賈延紅

摘 要：做好人力資源檔案管理工作是對(duì)人才負(fù)責(zé)也是對(duì)社會(huì)發(fā)展負(fù)責(zé)，人力資源檔案管理工作是人力資源管理部門重要工作內(nèi)容，合理利用人才檔案能夠?yàn)閱挝宦毠徫粫x升或者任免提供依據(jù)，不過(guò)目前人才流動(dòng)速度加快對(duì)人力資源檔案管理工作帶來(lái)一定的影響，特別是當(dāng)前電子化檔案并沒(méi)有全面普及，相關(guān)工作中還存在不少問(wèn)題，對(duì)此本文從人力資源檔案管理法律規(guī)范、體系建設(shè)、平臺(tái)建立和人員培訓(xùn)等方面進(jìn)行了討論，希望對(duì)促進(jìn)相關(guān)工作發(fā)展有所貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：人力資源檔案；檔案管理；問(wèn)題及對(duì)策

1 引言

當(dāng)今社會(huì)發(fā)展階段當(dāng)中，人力資源已經(jīng)成為了單位組織發(fā)展所依賴的核心資源，也是保持自身競(jìng)爭(zhēng)力的重要資源，因?yàn)閱挝唤M織內(nèi)部的所有工作都需要人去決策并執(zhí)行，離開(kāi)了人，一切工作都是空談。對(duì)于人力資源管理而言，除了對(duì)其的開(kāi)發(fā)和使用之外，檔案管理也是進(jìn)行人力資源管理的重要一方面，有效的人力資源檔案管理可大大提升人力資源管理效率，促進(jìn)組織發(fā)展和進(jìn)步。

2 人力資源檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 人力資源檔案的管理效率不高

所謂的人力資源檔案管理的效率就是指在實(shí)施人力資源檔案管理的過(guò)程中消耗的人力、物力等資源和檔案管理所取得的成效之間的比例關(guān)系，進(jìn)行人力資源檔案管理主要有以下幾方面內(nèi)容的工作，比如收集檔案、對(duì)檔案歸檔保存和日常調(diào)用等。比如對(duì)單位組織招聘來(lái)的外來(lái)務(wù)工人員的工齡和職業(yè)發(fā)展建立檔案，各省市、政府部門與企業(yè)之間，沒(méi)有規(guī)范統(tǒng)一的平臺(tái)，人社部門和企業(yè)無(wú)法做到人力資源方面的信息共享和管理。同時(shí)對(duì)收集而來(lái)的資料和檔案利用效率不高。

2.2 人力資源檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

人力資源檔案管理的主體也是人，管理員的自身業(yè)務(wù)能力決定了人力資源檔案管理水平，人力資源工作當(dāng)前在人員設(shè)置方面存在一定的問(wèn)題，比如專業(yè)人員不足，兼職現(xiàn)象比較普遍，還有就是檔案管理人員呈現(xiàn)老齡化趨勢(shì)，工作積極性不足、學(xué)習(xí)能力較差，尤其是對(duì)目前比較流行的信息技術(shù)掌握不到位，以至于無(wú)法實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理的數(shù)字化。

2.3 人力資源檔案管理方法較為落后

所謂的人力資源檔案管理方法就是指進(jìn)行檔案管理的時(shí)候檔案資料形成的方法和對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存、調(diào)用的辦法，當(dāng)前絕大多數(shù)的檔案管理還是使用傳統(tǒng)手工整理、電子錄入的方式，且人力資源檔案管理大多都是紙質(zhì)材料，嚴(yán)重占用了檔案室的物理空間，調(diào)用時(shí)候一般調(diào)用電子檔案閱覽，紙質(zhì)檔案的存在價(jià)值越來(lái)越低。另外，有些單位對(duì)檔案管理工作投入的資金不足，以至于使用的基礎(chǔ)設(shè)施和系統(tǒng)軟件都比較落后，無(wú)法滿足現(xiàn)代化要求。

3 應(yīng)對(duì)人力資源檔案管理問(wèn)題的有效對(duì)策

3.1 全面健全并優(yōu)化針對(duì)人力資源檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定

要從檔案管理單位當(dāng)前的管理現(xiàn)狀出發(fā)，從檔案的管理、技術(shù)和業(yè)務(wù)角度構(gòu)建完善的人力資源檔案信息化過(guò)程制度體系，按照規(guī)范合理的操作程序積極開(kāi)展各類檔案管理業(yè)務(wù)，有效的維護(hù)人力資源檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)與檔案所有人的隱私權(quán)，明確檔案管理部門的職責(zé)所在，保證對(duì)人力資源檔案信息規(guī)范化管理。另外，建立基于信息化技術(shù)的檔案安全保密制度，通過(guò)權(quán)限分級(jí)確定瀏覽者的瀏覽范圍，進(jìn)一步保證檔案管理的安全性。

3.2 領(lǐng)導(dǎo)帶好頭，重視檔案管理體系建設(shè)

第一，要以檔案管理法律條例為準(zhǔn)則進(jìn)行檔案管理意識(shí)構(gòu)建，要在法律范圍內(nèi)樹(shù)立人力資源檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)管理目標(biāo)，不斷地調(diào)高人力資源檔案管理者和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度，深入開(kāi)展檔案信息化建設(shè)研究工作，制定目標(biāo)并積極執(zhí)行；第二，單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要高度重視檔案管理意識(shí)的形成，認(rèn)識(shí)到對(duì)人力資源檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)的重要性，以身作則，主動(dòng)探究信息時(shí)代前沿知識(shí)，通過(guò)會(huì)議講話、人員約談和現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式指導(dǎo)人力資源檔案管理者逐漸形成較強(qiáng)的信息管理意識(shí)，掌握檔案管理領(lǐng)域的科技發(fā)展趨勢(shì)和實(shí)時(shí)發(fā)展動(dòng)態(tài)，為全面進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)提供保障。

3.3 建立信息化、現(xiàn)代化人力資源檔案管理平臺(tái)

檔案存在的意義就是要在使用的時(shí)候提供重要真實(shí)歷史記錄，人力資源檔案是伴隨檔案所有人一生的重要記錄，且隨著人事的變動(dòng)，不同部門對(duì)其都需要進(jìn)行檔案審查工作，這也就涉及到了檔案互調(diào)。過(guò)去依賴于紙質(zhì)檔案管理形式想要實(shí)現(xiàn)檔案互調(diào)很麻煩，而信息化建設(shè)背景下的電子檔案則可以輕松實(shí)現(xiàn)。對(duì)此要增加對(duì)檔案管理軟件的投入，建立人力資源信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)，形成人力資源管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化檔案管理。要將重要信息導(dǎo)入進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中并設(shè)置密碼和訪問(wèn)權(quán)限，構(gòu)建電子檔案并有效歸檔各類信息，為了查閱以及共享人力資源信息提供方便，為人才流動(dòng)更好提供即時(shí)服務(wù)，同時(shí)還能夠降低紙質(zhì)案卷?yè)p耗，長(zhǎng)久的保存有價(jià)值的人力資源檔案。

3.4 提高全單位檔案管理者的工作業(yè)務(wù)水平

當(dāng)前人力資源檔案管理部門的檔案管理人員呈現(xiàn)出老齡化的特點(diǎn)，人才銜接方面顯得青黃不接，現(xiàn)有人員對(duì)計(jì)算機(jī)的使用僅限于簡(jiǎn)單的文字編輯和表格管理，對(duì)一些專業(yè)的檔案管理軟件操作不熟練，導(dǎo)致購(gòu)入的一些軟件一直沒(méi)有得到實(shí)際使用。對(duì)此，首先要提升人力資源檔案管理部門人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平和電子文件的管理水平，通過(guò)繼續(xù)教育和網(wǎng)絡(luò)課堂等方式提高人力資源檔案管理能力；其次，要提升每一位檔案管理工作者的責(zé)任心和工作使命感，進(jìn)一步提高人員思想政治工作水平，提倡尊重他人隱私權(quán)，增強(qiáng)其安全保密意識(shí)，這就要做好人力資源檔案信息的保密工作，防止信息外泄；最后，還要結(jié)合每個(gè)人的具體工作建立健全人員績(jī)效考評(píng)體系，通過(guò)人事晉升和職稱評(píng)定以及評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)等方式來(lái)提高有關(guān)工作者的工作熱情，保證人力資源檔案信息化持續(xù)進(jìn)步。

4 結(jié)語(yǔ)

人力資源檔案將會(huì)伴隨人才一生的職業(yè)調(diào)動(dòng)和發(fā)展做好人力資源檔案管理工作，能夠解決人才的后顧之憂，從而更好地發(fā)揮人才的內(nèi)在價(jià)值，針對(duì)目前人力資源檔案管理中存在的問(wèn)題，我們主要應(yīng)該從檔案管理的信息化建設(shè)和安全性管理角度出發(fā)，進(jìn)行制度設(shè)計(jì)和平臺(tái)建設(shè)，促進(jìn)人力資源檔案管理工作的向科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展。

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