，提高自己的工作責(zé)任心和敬業(yè)精神，努力工作，熱愛(ài)工作，全方位提高管理效率。

3.2 完善檔案管理制度

對(duì)于一個(gè)國(guó)企來(lái)說(shuō)，只有越完善的規(guī)章管理制度才越能順利完成各項(xiàng)任務(wù)。

所有國(guó)有企業(yè)都應(yīng)根據(jù)我國(guó)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，制定一套較為完善的管理制度。只有這樣，國(guó)有企業(yè)的檔案管理才可以遵循規(guī)章制度，各個(gè)工作環(huán)節(jié)和流程才能更加明確化、更加規(guī)范化。

3.3 提高檔案管理的信息化水平

如上所述，信息化水平是國(guó)有企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志之一。國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案信息化建設(shè)放在平日工作的首位，加大人力、物力、財(cái)力的投入，充分利用好當(dāng)代計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，全力推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展。其次，檔案管理人員要善于探索檔案管理的新模式，開(kāi)拓創(chuàng)新，提高現(xiàn)有檔案管理的技術(shù)水平。第三，加快檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，爭(zhēng)取早日把紙質(zhì)、手寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，最終實(shí)現(xiàn)管理“無(wú)紙化”，實(shí)現(xiàn)更方便快捷的管理，更加節(jié)省管理空間和成本，提高檔案利用率的同時(shí)，建設(shè)環(huán)保型高效企業(yè)，與時(shí)代接軌。此外，國(guó)有企業(yè)要加大現(xiàn)代化檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)，并積極投入使用，以充分發(fā)迅速形成覆蓋各下屬單位在內(nèi)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，為企業(yè)員工提供使用機(jī)會(huì)。

3.4 規(guī)范文書(shū)檔案管理

國(guó)企在實(shí)際管理和操作過(guò)程當(dāng)中，會(huì)產(chǎn)生相當(dāng)數(shù)量的檔案，這些檔案雖然量大又繁雜，但是對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)卻有著非同尋常的意義。在一些必要的時(shí)候，檔案可以為企業(yè)提供發(fā)展方向的指導(dǎo)，甚至提供法律方面的援助。我們必須要認(rèn)真、仔細(xì)地管理那些相對(duì)繁雜瑣碎的日常文件檔案，以確保其管理效率和管理質(zhì)量，例如檔案的歸類(lèi)與存放、檔案形式、檔案紙張大小，排版等問(wèn)題，一定要有明確的規(guī)章制度，如果是手寫(xiě)紙質(zhì)版，必須要保證其字體、自己的清晰度。

3.5 建立國(guó)企檔案管理責(zé)任制度

檔案管理的責(zé)任制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)是當(dāng)前眾多國(guó)企檔案管理工作中的一個(gè)重要的問(wèn)題，遇到問(wèn)題時(shí)不能把責(zé)任落實(shí)到具體人頭，這會(huì)阻礙問(wèn)題的及時(shí)解決和企業(yè)的健康發(fā)展。因此在建立國(guó)企檔案管理責(zé)任制度時(shí)，一定要把具體責(zé)任落實(shí)到人頭。

很多企業(yè)檔案管理過(guò)程中存在的一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題便是檔案管理責(zé)任制不夠嚴(yán)格，一旦遇到各種問(wèn)題，相關(guān)人員不能將具體責(zé)任落實(shí)到人頭，這樣勢(shì)必會(huì)影響檔案管理工作中各類(lèi)問(wèn)題的有效解決。因此，建議建立國(guó)企檔案管理責(zé)任制度，做到權(quán)責(zé)分明，把責(zé)任落實(shí)到具體人頭，以便一旦出現(xiàn)問(wèn)題能夠立即追查責(zé)任人及問(wèn)題出處，以及迅速解決問(wèn)題。

第一，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要肩負(fù)起責(zé)任。國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)與檔案管理人員聯(lián)手負(fù)責(zé)企業(yè)的檔案管理工作，但同時(shí)調(diào)用其他部門(mén)或第三方對(duì)檔案管理人員和其有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案管理工作公平公正、有效地進(jìn)行。第二，具體化檔案管理人員的職責(zé)，使檔案管理人員能夠在平日工作中有責(zé)任感地收集整理各類(lèi)相關(guān)檔案資料。三是加強(qiáng)責(zé)任制創(chuàng)新。檔案管理的過(guò)程中，國(guó)有企業(yè)需要調(diào)整管理結(jié)構(gòu)，建立科學(xué)的檔案管理體制，矯正不良作風(fēng)和不合理的管理制度，簡(jiǎn)化可以簡(jiǎn)化的各個(gè)操作環(huán)節(jié)，做到權(quán)責(zé)分明，把責(zé)任落實(shí)到具體人頭，以便一旦出現(xiàn)問(wèn)題能夠立即追查責(zé)任人及問(wèn)題出處，以及迅速解決問(wèn)題。

4 結(jié)束語(yǔ)

國(guó)有企業(yè)管理層必須充分認(rèn)識(shí)到目前形勢(shì)，了解自身檔案管理工作的現(xiàn)狀，全面調(diào)查清楚到自己企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，結(jié)合自己企業(yè)實(shí)際，智慧擇優(yōu)管理方案，攜手本企業(yè)檔案管理人員，通力合作，對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作進(jìn)行改革，以不斷促進(jìn)企業(yè)適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要，朝著未來(lái)更好更快的發(fā)展。

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