李歡

【摘要】本文就事業(yè)單位檔案工作進行探討，首先對事業(yè)單位檔案管理特點進行介紹，通過對事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)狀進行分析，在借鑒國外檔案管理先進經(jīng)驗的基礎上，提出改進建議，對檔案管理模式進行創(chuàng)新。

【關鍵詞】檔案管理;事業(yè)單位檔案

檔案管理工作具有重要的經(jīng)濟意義與社會價值，是單位發(fā)展的真實記錄，是單位工作的重要組成部分，事業(yè)單位是國家為滿足人民群眾衛(wèi)生、文化、教育等公共服務而設立的社會組織，因此做好事業(yè)單位檔案工作，對服務和保障群眾權益，促進精神文明建設，推動經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展有著重要的作用。

一、事業(yè)單位檔案管理的特點

（一）全員化。事業(yè)單位檔案管理不僅需要主管領導、專兼職檔案員的不懈努力，而且依賴于各部門的通力配合。檔案的形成、收集、整理、鑒定需要全員參與，要樹立“大檔案”管理思路，營造“檔案管理人人有責”的文化氛圍，做到“應收盡收、應歸盡歸、應交盡交、應接盡接”，從源頭上保障檔案資料齊全完整。

（二）標準化。標準化是現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段。沒有標準化，就沒有高質(zhì)量、高效率。事業(yè)單位工作涉及方方面面，檔案種類繁多，妥善管理利用這些檔案，需要有科學統(tǒng)一的標準，在《中華人民共和國檔案法》的指導下，結(jié)合工作實際建立標準化的管理制度是提高事業(yè)單位檔案工作水平的重要手段。

（三）先進性。隨著經(jīng)濟體制改革的不斷深入，給事業(yè)單位檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要求事業(yè)單位檔案工作者當好“領頭羊”，變被動為主動，充分利用新科技、新手段服務檔案工作，逐步走出一條與我國國情相適應，與社會主義市場經(jīng)濟相適應的新道路。

（四）變化性。我國事業(yè)單位改革的不斷深入為檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，通過對改革試點的事業(yè)單位檔案資料的歸屬與流向作了明確的規(guī)范，以確保檔案資料完整和安全。將新單位的建檔工作與原單位的檔案處置工作及本單位職能調(diào)整實施同步進行，涉及改革的單位在當?shù)厥聵I(yè)單位登記管理局辦理事業(yè)單位變更和注銷手續(xù)的同時，應向該地區(qū)檔案部門或主管部門辦理文件材料和檔案移交手續(xù)。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理重視程度不夠。一是領導忽視檔案工作。多數(shù)領導將資金與精力投入一線業(yè)務工作，認為檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要不丟失、不泄密就可以，沒有將檔案工作納入績效管理體系。二是檔案管理秩序混亂。逾期歸檔、滯留不交、檔案不全現(xiàn)象時有發(fā)生，未形成統(tǒng)一管理、運轉(zhuǎn)高效的檔案工作機制。三是人員配置不到位，兼職人員多，專職人員少，人員流動頻繁。

（二）歸檔立卷制度不能落實到位。一是事業(yè)單位工作人員未能全體參與檔案工作，檔案管理人員不是文件形成者，不能恰當確定檔案保管期限，不利于提高檔案工作質(zhì)量。二是文件資料交到檔案室，交接部門每次查找文件資料都需要履行檔案借閱手續(xù)，導致有關部門不愿將文件資料按時上交檔案室。三是不利于規(guī)范工作程序，造成檔案管理部門與檔案形成科室相互推諉，造成檔案丟失，收集不全。

（三）檔案信息化建設水平滯后。目前，事業(yè)單位檔案管理技術較為落后，信息化水平低。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來、科學技術的不斷發(fā)展，雖然計算機技術、縮微技術、信息檢索系統(tǒng)等先進技術可運用于檔案管理工作中，但因檔案信息化建設投資大，沒有完善的軟硬件設施的支持，且檔案工作者思維落后，滿足于現(xiàn)狀，傾向于人工管理模式，阻礙了檔案信息化建設。

（四）缺少專業(yè)高效的檔案管理隊伍。一是工作積極性不高。檔案管理是一個長期、量大、繁瑣的工作過程，從文件的收集、歸檔、整理、裝訂、編目、保管、利用等環(huán)節(jié)都需要付出大量的心力勞力，付出與收益不對等，導致檔案管理人員缺乏工作熱情。二是業(yè)務水平不高。許多高校檔案專業(yè)畢業(yè)生不愿從事檔案工作，檔案部門新鮮血液流入不足，無法提高管理水平。部分事業(yè)單位檔案管理人員年齡偏大，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案知識學習，不熟悉檔案工作程序，計算機水平較低，不能滿足工作要求。

三、國內(nèi)外檔案管理的經(jīng)驗借鑒

（一）美國檔案管理經(jīng)驗。美國不僅在政治、經(jīng)濟、軍事等方面處于世界領先地位，在檔案管理方面也有先進之處，實行文件中心制度。文件中心是為不同行政機構(gòu)的半現(xiàn)行文件在被銷毀或移交檔案館之前進行保管的機構(gòu)。文件中心對未到移交檔案館年限的檔案進行集中保管，具有經(jīng)濟性、集約型、實用性的特點，被德國、加拿大、英國等認同并效仿，建立中間檔案館、過渡性檔案館等保管機構(gòu)。

（二）日本檔案管理經(jīng)驗。日本現(xiàn)代檔案制度建于明治維新時期，雖起步較晚，但依靠先進的科學技術取得飛躍發(fā)展。日本將檔案歸入情報類，重視發(fā)揮檔案在單位管理中的重要作用。在日本，單位中的每個人都重視收集情報，整理情報，并作為決策的重要依據(jù)。人們將情報運用到企業(yè)生產(chǎn)、社會管理等各項工作中，注重文化建設，編纂大事記，向員工灌輸單位文化理念。

四、如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

（一）建立健全工作制度。因事業(yè)單位職責繁多、涉及面廣，所以事業(yè)單位檔案涵蓋了文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、執(zhí)法案卷、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等各種檔案類型，其中科技檔案又包含基建檔案、設備檔案、科研項目檔案等分支。做好事業(yè)單位檔案管理工作，就要建立健全各類型檔案管理制度，使檔案管理有章可依，有據(jù)可行，從制度上保證事業(yè)單位檔案工作程序化、規(guī)范化。

（二）提高管理人員的保密意識。一是加強保密機制建設，從制度入手筑牢保密責任意識。二是經(jīng)常開展保密警示教育活動，提高失密泄密行為鑒別能力，筑牢防范意識。三是從人防、物防、技防入手，建立檔案安全防范體系，存儲設備定期殺毒備份，重點防范黑客攻擊，做到涉密檔案不上網(wǎng)。四是不定期開展保密檢查，嚴查違法違規(guī)違紀行為，使檔案管理人員居安思危，筑牢憂患意識。

（三）加強數(shù)字化建設。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)檔案為主，具有易損壞、易丟失、不便查找的特點。檔案數(shù)字化能彌補傳統(tǒng)檔案的不足，不僅節(jié)約儲存空間、降低保管成本、縮短檢索時間、提升查全率和查準率，而且在檔案利用時不受時間、空間的制約，實現(xiàn)檔案跨部門互通，信息共享。在檔案數(shù)字化建設中，要充分利用現(xiàn)代化技術設備，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)在庫檔案的電子檢索、電子查閱、電子傳輸。做好事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設，是適應時代發(fā)展，為知識社會經(jīng)濟建設提供便捷服務的重要手段。

（四）積極推動檔案開發(fā)利用工作。以“管用結(jié)合”為目標，積極推動檔案開發(fā)利用工作。一是把法規(guī)文件、工作數(shù)據(jù)、科研成果進行匯集編寫成冊，發(fā)揮檔案服務功能。二是完善檔案信息電子查詢功能，為單位決策提供翔實準確的參考依據(jù)。三是加強檔案的對外公開力度，利用門戶網(wǎng)站、微信公眾平臺推送辦事流程、法規(guī)文件，切實方便企業(yè)、群眾生產(chǎn)生活，服務社會。

（五）加強人員培訓，提升專業(yè)素質(zhì)。一方面，加強檔案管理重要性的宣傳，營造良好學習氛圍，增強檔案管理人員學習的自覺性和積極性，將學習融入日常工作中，銳意進取，積極向上;另一方面，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理實際水平，年初編制培訓預算，制定培訓計劃并落到實處，主動參加上級部門及培訓機構(gòu)的學習，將培訓成果帶回單位，在單位內(nèi)進行宣貫，通過內(nèi)培與外培相結(jié)合的方式提升檔案管理技術水平。最后，實施績效管理，加強培訓考核力度，切實將培訓中學習的新知識、新方法運用到工作中，提升檔案管理水平。

五、新形勢下檔案管理模式創(chuàng)新

（一）建立現(xiàn)代化管理模式。創(chuàng)新是時代的必然要求，檔案管理者要勇于探索，從思想上樹立檔案是一種信息資源、可以產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益的新理念，用新思維、新技術、新方法解決檔案管理中出現(xiàn)的新問題。加強領導力建設，增強檔案管理的預見性、針對性、前瞻性，使檔案在服務中發(fā)揮經(jīng)濟效益。在技術手段上，隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，辦公自動化的普及，可以建立事業(yè)單位檔案云平臺，將檔案資料數(shù)字化后上傳到云平臺，可進行遠程檢索，消除事業(yè)單位檔案管理工作受地域限制因素，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的全面共享。在服務手段上，檔案部門可在單位網(wǎng)站上設立檔案服務窗口，建立現(xiàn)代化的檔案查詢平臺，企業(yè)群眾通過留言咨詢查閱相關檔案，實現(xiàn)檔案服務利用網(wǎng)絡化。

（二）建立競爭機制，引進檔案管理專業(yè)人才。運用人力資源管理理念，引進人才、激勵人才、留住人才，豐富檔案人才儲備。建立崗位目標責任制及考評制度，將檔案工作納入全年考核中，定期對檔案工作人員進行測評，工資與測評成績掛鉤，對成績優(yōu)秀者進行獎勵，對成績不達標者下達整改通知，促使高、精、尖檔案人才脫穎而出，充分調(diào)動檔案工作人員的積極性與主動性。

（三）對文件中心理論進行本土化改造。規(guī)模經(jīng)濟是文件中心的優(yōu)勢，目前我國事業(yè)單位都建有單獨的檔案室，占用大量的人力物力財力，隨著信息技術的發(fā)展，事業(yè)單位建立了計算機信息系統(tǒng)輔助檔案管理，在此基礎上，建立系統(tǒng)內(nèi)聯(lián)合檔案室（即文件中心），配備專業(yè)人員對檔案進行集中歸類整理，提高工作效率，各單位實現(xiàn)實物檔案在文件中心統(tǒng)一保管。專業(yè)人員將檔案整理后數(shù)字化掃描上傳到云存儲，同時在各單位建設數(shù)字化檔案檢索調(diào)閱設備，與文件中心云存儲相連接，實現(xiàn)電子檔案的實時共享。

（四）以檔案文化建設助力事業(yè)發(fā)展。文化建設是事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的靈魂，是經(jīng)歷挫折永不言敗的信念，是面對改革突破自我的精神詮釋。事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位發(fā)展歷程的真實記錄，具有直觀性、易懂性，是事業(yè)單位文化的具體呈現(xiàn)。做好事業(yè)單位檔案工作在傳承單位文化、教育職工、服務經(jīng)濟發(fā)展等方面有著重要作用。

六、結(jié)束語

檔案管理工作在事業(yè)單位工作中起重要作用，要引起足夠重視，查找自身存在的問題和不足，吸取先進經(jīng)驗，提出改進措施，從建立健全工作制度、提高管理人員保密意識、加強數(shù)字化建設、積極推動檔案開發(fā)利用工作、加強人員培訓等方面入手，以檔案文化建設助力事業(yè)發(fā)展，使事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)中求精，提升效率，滿足區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展和人民群眾需要。

【參考文獻】

[1]孫可.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法初探[J].黑龍江科學，2017，8（19）：158-159.

[2]尚雪蕾，賀林燃.試析事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J].人力資源管理，2017（11）：235-236.

[3]程筱潔.淺談事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策[J].才智，2017（30）：241.

[4]汪泓.基層單位檔案管理工作概論[J].甘肅科技縱橫，2017，46（11）：78-80.