劉麗楓

白山市新建街道辦事處 吉林 白山 134300

引言：人事檔案是事業(yè)機(jī)構(gòu)聘用選定人員的重要基礎(chǔ)，這是日常管理的一項(xiàng)重要任務(wù)，但一些單位仍在使用傳統(tǒng)的管理方法，這就產(chǎn)生了一些問題，如當(dāng)然的應(yīng)用范圍狹窄和使用效率低。在新時(shí)代，隨著中國科技的強(qiáng)勁發(fā)展，信息化在各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮了重要的作用，人事檔案管理的概念和方式也發(fā)生了重大變化。對此，應(yīng)該充分結(jié)合新技術(shù)、新方式對人事檔案有一個(gè)更前衛(wèi)的管理方式，利用信息技術(shù)充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值和作用，并為事業(yè)機(jī)構(gòu)的人才選用和事業(yè)工作的高效展開提供支持。

1 事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的必要性

與其他企業(yè)不同的是，這些事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)本身也有一些特殊的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在事業(yè)單位的自身性質(zhì)和承擔(dān)的社會(huì)使命兩個(gè)方面，事業(yè)單位相關(guān)機(jī)構(gòu)人事檔案的管理對事業(yè)單位的發(fā)展有著基礎(chǔ)的作用，在新時(shí)代的新要求下，人事檔案的管理結(jié)構(gòu)將需要更為完善。中國機(jī)構(gòu)改革繼續(xù)得到加強(qiáng)和深化，檔案工作需要進(jìn)一步伴隨著機(jī)構(gòu)改革的發(fā)展而不斷完善。然而，中國的事業(yè)單位的人事檔案管理仍然存在一些缺陷，主要原因是檔案的相關(guān)工作進(jìn)展不順，檔案檢索速度緩慢，妨礙了檔案管理工作的高效開展，影響到各事業(yè)單位人事和業(yè)務(wù)工作的進(jìn)行，也不利于機(jī)構(gòu)改革的推進(jìn)。

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在的各種問題

2.1 放棄人事檔案

雖然放棄人事檔案的原因千差萬別，但是這些放棄檔案的群體普遍存在認(rèn)識不充分，思想不重視的問題，例如有些雇員離職后，原單位的勞動(dòng)關(guān)系自動(dòng)解除，而自身的人事檔案卻沒有完成提取轉(zhuǎn)出。一些最近新畢業(yè)的大學(xué)生，對于自己的人事檔案沒有一個(gè)重要、正確的人事，覺得個(gè)人檔案是無關(guān)緊要的東西，加上畢業(yè)季被其他事情占據(jù)了大量的注意力，所以把自己的人事檔案丟在一邊無暇顧及。還有一些出國留學(xué)和移民的人，覺得自己在國內(nèi)的檔案已經(jīng)沒有用了，所以便不再理會(huì)自己的檔案去向。這樣的一些群體是放棄人事檔案的的主要群體。

2.2 私自扣檔行為

當(dāng)今社會(huì)，越來越多的企業(yè)認(rèn)識到了人才對于企業(yè)發(fā)展的重要意義，而如何有效的進(jìn)行人才管理是確保單位發(fā)展的關(guān)鍵。為了把人才緊緊地捆綁在自己的單位，盡量減少人才的流失，一些單位通過未經(jīng)授權(quán)的方式扣壓人事檔案，這種扣壓檔案的做法已經(jīng)違反了相關(guān)法律，同時(shí)違背了人才自由選擇職業(yè)的市場規(guī)則，嚴(yán)重限制人力資源的流動(dòng)。

2.3 私自建立人事檔案

個(gè)人的人事檔案是伴隨個(gè)人終身的，從孩童時(shí)代到完成所有學(xué)習(xí)階段再到就業(yè)等等個(gè)人的所有階段都被記錄在個(gè)人檔案之中。但是，為了迅速吸引人才，一些單位私自為應(yīng)聘人員建立新的人事檔案，嚴(yán)重違反了個(gè)人人事檔案的相關(guān)規(guī)定要求，也和檔案唯一性、原始性、標(biāo)準(zhǔn)性的顯著特征相違背，如果這種私自建立人事檔案的行為長期這樣發(fā)展下去，不受到任何管制和制約規(guī)范的話，勢必會(huì)直接影響我國人事檔案的健康發(fā)展水平。

3 事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇

3.1 提升管理效率

在信息化技術(shù)的廣泛普及之前，檔案的相關(guān)管理人員必須將檔案的紙質(zhì)材料收集起來，這個(gè)過程需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力，以便做好相關(guān)的檔案文件的收集和整理。這不僅耗費(fèi)了大量的人力資源和財(cái)政資源，而且紙質(zhì)材料難以長期保存，還可能在借閱過程中導(dǎo)致原始檔案文件丟失。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，人事檔案的文件管理的方法和模式發(fā)生了重大變化：人事檔案的文件管理借助信息化建設(shè)，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫和文件共享平臺，用戶可以通過借閱平臺容易地訪問需要借閱的人事檔案數(shù)據(jù)，顯著的提升了人事檔案管理工作的效率，更使得檔案管理工作變得更加高效。

3.2 完善人事制度

隨著中國機(jī)構(gòu)改革的不斷深化，事業(yè)單位也逐漸開啟了改革的大幕，事業(yè)單位的人事制度也發(fā)生了一些變化，鐵飯碗逐漸被定期簽訂勞動(dòng)合同代替。隨著這種人事改革的流程的逐步加快，人才不再局限的固定在一個(gè)崗位難以流通，人力資源在社會(huì)上得以充分的交流，人事檔案的轉(zhuǎn)移變得更加高效。同時(shí)，在招聘工作人員時(shí)，各機(jī)構(gòu)可以通過人才信息平臺完成人才信息的獲取和下載工作，這大大便利了單位應(yīng)聘人才過程中對個(gè)人人事檔案的調(diào)取借閱。

4 事業(yè)單位人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

4.1 管理觀念

個(gè)人的人事檔案具有一定程度的保密性，涉及大量關(guān)于自己的個(gè)人資料，涉及家庭、學(xué)業(yè)和工作以及思想政治等情況。因此，在什么樣的程度下，分享和披露人事檔案中的個(gè)人資料對于事業(yè)單位的人事檔案管理是一個(gè)巨大的考題。在一切檔案信息都上傳到計(jì)算機(jī)當(dāng)中的背景下，各個(gè)人事檔案的保管機(jī)構(gòu)必須在檔案管理方面開展良好的保密工作。以現(xiàn)代化、信息化、高效化的現(xiàn)代人事檔案管理的特點(diǎn)為基礎(chǔ)，不斷更新檔案管理的觀念，建立一個(gè)完善、健全、高效的檔案管理系統(tǒng)，有效管理和利用人事檔案資源。

4.2 管理技術(shù)

人事檔案必須遵守重要的檔案管理政策和相關(guān)的保密規(guī)定。在管理這些檔案時(shí)，事業(yè)單位必須確保檔案的真實(shí)性，同時(shí)確保檔案資料的安全。過去，在管理模式和核心工作中，保密工作的質(zhì)量很高，但這妨礙了人事檔案文件的有效使用。因此，為了更安全和更高效便捷的管理人事檔案，必須充分的利用信息技術(shù)，加強(qiáng)人事檔案安全管理，避免人事檔案的盜用和個(gè)人信息的泄漏。

結(jié)語：簡而言之，人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)需要當(dāng)前檔案管理工作中現(xiàn)有的問題，目前的技術(shù)發(fā)展階段，可實(shí)現(xiàn)的系統(tǒng)功能，和針對問題得出的解決辦法進(jìn)行全面分析討論，并對擬探索和分析的數(shù)字檔案管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行深入研究，改善人事檔案管理工作中存在的一些問題，提升人事檔案管理工作的水平，確保事業(yè)單位人事檔案管理工作的高質(zhì)和高效。