張福民

檔案管理工作是一個單位或部門重要工作的組成部分，目前，大部分人員對檔案管理工作認(rèn)識有所提升，也采取了相應(yīng)的措施來提升檔案管理工作的質(zhì)量，但是，從檔案的發(fā)展來看，檔案的功能還有待進(jìn)一步開發(fā)。本文圍繞優(yōu)化檔案管理工作的路徑進(jìn)行研究，在明確檔案管理工作內(nèi)容和特點的前提下，就當(dāng)前檔案管理工作提出一些建議，供參考。

隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的管理制度要求非常明確，如“權(quán)責(zé)明確、歸屬清晰、管理科學(xué)”等，現(xiàn)代企業(yè)的管理需要有效的檔案管理措施來支撐，尤其是新形勢下，企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，檔案數(shù)量增多、涉及內(nèi)容更廣泛，信息化進(jìn)程也在加快，規(guī)范科學(xué)的企業(yè)管理對檔案管理的需求也越來越迫切，企業(yè)要想發(fā)展，就必須強化檔案管理的作用，努力做好檔案管理工作，不斷拓寬思路，多舉措地提升檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展提供有效的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1信息時代檔案管理工作的內(nèi)容和特點

1.1信息時代檔案管理工作的內(nèi)容

就目前信息化快速發(fā)展來說，現(xiàn)今的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理有所不同，現(xiàn)今檔案已經(jīng)把現(xiàn)代信息技術(shù)融入到檔案管理各項工作中，檔案管理部門要強化學(xué)習(xí)，按照規(guī)劃進(jìn)行實施，有組織地進(jìn)行檔案收集管理;一般情況下，檔案管理人員對檔案資料收集時，可進(jìn)行紙質(zhì)與電子版同時收集，并進(jìn)行有效的整理和保存。信息化檔案管理工作內(nèi)容由傳統(tǒng)的實體走向了數(shù)字化，在一定程度上，檔案管理內(nèi)容載體上可以從實體中脫離出來，向現(xiàn)代化檔案管理方式邁進(jìn)。

1.2信息時代檔案管理工作的特點

在信息快速發(fā)展的現(xiàn)代，對于檔案管理來說，需要嚴(yán)格遵循相關(guān)的法律法規(guī)以及一些相關(guān)的政策要求，并且這些政策都是由檔案管理部門根據(jù)實際工作要求統(tǒng)一制定的，需要規(guī)范遵守。目前，我們在檔案管理手段上，大多數(shù)采取電子檔案的形式或者電子檔案與紙質(zhì)文件同時共存，這在行動上已經(jīng)明確檔案管理的信息化發(fā)展方向。對于信息的快速發(fā)展，在一定程度上現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢得到了廣泛應(yīng)用，很多單位已經(jīng)實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，對于網(wǎng)絡(luò)化管理檔案的應(yīng)用也得到推廣，有效地提高了檔案管理工作的效率，使檔案管理在日常工作中所具有的高效性、準(zhǔn)確性都得到較好的發(fā)揮。

2信息時代創(chuàng)新檔案管理工作路徑分析

2.1不斷完善檔案管理的各項規(guī)章制度

制度是規(guī)范管理的依據(jù)，是做好一切工作的基礎(chǔ)，也是對檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化的基本要求。隨著檔案管理方式的不斷改進(jìn)，對檔案管理制度的相關(guān)要求也要作出相應(yīng)的調(diào)整。要想做好檔案管理工作，必須強化檔案管理制度建設(shè)，完善檔案管理制度中不符合發(fā)展需求的一些規(guī)定，通過不斷完善檔案管理的各項規(guī)章制度，使檔案管理健康有序發(fā)展。管理制度中對檔案的保存期限、保管方法以及保密程度都要有明確的界定和標(biāo)注，使檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理的過程中能夠有章可循，檔案保管、使用更加規(guī)范有序。檔案管理制度的完善，一定要站在發(fā)展的角度，要能夠適應(yīng)社會的發(fā)展需要，對與發(fā)展不相適宜的管理制度要進(jìn)行修訂和補充，對制度的盲區(qū)要及時進(jìn)行變革，重新制訂出符合發(fā)展規(guī)律的新制度來。

2.2完善檔案管理體制

目前，在檔案管理上已經(jīng)實現(xiàn)了檔案管理與信息技術(shù)的有效結(jié)合，但從效果上來看，檔案信息管理體制仍然存在著一些不足，主要體現(xiàn)在管理力度不夠的問題、檔案使用過程不是很方便快捷。另外，我國的檔案信息系統(tǒng)建設(shè)沒有統(tǒng)一的體系，屬于區(qū)域建檔，在管理上較分散。而且在信息系統(tǒng)的軟硬件管理上也存在分歧。所以，在完善檔案管理體制上，要考慮統(tǒng)一的概念，既保證各部門在信息自動化系統(tǒng)管理上統(tǒng)一，對檔案信息技術(shù)操作要一致，在軟硬件的選擇上要統(tǒng)一規(guī)范。

2.3實現(xiàn)檔案信息資源的充分共享

在信息化建設(shè)推進(jìn)工作中，由于各部門之間沒有實現(xiàn)局域網(wǎng)建設(shè)，基本是各自為營，檔案信息資料由各部門自己管理，信息資源不流通，導(dǎo)致檔案信息資源不能充分共享，影響企業(yè)整體工作的推進(jìn)。所以在工作流程上要明確檔案管理過程中的內(nèi)容和涉及的范圍，對檔案管理過程中各項工作進(jìn)行有效規(guī)范，對涉及的各個環(huán)節(jié)的工作要求進(jìn)行明確，建立規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)工程，來暢通檔案信息資源渠道，真正實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

2.4加強檔案信息數(shù)據(jù)的建設(shè)

目前，我國檔案管理還處于紙質(zhì)文件管理向信息化管理過渡的轉(zhuǎn)換時期，傳統(tǒng)檔案逐漸與信息化管理接軌，要強化檔案的規(guī)范化，使信息化發(fā)展提速，需要建立規(guī)范的數(shù)據(jù)庫檔案管理系統(tǒng)，檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)系統(tǒng)是檔案信息管理的核心技術(shù)，也是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，建立數(shù)據(jù)庫需要根據(jù)單位工作的實際內(nèi)容合理的建庫，在建設(shè)過程中，要本著從個體到全局的過程逐步加以完善，使檔案的每個內(nèi)涵資料與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機結(jié)合，使其能夠在使用上協(xié)調(diào)一致，從檔案目錄的總集合到具體數(shù)據(jù)的子集合，都要和諧協(xié)調(diào)，通過與網(wǎng)絡(luò)接軌，使檔案管理的工作效率更得到進(jìn)一步的提高。

2.5強化檔案管理人員素質(zhì)的提升

檔案管理人員是檔案管理質(zhì)量提升的關(guān)鍵，要強化檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。通過強化檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，可以使其具備較強的業(yè)務(wù)能力，通過對檔案相關(guān)知識的掌握，可以較好的運用規(guī)范化的檔案管理手段，來提高檔案管理質(zhì)量;要引導(dǎo)檔案管理人員樹立責(zé)任意識，全身心地投入到檔案管理工作中;檔案管理人員要有大局觀，規(guī)范管理，保證工作有序，使檔案管理工作能夠滿足企業(yè)發(fā)展需要。

綜上所述，檔案管理方法較多，要因人而異，立足實際，多研究適宜發(fā)展的檔案管理工作路徑，通過有選擇的進(jìn)行檔案管理，才能進(jìn)一步推動檔案管理工作的全面發(fā)展。

（作者單位：161023黑龍江省農(nóng)墾九三管理局哈拉海農(nóng)場）