賀紅華

摘 要：在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)過(guò)程中，時(shí)常會(huì)出檔案管理的困難，使得項(xiàng)目管理難度增加。如果在項(xiàng)目建設(shè)中不能有效地進(jìn)行收集與管理，都會(huì)對(duì)建設(shè)檔案的系統(tǒng)性、整體性、利用性等造成影響，不利于項(xiàng)目新建開(kāi)發(fā)、改擴(kuò)建設(shè)管理，更會(huì)影響項(xiàng)目的使用維護(hù)、系統(tǒng)改造、設(shè)備維修?；诖耍疚慕Y(jié)合實(shí)際的住宅建設(shè)案例，對(duì)住宅建設(shè)檔案的收集與管理進(jìn)行分析，以期能更好的控制建設(shè)檔案質(zhì)量，提高項(xiàng)目建設(shè)管理水平。

關(guān)鍵詞：基建檔案;收集與管理;項(xiàng)目建設(shè)

前言：基建檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史紀(jì)錄。近年來(lái)，隨著人民群眾對(duì)住宅小區(qū)、綠化環(huán)境、功能服務(wù)等新的需求，我們公司作為一家有著國(guó)資背景的房產(chǎn)公司，承擔(dān)起了相應(yīng)的建設(shè)責(zé)任，打造出一批質(zhì)量過(guò)關(guān)的建設(shè)項(xiàng)目。

筆者以位于上海青浦區(qū)朱家角鎮(zhèn)湖濱新城為例。2004年初開(kāi)工建設(shè)的地塊項(xiàng)目，土地面積約有1212畝，為完成我們集團(tuán)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，開(kāi)發(fā)項(xiàng)目被分成十個(gè)住宅小區(qū)，屬于滾動(dòng)開(kāi)發(fā)、分期交付使用的管理模式。項(xiàng)目主要包括新建商品住宅小區(qū)、動(dòng)拆遷回搬小區(qū)、商業(yè)中心、主題公園、社區(qū)服務(wù)中心、景觀河道、泵閘、以及電擴(kuò)容等建設(shè)項(xiàng)目。在湖濱新城住宅開(kāi)發(fā)建設(shè)中必然會(huì)產(chǎn)生各種形式的檔案材料，做好湖濱新城的檔案收集與管理工作，對(duì)湖濱新城住宅的建設(shè)、管理與發(fā)展至關(guān)重要。

1、湖濱新城住宅檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)與作用

湖濱新城住宅基建檔案由前期文件、設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、驗(yàn)收文件構(gòu)成。前期文件有：土地證、動(dòng)拆遷合同及有關(guān)政策、會(huì)議紀(jì)要、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)建議書(shū)及實(shí)施方案、環(huán)境預(yù)測(cè)調(diào)查報(bào)告、選址文件、規(guī)劃文件、申照文件、建設(shè)大綱等;設(shè)計(jì)文件有：方案設(shè)計(jì)文本、初步設(shè)計(jì)批復(fù)、設(shè)計(jì)概算書(shū)、代保管證明書(shū)、工程概算、工程水文、地質(zhì)、勘察報(bào)告及地質(zhì)圖等;招投標(biāo)文件有：中標(biāo)通知書(shū)、招標(biāo)項(xiàng)目登記表、招標(biāo)（或議標(biāo)）文件、招標(biāo)文件答疑紀(jì)要、標(biāo)函、合同或協(xié)議;施工技術(shù)文件有：施工合同及預(yù)算匯總表、開(kāi)工報(bào)告、單位工程綜合質(zhì)量評(píng)定表、設(shè)計(jì)圖紙會(huì)議交底紀(jì)要、技術(shù)核定單、地基驗(yàn)槽記錄、項(xiàng)目例會(huì)及專(zhuān)題報(bào)告、施工圖、進(jìn)度計(jì)劃、工作聯(lián)系單、變更申請(qǐng)單、專(zhuān)項(xiàng)報(bào)審表、周報(bào)（月）報(bào)等;監(jiān)理文件有：監(jiān)理合同、監(jiān)理大綱、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理報(bào)告、施工組織計(jì)劃報(bào)審表、監(jiān)理通知單、實(shí)施細(xì)則及總結(jié)報(bào)告、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等;驗(yàn)收文件有：完工報(bào)告、初驗(yàn)報(bào)告、銷(xiāo)售證明、質(zhì)監(jiān)備案證明、入戶許可證、大產(chǎn)證、、獎(jiǎng)狀、聲像等。

由此使湖濱新城住宅基建檔案具備了周期性、專(zhuān)業(yè)性、成套性、復(fù)雜性等特點(diǎn)。周期性：建設(shè)工程項(xiàng)目要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、招標(biāo)設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、審計(jì)等階段，一般要經(jīng)過(guò)幾年才能完成。工程項(xiàng)目交付使用后，其使用時(shí)間長(zhǎng)達(dá)幾十年或上百年，工程管理中還會(huì)不斷產(chǎn)生新的檔案。因此，湖濱新城住宅基建檔案的形成和管理工作將伴隨著建筑物、構(gòu)筑物的存在而持續(xù)進(jìn)行。專(zhuān)業(yè)性：基建活動(dòng)伴隨著一定的專(zhuān)業(yè)分工，不同的專(zhuān)業(yè)具有不同的技術(shù)內(nèi)容和方法，所以，基建工程中產(chǎn)生的檔案具有明顯的專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)。成套性：基建工程項(xiàng)目經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、審計(jì)等階段，是一個(gè)完整的系統(tǒng)工程，各階段所形成的檔案是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，因此檔案具有很強(qiáng)的成套性。復(fù)雜性：基建檔案的復(fù)雜性是由基建工程的內(nèi)容所決定的，基建工程包括地質(zhì)、建筑、安裝、給排水、暖通、環(huán)保、電信、消防、節(jié)能、水工、綠化等專(zhuān)業(yè)，形成的檔案在內(nèi)容上呈現(xiàn)復(fù)雜性。

湖濱新城住宅基建檔案，真實(shí)地記錄和反映了基建項(xiàng)目建設(shè)和管理的全過(guò)程，是項(xiàng)目竣工后使用維護(hù)、系統(tǒng)改造、設(shè)備維修的重要依據(jù)和條件，是工程質(zhì)量責(zé)任追溯不可替代的重要憑證，也是界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依據(jù)。同時(shí)也可為住宅區(qū)域整體規(guī)劃和各種建筑物里里外外的明細(xì)，為維修提供可靠的依據(jù)。在工程建設(shè)過(guò)程中，一些隱蔽工程和地下管線的內(nèi)容是被外墻面或地面所掩蓋的，一旦發(fā)生問(wèn)題，這些隱蔽工程既看不見(jiàn)又摸不著，這時(shí)最直接、最便捷的方法就是根據(jù)保存的基建檔案去進(jìn)行分析判斷、解決問(wèn)題?？梢?jiàn)，基建檔案的作用是無(wú)可替代的。除了日常管理、維修外， 對(duì)新城住宅小區(qū)日后的改建、擴(kuò)建或新建，基建檔案也提供了最真實(shí)、最直接的依據(jù)。

湖濱新城住宅根據(jù)為了在城市邊緣創(chuàng)造“世外桃源”，為旅游、度假及養(yǎng)老客群需求，進(jìn)行湖濱新城的建設(shè)工程。湖濱新城住宅總建筑面積807991平方米，主要建筑物有多層、別墅、商業(yè)中心、社區(qū)服務(wù)中心等 657個(gè)單體，另有室外總體工程、水泵闡等工程，包括立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段，共形成檔案 8921卷，是今后湖濱新城住宅運(yùn)行使用、改建擴(kuò)建、維修加固以及維護(hù)小區(qū)自身合法權(quán)益的重要依據(jù)和憑證。

2、湖濱新城住宅檔案的收集

基建檔案所具有的周期性、專(zhuān)業(yè)性、成套性、復(fù)雜性等特點(diǎn)，給湖濱新城住宅基建檔案的收集工作帶來(lái)很大困難，要切實(shí)做好檔案收集工作，具體應(yīng)做到如下幾個(gè)要點(diǎn)：

2.1及時(shí)性：基建檔案的收集與基建工作的開(kāi)展應(yīng)同時(shí)進(jìn)行。在工作中應(yīng)明確材料收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。在立項(xiàng)、可行性研究、決策、審批等工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段就應(yīng)著手進(jìn)行文件材料的積累工作。檔案人員要積極主動(dòng)收集，做到檔案收集與工程項(xiàng)目啟動(dòng)、進(jìn)展同步，特別是勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料要及時(shí)收集，以免遺漏。

2.2完整性：基建項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的總體要求是“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全”?！巴暾保肝募牧戏从车膬?nèi)容齊全，能反映基建活動(dòng)的全過(guò)程和結(jié)果;“準(zhǔn)確”，指文件材料，尤其是竣工圖的內(nèi)容應(yīng)與基建工作的實(shí)際和現(xiàn)埸相一致;“系統(tǒng)”，指文件材料的分類(lèi)、排列、組合，具有整體性和邏輯性，并保持相互間的有機(jī)聯(lián)系;‘“安全”，指檔案制成材料要利于延長(zhǎng)檔案使用壽命，檔案實(shí)體和檔案信息都得到安全保護(hù)。為達(dá)到以上要求，要先確定文件材料的歸檔范圍，以此來(lái)逐一進(jìn)行材料的收集。在材料整理中，應(yīng)特別注意基建項(xiàng)目是以項(xiàng)目為單位進(jìn)行建設(shè)的，因此項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的各種文件材料之間應(yīng)保持密切聯(lián)系。

2.3合理性：基建項(xiàng)目文件材料形成單位不同，因此其文件材料的收集、歸檔范圍也不盡相同。例如，項(xiàng)目主管單位應(yīng)收集項(xiàng)目立項(xiàng)、審批和竣工驗(yàn)收工作中產(chǎn)生的文件材料;施工單位應(yīng)著重收集施工技術(shù)文件材料和施工管理等方面的相關(guān)材料;建設(shè)單位收集范圍應(yīng)考慮以建筑物、構(gòu)筑物的技術(shù)文件材料以及涉及以后日常使用、維護(hù)，改建和擴(kuò)建需要的文件材料為主。其中應(yīng)特別注意的是，建設(shè)單位在收集檔案材料時(shí)，由于收集范圍廣、種類(lèi)多，應(yīng)注意收集的完整性、系統(tǒng)性，注重文件材料的原始性，以收集原件為主，不遺漏必須收集的文件。

3、湖濱新城住宅檔案的管理

湖濱新城住宅建設(shè)是對(duì)一家大型房產(chǎn)公司綜合水平和管理能力提高的標(biāo)志，而湖濱新城住宅基建檔案是這一建設(shè)發(fā)展過(guò)程中的真實(shí)記錄，為公司的發(fā)展和管理提供了真實(shí)的依據(jù)。基建檔案保管是否系統(tǒng)、查找是否方便等，都直接影響公司日常工作中對(duì)檔案的利用。為了做好湖濱新城住宅基建檔案的管理工作，要切實(shí)做好以下幾項(xiàng)工作：

3.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)工作責(zé)任心：

湖濱新城住宅項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，采用滾動(dòng)開(kāi)發(fā)模式。作為檔案管理人員，要從自我規(guī)范做起，不斷提高對(duì)基建檔案歸檔意識(shí)的認(rèn)識(shí)，盡職盡責(zé)地做好收集工作。鑒于湖濱新城住宅基建檔案來(lái)源于較多，對(duì)于檔案歸檔的范圍和要求的了解不詳盡，可以通過(guò)各種途徑加大宣傳力度，使檔案收集工作獲得公司各方面的支持。

3.2提前介入，確保文件及時(shí)收集：

湖濱新城住宅基建工程是個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，有建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位等參與，產(chǎn)生的檔案數(shù)量繁多，內(nèi)容涉及工程前期、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、勘察、土建、消防、綠化、銷(xiāo)售、審計(jì)、驗(yàn)收等多個(gè)方面，特別該項(xiàng)目分區(qū)開(kāi)發(fā)，跨度大，年限長(zhǎng)，因此檔案的組成內(nèi)容更加復(fù)雜，管理的難度特別大。在這樣的情況下，要做好基建檔案的管理工作，應(yīng)在新住宅小區(qū)建設(shè)準(zhǔn)備之初，即管理班子成立并著手湖濱新城住宅建設(shè)工作時(shí)，檔案部門(mén)就要參與其中，專(zhuān)職檔案人員及時(shí)參與到湖濱新城住宅建設(shè)籌備啟動(dòng)階段的具體工作之中，指導(dǎo)建立工程籌備啟動(dòng)階段檔案。工程建設(shè)中，檔案人員要深入建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)，全程指導(dǎo)監(jiān)督，及時(shí)解決檔案收集、管理中的問(wèn)題，使檔案收集、管理始終處于主動(dòng)、可控的狀態(tài)。

3.3整章建制，確保管理制度切合實(shí)際

根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》、《上海市建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工檔案編制技術(shù)規(guī)范》要對(duì)基建檔案進(jìn)行收集和管理。同時(shí)，要針對(duì)湖濱新城住宅建設(shè)和基建檔案的實(shí)際及特點(diǎn)，制定更適合湖濱新城住宅基建檔案管理的規(guī)章制度，如《湖濱新城住宅基建項(xiàng)目文件材料歸檔范圍》、《湖濱新城住宅基建檔案管理細(xì)則》等，明確檔案管理工作與湖濱新城住宅建設(shè)相結(jié)合、檔案管理工作與工程建設(shè)同步的要求，明確各職能部門(mén)檔案人員與專(zhuān)業(yè)人員在檔案形成、管理中承擔(dān)的責(zé)任，明確歸范范圍和歸檔要求。要與施工單位、設(shè)計(jì)院、監(jiān)理單位簽訂合同時(shí)注明對(duì)檔案管理工作的要求，督促其積極配合完成檔案收集、整理工作，力求保證基建檔案“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全”。

3.4推行智能管理，方便利用檔案信息

湖濱新城住宅在設(shè)備和技術(shù)上必定是現(xiàn)代化的。在基建檔案管理中應(yīng)開(kāi)展紙質(zhì)文件數(shù)字化工作，及時(shí)將基建檔案電子版一并歸檔，如湖濱新城住宅網(wǎng)絡(luò)等加入，能更有利于基建檔案的利用。即使在湖濱新城住宅投入使用后，基建檔案中竣工圖的利用率也很高，利用電子版既方便了查閱人員，也搞了檔案管理的工作效率，對(duì)檔案原件也減少了損耗。并能實(shí)現(xiàn)不同小區(qū)信息共享。

3.5加強(qiáng)培訓(xùn)，貫穿始終指導(dǎo)工作

湖濱新城住宅基建工程浩大，涉及方方面面，項(xiàng)目各承擔(dān)單位和檔案人員對(duì)基建檔案工作認(rèn)識(shí)水平和重視程度不一，尤其是施工單位的檔案人員流動(dòng)性比較大，因此，提高檔案人員基建意識(shí)和管理能力是做好基建檔案工作的先決條件，而且業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)要全程。可以在項(xiàng)目啟動(dòng)前就組織對(duì)有關(guān)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，請(qǐng)專(zhuān)家或資深檔案專(zhuān)業(yè)人員講授基建檔案收集、管理的規(guī)范和要求。在項(xiàng)目建設(shè)中，要開(kāi)展業(yè)務(wù)研討，加強(qiáng)操作技能的指導(dǎo)，及時(shí)解決工作中的問(wèn)題。同時(shí)，還要對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的有關(guān)專(zhuān)業(yè)人員開(kāi)展檔案工作宣傳，進(jìn)行檔案知識(shí)普及，提高其檔案意識(shí)，使他們積極配合做好基建檔案工作。

4 結(jié)論

綜上所述，基建檔案要在項(xiàng)目建設(shè)和后期使用中發(fā)揮重要，必須熟悉檔案內(nèi)容構(gòu)成、并分析其形成的特點(diǎn)，切實(shí)深入地做好檔案收集的工作，提高基建檔案的管理能力，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。