何曉梅 郭以東

（中國石油天然氣股份有限公司勘探開發(fā)研究院西北分院）

0 引言

隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等新興信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)行業(yè)與新興信息技術(shù)相結(jié)合的應(yīng)用場景層出不窮。企業(yè)的信息化建設(shè)項目已不是單一的商品化軟硬件采購、軟件產(chǎn)品開發(fā)或服務(wù)咨詢，而是形成了由若干個同時發(fā)生或部分搭接的項目構(gòu)成的更加集約化的項目群管理模式。大型企業(yè)信息化建設(shè)項目涉及由多專業(yè)、多管理層次、多地理區(qū)域、多業(yè)務(wù)單元、眾多參建單位構(gòu)成的復(fù)雜項目群［1］。隨著項目群管理模式的復(fù)雜化，合同管理日益成為項目建設(shè)過程中重要的管理環(huán)節(jié)之一。從項目初期的咨詢合同、設(shè)計合同、軟硬件采購合同、工程合同、監(jiān)理合同、服務(wù)合同，到項目后期的測試合同、驗(yàn)收合同、運(yùn)營維護(hù)合同，合同管理貫穿了項目建設(shè)的全生命周期。

合同是法律實(shí)施的前提，法律是保障合同執(zhí)行的必要條件，依法簽合同，依法行使權(quán)力，是我國法律對公民的一個保障手段［2］。合同對項目建設(shè)要實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵目標(biāo)與指標(biāo)都做了詳細(xì)約定，包括：產(chǎn)品性能、價格、質(zhì)量、工期、服務(wù)內(nèi)容等，對合同雙方的責(zé)權(quán)利做了明確界定，合同管理對項目整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和順利實(shí)施起到了重要的支撐保障和約束作用。

1 合同執(zhí)行管理中常見問題及潛在風(fēng)險

大型企業(yè)信息化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)，促使信息項目從滿足單一業(yè)務(wù)的獨(dú)立建設(shè)模式向基于數(shù)據(jù)的集成共享應(yīng)用方向發(fā)展，所涉及的項目合同也較以往更多、更復(fù)雜。以某業(yè)務(wù)應(yīng)用建設(shè)項目為例，其不但涉及業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)、商品化軟硬件采購、軟件功能開發(fā)和其他系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)集成共享，而且涵蓋了數(shù)據(jù)采集終端的儀器儀表調(diào)試、數(shù)據(jù)鏈路打通、組態(tài)開發(fā)、數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議的集成整合等系列配套建設(shè)內(nèi)容。實(shí)施建設(shè)單位主體也由一個變成了多個實(shí)施主體的協(xié)同配合，缺失任何一個環(huán)節(jié)的有效管控都可能導(dǎo)致項目實(shí)施質(zhì)量、建設(shè)成本和建設(shè)工期的不良后果。一些本來可以避免的問題就因?yàn)楹贤芾淼牟蛔慊蛉鄙賰?nèi)部承建協(xié)同單位間的合約（內(nèi)部任務(wù)書/合同）約束而引起，進(jìn)而給項目的建設(shè)帶來顯性和隱性風(fēng)險。

1.1 注重外部合同，缺少內(nèi)部合約

在多項目因素構(gòu)成的項目群建設(shè)過程中，實(shí)施建設(shè)單位主體較為關(guān)注涉及外部人力資源和軟硬件采購類等的外部協(xié)同建設(shè)內(nèi)容，非常重視對相關(guān)招標(biāo)過程中相關(guān)資質(zhì)、執(zhí)行能力和中標(biāo)廠商的合同保障條款審核。但是，項目群中各分項目的建設(shè)由于涉及多內(nèi)部單位協(xié)同，有些前置任務(wù)由非主體承建單位的內(nèi)部組織先期建設(shè)，由于是內(nèi)部單位，往往只在形式上以項目推進(jìn)計劃、公文或領(lǐng)導(dǎo)組織開會的方式進(jìn)行有限約束，缺乏對項目實(shí)施進(jìn)度、實(shí)施結(jié)果的評定標(biāo)準(zhǔn)和獎懲約束，導(dǎo)致前置任務(wù)的建設(shè)周期和實(shí)施質(zhì)量直接影響后續(xù)任務(wù)的開展。一旦內(nèi)部協(xié)調(diào)出現(xiàn)問題，將給項目建設(shè)帶來巨大的時間成本、人力成本和資源投入成本風(fēng)險。

1.2 合同執(zhí)行周期難以管控

所有合約是有限期界的或有限期界的延展［3］。按照常規(guī)，既然簽訂了合同，那么嚴(yán)格執(zhí)行合同約定的時間周期和合同約定交付內(nèi)容，似乎較為容易把控。但是實(shí)際上，信息化建設(shè)項目中，涉及軟硬件商品化采購流程的合同執(zhí)行周期較容易把控，而涉及信息系統(tǒng)咨詢實(shí)施服務(wù)、軟件開發(fā)服務(wù)的合同經(jīng)常出現(xiàn)難以把控執(zhí)行周期的問題，出現(xiàn)合同違約現(xiàn)象。產(chǎn)生這些問題的原因：一方面是責(zé)任主體來源于甲方，如：信息系統(tǒng)建設(shè)類項目存在前期需求調(diào)研不充分；業(yè)務(wù)需求建設(shè)中期容易發(fā)生需求變化或需求激增等變更；涉及工程類配套實(shí)施工期拖延，導(dǎo)致信息系統(tǒng)研發(fā)人員無法按預(yù)期進(jìn)場等。另一方面是責(zé)任主體來源于服務(wù)提供商（乙方），如：服務(wù)提供商銷售人員以沖業(yè)績?yōu)橹黧w目標(biāo)，盲目承接公司無論是財力、人力、物力都難以消化或非常吃力的項目，導(dǎo)致項目難以推進(jìn)；項目建設(shè)中關(guān)鍵技術(shù)人員離職，導(dǎo)致項目建設(shè)連續(xù)性中斷；項目執(zhí)行過程中，集成的第三方提供的商品停產(chǎn)或改型，導(dǎo)致成本上升或無法按期交付等問題。此外，還經(jīng)常發(fā)生甲方因故拖延工期，乙方成本持續(xù)上升，人員不能及時跟進(jìn)等責(zé)任主體糾纏不清的現(xiàn)象。

對于履行時間長、權(quán)利義務(wù)復(fù)雜的合同，合同條款的制定者不可能窮盡需要合同雙方完成的每一項工作，已經(jīng)約定的條款根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況的變化可能會發(fā)生變化，原來的合同條款可能已經(jīng)沒有履行的必要。此時，對雙方當(dāng)事人而言，合同內(nèi)容的變化意味著較大風(fēng)險［4］。合同執(zhí)行一旦不能按時履約，將導(dǎo)致合同交付內(nèi)容質(zhì)量下降、項目總體成本上升等一系列風(fēng)險發(fā)生。

1.3 忽視合同交底和履行過程中的履約跟蹤管理

項目建設(shè)中，分工明確、流程細(xì)化、職責(zé)到位是值得稱道的管理模式。但是，工作界面涇渭分明、缺少重要環(huán)節(jié)的交叉重疊，合同履行期間，缺乏對合同執(zhí)行相關(guān)部門、人員的協(xié)同交底和溝通對接，容易出現(xiàn)“不是我們部門的問題”的問題。如：合同簽署后，各相關(guān)部門對涉及合同執(zhí)行的工作進(jìn)行比較明確的劃分，由于工作界限較為明晰，負(fù)責(zé)合同管理的人員只注重簽約依據(jù)、形式合規(guī)、合同條款方面的審核，很少參與合同談判、實(shí)施、驗(yàn)收、合同變更等工作；項目執(zhí)行人更注重對項目實(shí)施進(jìn)度和質(zhì)量的把控，對合同中約定的其他內(nèi)容、應(yīng)該準(zhǔn)備和留存哪些合同執(zhí)行文本缺乏詳細(xì)了解。項目執(zhí)行人和合同管理人掌握信息不對稱，溝通協(xié)調(diào)不到位，如果掌握合同細(xì)節(jié)的項目負(fù)責(zé)人事務(wù)繁雜、未能及時督察，容易出現(xiàn)“三不管”的真空地帶，進(jìn)而因小的缺陷延誤項目進(jìn)展，增加履約風(fēng)險。

1.4 缺乏專業(yè)隊伍，過程文檔缺失、歸檔資料不規(guī)范

除機(jī)構(gòu)比較健全的企業(yè)外，一些企業(yè)合同管理人員由各單位財務(wù)、綜合辦公辦事員兼任，工作中缺乏法律、合同合規(guī)、商務(wù)風(fēng)險等相關(guān)業(yè)務(wù)知識，對合同審核過程中的法律風(fēng)險、違約風(fēng)險、付款風(fēng)險等方面預(yù)判不足，風(fēng)險意識淡薄，容易造成隱患。

在合同實(shí)施過程中，從前期合同立項審批到合同簽約依據(jù)，再到合同乙方資質(zhì)審查以及實(shí)施、驗(yàn)收等中間環(huán)節(jié)的文檔資料要求不嚴(yán)或保管不當(dāng)，極易造成文檔缺失或不完整、實(shí)施驗(yàn)收文檔不規(guī)范、付款依據(jù)不充分、合同變更無憑據(jù)等問題，甚至出現(xiàn)文檔資料沒有簽字人、無簽字日期等現(xiàn)象。尤其是企業(yè)人員流動性較大的單位，有的文檔缺失授權(quán)書、無單位公章，只有經(jīng)辦人簽字。一旦經(jīng)辦人離職，發(fā)生違約行為，極易出現(xiàn)推諉、證據(jù)不足、起訴維權(quán)困難等問題。

2 應(yīng)對策略和措施

及時有效地識別和預(yù)判潛在風(fēng)險，制定完備的應(yīng)對預(yù)案，將有效規(guī)避和化解項目合同執(zhí)行過程中的管理風(fēng)險。

2.1 同等重視內(nèi)外部合約的簽訂和協(xié)同管理

項目群管理或單一復(fù)雜項目內(nèi)部拆分的子課題運(yùn)行管理，尤其是涉及分布于不同地域的多內(nèi)部協(xié)同單位建設(shè)項目，項目目標(biāo)的達(dá)成不但依賴于外部合同的約束力，而且受限于各內(nèi)部協(xié)同承建單位項目建設(shè)內(nèi)容的實(shí)施進(jìn)度。這需要在注重同外部合作伙伴簽署合同的同時，與各內(nèi)部協(xié)同單位簽訂內(nèi)部任務(wù)書或內(nèi)部合約。通過內(nèi)部合約對各內(nèi)部協(xié)同單位項目分工、建設(shè)內(nèi)容、工期和質(zhì)量進(jìn)行明確的責(zé)權(quán)利交底。內(nèi)部合約中，明確制定違約問責(zé)機(jī)制，強(qiáng)化履行管理部門和具體履行執(zhí)行部門的職責(zé)，實(shí)行內(nèi)外部履約過程強(qiáng)化控制，履約動態(tài)跟蹤和監(jiān)督，及時處理異常情況和信息反饋［5］，有效確保問題的及時跟進(jìn)和解決，有效降低由于內(nèi)部原因?qū)е碌倪M(jìn)度延緩隱患。

要注重合同的全過程、系統(tǒng)性和動態(tài)性管理，凡是涉及合同執(zhí)行內(nèi)容的相關(guān)單位、部門都需要一起進(jìn)行協(xié)同管理；隨時關(guān)注履約全過程中的情況變化，特別要掌握對自己不利的變化，及時對合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或終止［6］。

2.2 引入信息披露監(jiān)督機(jī)制

合同管理不僅是對合同簽約依據(jù)、合同條款的審核，更要注重合同執(zhí)行及驗(yàn)收過程中合同乙方是否按照合同約定完成了工作內(nèi)容和技術(shù)要求。合同管理人員要加強(qiáng)對合同進(jìn)展的跟蹤，及時掌握項目進(jìn)展及變化，嚴(yán)格按照合同約定條款對項目的實(shí)施、變更、驗(yàn)收、付款條件進(jìn)行把關(guān)，確保已履行合同義務(wù)證據(jù)的文檔資料合法合規(guī)。

應(yīng)當(dāng)建立契約履行登記、信用等級評價和信息披露監(jiān)督機(jī)制，將涉及企業(yè)各時期內(nèi)外部項目群簽訂的合約執(zhí)行情況進(jìn)行信息系統(tǒng)登記備案，包括：其在各項目的承建角色基本信息、建設(shè)進(jìn)度跟蹤、履約信譽(yù)（質(zhì)量、時間、成本）、針對乙方履約能力的綜合評價和最終用戶評價等。對于履約質(zhì)量、進(jìn)度出現(xiàn)潛在風(fēng)險的情況，應(yīng)當(dāng)及時預(yù)警警示，并作好預(yù)案準(zhǔn)備，提前化解履約風(fēng)險。對信譽(yù)差、履約能力低、雙方曾發(fā)生過矛盾甚至訴訟的內(nèi)外部單位建立“黑名單”，通過本企業(yè)的合同管理系統(tǒng)、招投標(biāo)系統(tǒng)或信息化考核平臺等信息化技術(shù)手段在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行公布，鞭策“后進(jìn)”、鼓勵“先進(jìn)”的同時，盡可能避免與“黑名單”上的市場主體發(fā)生合同關(guān)系，為后續(xù)項目的選商提供便利，對提升項目各承建主體的契約精神起到積極的監(jiān)督約束作用。

2.3 注重合同管理各階段的交底和溝通工作

應(yīng)當(dāng)建立項目關(guān)鍵干系人的周例會、主要干系人月例會、周報、月報和關(guān)鍵里程碑的匯報制度，加強(qiáng)項目邊界的劃分和交叉重疊地帶的管理。在日常工作中，充分合理地利用微信群、視頻會議、項目協(xié)同管理軟件等信息化技術(shù)手段，完善合同管理制度建設(shè)和流程管理，促進(jìn)企業(yè)負(fù)責(zé)人、項目執(zhí)行人、合同管理人、法律事務(wù)人共同就合同達(dá)成的目標(biāo)和指標(biāo)進(jìn)行高效溝通協(xié)作，加強(qiáng)實(shí)施過程中的監(jiān)督檢查，做到事前預(yù)判、事中控制、事后總結(jié)的全過程管理。

2.4 加強(qiáng)崗位培訓(xùn)及考核，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著信息化建設(shè)步伐越來越快，涉及的技術(shù)領(lǐng)域越來越廣，對合同管理人員業(yè)務(wù)能力的要求也越來越高。合同管理人員不僅需要加強(qiáng)法律、合同、商務(wù)等相關(guān)業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，還要了解技術(shù)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)發(fā)展，提高對合同各項內(nèi)容及條款的準(zhǔn)確理解力和判斷力，降低合同潛在的法律風(fēng)險、違約風(fēng)險。

在決策層面上，要增強(qiáng)合同管理意識。合同管理工作不單是合同管理人員的事情，決策層面領(lǐng)導(dǎo)樹立嚴(yán)密的合同意識，對合同管理效果具有重要作用。

從建立規(guī)范的合同執(zhí)行管理流程和合同檔案管理系統(tǒng)入手，明確合同執(zhí)行過程中的流程扭轉(zhuǎn)和簽字、蓋章責(zé)任機(jī)制，建立合同執(zhí)行全生命周期文檔資料歸檔目錄，做到有章可循、“按圖索驥”，將極大地提高項目合同文檔的質(zhì)量水平。

3 結(jié)束語

在信息化項目建設(shè)中，注重合同管理風(fēng)險識別和應(yīng)對策略研究，將積累的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和管理方式方法加以歸納總結(jié)，有助于提升合同管理水平。結(jié)合企業(yè)實(shí)踐，利用大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能分析等信息化技術(shù)手段，進(jìn)一步提升合同管理的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為信息化項目建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供有力保障和支撐。