■ 陳麗（東臺市堤閘管理處）

從檔案管理工作的發(fā)展歷史來看，現(xiàn)階段的檔案管理目標(biāo)更傾向于科學(xué)管理、開放管理以及計算機管理。

一、加強檔案基礎(chǔ)工作的目的與重要性

不斷加強檔案基礎(chǔ)性工作，豐富檔案信息資源，是提高基層單位檔案管理水平的重要因素。要完成檔案利用行為，首先要有可供利用的檔案資源，這是檔案利用的客觀物質(zhì)基礎(chǔ)，沒有健全完善的基礎(chǔ)工作，檔案利用工作就會成為無源之水，無本之木；沒有檔案利用工作，則檔案工作的各項基礎(chǔ)性建設(shè)則顯得毫無意義。

二、現(xiàn)階段在檔案基礎(chǔ)工作中遇到的問題

（一）缺乏創(chuàng)新和開拓意識

檔案管理人員作為檔案管理工作中的基本組成要素，也是核心靈魂。因此，提高檔案人員的創(chuàng)新與開拓意識，就是促進(jìn)了檔案管理工作向著創(chuàng)新化的目標(biāo)不斷前進(jìn)，最終在城市化的進(jìn)展中獲得更多的發(fā)展空間。就目前來說，從事檔案管理的人員大多為年齡較大、專業(yè)能力與理論知識相對欠缺的人員，并且無法更好地跟上時代的發(fā)展，掌握現(xiàn)階段信息化的管理技術(shù)[1]。

（二）缺乏信息化技術(shù)的運用能力

信息化技術(shù)作為當(dāng)代最受人們認(rèn)可與推崇的一種高科技技術(shù)，將其與檔案管理工作相結(jié)合，有利于檔案管理工作的整體工作質(zhì)量水平的提升。但是，就目前來說，由于從事檔案管理的人員普遍歲數(shù)較大，無法跟上時代的發(fā)展，也不會操作計算機技術(shù)，所以這在一定程度上對檔案管理工作有著制約作用。因此，只有提高管理人員的信息化運用能力，才能從根本提高檔案管理的信息化水平[2]。

三、新時期加強檔案基礎(chǔ)工作的措施

（一）注重檔案收集歸檔，豐富檔案信息資源

加強檔案收集歸檔，不斷豐富檔案信息資源，建立合理的檔案信息資源儲備，為檔案資源開發(fā)利用奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計等各項基礎(chǔ)工作是開展水利檔案利用工作的前提條件。首先，案卷的內(nèi)容與質(zhì)量取決于檔案接受與征集。要按照及時、安全、保密的歸檔要求，注重收集的及時性、原始性、連續(xù)性、完整性。在收集中重點抓好“三率”達(dá)標(biāo)，即歸檔率、完整率、合格率，保證檔案質(zhì)量?；鶎铀麊挝槐仨氁罁?jù)檔案產(chǎn)生時間、形成周期等不同特點進(jìn)行及時收集，特別是對一些技術(shù)含量高、在現(xiàn)代水利領(lǐng)域中可利用借鑒的原始記錄、觀測數(shù)據(jù)，要強化收集，確保歸檔。在檔案收集中要強化超前意識，由于不同時期、不同工程形成檔案的時間和周期差異較大，因此在檔案收集歸檔中要因時制宜，做到“三個結(jié)合”即正常收集與集中收集相結(jié)合，部門收集與檔案室統(tǒng)一收集相結(jié)合，定期收集與專門收集相結(jié)合，檔案收集工作應(yīng)與工程建設(shè)和管理同步，檔案管理人員要抓住時機做好收集工作，使一些周期性短的檔案能夠及時收集歸檔，避免檔案的疏漏和散失。在工程竣工驗收時，應(yīng)安排檔案管理人員參加。其次，檔案整理鑒定工作是提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在。

（二）運用現(xiàn)代化手段對檔案進(jìn)行管理

運用現(xiàn)代化手段管理檔案，不斷優(yōu)化室藏檔案結(jié)構(gòu)，提高檔案管理質(zhì)量，以實現(xiàn)室藏檔案數(shù)字化為目標(biāo)，向信息水利、數(shù)字水利的方向邁進(jìn)。室藏檔案數(shù)字化、檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化室藏檔案數(shù)字化的第一步就是首先把室藏檔案目錄數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，各檔案室都不同程度的使用了檔案著錄標(biāo)引、檔案立卷歸檔等軟件，建立了各種專題或機構(gòu)的目錄數(shù)據(jù)庫，可以利用計算機進(jìn)行文件級查詢，這都屬于館藏檔案數(shù)字化的范疇。以本單位建立的專題數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等形式建立網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫，可以實現(xiàn)網(wǎng)上查詢。第三，要不斷優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，針對一些熱點問題建立專題數(shù)據(jù)庫，解決檔案利用中存在的結(jié)構(gòu)不合理、檔案成分不夠優(yōu)化的問題，檔案要合理分類組卷、排列有序，做到檔案分類有序化、系統(tǒng)化，保證滿足水利工程管理對檔案利用需求。

（三）加強檔案檢索工具體系建設(shè)，建立科學(xué)的檢索系統(tǒng)

加強檔案檢索工具體系建設(shè)，完善檔案檢索工具，建立科學(xué)的檢索系統(tǒng)。使之具備四大功能，即提示檔案內(nèi)容功能、科學(xué)管理功能、信息交流功能，突出檢索工具的有效性、存儲性，以編制查找性檢索工具為主，以適應(yīng)高效地提供利用的需要，方便檔案查閱利用。檔案檢索工具必須能夠揭示檔案的內(nèi)容、存放位置，實現(xiàn)全方位、多角度的檢索功能，要加強檔案檢索工具的更新，實現(xiàn)手工檢索向微機檢索的跨越，建立文件級檔案目錄電子檢索系統(tǒng)。以機讀目錄、多媒體等技術(shù)逐漸取代手工操作的目錄和卡片，從而提高檔案資料開發(fā)利用的工作效率。以便于檔案的檢索、延長保管期限，為提高檔案查閱率、查全率提供更方便快捷的服務(wù)。同時在利用中不斷完善檢索工具。東臺市堤閘管理處抓住水利單位管理晉級（千分制考核）的契機，根據(jù)對檔案管理的要求，配備了配套的檔案櫥柜、計算機、打印機等，并完成了檔案目錄電子檢索系統(tǒng)的初始化，現(xiàn)在查閱某個文件，只要輕擊鼠標(biāo)，很快就能搜索到文件所在的案卷和具體存放位置，不僅方便了利用，而且極大地提高了查閱速度。

（四）提高檔案人員整體素質(zhì)

職業(yè)道德素質(zhì)是從事檔案管理的工作人員首先應(yīng)具備的基本素質(zhì)之一，其職業(yè)道德素質(zhì)的質(zhì)量，也決定著我國檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展方向與質(zhì)量。第一，要通過多種形式對檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對檔案人員組織學(xué)術(shù)交流活動，進(jìn)行短期培訓(xùn)，通過組織送培、外出參觀、個人自學(xué)等形式，不斷拓寬檔案管理人員的視野。第二，檔案人員要熟悉檔案的內(nèi)容、數(shù)量，熟悉檔案的形成、整理和排架保管情況，通過定期不定期的檢查，或有計劃地翻閱某些重要的檔案來熟悉室藏檔案，了解檔案利用需求，以便有針對性地開發(fā)、傳遞檔案信息；第三，檔案人員要具備處理、加工檔案信息的能力，對檔案進(jìn)行篩選、加工轉(zhuǎn)化，以便科學(xué)系統(tǒng)地傳遞檔案信息；要根據(jù)利用者的需求檢索、查找檔案信息；要收集利用反饋信息效果，不斷改進(jìn)和調(diào)節(jié)開發(fā)利用工作，檔案開發(fā)利用做到有的放矢。第四，要建立有效的獎懲激勵機制，將檔案管理與利用工作納入年度目標(biāo)考核細(xì)則，將服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平作為主要考核內(nèi)容，與工資分配掛鉤，促進(jìn)檔案服務(wù)水平的提高。加強對檔案工作者的思想政治建設(shè)，幫助其樹立正確的三觀，增強其對于檔案管理工作的認(rèn)同感、責(zé)任感和使命感。要積極參加思想政治教育活動，在活動中不斷提高自己的思想政治水平，將優(yōu)良的工作作風(fēng)帶到日常工作中去，保持自己的創(chuàng)新與開拓精神，樹立良好的工作作風(fēng)，及時更新思想，緊跟時代發(fā)展的腳步，多加調(diào)研與學(xué)習(xí)，讓日常的工作更加順利。另外，樹立全心全意為人民服務(wù)的理念，加強自身的奉獻(xiàn)精神與服務(wù)精神，提高自身的語言溝通能力，積極做好自身的本職工作，積極的應(yīng)對每一天的工作，變被動為主動，主動為相關(guān)單位或部門提供需要的資料，積極投身于社會的建設(shè)，滿足社會對檔案管理的最新需求。

四、結(jié)語

總而言之，信息技術(shù)和檔案管理的結(jié)合是時代發(fā)展的必要條件，也是實現(xiàn)電子檔案管理目標(biāo)的必要條件。此外，我們應(yīng)該運用現(xiàn)代化手段對檔案進(jìn)行管理，加強對檔案保管員的素質(zhì)教育和培訓(xùn)，最后，為檔案基礎(chǔ)性工作注入新的活力。