摘 要 在新的歷史時(shí)期，黨和國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展提出了更高的要求，把檔案接收工作重實(shí)效納入了檔案在新的歷史時(shí)期發(fā)展四個(gè)方針之一，對(duì)標(biāo)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展要求，必須加強(qiáng)檔案接收重實(shí)效的理解，提出加強(qiáng)檔案接收工作相關(guān)的前期調(diào)查與研究；加強(qiáng)檔案接收工作過(guò)程培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查；制定檔案接收工作事項(xiàng)的考核指標(biāo)體系，加強(qiáng)事項(xiàng)考核；建立和暢通檔案接收工作相關(guān)的信息反饋機(jī)制等。

關(guān)鍵詞 新時(shí)期 檔案接收 實(shí)效性、探析

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

2017年12月，中共中央辦公廳副主任陳世炬在全國(guó)檔案局（館）長(zhǎng)會(huì)議上講話時(shí)提出檔案工作要堅(jiān)持“增量重民生、存量重開(kāi)放、接收重實(shí)效、開(kāi)放重成效”的四個(gè)堅(jiān)持方針，把“接收檔案重實(shí)效”納入了國(guó)家在新的歷史時(shí)期發(fā)展堅(jiān)持的四項(xiàng)堅(jiān)持方針內(nèi)容之一，它體現(xiàn)了在新的歷史時(shí)期黨和國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的新要求與新期望，是國(guó)家檔案事業(yè)新時(shí)代發(fā)展的新任務(wù)，為我們檔案人員在新的歷史時(shí)期從事檔案工作指明了高瞻遠(yuǎn)矚的新思路與新舉措。

1檔案接收重實(shí)效的理解

根據(jù)《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》（陳兆祦等主篇）“所檔謂檔案的收集按照檔案形成的規(guī)律，把分散的文件接收、征集、集中起來(lái)?！钡年U述，檔案收集包括檔案接收與檔案征集等形式與內(nèi)容，檔案接收是檔案收集的一種主要形式或者內(nèi)容。根據(jù)“檔案接重實(shí)效”講話的會(huì)議背景，作者認(rèn)為，檔案接收重實(shí)效主要指地方檔案綜合檔案館對(duì)同級(jí)單位檔案的收存管理工作。同時(shí)根據(jù)“在俄國(guó)、法國(guó)、美國(guó)等一些檔案學(xué)著作和檔案工作條例中，也常使用文件、檔案的“補(bǔ)充”、集中或接收等詞”闡述，檔案接收就是檔案的收集。因此，檔案接收重實(shí)效指檔案主體（檔案部門和個(gè)人）在從事檔案接收工作時(shí)注重該項(xiàng)工作實(shí)施的可行性和實(shí)施效果目的性與績(jī)效性。本文的檔案接收重實(shí)效主要根據(jù)2017年12月全國(guó)局（館）長(zhǎng)講話精神內(nèi)涵研究各級(jí)各類綜合檔案館在從事檔案接收時(shí)根據(jù)國(guó)家關(guān)于檔案接收的相關(guān)規(guī)定、規(guī)范和要求，創(chuàng)新開(kāi)展工作，制定出切合實(shí)際的方案、辦法、制度，采取符合時(shí)代發(fā)展要求的相關(guān)方式、方法與手段，完成檔案接收任務(wù)，達(dá)成工作預(yù)定效果，為檔案館后續(xù)強(qiáng)有力的各項(xiàng)融合發(fā)展提供豐富、翔實(shí)資源保障。檔案接收工作重實(shí)效包含以下內(nèi)容：一是接收工作實(shí)施的可行性。指接收工作實(shí)施方案創(chuàng)意、設(shè)計(jì)、理念及其操作的可行性。通常情況下，檔案館都會(huì)根據(jù)國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的方針、政策，地方政府各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展對(duì)檔案工作提出的協(xié)同要求，結(jié)合檔案館以往的工作經(jīng)驗(yàn)與創(chuàng)新發(fā)展思路制訂詳實(shí)，具體的接收工作方案，其主要內(nèi)容包括檔案接收的依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、質(zhì)理、時(shí)間、內(nèi)容范圍、實(shí)現(xiàn)的預(yù)期目標(biāo)等要求元素。檔案館接收工作的可行性實(shí)際上是這些構(gòu)成元素與維度可行性的綜合體現(xiàn)。二是實(shí)施效果目的達(dá)成性。檔案接收工作的實(shí)施效果主要指該項(xiàng)工作過(guò)程中及完成后達(dá)到的目的與實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。檔案館接收檔案的目的分直接目的與深遠(yuǎn)目的，直接目的是完成職責(zé)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理、保管與提供利用，深遠(yuǎn)目的就是豐富檔案資源，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，建立地方信息中心與信息高地，實(shí)現(xiàn)地方檔案及檔案工作的智慧化、彰顯檔案事業(yè)的智慧效益。本文討論的檔案館接收的效果達(dá)成性主要指接收檔案深遠(yuǎn)目的的達(dá)成性，即檔案接收工作效果與國(guó)民、社會(huì)對(duì)檔案工作發(fā)展要求的達(dá)成度。目前，國(guó)家和社會(huì)對(duì)檔案工作發(fā)展的要求是全面滿足國(guó)民美好生活對(duì)檔案信息的需求。

2檔案接收重實(shí)效策略提出背景

檔案接收工作是檔案收集工作的主要內(nèi)容，是守望歷史記憶的重要手段，是豐富、完善和重構(gòu)人類記憶的前提和基礎(chǔ)，是建立檔案事業(yè)資源體系的主要方式與方法之一，但是由于種種原因，我們目前的檔案接收工作存在著種種問(wèn)題。一是收集范圍操作難度大、缺乏針對(duì)性。我們現(xiàn)在制定的檔案接收范圍基本都是框架結(jié)構(gòu)式的，以分類范圍的方式呈現(xiàn)給各相關(guān)單位，各相關(guān)單位憑該范圍自行理解和細(xì)分具體的移交范圍。同時(shí)各單位制定出的移交范圍也是檔案人員擬定的，真正了解全校職能的部門或者人員并未參與，所以在檔案接收過(guò)程中難于把握檔案的具體接收內(nèi)容。操作起來(lái)相當(dāng)難，后果就是導(dǎo)致該進(jìn)館的檔案未進(jìn)館，不該進(jìn)館的進(jìn)館保存了，造成檔案資源的浪費(fèi)和損失。二是接收范圍的檔案價(jià)值界定難以有效把握。對(duì)檔案價(jià)值界定結(jié)果的處置行為有兩種，另一種判定保管期限，決定不同重要程度檔案的安保程度與條件，一種是判定續(xù)存還是銷毀，決定檔案的生與死。由于檔案價(jià)值鑒定的難度大，導(dǎo)致了些許永久保存的，被納入30年或者10年保存，一些本該納入30年或者10年保存的，誤判為永久進(jìn)行保存，給國(guó)家的檔案資源造成了極大損失與資源浪費(fèi)。三、接收進(jìn)館的時(shí)間不及時(shí)。按照《中華人民共和國(guó)檔案法》及《實(shí)施辦法》和《國(guó)家檔案館工作通則》的相關(guān)規(guī)定，各級(jí)檔案館接收檔案的時(shí)限要求各不相同，最短的時(shí)間也要在檔案形成單位保存10年以上，這10年雖然滿足了檔案形成單位的管理參考使用需求，發(fā)揮了檔案的參考憑證價(jià)值，但也忽略了檔案內(nèi)涵的歷史文化價(jià)值元素，抑制了檔案的文化功能，人為延緩了檔案歷史文化價(jià)值的功能發(fā)揮。四是檔案接收標(biāo)準(zhǔn)的超前性與苛刻性。為了便于管理，各檔案館對(duì)檔案接收通常采用最新標(biāo)準(zhǔn)，要求移交單位嚴(yán)格按照目前的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。導(dǎo)致新舊標(biāo)準(zhǔn)矛盾引起的問(wèn)題大量產(chǎn)生，既給檔案移交單位增加了額外的勞動(dòng)量與難度，同時(shí)也給檔案接收單位帶來(lái)了指導(dǎo)與檔案接收的難度，影響著該項(xiàng)工作的正常推進(jìn)。如目前要求各單位移交檔案必須“雙套制”。五是民生對(duì)檔案資源需求的激增。隨著國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等的全面提升，國(guó)民的民主意識(shí)與檔案意識(shí)得到了極大的提升，他們渴望了解歷史，了解事實(shí)，把自己的個(gè)體行為與活動(dòng)自主地與國(guó)事相結(jié)合，因此，國(guó)民對(duì)記錄國(guó)事發(fā)展經(jīng)歷的檔案資源需求愿望越來(lái)越強(qiáng)烈，利用檔案的積極性與主動(dòng)性越來(lái)越高。鑒于此，國(guó)家對(duì)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展提出了檔案接收重時(shí)效的重要指示。

3檔案接收重實(shí)效的策略

檔案事業(yè)為了獲得在新的歷史時(shí)期的創(chuàng)新發(fā)展，必須積極主動(dòng)地按照黨和國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的要求，主動(dòng)作為，創(chuàng)新作為，積極謀劃，精心布置，確保檔案事業(yè)的每一項(xiàng)工作落到實(shí)處，獲得實(shí)效。

3.1作好檔案資源調(diào)查與研究

1931年，毛澤東提出“不做調(diào)查沒(méi)有發(fā)言權(quán)，不做正確的調(diào)查同樣沒(méi)有發(fā)言權(quán)"。我們從事檔案接收工作也一樣，不對(duì)接收進(jìn)館檔案資源的詳細(xì)、周密的調(diào)查與研究，無(wú)法形成針對(duì)性強(qiáng)，可操作性的接收方案。

移交單位檔案資源情況調(diào)查與研究。調(diào)查研究的內(nèi)容包括檔案資源的存在數(shù)量、保管狀況、形成時(shí)間、資源結(jié)構(gòu)、人員數(shù)量、技術(shù)水平、工作任務(wù)、設(shè)施設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)重視程度、資金投入、日常利用、利用類型、利用效益等。調(diào)查研究的方式多樣化，可以采用深入所在區(qū)域和單位內(nèi)部進(jìn)行走訪，也可以深入實(shí)地查看等方式方法進(jìn)行調(diào)查研究。

3.2制定可行性接收方案

有實(shí)效性的接收方案應(yīng)該是檔案移交單位和接收單位的共同智慧結(jié)晶，是檔案接收工作的指導(dǎo)性文件，是該項(xiàng)工作獲得實(shí)效的依據(jù)，通常情況下，可行性方案具備以下特性。

（1）宏觀性與微觀性相結(jié)合，其中微觀性為主。宏觀性主要指適用于所有移交單位的相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)與要求。微觀性主要針對(duì)于履行職能的某個(gè)具體單位，根據(jù)其具體職能個(gè)性制定的接收方案。

（2）全面性與系統(tǒng)性相結(jié)合。全面性包括理論性與實(shí)踐操作性相結(jié)合，以操作性為主。

（3）常規(guī)性與機(jī)動(dòng)性相結(jié)合，以常規(guī)性為主等。同時(shí)方案可行與否的關(guān)鍵還包括方案制定參與主體的全面性，為了確保該方案的可行性與有效性，要求制定該方案時(shí)，務(wù)必要求把檔案移交單位的核心職能部門（辦公室或者綜合科）納入成員隊(duì)伍之中，確保該方案涉及內(nèi)容的全面覆蓋性。

3.3作好檔案接收工作前期培訓(xùn)與過(guò)程培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督

為了確保檔案資源接收質(zhì)量，獲得實(shí)效，檔案接收單位必須做好該項(xiàng)工作的前期培訓(xùn)與過(guò)程指導(dǎo)、監(jiān)督。

3.3.1培訓(xùn)

主要培訓(xùn)檔案移交的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，講清相關(guān)的重難點(diǎn)，學(xué)會(huì)相關(guān)的操作規(guī)范。培訓(xùn)的方式以實(shí)踐操作為主，理論教授輔之。同時(shí)也要加強(qiáng)檔案接收工作方案的培訓(xùn)，力爭(zhēng)將接收方案內(nèi)化心，作為檔案接收工作行為指南，外化于行，作為檔案接收方案的行為體現(xiàn)。

3.3.2加強(qiáng)指導(dǎo)與監(jiān)督

過(guò)程指導(dǎo)內(nèi)容包括檔案移交要求的相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的理解、認(rèn)識(shí)、與執(zhí)行的方式、方法及操作技能，是檔案接收效果的強(qiáng)力保證。監(jiān)督是檔案接收規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)獲得全面貫徹與落實(shí)的有效手段。包括監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的落實(shí)，方案執(zhí)行等，因此，在從事檔案接收工作過(guò)程中，檔案管理部門相關(guān)人員必須要扎根工作一線，全程參與檔案移交工作，全面履行過(guò)程管理職責(zé)，確保檔案整理質(zhì)量和整項(xiàng)工作有序推進(jìn)與按時(shí)完成。

3.4作好檔案接收工作質(zhì)量考核指標(biāo)體系

檔案接收考核指標(biāo)體系是從事檔案接收工作的直接依據(jù)，其內(nèi)容涉及面廣泛，包括組織機(jī)構(gòu)、人員、制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、資金和設(shè)施設(shè)備投入、社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益情況等，考核指標(biāo)體系堅(jiān)持以量性考核為主，盡量減少主觀評(píng)價(jià)性考核指標(biāo)內(nèi)容，確保考核結(jié)果相對(duì)公平與公正，以期該項(xiàng)工作能夠按照既定目標(biāo)推進(jìn)與完成，達(dá)到預(yù)期的接收效果。

3.5及時(shí)作好檔案接收工作信息反饋

為了作好檔案接收工作，確保檔案接收工作取得實(shí)效，建立相關(guān)的信息反饋機(jī)制必不可少，它是該項(xiàng)工作獲得持續(xù)推進(jìn)與延伸發(fā)展的保證。信息反饋的渠道主要有檔案移交單位、檔案移交人員、檔案指導(dǎo)人員、檔案接收人員、檔案接收單位、檔案利用人員和檔案利用的相關(guān)單位等。信息來(lái)源采取主動(dòng)來(lái)源原則和開(kāi)放性原則，不能坐等信息報(bào)送或者反映，充分利用各種新媒體加強(qiáng)宣傳和接收，確保反饋信息渠道暢通、信息獲取及時(shí)有效等，以此驅(qū)動(dòng)檔案接收工作向著實(shí)效化發(fā)展，為整個(gè)社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)發(fā)展提供有效資源保障。

在新的歷史時(shí)期，檔案工作適應(yīng)國(guó)家和社會(huì)強(qiáng)力發(fā)展的唯一有效方式就是對(duì)標(biāo)發(fā)展檔案資源需求，建立豐富的檔案資源體系和便于利用的檔案利用工作體系，檔案接收工作是前提和基礎(chǔ)，也是關(guān)鍵，因此，檔案事業(yè)發(fā)展獲得有效性的前提和基礎(chǔ)是提高檔案接收工作的實(shí)效性，接收國(guó)家、社會(huì)發(fā)展所需和民眾民生所需的檔案資源，盡量體現(xiàn)接收進(jìn)館資源的豐富性、齊全性、完整性、系統(tǒng)性、有用性、可用性、預(yù)見(jiàn)性與益民性等，讓檔案有故事可講，讓民眾有檔案可用和能用，使檔案成為民眾工作、學(xué)習(xí)、生活不能缺失的資源。

作者簡(jiǎn)介：史金瑩（1971.09-），女，湖南長(zhǎng)沙人，四川省冶金地質(zhì)勘查局六0一大隊(duì)，檔案館員，研究方向：檔案管理實(shí)務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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