【摘 要】 隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，很多大型國(guó)有企業(yè)基層也逐步開始設(shè)立辦公室，對(duì)企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、上傳下達(dá)，而基層辦公室秘書直接面對(duì)一線職工，基層群眾，溝通協(xié)調(diào)技能便顯得尤為重要。本文結(jié)合實(shí)際，對(duì)新形勢(shì)下，基層辦公室秘書應(yīng)具備的溝通技巧進(jìn)行了簡(jiǎn)述。

【關(guān)鍵詞】 國(guó)有企業(yè) 秘書 溝通協(xié)調(diào) 工作技巧

作為綜合性服務(wù)部門，辦公室在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中處于核心位置，且職能相當(dāng)廣泛，它的工作直接影響到企業(yè)發(fā)展、規(guī)劃布局、整體效率。而秘書工作者作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，發(fā)揮著上傳下達(dá)、會(huì)議會(huì)務(wù)、請(qǐng)示匯報(bào)、工作洽談、調(diào)查研究、信訪接待等作用，辦公室秘書不僅要與上級(jí)部門做好匯報(bào)協(xié)調(diào)工作，及時(shí)領(lǐng)會(huì)要義，還要對(duì)下級(jí)部門做好傳達(dá)溝通，與各部門之間協(xié)調(diào)配合，與外部企業(yè)做好洽談。因此，語(yǔ)言表達(dá)能力的缺失，對(duì)于辦公室人員來(lái)說(shuō)如同“茶壺里煮餃子——有貨倒不出”，溝通、參與、協(xié)調(diào)和組織作用也就無(wú)法發(fā)揮。

一、溝通協(xié)調(diào)職能

1.與上級(jí)部門的溝通協(xié)調(diào)

鑒于基層辦公室工作職能的多樣性，辦公室秘書首先承擔(dān)著與上級(jí)各部門溝通協(xié)調(diào)的功能，不僅要直接對(duì)接上級(jí)辦公室，處理值班情況、會(huì)議排表、平安周報(bào)等，還要對(duì)接上級(jí)各部門，如行保、人力、財(cái)務(wù)、工會(huì)等各職能部門，辦公室人員在溝通過(guò)程中要注意一下幾點(diǎn)。

一是要明確自身定位，時(shí)刻銘記自己的助理身份，不要越權(quán)、擅自做主，在匯報(bào)工作時(shí)要以客觀事實(shí)依據(jù)為基礎(chǔ)，不要添加個(gè)人主觀色彩，誤導(dǎo)上級(jí)部門作出判斷。二是要做好充分準(zhǔn)備。匯報(bào)簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)，條理清晰，在不瞞報(bào)、漏報(bào)的前提下，讓上級(jí)部門能夠直觀、快速地了解實(shí)際情況。三是要對(duì)各部門職責(zé)分工有清晰的認(rèn)識(shí)，對(duì)各部門分管工作有一定的了解，結(jié)合各部門不同的工作性質(zhì)、職能、特點(diǎn)、一貫的處事風(fēng)格進(jìn)行有針對(duì)性地溝通，以提高工作效率。

2.與本級(jí)各部門之間的溝通協(xié)調(diào)

辦公室作為樞紐部門，與各部門之間存在事務(wù)交叉的地方較多，如在進(jìn)行值班安排、會(huì)議安排、派車、差旅、后勤等各項(xiàng)工作時(shí)，都要與各部門協(xié)調(diào)時(shí)間、場(chǎng)地、人員、內(nèi)容，有些時(shí)候一項(xiàng)工作的完成，通常由辦公室牽頭，由其它部門共同配合進(jìn)行，因此，與各部門之間的溝通協(xié)調(diào)是辦公室日常工作中最重要的一環(huán)。

這就要求我們首先要有團(tuán)隊(duì)合作精神，體現(xiàn)企業(yè)凝聚力、向心力，把工作的圓滿完成作為最終目標(biāo)，避免推諉扯皮，逃避塞責(zé)。其次要有嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)精神，作為航天企業(yè)，我們大力提倡航天三大精神，秉承嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，在辦公室工作瑣碎的工作中有條不紊。最后要真誠(chéng)隨和，尊重同事，有效溝通，建立健全溝通機(jī)制，避免各部門之間的矛盾。

3.與下級(jí)單位的溝通

下級(jí)單位作為企業(yè)的基層，一線，崗位種類多且較為復(fù)雜，辦公室人員要及時(shí)了解基層的實(shí)際情況，深入基層，既要傳達(dá)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策，還要反映基層的呼聲，將執(zhí)行情況及時(shí)反饋。此外，辦公室人員還應(yīng)該具備較強(qiáng)的共情能力、換位思考能力，及時(shí)察覺基層的困難，掌握一線動(dòng)態(tài)，具備一定的述情能力，注意自己的措辭，巧妙且靈活地表達(dá)上級(jí)的指示精神。

二、提高溝通協(xié)調(diào)能力的方法

1.把握規(guī)律，善于表達(dá)

切實(shí)掌握語(yǔ)言藝術(shù)的基本特征（語(yǔ)境特征、心理特征、表達(dá)特征）及語(yǔ)言表達(dá)的基本規(guī)律，遵從行業(yè)內(nèi)表述的基本要求，在談話、匯報(bào)、交流中運(yùn)用詞、句、音調(diào)、動(dòng)作等方式，多用詢問(wèn)、征求意見的語(yǔ)氣與人交流，使對(duì)話自然大方、真實(shí)親切、恰到好處。

2.善于聆聽，有的放矢

善于聆聽，洞察他人心理，分清場(chǎng)合，誠(chéng)心、專心，耐心、細(xì)心，傾聽各種意見、要求、反映，從而準(zhǔn)確進(jìn)行上傳下達(dá)。在培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、實(shí)踐中多鍛煉，有的放矢，不斷提高個(gè)人語(yǔ)言表達(dá)能力。

3.三思后言，得體說(shuō)話

把握好說(shuō)話的對(duì)象、場(chǎng)合、時(shí)機(jī)、心境，明確交流的對(duì)象。向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，就要了解領(lǐng)導(dǎo)聽匯報(bào)的習(xí)慣，是要求慢慢細(xì)說(shuō)，還是簡(jiǎn)要概述。面對(duì)不同的交流對(duì)象，應(yīng)該在溝通方式、表達(dá)內(nèi)容上都有所區(qū)別?？辞逭f(shuō)話的場(chǎng)合。“到什么山上唱什么歌”，秘書工作者說(shuō)話時(shí)必須考慮時(shí)間、地點(diǎn)和氣氛，語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)與周圍環(huán)境氣氛相協(xié)調(diào)。選擇說(shuō)話的時(shí)機(jī)。根據(jù)具體情況，哪些話能講，哪些話不能講，哪些話什么時(shí)候講，要看當(dāng)時(shí)說(shuō)者的感覺和經(jīng)驗(yàn)而定。注意聽者的心境。秘書工作者說(shuō)話時(shí)，應(yīng)把對(duì)方當(dāng)時(shí)的心境作為一個(gè)基本前提加以考慮。善于察言觀色，注意方式方法。

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作者簡(jiǎn)介：郝超穎（1992年7月），女，漢，山西，工程師，碩士研究生，中國(guó)航天科技集團(tuán)公司第一研究院航天幼兒園，研究方向企業(yè)管理、辦公室工作。