（合肥職業(yè)技術(shù)學(xué)院 安徽 合肥 238000）

0.引言

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息科技的不斷更新，使信息流更加的通暢與密集，信息數(shù)據(jù)的不斷增長，使人們迎來了大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)背景下，沖擊著整個世界，改變了人們原有的日常生活模式與思維方式。

大數(shù)據(jù)背景下，對高校檔案管理工作產(chǎn)生了巨大的影響，這是對高校檔案管理工作人員的管理水平與能力的考驗；大數(shù)據(jù)背景下，對高校檔案管理的發(fā)展與趨勢進行全新的研究，這將有利于保護高校各類檔案資源，挖掘檔案增值信息，優(yōu)化檔案管理流程，構(gòu)建高校網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，從而促進高校檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

高校網(wǎng)絡(luò)化檔案管理構(gòu)建是將高校各部門所產(chǎn)生的記錄信息，經(jīng)過計算機的編碼處理，形成以電子圖像、電子文本等形式的電子文件，再對其進行收集、篩選、整理、歸檔等處理，形成電子檔案。進而運用信息科技技術(shù)平臺，實現(xiàn)高校網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的、數(shù)字化以及智能化的管理方式。

1.大數(shù)據(jù)背景下高校網(wǎng)絡(luò)化檔案管理建設(shè)的優(yōu)勢

1.1 有利于檔案的存儲

在以往高校紙質(zhì)檔案管理模式中，隨著高校的不斷發(fā)展，檔案信息資源的不斷增多，紙質(zhì)檔案管理存儲的缺失問題就顯現(xiàn)出來了。具體體現(xiàn)在占用空間過多，并且紙質(zhì)檔案由于物理原因，長時間的存儲會使其變得潮濕、發(fā)黃、發(fā)霉，使高校檔案信息變得不完整。由此可見，紙質(zhì)檔案不適合長期存儲。[1]大數(shù)據(jù)背景下，基于紙質(zhì)檔案管理出現(xiàn)的問題，高?？梢圆扇∵\用信息技術(shù)來管理檔案，將以往紙質(zhì)檔案掃描存儲到計算機硬盤中，使其能夠長時間存儲，相比紙質(zhì)檔案具有存儲優(yōu)勢，還能夠維護高校檔案信息完整。

1.2 有利于查詢檔案信息

在以往高校紙質(zhì)檔案管理模式中，要想查詢一份檔案，需要檔案管理人員在厚厚的紙質(zhì)檔案資料中進行找尋，通過肉眼找尋紙質(zhì)檔案目錄信息，根據(jù)標(biāo)記的符號去庫房找尋檔案資料，這種查詢紙質(zhì)檔案的方法不僅費時費力，而且工作效率低下。大數(shù)據(jù)背景下，高?？梢圆扇⌒畔⒓夹g(shù)來管理檔案，檔案管理人員在查閱辦公室檔案時，就可以通過互聯(lián)網(wǎng)軟件，進行組合查詢與模糊查詢以及分類查詢，進而準(zhǔn)確的將所需檔案查找出來，這樣不僅能夠省時省力，還能夠正確、快速的查到檔案信息內(nèi)容。

1.3 有利于數(shù)據(jù)信息的共享

當(dāng)前，高校校園的信息設(shè)備非常的發(fā)達，高?？梢赃\用校園網(wǎng)將各部門的檔案信息相連，將各部門的檔案管理實現(xiàn)信息化，這樣各部門的檔案數(shù)據(jù)信息在互聯(lián)網(wǎng)中可以達到共享。再者，高校還可以運用校園網(wǎng)絡(luò)和辦公系統(tǒng)有效相結(jié)合，使各部門工作人員可以隨時隨地能夠查閱到檔案信息內(nèi)容，實現(xiàn)高校各部門檔案管理數(shù)據(jù)資源的共享，從而使高校網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的全方位發(fā)展。

1.4 有利于實現(xiàn)遠程服務(wù)功能

在以往高校紙質(zhì)檔案管理模式中，由于采取檔案物理存儲管理模式，其管理與使用模式局限于固定地點與形式，這樣的存儲方式注定很難實現(xiàn)遠程服務(wù)功能。大數(shù)據(jù)背景下，高?？梢圆扇⌒畔⒒瘷n案管理模式，借助于發(fā)達的通信技術(shù)與信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)遠程服務(wù)功能；可以將檔案信息進行遠程搜索，將有用的檔案信息在本地進行打印，改變以往必須在固定地點使用檔案信息方式。[2]遠程服務(wù)功能能夠為高校檔案管理省時省力，使檔案管理人員無論身在何處只要運用信息技術(shù)就能夠方便的查閱與使用檔案信息。

1.5 有利于工作效率的提升

在過去紙質(zhì)形式的檔案管理模式中，是以檔案管理人員對檔案信息進行收集、整理、保管、利用，是以辦公室檔案管理人員的手工勞動來完成工作，投入的人力較大，需要花費大量的物力，費時費力，檔案管理工作人員的工作效率還不高。這樣的紙質(zhì)式檔案管理形式，同信息化檔案管理模式相比，弊端逐漸顯露出來。[3]大數(shù)據(jù)背景下，高校應(yīng)該加強網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的構(gòu)建，革新過去的手工檔案管理模式，使檔案管理人員運用計算機就能夠快速的查詢檔案信息，提高他（她）的工作效率；高校也可以根據(jù)信息化檔案管理的優(yōu)勢，合理的規(guī)劃檔案管理人員，從而使高校能夠節(jié)省檔案管理人員的費用支出。

2.大數(shù)據(jù)背景下網(wǎng)絡(luò)化高校檔案管理構(gòu)建存在的問題

2.1 網(wǎng)絡(luò)化檔案管理認識不足

高校要想構(gòu)建檔案管理信息化，并不是一件容易的事情，這是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要高校投入大量的人力與資金，才能夠完成這項系統(tǒng)工程?；诖?，部分高校還是選擇運用以往紙質(zhì)檔案管理的模式，而將大部分資金用在了教育事業(yè)的其他方面，忽視了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式的構(gòu)建，以及忽視了對檔案管理人員信息化的培訓(xùn)工作。造成這種問題主要是高校管理人員對信息化檔案管理認識不足，沒有意識到信息化檔案管理模式的重要性，沒有意識到信息化檔案管理模式對高校長遠發(fā)展的意義。信息化檔案管理模式雖然不能夠直接為高校創(chuàng)收經(jīng)濟效益，但是高校如果將檔案信息合理的進行管理，就能夠為高校的教育事業(yè)提供有效的支持與保障，構(gòu)建信息化檔案管理模式等同于間接為高校教育事業(yè)創(chuàng)造價值。

2.2 檔案管理信息設(shè)備的損壞

大數(shù)據(jù)背景下，高校磁性載體電子檔案管理是繼圖文檔案管理與紙質(zhì)檔案管理之后的又一檔案管理對象。高校通過構(gòu)建的校園網(wǎng)，實現(xiàn)了運用信息技術(shù)為學(xué)生進行授課，學(xué)生能夠運用信息技術(shù)查詢圖文并茂的教學(xué)資源，這是高校教育中的一大進步。同時，運用校園網(wǎng)進行檔案管理，是校園網(wǎng)構(gòu)建中的另一大優(yōu)勢，并在此基礎(chǔ)上取得了很大的檔案管理成效。然而，在信息化檔案管理過程中，常見的載體是磁帶、光盤、膠片、硬盤等，這些載體會因各種因素而發(fā)生破損，如：害蟲侵害、使用過程中磨損、自然老化等，這些因素都能夠影響信息化檔案管理的使用，甚至還會導(dǎo)致信息系統(tǒng)運行不當(dāng)，使一些檔案信息丟失。[4]因此，高校構(gòu)建的信息化檔案管理模式時，要防止檔案載體的被破損，在選取載體時，應(yīng)該注重其材質(zhì)，還應(yīng)定期找專業(yè)人員進行維護與檢測，避免載體出現(xiàn)問題，影響高校檔案管理工作。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理建立不完善

高校構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理是實體的檔案管理向信息化管理轉(zhuǎn)變的過程，這應(yīng)該具有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)劃，并進行有效的指導(dǎo)。信息化檔案管理是一個較為嚴(yán)密的系統(tǒng)，高校各部門的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的及時與準(zhǔn)確提供了保障。然而，隨著高校構(gòu)建的信息化檔案管理模式的形成，高校檔案管理信息化為高校提供的數(shù)據(jù)計算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿足高校管理上的需求，因而，高校教育管理、教育管理流程、數(shù)據(jù)交換、教育程序標(biāo)準(zhǔn)等都應(yīng)該進一步的完善。否則會失去高校信息化檔案管理的根本價值，還會使高校的檔案管理體系出現(xiàn)混亂，甚至?xí)绊懜咝９ぷ鞯恼＿\轉(zhuǎn)。

3.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)的研究策略

3.1 構(gòu)建有效的檔案管理信息系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)背景下，高校要想構(gòu)建檔案管理信息化，就應(yīng)該創(chuàng)設(shè)計算機檔案管理信息系統(tǒng)，基于此，高校檔案管理部門應(yīng)該做好以下幾方面工作。首先，高校檔案管理人員應(yīng)該有效改進與規(guī)范當(dāng)前的計算機檔案管理流程，使當(dāng)前的檔案管理能夠更好的適應(yīng)檔案管理信息化的要求，從而構(gòu)建有效的檔案管理信息化系統(tǒng)；其次，高校檔案管理人員應(yīng)該依照檔案信息處理程序，實行信息化檔案管理軟件功能設(shè)計，將原有檔案信息有效整合，編入到計算機程序中，從而構(gòu)建有效的檔案管理信息化系統(tǒng)；再次，為了能夠使檔案管理信息化安全，高校檔案管理人員應(yīng)該在檔案信息系統(tǒng)中構(gòu)建完善的內(nèi)部控制制度，從而確保高校檔案信息的安全。

3.2 加強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

無論什么事物都需要人的操作，高校構(gòu)建的檔案管理信息化模式也是同樣如此，需要檔案管理人員的規(guī)范操作，才能夠發(fā)揮其根本作用。高校檔案管理人員應(yīng)該具備高水準(zhǔn)的信息使用能力與檔案管理專業(yè)知識，使信息技術(shù)使用與檔案管理知識成為高校檔案管理人員必備的要素?；诖?，高校應(yīng)該構(gòu)建一支優(yōu)秀的現(xiàn)代化檔案管理團隊，檔案管理團隊人員應(yīng)該具備以下幾方面要素。首先，高校檔案管理人員應(yīng)該具備豐富的知識，并在工作中不斷的學(xué)習(xí)與掌握現(xiàn)代化管理能力、專業(yè)理論知識以及相關(guān)的管理專業(yè)知識，特別是計算機與數(shù)學(xué)方面的知識，這對高校信息化檔案管理具有重要的作用；其次，高校檔案管理人員應(yīng)該了解目錄學(xué)、檔案學(xué)、管理學(xué)、文書學(xué)、檔案自動化管理學(xué)等相關(guān)的檔案管理知識，具備檔案復(fù)制、檢索、編研、修裱、著錄、標(biāo)引等相關(guān)的檔案管理技能；再次，從當(dāng)前高校網(wǎng)絡(luò)化檔案管理發(fā)展形式看，網(wǎng)絡(luò)化檔案管理人員應(yīng)該具備檔案管理分析與研究能力、提供高層次檔案管理服務(wù)與咨詢能力以及檔案管理的使用能力。

3.3 提升網(wǎng)絡(luò)化檔案管理人員的安全素養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)背景下，對于高校檔案管理信息化人員，信息安全素養(yǎng)是在互聯(lián)網(wǎng)平臺中保護與管理電子檔案的信息安全的意識與能力。信息化檔案安全管理，對于高校來說是非常重要的，這是高校當(dāng)前檔案管理工作中的重中之重。因此，研究高校檔案管理人員的安全素養(yǎng)是很有必要的，這將有助于開展檔案管理研究，以及拓展高校檔案管理保護領(lǐng)域，對高校網(wǎng)絡(luò)化檔案管理具有保護意義。健全高校檔案安全管理制度，推進高校檔案管理事業(yè)與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的健康發(fā)展，對高校整體的管理制度具有促進作用。大數(shù)據(jù)背景下，新領(lǐng)域、新載體檔案的不斷涌現(xiàn)，在素質(zhì)教育中對高校網(wǎng)絡(luò)化檔案管理人員提出素質(zhì)要求；此外，高校網(wǎng)絡(luò)化檔案管理是一項重要的工作任務(wù)。[5]基于此，高校應(yīng)該加強對檔案管理人員的安全素養(yǎng)培養(yǎng)，應(yīng)將眼光放遠一些，為檔案管理人員樹立以服務(wù)促進管理模式，更新他（她）們的思想意識，深化他（她）們的保護信息安全意識。

3.4 強化領(lǐng)導(dǎo)者對信息化檔案的認識

構(gòu)建檔案管理信息化需要高校投入大量的資金與人力，基于此，高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該提高對網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的認識度，明確網(wǎng)絡(luò)化檔案管理對高校發(fā)展的重要意義，為構(gòu)建信息化檔案管理模式投入一定的資金。[6]大數(shù)據(jù)背景下，高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該與時俱進，開拓創(chuàng)新，努力在師生員工中宣傳檔案管理信息化的重要性，提高師生員工對信息化檔案管理的認識，讓他（她）們了解到信息化檔案管理的優(yōu)勢與作用，并得到他(她)們的支持與關(guān)注，從而使高校能夠順利的構(gòu)建檔案管理信息化模式。

4.結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下，對高校檔案管理工作產(chǎn)生了巨大的影響，這是對高校檔案管理工作人員的管理水平與能力的考驗，是對高校檔案管理的發(fā)展與趨勢進行全新的研究，能夠有利于保護高校各類檔案資源，挖掘檔案增值信息，優(yōu)化檔案管理流程，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的高校檔案管理，從而推進高校檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。