劉春苗

摘 要：企業(yè)檔案本身是企業(yè)生產(chǎn)運營活動中所產(chǎn)生的各種記錄資料，因此企業(yè)檔案是對企業(yè)整體發(fā)展的重要記錄。因此企業(yè)檔案的建立在維護企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展利益、歷史面貌展現(xiàn)、有效促進企業(yè)服務優(yōu)化等多方面發(fā)揮出極為重要的作用。因此，對企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求，要求其必須具備一套完善的管理體系制度，并借助科學的管理方式來促使檔案管理趨于規(guī)范、標準化轉(zhuǎn)變。只有這樣才能促使企業(yè)檔案工作在實際利用上帶來極大便利，最終實現(xiàn)規(guī)范標準化轉(zhuǎn)變。本文關(guān)于企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范標準化進行探討，為此簡要論述以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案管理；規(guī)范標準化

作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展過程的原始記錄，企業(yè)檔案發(fā)揮出了極為重要的作用。多數(shù)企業(yè)檔案在內(nèi)容構(gòu)成上更多都是以科技檔案為主體，其中包含了像行政管理、黨群建設(shè)、統(tǒng)計計劃、銷售經(jīng)營、財務、人力及物流等多個層面的檔案內(nèi)容。因此，企業(yè)檔案對于企業(yè)發(fā)展而言非常重要，必須充分認識到企業(yè)檔案管理工作開展的價值和意義，在此基礎(chǔ)上切實做好企業(yè)檔案管理工作，從而促使企業(yè)獲得更好的發(fā)展服務。要想充分發(fā)揮出企業(yè)檔案的作用，對其強化管理和保護工作必不可少，只有這樣才能切實保障檔案服務工作的質(zhì)量。為此，就必須統(tǒng)一檔案收集整理等各環(huán)節(jié)工作的安排，采取科學合理化的方式來不斷提升企業(yè)檔案管理水平。

1 企業(yè)檔案管理要求及規(guī)范標準化內(nèi)容

1.1 企業(yè)檔案管理的基本要求

近年來，我國企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展水平持續(xù)提升，相應的內(nèi)部檔案管理在企業(yè)運行當中開始不斷發(fā)生改變，主要體現(xiàn)為科技技術(shù)發(fā)展促使企業(yè)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。如果不能在此基礎(chǔ)上充分適應其改變的形勢，將直接影響到企業(yè)的管理效率水平。這就要求必須嚴格規(guī)范各環(huán)節(jié)管理，由此來促使檔案管理效率和水平的攀升?？梢娖髽I(yè)檔案管理是強化自身管理的表現(xiàn)，因為檔案管理工作屬于企業(yè)日常管理的重要單元，其主要對發(fā)展中的各類進行整理、歸檔，由此直接給企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供了大量的經(jīng)驗借鑒與參考。同時檔案管理也是企業(yè)長遠發(fā)展的助力，檔案所蘊含的信息資源屬于企業(yè)運營發(fā)展的精髓內(nèi)容，因此企業(yè)檔案管理的規(guī)模和企業(yè)自身的競爭需求相匹配，檔案管理的重心與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展形態(tài)相適應等。所以以往的檔案管理已不適用，這就必須采取規(guī)范標準的管理方法。

1.2 企業(yè)檔案管理規(guī)范標準化內(nèi)容

具體表現(xiàn)為以下幾個方面內(nèi)容：1）組織規(guī)范標準化，重點在檔案管理的組織建設(shè)方面，要求應當嚴格依照控制論來加以實施，同時嚴密結(jié)合信息論與系統(tǒng)論原則，借助專業(yè)、科學化手段，以此對工作面臨的難題進行深入分析、處理和探究，由此實現(xiàn)整個流程的規(guī)范化、標準化。2）管理技術(shù)規(guī)范標準化，主要指借助現(xiàn)代化的科技技術(shù)來實現(xiàn)檔案的傳遞、查找、整理及保存記錄等一系列管理舉措。如今技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展迅速，可采用的技術(shù)類型具體包含聲像、微縮、復制、印刷及計算機等多種技術(shù)類型，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的有效、規(guī)范化處理。3）資源信息管理規(guī)范標準化，當今時代發(fā)展，各大企業(yè)為了切實提升市場競爭力水平，開始越來越重視內(nèi)部檔案管理工作。而檔案管理信息化成為全新的規(guī)范標準化的方向，更是一種新型實踐管理方式，具體是通過計算機網(wǎng)絡的運用及現(xiàn)代信息系統(tǒng)的加工處理及檔案資源的傳遞輸送等動態(tài)過程。當前，企業(yè)的檔案管理信息化，成為管理工作開展的核心內(nèi)容，也是必不可少的技術(shù)手段，具體需要建立完善的、規(guī)范化的檔案管理平臺，如技術(shù)支撐平臺、網(wǎng)絡建設(shè)開發(fā)平臺等，這些都將促使檔案資源向完善、共享、安全、可靠化方面轉(zhuǎn)變。

2 我國企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 企業(yè)對檔案管理認知偏差

主要體現(xiàn)為多數(shù)企業(yè)員工及領(lǐng)導對檔案管理工作存在主體認知方面的差異，其甚至內(nèi)部并未設(shè)立專門的檔案管理職位，將人事檔案作為企業(yè)檔案管理的全部，而對企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的主體檔案如產(chǎn)品檔案沒有進行整理、歸檔。也有一些企業(yè)覺得專職檔案管理明顯多余，出現(xiàn)大量裁減專職檔案人員的情況，也有設(shè)立一崗多職的狀況，最終導致檔案工作難以全面兼顧。部分企業(yè)內(nèi)檔案工作人員本身文化、業(yè)務素質(zhì)水平偏低，難以勝任工作要求。隨著企業(yè)規(guī)模持續(xù)擴大，檔案的數(shù)量隨之不斷增多，相應管理工作的難度持續(xù)增大，促使其中存在的問題不斷浮現(xiàn)而出。但歸根結(jié)底還是由于企業(yè)對檔案管理的認知偏差所致。

2.2 管理人員知識結(jié)構(gòu)陳舊

多數(shù)企業(yè)內(nèi)的檔案工作人員并未接受過專業(yè)化檔案培訓，甚至多數(shù)檔案管理人員還處于一種兼職的狀態(tài)，因此在對檔案管理要求、措施及重要性層面缺乏正確認識。甚至認為檔案管理只是一種簡單的資料查找和保存，因此在檔案的收集和整理當中，存在大量不合理情況。同時也有一些企業(yè)本身缺乏專業(yè)檔案管理人員，因此內(nèi)部難以采用具備現(xiàn)代化信息技術(shù)的檔案管理模式，更多是采用傳統(tǒng)手工的方式來進行檔案管理。這樣就很容易對檔案的原件造成損害，長時間翻閱檔案的話，將很容易致使檔案原材料產(chǎn)生破損。

2.3 相關(guān)設(shè)備設(shè)施落后

如今網(wǎng)絡信息技術(shù)普及運用，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變得越來越少。企業(yè)的檔案管理也更多以電子文件和數(shù)據(jù)的形式來呈現(xiàn)，由此說明以往傳統(tǒng)的檔案管理方式，早已無法充分適應全新發(fā)展形勢下的檔案管理工作，企業(yè)檔案管理紛紛向著信息化方向轉(zhuǎn)變。然而目前多數(shù)企業(yè)的檔案管理設(shè)備設(shè)施并未緊跟發(fā)展步伐，難以由此建立高效檔案管理系統(tǒng)，由此影響到企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率水平。有些企業(yè)盡管建立了信息化管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)工作并未結(jié)合企業(yè)檔案實際來調(diào)整，因此導致其管理工作效率難以提升。

3 企業(yè)檔案管理工作規(guī)范標準化舉措

3.1 構(gòu)建符合實際的檔案管理制度

企業(yè)檔案管理類型有很多，其中包含業(yè)務、文書、紙質(zhì)及電子檔案等多種類型，而要想實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范標準化轉(zhuǎn)變，就要求必須實施相應的檔案管理制度。而具體制度的制定，需嚴密結(jié)合我國《檔案法》來進行，具體要求加強相關(guān)硬件設(shè)施設(shè)備，切實保障檔案場所衛(wèi)生清潔，同時做好一系列的預防損壞措施，這樣才能切實保障企業(yè)檔案的安全完整性。

3.2 大力提升紙質(zhì)檔案立卷質(zhì)量

由于多數(shù)企業(yè)在實際生產(chǎn)經(jīng)營當中所形成的檔案并不規(guī)范，一些文件的行文也不夠標準。因此就要求相關(guān)檔案工作人員應當針對此類檔案進行細致挑選，這本身也屬于檔案收集整理的過程。而在此過程中，因為檔案工作人員本身業(yè)務水平存在明顯差異，因此很容易致使其立卷質(zhì)量存在明顯差異。因為檔案案卷材料的完整性是對企業(yè)檔案價值造成影響的直接因素，所以檔案的立卷、裝訂質(zhì)量都將影響到檔案工作的規(guī)范、標準化轉(zhuǎn)變。這就要求企業(yè)必須解決立卷問題，從而便于檔案標準化分類與檢索，同時需解決檔案裝訂質(zhì)量，便于規(guī)范化管理。最后需增強檔案人員業(yè)務素質(zhì)水平，并借此來提升檔案質(zhì)量，進而為其規(guī)范標準化奠定基礎(chǔ)。

3.3 強化企業(yè)檔案的技術(shù)管理

為促使企業(yè)檔案管理規(guī)范化，采用網(wǎng)絡技術(shù)和計算機技術(shù)成為必然，而這也是時代發(fā)展的最終選擇，是檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的重要體現(xiàn)。檔案管理工作通過計算機管理，能夠有效提升其信息的準確可靠性，還將延長檔案本身壽命，特別是某些職工崗位變動較大的公司，這種信息化檔案管理更是變得尤為明顯。這就要求企業(yè)必須強化現(xiàn)代檔案管理意識，增強檔案管理的硬件投入，通過網(wǎng)絡計算機技術(shù)來構(gòu)建完善的服務操作，由此才能給企業(yè)的發(fā)展提供重要的咨詢服務。

3.4 加強企業(yè)檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)水平

企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平高低，直接對企業(yè)檔案規(guī)范標準化管理造成影響。因此就要求企業(yè)應當安排相應的專職工作人員全權(quán)負責檔案管理，并針對所有人員開展業(yè)務培訓及考核，由此來提升其業(yè)務素質(zhì)水平。比如可要求檔案局內(nèi)的專業(yè)人員親身講授專業(yè)知識、組織檔案專業(yè)知識競賽等。也可在企業(yè)內(nèi)部通過及時溝通和研討會的形式來解決與探討檔案工作的共性問題，這樣才能幫助檔案人員打破工作發(fā)展瓶頸，實現(xiàn)良好的發(fā)展愿景。此外，還需充分了解檔案人員本身擅長的業(yè)務類型，以此促使檔案人員能夠充分發(fā)揮自身的才能與價值。

參考文獻

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