曹志峰

◆摘 ?要：高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院是我國(guó)高等教育中的重要教育機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著為社會(huì)輸送實(shí)用型人才的任務(wù)。隨著近些年來高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院建設(shè)水平不斷進(jìn)步，人們對(duì)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院的教育管理重視程度不斷提升。檔案管理是高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院教育管理的重要內(nèi)容，因此高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，規(guī)范檔案管理，不斷提高檔案管理工作水平，從而更好地為高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院的教學(xué)活動(dòng)服務(wù)。

◆關(guān)鍵詞：高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院;檔案管理;檔案價(jià)值

檔案管理是高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院建設(shè)的重要工作，管理質(zhì)量對(duì)于學(xué)院未來的發(fā)展具有一定的影響。隨著我國(guó)職業(yè)教育事業(yè)的不斷進(jìn)步，高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理也獲得了一定的發(fā)展。為了更好的發(fā)揮檔案管理的作用，提高檔案資料的利用率，從而為高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院的發(fā)展提供支持。

一、高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理中存在的問題

1.對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

檔案管理是現(xiàn)代高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院提高自身競(jìng)爭(zhēng)力、實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要方法，因此受到現(xiàn)代高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院的廣泛關(guān)注。很多高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院在檔案管理方面的觀念和思想較為滯后，沒有重視提高員工的工作積極性，這就導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)的觀念不符合社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，存在很多誤區(qū)，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理與高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院發(fā)展的關(guān)系，對(duì)檔案管理的認(rèn)知不夠全面，這樣一來導(dǎo)致管理方法滯后且單一，也沒有起到推動(dòng)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院發(fā)展的作用。

2.檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理

很多高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院由于規(guī)模和資源的限制，通常沒有建立獨(dú)立的檔案管理部門，通常都是開設(shè)一個(gè)檔案室，并配置了專職人員進(jìn)行管理，從而對(duì)各種檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。這種方式的管理效率極為低下，且很多教師要想利用檔案信息也非常困難，由于專人負(fù)責(zé)管理，工作量較大，無法提高檔案管理的質(zhì)量。

3.資金投入不足

檔案管理是學(xué)校教育管理的重要工作，雖然無法直接體現(xiàn)其作用，且需要消耗一定的資金，但是這項(xiàng)工作產(chǎn)生的效應(yīng)也逐漸被人們所重視，目前很多高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院與學(xué)校都開始關(guān)注檔案管理。學(xué)校在教學(xué)評(píng)估中所提供的檔案都是學(xué)生教學(xué)情況的反饋，能夠證明學(xué)校的教學(xué)水平，從而在社會(huì)公眾面前展現(xiàn)學(xué)校的實(shí)力，獲得大眾的認(rèn)可，也能夠吸引更多的生源。因此，高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院需要將檔案管理經(jīng)費(fèi)加入學(xué)校預(yù)算始終，將有限的資金投入到檔案管理，并購入相適應(yīng)的設(shè)備。

二、解決現(xiàn)代高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理問題的對(duì)策

1.提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視

但是從我國(guó)目前高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀分析，仍存在許多的問題有待解決。例如很多高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院沒有關(guān)注檔案管理方法，對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不完善，管理制度過于形式化，也有與相似部門的職能混淆現(xiàn)象的發(fā)生，這些都影響了檔案管理活動(dòng)。很多高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院在檔案管理中沒有聘請(qǐng)專業(yè)的管理人員，且管理方法粗放，沒有形成系統(tǒng)的管理體系，導(dǎo)致管理流于形式，失去了檔案管理的作用和意義。高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)需要不斷更新自身的管理觀念，做到與時(shí)俱進(jìn)，關(guān)注和重視檔案管理，同時(shí)不斷充足對(duì)檔案管理的了解，做好檔案管理的定位，加強(qiáng)檔案管理與高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院發(fā)展的聯(lián)系。因此，可以通過組織相關(guān)人員參與培訓(xùn)活動(dòng)，定期在管理部門開展會(huì)談講座，提高部門員工對(duì)檔案管理的認(rèn)知程度，制定科學(xué)的檔案管理目標(biāo)。此外，還需要通過有效的考核方式評(píng)價(jià)參與培訓(xùn)活動(dòng)員工的學(xué)習(xí)水平，并結(jié)合檔案管理的實(shí)際狀況對(duì)其中存在的問題進(jìn)行改革，從而提高檔案管理效率，更好的發(fā)揮檔案管理的作用。

2.完善現(xiàn)有檔案管理制度

高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院需要不斷完善現(xiàn)有的檔案管理制度，同時(shí)可以通過加強(qiáng)對(duì)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的監(jiān)督與控制，從而確保檔案管理的真實(shí)性。通過建立系統(tǒng)化、科學(xué)化的管理制度，從而確保檔案管理規(guī)范落實(shí)，更好的推動(dòng)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院的發(fā)展，將檔案管理與高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院未來發(fā)展目標(biāo)相結(jié)合，在充分考慮高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院實(shí)際情況的同時(shí)根據(jù)人才的專業(yè)、工作能力、年齡以及職業(yè)規(guī)劃等方面進(jìn)行合理安排，從而最大程度的利用人才資源，提高高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)。

3.提高管理人員的專業(yè)水平

檔案管理工作與學(xué)校管理有著密切的關(guān)系，滲透到學(xué)校管理的方方面面。這是由于學(xué)校管理的各項(xiàng)活動(dòng)都需要以檔案的形式進(jìn)行整理。因此，學(xué)校需要設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，在工作中不斷的學(xué)習(xí)，適應(yīng)學(xué)校教學(xué)科研工作的需要。同時(shí)，現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用也對(duì)檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求，需要檔案管理人員能夠?qū)W會(huì)相關(guān)軟件的操作，能夠靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)。因此，學(xué)校需要開辦相應(yīng)的培訓(xùn)班，通過專家進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也可以與其他高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院進(jìn)行交流，開發(fā)檔案資源共享平臺(tái)，從而提高檔案資源的利用率。

4.加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)學(xué)校現(xiàn)有文字、圖像、視頻等檔案信息進(jìn)行整理歸納，包括教師的課件、專業(yè)題庫、課堂筆記、科研成果以及師生信息等方面的信息，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，從而為學(xué)校的教學(xué)、科研工作提供支持，最大限度的提高檔案資源的利用價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理在推動(dòng)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院發(fā)展中的作用。

三、結(jié)束語

檔案管理是高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院管理的重要內(nèi)容，需要重視檔案管理工作，從而更好地為學(xué)校教育活動(dòng)提供支持。

參考文獻(xiàn)

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