程小瓊

摘 要：文章先針對(duì)檔案管理對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的重要意義進(jìn)行分析，隨后介紹了新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀特點(diǎn)，包括檔案管理意識(shí)不足、管理手段落后、管理機(jī)制不完善等，隨后介紹了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路與創(chuàng)新方法，包括提高檔案管理意識(shí)、使用先進(jìn)的管理技術(shù)、健全管理機(jī)制、提高管理人員綜合能力等，希望能給相關(guān)人士提供有效參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

檔案管理是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)高效、有序、協(xié)調(diào)發(fā)展的重要保障，同時(shí)還擁有維護(hù)人民正當(dāng)權(quán)益、建設(shè)精神文明社會(huì)、單位科學(xué)發(fā)展的功能，為此，需要針對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)行深入的研究和分析，提出單位檔案管理的新方法與新思路。

一、強(qiáng)化檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的重要意義

檔案管理是事業(yè)單位中基礎(chǔ)性工作，在考察事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)基礎(chǔ)工作時(shí)，能夠提供可靠的參考依據(jù)，幫助事業(yè)單位維系好和工作人員之間的關(guān)系，保護(hù)工作人員合法權(quán)益，為其維權(quán)提供基礎(chǔ)憑證。為此，需要加強(qiáng)事業(yè)單位中的檔案管理力度，尤其是地址單位中的檔案管理工作，對(duì)其中的各項(xiàng)地理信息需要進(jìn)行深入分析，比如強(qiáng)化檔案記錄等信息的分析與匯總，針對(duì)項(xiàng)目現(xiàn)場的設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)勘查、工程數(shù)據(jù)分析等工作，需要結(jié)合檔案管理實(shí)踐，通過系統(tǒng)觀點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分析，保障單位管理的規(guī)范性和科學(xué)性。檔案管理工作的基礎(chǔ)性任務(wù)是匯總和分類統(tǒng)計(jì)各種檔案數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的科學(xué)利用與合理開發(fā)，避免將檔案管理單純看做是資料的歸檔和儲(chǔ)存工作，需要全面總結(jié)單位實(shí)際生產(chǎn)狀況，掌握檔案信息的最新進(jìn)展，科學(xué)調(diào)整管理策略，滿足事業(yè)單位的業(yè)績分析需求，為其發(fā)展提供可靠資料，還原歷史真實(shí)面貌?？萍及l(fā)展背景下，針對(duì)事業(yè)單位中的檔案管理也提出了新的要求，為此，需要立足發(fā)展戰(zhàn)略角度，積極尋求創(chuàng)新發(fā)展。

二、新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀特點(diǎn)

（一）檔案管理意識(shí)不足

結(jié)合事業(yè)單位中的現(xiàn)實(shí)檔案管理發(fā)展?fàn)顩r分析，大部分單位在思想層面上都沒有意識(shí)到檔案管理對(duì)于單位發(fā)展的重要作用，不管是單位領(lǐng)導(dǎo)，還是相關(guān)管理人員，沒有準(zhǔn)確估量檔案管理工作所帶來的經(jīng)濟(jì)效益，在職員的年度考核與管理職責(zé)劃分中，沒有添加檔案管理指標(biāo)，并將其從考核項(xiàng)目中排除在外[1]。此外，因?yàn)閷?duì)于檔案管理的忽視，導(dǎo)致管理中的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不足和資金短缺等問題出現(xiàn)，弱化檔案管理效率。從檔案管理人員角度分析，其沒有在心理層面上了解自身工作的重要作用，工作態(tài)度不端正，責(zé)任意識(shí)不足，針對(duì)檔案文件基本上是以一種不泄密、不丟失的原則，從完成任務(wù)角度進(jìn)行管理工作，容易出現(xiàn)檔案資料隨意堆放、分檔歸類不合理、收集整理不全面等問題，進(jìn)而降低了檔案管理經(jīng)濟(jì)效益于工作效率。部分領(lǐng)導(dǎo)干部意識(shí)不到自身和檔案管理工作之間的密切聯(lián)系，對(duì)于兩者的聯(lián)系存在一定消極性，經(jīng)過應(yīng)付日常的檔案管理工作，致使檔案管理陷入一種被動(dòng)的工作狀態(tài)，無法從標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理過程中獲得有效信息。

（二）管理手段落后

管理方式是影響事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的主要因素，從目前的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r來看，大部分事業(yè)單位中的檔案管理設(shè)施建設(shè)都存在差異，軟硬件設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)不一，投入程度不同，沒有達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)要求。此外，事業(yè)單位中的管理資金投入較低，甚至部分單位中沒有專門存放檔案資料的空間，單純將檔案資料與其他雜物混放到一起，容易導(dǎo)致檔案損毀或丟失。檔案管理方式落后，隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸普及，但部分事業(yè)單位依然使用傳統(tǒng)方法管理檔案資料，降低管理質(zhì)量。比如，新時(shí)期檔案信息資料逐漸增加，通過人工管理方式根本無法滿足大量的管理需求，所有在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期，要積極創(chuàng)新管理手段。

（三）管理機(jī)制不完善

事業(yè)單位中缺少健全的檔案管理機(jī)制，就會(huì)影響管理工作的落實(shí)狀況，容易產(chǎn)生落實(shí)差距，特別是結(jié)合我國事業(yè)單位內(nèi)檔案管理相關(guān)調(diào)查分析，大約百分之八十的單位中都存在混亂管理等問題，通過分析這種狀況，能夠發(fā)現(xiàn)下面幾項(xiàng)問題：第一，大部分事業(yè)單位中存留朝令夕改問題，導(dǎo)致管理人員整理檔案時(shí)無從下手;第二，檔案管理機(jī)制只是一種表面形式，沒有真正落實(shí)各項(xiàng)管理制度，降低制度管理功能;第三管理制度中缺少相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，導(dǎo)致管理人員存在僥幸心理，工作狀態(tài)不佳，比如在重要資料管理工作中容易出現(xiàn)互相推諉的問題。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路與創(chuàng)新方法

（一）提高檔案管理意識(shí)

強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提高單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。比如，某水利局就充分利用單位中的宣傳欄、內(nèi)部期刊、廣播和例會(huì)等方式宣傳檔案管理對(duì)于單位發(fā)展的重要作用。同時(shí)在舉辦宣傳活動(dòng)的過程中能夠認(rèn)真聽取員工的建議和意見，增加基層員工參與渠道，激發(fā)出員工的積極性，以更加飽滿的精神投入到日常檔案管理過程中[2]。此外，事業(yè)單位中的管理者還需要在新時(shí)期的檔案管理工作中以身作則，加深員工對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。詳細(xì)分析所有員工的作用和能力，合理進(jìn)行責(zé)任劃分。在新時(shí)期的檔案管理中，還需要積極學(xué)習(xí)借鑒國外的一些成功案例，結(jié)合我國實(shí)際發(fā)展需求，進(jìn)行針對(duì)性選擇，創(chuàng)建新型的檔案管理方法，提升管理效率，減少管理風(fēng)險(xiǎn)。事業(yè)單位中的檔案資料關(guān)系到國家的利益安全，需要提高檔案管理重視，做好檔案資料的保密工作，從國家危害角度上謹(jǐn)慎對(duì)待相應(yīng)的管理保密制度，結(jié)合國家具體要求、規(guī)定選擇檔案管理地址，對(duì)進(jìn)出人員、庫房專管人員和資料與辦公區(qū)距離等因素提出具體要求，全面控制和記錄檔案室的進(jìn)出人員。

（二）使用先進(jìn)的管理技術(shù)

在新時(shí)期發(fā)展過程中，只有不斷提高檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)，才能實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)。為此，需要事業(yè)單位加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的投資力度，積極引入各種先進(jìn)的管理技術(shù)，挑選出較為優(yōu)秀的管理職員前往其他同屬性單位中交流與學(xué)習(xí)，提升其綜合管理能力。比如在硬件設(shè)施層面上，該水利局的領(lǐng)導(dǎo)人員為下屬的檔案管理部門專門配置了檔案資料儲(chǔ)存室，將檔案資料和其他雜物以及易燃易爆性物體有效隔離開來，進(jìn)一步提高了檔案管理的安全性。從軟件設(shè)施層面上看，該單位的高層管理者針對(duì)相應(yīng)的檔案管理提出下面幾項(xiàng)要求，需要具備熟練的計(jì)算機(jī)操作能力，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)的兼容性、適用性和可延伸性等性能，提升計(jì)算機(jī)實(shí)力[3]。要求檔案管理者能夠通過計(jì)算機(jī)處理檔案信息，將檔案信息轉(zhuǎn)化成電子資料。在檔案管理過程中如果遇到人工匯總的問題，針對(duì)普通文件資料，可以創(chuàng)建電子形式的存儲(chǔ)空間，針對(duì)那些比較重要且復(fù)雜的文件，需要派遣專門人員進(jìn)行處理，方便日后的檔案整理工作。

（三）健全管理機(jī)制

檔案管理機(jī)制是提升檔案管理效率、保證管理質(zhì)量的基礎(chǔ)條件，為此，需要相關(guān)事業(yè)單位在國家制定規(guī)定范圍內(nèi)設(shè)置科學(xué)有效的檔案管理機(jī)制，并在平等性和普遍性的檔案管理制度基礎(chǔ)上，建立針對(duì)管理人員和高層管理者的雙向約束機(jī)制，確保檔案管理制度的有效落實(shí)，而非流于表面形式。比如某一事業(yè)單位在開始制定檔案管理機(jī)制前，會(huì)對(duì)單位中的所有職員進(jìn)行全面考察，主動(dòng)詢問員工建議和意見，保證最終的檔案管理制度滿足所有員工的需求。此外，該事業(yè)單位針對(duì)檔案管理新時(shí)期的發(fā)展特征，將各種動(dòng)態(tài)性因素和靈活性因素也逐漸融入到檔案管理機(jī)制當(dāng)中，為后期的制度創(chuàng)新與改進(jìn)打下良好基礎(chǔ)。

同時(shí)，該事業(yè)單位創(chuàng)建的檔案管理制度已經(jīng)細(xì)分到管理的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，包括相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施、管理人員能力要求、工作要求和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等。通過這種做法能夠提高單位管理人員的工作積極性，用認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度去面對(duì)各項(xiàng)管理工作。針對(duì)該單位的工作特點(diǎn)，還加強(qiáng)了檔案資料的安全性管理。尤其是在新時(shí)期信息技術(shù)和電子科技快速發(fā)展階段，電子檔案信息容易受到各方面的影響，針對(duì)這種狀況，需要?jiǎng)?chuàng)建全面的檔案保護(hù)制度，明確檔案管理規(guī)定，不被允許的嚴(yán)謹(jǐn)訪問電子檔案，禁止移動(dòng)終端輸入或輸出電子檔案，通過嚴(yán)厲的方法保護(hù)好檔案資料，預(yù)防其受到任何侵害。

（四）提高管理人員綜合能力

檔案管理人員是決定檔案管理工作是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的重要因素，為此事業(yè)單位在檔案管理人員的招聘環(huán)節(jié)中需要加強(qiáng)審核力度，進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，除了對(duì)檔案管理人員提出學(xué)歷方面的要求外，還需要其擁有專業(yè)的檔案管理技術(shù)實(shí)力，具備高水平管理能力。此外，事業(yè)單位要想留住優(yōu)秀的檔案管理人才，需要設(shè)置完善的福利制度，提供具有吸引力的福利政策。比如對(duì)于擁有突出表現(xiàn)的檔案管理工作者提供相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，由單位提供資金給優(yōu)秀工作者提供外出游覽的機(jī)會(huì)。針對(duì)檔案管理工作者開展定期的培訓(xùn)課程，保證所有檔案管理人員都能達(dá)到基本合格線，不斷提高優(yōu)秀管理人員對(duì)業(yè)務(wù)實(shí)力。檔案管理質(zhì)量由管理人員綜合實(shí)力所決定，為此，需要從檔案管理能力和職責(zé)等方面入手，強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)。比如在單位內(nèi)部出現(xiàn)崗位變動(dòng)問題時(shí)，需要從穩(wěn)定管理角度入手，提升管理人員整體水平，加強(qiáng)相關(guān)人員的技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，比如組織各種擁有較強(qiáng)專業(yè)性和實(shí)踐性的檔案管理活動(dòng)，完善管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，豐富其管理經(jīng)驗(yàn)，通過培訓(xùn)不斷提高其職業(yè)道德和責(zé)任意識(shí)。

四、結(jié)語

綜上所述，在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期，促進(jìn)事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理方法和思路，對(duì)其整體發(fā)展具有重要作用。但從我國事業(yè)單位的實(shí)際管理狀況來看，還存在一定的問題，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位管理質(zhì)量水平降低，此外，我國對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新方法與創(chuàng)新思路還沒有研究到位，增加了創(chuàng)新的難度，針對(duì)這種狀況，需要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念和管理技術(shù)，為事業(yè)單位的檔案管理開創(chuàng)新的發(fā)展渠道。

參考文獻(xiàn)：

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[3]孫艷華.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].現(xiàn)代國企研究，2018（02）：181.