□鞠小薇

隨著科技的發(fā)展，標(biāo)準(zhǔn)化已成為各行業(yè)追捧的對(duì)象。在組織開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，通過(guò)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化，可以大大提高檔案管理工作的整體水平和檔案管理的工作效率，進(jìn)而在一定程度上推動(dòng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。基于此，需要對(duì)檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，從根本上有效解決檔案管理工作中存在的各類(lèi)問(wèn)題。

一、檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的特征

(一)完整性與配套性。從某種意義上說(shuō)，對(duì)檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理就是將有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)匯總在一起，形成具有一定內(nèi)在聯(lián)系的、完整的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)之間可以互相補(bǔ)充、互相影響。在組織開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，通過(guò)制定、實(shí)施詳細(xì)的管理標(biāo)準(zhǔn)(與檔案管理工作相互匹配的標(biāo)準(zhǔn))，可以有效推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，否則檔案管理工作就會(huì)受到不同程度的影響，比如，在對(duì)檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化檢索時(shí)，如果檔案著錄規(guī)范、標(biāo)識(shí)符號(hào)、目錄組織等缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，那么檔案標(biāo)準(zhǔn)檢索工作就無(wú)法進(jìn)行，從而影響檔案的正常使用。所以說(shuō)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)就是相互統(tǒng)一、相互配合。

(二)協(xié)調(diào)性與聯(lián)系性。在對(duì)檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理時(shí)，需要綜合分析檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與其他管理標(biāo)準(zhǔn)之間的聯(lián)系，確保各管理標(biāo)準(zhǔn)之間相互銜接與協(xié)調(diào)發(fā)展，比如，在開(kāi)展檔案檢索工作時(shí)，需要“分類(lèi)號(hào)”與“檔案號(hào)”在深度方面保持一致。當(dāng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與其他管理標(biāo)準(zhǔn)相互銜接時(shí)，需要保持協(xié)調(diào)性，例如，檔案與情報(bào)、圖書(shū)等管理標(biāo)準(zhǔn)之間需要建立相應(yīng)的聯(lián)系。

(三)合適的比例。在建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，需要對(duì)檔案所屬單位的實(shí)際情況、業(yè)務(wù)特征以及檔案管理工作的核心等因素進(jìn)行綜合分析，對(duì)檔案的類(lèi)型、數(shù)量進(jìn)行科學(xué)劃分，確保檔案管理的全覆蓋，所以，需要各類(lèi)檔案管理制度在檔案管理體系中占有合適的比例，避免出現(xiàn)檔案管理的真空，影響檔案的正常使用，進(jìn)而喪失檔案的價(jià)值。

二、檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理存在的問(wèn)題

(一)混淆了標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的適用條件。在組織開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，普遍存在混淆標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)適用條件的現(xiàn)象。與其他行業(yè)相比，檔案的行政指導(dǎo)普遍具有經(jīng)常性、非強(qiáng)制性、普遍性的特點(diǎn)，這種特點(diǎn)決定了各單位在開(kāi)展檔案工作時(shí)，都采用集中統(tǒng)一、分級(jí)管理的方式，這些在一定程度上促進(jìn)了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的推廣和實(shí)施，使得檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化工作受到眾多單位的重視。對(duì)于覆蓋面比較廣的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)說(shuō)，一方面可以提高并強(qiáng)化檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，加快檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，另一方面一些檔案管理人員在使用標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，混淆標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)的適用條件，賦予行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制性約束，在這種情況下，一旦發(fā)布行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)出現(xiàn)強(qiáng)制執(zhí)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。

(二)檔案管理認(rèn)識(shí)水平偏低。在我國(guó)，受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響和制約，一些事業(yè)單位和大型企業(yè)單位(私營(yíng)企業(yè)一般不涉及檔案管理這項(xiàng)工作)將工作重點(diǎn)集中在較為實(shí)際的工作中，普遍忽視了檔案管理工作。在這種情況下，檔案管理工作就會(huì)被邊緣化，引發(fā)這種問(wèn)題的原因主要是企事業(yè)單位普遍對(duì)檔案這項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作認(rèn)識(shí)和重視不夠，在他們的意識(shí)形態(tài)中，普遍認(rèn)為檔案管理工作不能顯示自己的業(yè)績(jī)，不能產(chǎn)生任何實(shí)際的利益，致使檔案管理工作沒(méi)有被重視和認(rèn)可。另外，在進(jìn)行業(yè)績(jī)考核時(shí)，考核者一般不會(huì)考核檔案管理工作，這種行為無(wú)形中打擊了檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，使得檔案管理人員在管理檔案時(shí)，存在應(yīng)付了事的問(wèn)題，主要表現(xiàn)為填寫(xiě)檔案不認(rèn)真、字跡潦草、內(nèi)容簡(jiǎn)單等，進(jìn)而在一定程度上大大降低了檔案的價(jià)值，使得檔案資料喪失原有的使用價(jià)值，也就無(wú)法為實(shí)際工作帶來(lái)幫助。

三、檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的具體措施

(一)對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理進(jìn)行大力宣傳。對(duì)于事業(yè)單位或大型企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，在日常工作中，需要高度重視檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)檔案資源的重要性，選擇責(zé)任心強(qiáng)、能力強(qiáng)、做事認(rèn)真的員工負(fù)責(zé)檔案管理工作。同時(shí)，對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理進(jìn)行大力宣傳，尤其在編制檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及頒布檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定時(shí)，相應(yīng)的檔案管理部門(mén)可以發(fā)布規(guī)范性文件或者組織檔案管理人員進(jìn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)培訓(xùn)，以此幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的主要原則以及法規(guī)編修等，進(jìn)一步提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的質(zhì)量，規(guī)避檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題。

(二)對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)行全方位監(jiān)管。在對(duì)檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理后，需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與其他法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相互沖突的地方，通過(guò)不斷調(diào)整，進(jìn)一步完善檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時(shí)在監(jiān)管方式上，一方面檔案管理部門(mén)可以成立監(jiān)管小組對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)管，另一方面可以借助微博、微信公眾號(hào)等現(xiàn)代化的媒體方式吸引第三方(社會(huì)組織、個(gè)人等)參與到檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理監(jiān)管中，以此推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

(三)規(guī)范著錄工作。隨著科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)得以廣泛使用，著錄工作作為檔案管理的一項(xiàng)重要工作，通過(guò)實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，可以有效提高著錄工作的可靠性。因此，檔案管理部門(mén)需要按照《檔案著錄規(guī)則》的相關(guān)要求，對(duì)自身的著錄行為進(jìn)行規(guī)范化管理。在實(shí)際工作中，由于檔案管理部門(mén)之間存在一定的差異性，所以檔案管理部門(mén)需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)制定出完善的著錄規(guī)則，確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

(四)統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)。利用計(jì)算機(jī)檢索檔案資料時(shí)，通常情況是根據(jù)檔案的分類(lèi)號(hào)進(jìn)行檢索，所以，分類(lèi)號(hào)制作質(zhì)量直接影響計(jì)算機(jī)檢索結(jié)果和檢索效率。為了提高檢索效率，需要檔案管理人員在開(kāi)展分類(lèi)工作時(shí)，要嚴(yán)格遵守《中國(guó)檔案分類(lèi)法》的相關(guān)規(guī)定，同時(shí)，還要根據(jù)各地的實(shí)際情況劃分分類(lèi)號(hào)，以此提高檔案的可利用價(jià)值。另外，在開(kāi)展分類(lèi)工作時(shí)，重點(diǎn)關(guān)注分類(lèi)的審查，堅(jiān)決杜絕不合理的分類(lèi)，并且要組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最大限度做到前后標(biāo)引的一致性，同類(lèi)文件標(biāo)引的一致性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

(五)建立檔案管理人才隊(duì)伍。檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的過(guò)程較為復(fù)雜，這是因?yàn)樵谶@一過(guò)程中涉及制定標(biāo)準(zhǔn)、宣傳標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施后的評(píng)價(jià)以及反饋檢查等環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)相互聯(lián)系、相互影響，并且需要檔案管理人員積極參與來(lái)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。為了不斷提高檔案管理的工作效率和管理質(zhì)量，需要建立檔案管理人才隊(duì)伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一是檔案管理人才隊(duì)伍年輕化，選用年輕的檔案管理人員，為他們提供良好的工作環(huán)境和發(fā)展空間，激發(fā)他們工作的積極性，增強(qiáng)歸屬感。二是針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，幫助檔案管理人員不斷完善檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)豐富他們的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、法律知識(shí)等。此外，組織檔案管理人員外派學(xué)習(xí)，例如經(jīng)常參加研討會(huì)，加強(qiáng)檔案管理人員和外界之間的學(xué)習(xí)和交流，拓寬檔案管理人員的工作視野，鼓勵(lì)檔案管理人員勇于創(chuàng)新。三是完善考核管理制度和獎(jiǎng)懲制度，通過(guò)考核檔案管理人員的工作內(nèi)容，并將考核結(jié)果與績(jī)效掛鉤，借助相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案管理人員的工作結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲，以此強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在組織開(kāi)展檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作時(shí)，檔案管理人員需要綜合分析檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作中存在的問(wèn)題，同時(shí)結(jié)合自身的實(shí)際情況，通過(guò)采取相應(yīng)的措施，完善檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。