董閣秀

摘 要：伴隨著我國(guó)民政福利制度的不斷健全與完善，事業(yè)單位的改革也逐步深化，從而為民政局的稽查檔案工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。新時(shí)期民政局要想實(shí)現(xiàn)對(duì)民政稽查檔案的規(guī)范化管理，就需要在原有的管理模式基礎(chǔ)上進(jìn)行合理的優(yōu)化與創(chuàng)新。鑒于此，本文將從制度化、程序化、信息化以及服務(wù)化四個(gè)角度出發(fā)，探討民政稽查檔案的規(guī)范化管理途徑。

關(guān)鍵詞：民政稽查檔案；規(guī)范化；管理

民政稽查檔案的管理工作主要包含查考、參考以及憑證等方面的功能，是民政局的重要工作內(nèi)容。伴隨著我國(guó)福利制度的不斷健全與完善，民政稽查工作的范圍與內(nèi)容也必將得到進(jìn)一步的充實(shí)，從而為民政稽查檔案管理帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。

1 民政稽查檔案管理的制度化

制度化是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化民政稽查檔案管理的第一步，首先需要進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，依據(jù)檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)以及借閱等工作內(nèi)容，明確檔案管理的責(zé)任，讓整個(gè)檔案管理工作變得有章可循。新時(shí)期背景下，民政稽查檔案管理已經(jīng)不再局限于收集以及保存等簡(jiǎn)要的工作內(nèi)容，而是更加注重對(duì)檔案的利用。對(duì)此，需要每一位檔案管理人員都能樹(shù)立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，并進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)檔案管理的監(jiān)督。民政稽查檔案的管理是否有效將直接影響人民群眾的切身利益，強(qiáng)化監(jiān)督就是要讓民政稽查檔案管理變得更加透明公正，這就要求相關(guān)人員嚴(yán)格遵循民政稽查檔案管理的相關(guān)規(guī)定。再者，還需要充分發(fā)揮人民群眾的力量，鼓勵(lì)人民群眾參與到檔案管理的監(jiān)督流程中，讓人民群眾評(píng)定管理人員的工作是否落到實(shí)處[1]。最后，要依據(jù)檔案管理責(zé)任制度設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，將相關(guān)工作者的職稱評(píng)定以及薪資等要素直接聯(lián)系其實(shí)際工作情況，對(duì)于工作敷衍、未能按時(shí)完成目標(biāo)的員工給予適當(dāng)?shù)膽吞帲瑢?duì)于責(zé)任心強(qiáng)、按時(shí)完成任務(wù)的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，確保民政稽查檔案管理工作的有效展開(kāi)。

2 民政稽查檔案管理的程序化

合理的管理程序設(shè)定能夠充分發(fā)揮程序化管理的積極作用，促使民政稽查檔案管理工作開(kāi)展得更加高效可靠。具體而言，首先就需要在民政稽查檔案的收集環(huán)節(jié)中，對(duì)將要收集的信息進(jìn)行系統(tǒng)的篩選，將有實(shí)用價(jià)值的信息資料收集起來(lái)。其次在民政稽查檔案的分類環(huán)節(jié)中，要嚴(yán)格按照相關(guān)程序以及所收集檔案的用途進(jìn)行合理分類，并編目。再者，在民政稽查檔案的保管環(huán)節(jié)中，要確保檔案的長(zhǎng)期保存，保障民政稽查檔案能夠有效保持完整，就需要從根本上落實(shí)檔案保存中的立卷、標(biāo)題以及時(shí)間等方面的工作[2]。值得注意的是，國(guó)家對(duì)于民政稽查工作的關(guān)注程度正在日漸加深，使得民政稽查工作得到了延展，人民群眾對(duì)于民政檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)化需求也得到了長(zhǎng)遠(yuǎn)的提高。而對(duì)于民政局檔案管理部門(mén)而言，只有積極適應(yīng)這種新變化，依據(jù)人民群眾的需求，探索提升檔案適用性以及精確性的方法。

3 民政稽查檔案管理的信息化

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在民政稽查檔案管理中引入先進(jìn)的信息化技術(shù)已然是大勢(shì)所趨。對(duì)此，民政局應(yīng)當(dāng)以實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)紙化辦公以及數(shù)字化儲(chǔ)存作為目標(biāo)，從而幫助自身克服檔案管理中的紙質(zhì)檔案不易保存、易損壞等問(wèn)題。具體而言，可以從民政稽查檔案的收集、分類、保存以及利用等環(huán)節(jié)出發(fā)，實(shí)現(xiàn)全面的數(shù)字化檔案管理。保障檔案保密性的同時(shí)，積極應(yīng)用信息化的技術(shù)手段提升民政稽查檔案管理的效力[3]。再者，應(yīng)當(dāng)充分應(yīng)用信息化技術(shù)，有效突顯檔案管理工作的互動(dòng)性，通過(guò)建立網(wǎng)上平臺(tái)的方式，與檔案應(yīng)用者進(jìn)行線上的聯(lián)系，提升檔案管理的效能，搭建一個(gè)更加方便快捷的檔案管理平臺(tái)。

4 民政稽查檔案管理的服務(wù)化

新時(shí)期背景下，民政稽查檔案管理更要發(fā)揮其服務(wù)功能。對(duì)此，檔案管理必須以“為人民服務(wù)”為宗旨，讓檔案管理變得更為公平開(kāi)放，逐步降低提檔的要求，為人民群眾提供更大便利。對(duì)于處在人口密度較大地區(qū)的民政局而言，應(yīng)當(dāng)落實(shí)精細(xì)化的檔案管理理念。具體而言，就是摒棄以往的由民政局統(tǒng)一管理檔案的模式，將檔案管理劃分到各個(gè)部門(mén)或科室上，并派由一位專職的檔案管理人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，依據(jù)其所收集的檔案內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)化的檔案管理，提高檔案管理的服務(wù)性。與此同時(shí)，要在確保檔案保密的前提之下，利用借閱、回饋等方式，最大程度地將民政稽查檔案管理的成果反饋給人民群眾。例如檔案咨詢活動(dòng)，就需要民政局充分尊重人民群眾的咨詢權(quán)，并在人民群眾進(jìn)行提檔的時(shí)候，為其提供充足的咨詢服務(wù)。再者，民政稽查檔案管理的服務(wù)還需要體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)的決策上。民政稽查檔案必須符合實(shí)際，保持客觀真實(shí)性，不僅需要將相關(guān)人的功勞歸檔，更需要將其在工作中的所存問(wèn)題如實(shí)進(jìn)行歸檔，確保檔案能夠真正在領(lǐng)導(dǎo)決策中正確地發(fā)揮作用。最后，還需要民政稽查檔案管理主動(dòng)樹(shù)立以人為本的服務(wù)意識(shí)，重視對(duì)管理人才的疏導(dǎo)與關(guān)懷。因?yàn)闄n案管理工作往往較為單一枯燥，且對(duì)于工作的準(zhǔn)確度要求較高，故此，檔案管理人員在工作中的壓力是十分大的。對(duì)此，民政局就更應(yīng)當(dāng)注重對(duì)管理人員的關(guān)懷。具體而言，可以幫助管理人員做好職業(yè)規(guī)劃，強(qiáng)化對(duì)其的正確思想引導(dǎo)，并注重對(duì)其待遇的調(diào)整，原則上檔案管理人員的薪酬待遇不能低于民政局其他部門(mén)人員的待遇[4]。此外，還可以定期對(duì)檔案管理人員開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，促使其及時(shí)更新檔案管理理念與技術(shù)，有效提升其業(yè)務(wù)開(kāi)展能力，幫助其獲得工作成就感，讓檔案管理人員在熟悉工作流程與專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，又對(duì)民政業(yè)務(wù)由較深的理解，促使其成為復(fù)合型的人才。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，民政稽查檔案管理要想真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的目標(biāo)，就應(yīng)當(dāng)在原有的管理模式上，進(jìn)行合理的優(yōu)化與創(chuàng)新。通過(guò)應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)、堅(jiān)持服務(wù)理念以及設(shè)立合理制度等方式，助推民政稽查檔案管理逐步朝著制度化、信息化、程序化以及服務(wù)化的方向發(fā)展，并在最終實(shí)現(xiàn)民政稽查檔案的規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]李沂濱.關(guān)于民政檔案管理的規(guī)范化的探討[J].卷宗，2017（22）79-80.

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[3]喬玲.芻議民政局檔案如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理[J].中外交流，2016（20）31-31.

[4]于蘭.基于規(guī)范化管理視閾下的民政局檔案管理工作探析[J].赤子，2017（28）167-167.