龐雪

摘 要：目前，學(xué)籍檔案管理工作是學(xué)校的一項(xiàng)重要工作，詳細(xì)真實(shí)地記錄了學(xué)生在校期間的各種社會活動，是檔案管理必不可少的內(nèi)容。隨著社會教育事業(yè)的發(fā)展，在信息技術(shù)的推動下，電子學(xué)籍開始廣泛應(yīng)用于各個(gè)學(xué)校，電子學(xué)籍檔案規(guī)范化管理成為學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展趨勢。本文將就電子學(xué)籍檔案規(guī)范化管理進(jìn)行探析。

關(guān)鍵詞：電子學(xué)籍檔案 規(guī)范化管理

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2019）02-00-01

學(xué)籍檔案是學(xué)生品德、學(xué)業(yè)成績和健康狀況的真實(shí)記錄。這是一項(xiàng)長期的服務(wù)工作，管理內(nèi)容多，備案業(yè)務(wù)量大。它涉及強(qiáng)有力的原則和政策，關(guān)系到每個(gè)學(xué)生的切身利益。加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化，對提高教育教學(xué)質(zhì)量，建設(shè)學(xué)校良好的學(xué)風(fēng)以及形成良好的校風(fēng)具有重要的意義。在深化有中國特色社會主義教育改革的新形勢下，學(xué)校檔案的規(guī)范化管理，賦予了各級學(xué)校更多的新內(nèi)容，提出了更詳細(xì)的要求。面對形勢帶來的變化，有必要開發(fā)學(xué)生狀態(tài)信息管理系統(tǒng)，以提高學(xué)生管理的效率。因此，利用先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，建立一套完整、規(guī)范化的學(xué)生狀態(tài)信息管理系統(tǒng)，以便快速錄入、統(tǒng)計(jì)、查詢和檢索學(xué)生們的各類信息，實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍管理的規(guī)范化和科學(xué)化。

一、學(xué)籍檔案管理的突出特點(diǎn)

學(xué)校檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作就是學(xué)籍檔案的管理。既然是學(xué)校，就必須有學(xué)生，學(xué)生的存在，就產(chǎn)生了學(xué)生身份檔案。學(xué)籍檔案主要記錄和展示了學(xué)生這一時(shí)期思想品德、行為表現(xiàn)、學(xué)業(yè)成績等一系列教學(xué)活動中直接形成的具有保存和利用價(jià)值的資料。是證明學(xué)生教育背景、品德、知識和能力的原始證據(jù)；是用人單位考察、選拔使用員工的重要依據(jù)；是做好學(xué)生教育管理工作的基礎(chǔ)資料。主要包括新生入學(xué)備案登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、學(xué)生考試成績卡、學(xué)生學(xué)籍變更（休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等）、學(xué)生獎懲、畢業(yè)生匯總表等材料。學(xué)籍檔案管理工作直接關(guān)系著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會聲望，做好中小學(xué)電子學(xué)籍檔案管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平，也是學(xué)籍檔案管理工作者們共同探討的問題。

二、學(xué)籍檔案形成過程中的問題

目前，對于學(xué)籍檔案的管理，許多學(xué)校仍然采用傳統(tǒng)的手工操作方式，還沒有上升到“電子化”的高度。學(xué)籍管理的日常工作，如新生學(xué)籍打印、教學(xué)計(jì)劃管理、畢業(yè)名冊打印等有關(guān)校籍檔案的管理，雖然部分使用計(jì)算機(jī)，但只有單機(jī)操作，計(jì)算機(jī)的價(jià)值也只是打印工具而已。但隨著國家“二胎”政策的開放，學(xué)生入學(xué)人數(shù)的日益增多，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理方式已無法保證工作的順利進(jìn)行。形勢的改變，迫使我們學(xué)籍管理工作者也要進(jìn)行思考，在工作實(shí)踐中不斷總結(jié)摸索，提出好點(diǎn)子，研究好方法。為此，學(xué)校的學(xué)籍管理不僅使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡單的操作管理，還要依靠校園網(wǎng)，甚至更大的網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域，建立學(xué)籍管理系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入工作中，將學(xué)生在校期間的各項(xiàng)信息匯集在一起，建立學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫，可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢和調(diào)用學(xué)生信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而提高學(xué)籍管理水平，使電子學(xué)籍的管理進(jìn)一步走向科學(xué)化、規(guī)范化是當(dāng)務(wù)之急。

三、實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍規(guī)范化管理的方法措施

一是強(qiáng)化電子學(xué)籍檔案管理的重要性。學(xué)籍檔案是反映每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間學(xué)習(xí)、生活的主要依據(jù)；是學(xué)校教育和管理的重要組成部分；是學(xué)校有效控制學(xué)生輟學(xué)的重要措施；也是高校錄取、培養(yǎng)學(xué)生的第一參考材料；同時(shí)還是國家和社會的重要人事檔案形成的基礎(chǔ)。因此，對此項(xiàng)工作學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要給予高度重視。由于學(xué)校學(xué)籍管理工作政策性很強(qiáng)，牽涉到學(xué)生的切身利益，學(xué)校應(yīng)選派責(zé)任心強(qiáng)，業(yè)務(wù)好的教師擔(dān)任，具體負(fù)責(zé)學(xué)籍管理和傳送電子學(xué)籍的人員應(yīng)相對固定，以保證電子學(xué)籍管理工作的準(zhǔn)確無誤。

二是建立檔案制度，切實(shí)嚴(yán)格學(xué)籍歸檔。全面不斷地收集新的學(xué)籍管理數(shù)據(jù)，不斷充實(shí)檔案材料內(nèi)容。在日常工作中，應(yīng)隨時(shí)了解掌握和收集學(xué)籍在各項(xiàng)工作中的獎懲情況，各類新知識、新技能、新理論的培訓(xùn)情況等，及時(shí)補(bǔ)充到檔案中，為信息利用增添新鮮內(nèi)容，這是學(xué)校學(xué)籍檔案信息管理的基礎(chǔ)工作。

三是促進(jìn)學(xué)生電子檔案的統(tǒng)一格式。雖然每所學(xué)校都有自己的特點(diǎn)，但很難做到統(tǒng)一，但也有共性，而且共性大于個(gè)性。這一共性為建立統(tǒng)一的電子檔案格式奠定了基礎(chǔ)。通過實(shí)施統(tǒng)一的檔案管理軟件，可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生電子檔案的統(tǒng)一。從某種程度上講，統(tǒng)一的檔案管理軟件為學(xué)生電子檔案管理提供了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，大大簡化了學(xué)生檔案管理的程序，也避免了每套檔案帶來的不必要的消耗。

四是搞好學(xué)校電子學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)。學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員具有較強(qiáng)的計(jì)劃性、準(zhǔn)確性和原則性。然而，許多地方學(xué)校普遍忽視了學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)，學(xué)籍管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低，專業(yè)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)不合理。隨著學(xué)分制的實(shí)施，加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)勢在必行。學(xué)校必須密切關(guān)注當(dāng)前時(shí)代的新要求，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引入電子檔案管理領(lǐng)域。學(xué)校還必須要加強(qiáng)學(xué)生身份管理隊(duì)伍的培養(yǎng)和教育，充分認(rèn)識學(xué)生身份電子檔案管理的性質(zhì)和重要性，自覺認(rèn)真地學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識，提高工作能力。

五是做好檔案部門對電子學(xué)籍的全程管理。對電子學(xué)籍進(jìn)行檔案化管理，還要強(qiáng)調(diào)全程管理。電子學(xué)籍很容易變化，其從電子學(xué)籍形成到歸檔，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，哪個(gè)環(huán)節(jié)稍有不慎，都可能造成對電子學(xué)籍的原始性、真實(shí)性的危害，所以要強(qiáng)調(diào)“全程管理”。全程管理應(yīng)涵蓋電子學(xué)籍管理的整個(gè)生命周期，包括電子學(xué)籍形成、歸檔、管理、利用，保存和銷毀等全過程。檔案部門應(yīng)全程實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)記錄和保存電子學(xué)籍整個(gè)生命周期全過程的背景信息以及其形成處理過程有關(guān)的信息，從而對電子學(xué)籍的真實(shí)性、完整性、可靠性進(jìn)行鑒定，并對其進(jìn)行確認(rèn)。

總之，學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，不僅對學(xué)校教育教學(xué)工作的開展具有非常重要的意義，對于學(xué)生個(gè)人而言，更意義重大。

伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，電子學(xué)籍檔案管理已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理發(fā)展的必然趨勢。因此，從事學(xué)籍檔案管理的人員，不僅應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識和系統(tǒng)的專業(yè)知識，還要在工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新方法、探尋規(guī)律，加強(qiáng)對電子學(xué)籍檔案管理方面的積極探索和實(shí)踐，使中小學(xué)電子學(xué)籍檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化，發(fā)揮其重要作用。

參考文獻(xiàn)

[1]李鴻娥.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理[J].檔案學(xué)通訊，2002年.

[2]趙學(xué)敏.基于電子學(xué)籍系統(tǒng)的中小學(xué)數(shù)字檔案室建設(shè)[J].辦公自動化，2014 ，（11） ：50-52.