趙紅燕

摘 要：文秘作為辦公室工作人員，負(fù)責(zé)接收整理各類文件，協(xié)調(diào)各部門運(yùn)轉(zhuǎn)。從整體而言，文秘工作水平的高低會(huì)直接影響到整個(gè)辦公室的效率。在信息大爆炸的今天，文秘工作量日益增大，為此，必須提高文秘工作的質(zhì)量和水平，這也是保證單位發(fā)展效率的基礎(chǔ)條件?；诖?，本文針對(duì)該問題進(jìn)行了簡單討論，以期為單位發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;工作質(zhì)量;優(yōu)化策略

一般來說，一個(gè)單位的實(shí)際行政部門以及管理中心，都是辦公室。如此一來，其最終承載的任務(wù)量將是最為繁雜、多樣化的。不論是向下級(jí)部門及時(shí)地傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)和下發(fā)的要求，還是向上級(jí)部門實(shí)時(shí)反饋單位各個(gè)部門的具體工作狀況，都需要辦公室的協(xié)同作業(yè)。誠然，這最終的任務(wù)必然是落到文秘工作者身上。相關(guān)的文秘工作，不僅任務(wù)量非常大，而且，還有很多細(xì)節(jié)之處需要關(guān)注，不能有一絲一毫的失誤。總而言之，就一個(gè)單位本身而言，其辦公室文秘工作的重要性，不言而喻。文秘工作的最終完成質(zhì)量及其專業(yè)性的操作水平，都將會(huì)影響到單位內(nèi)部各項(xiàng)管理工作的具體推進(jìn)與落實(shí)。因此，提升辦公室文秘工作的質(zhì)量尤為關(guān)鍵。

1 辦公室文秘工作的職責(zé)

辦公室文秘是領(lǐng)導(dǎo)的直接助手，其重要性不言而喻。文秘工作水平的高低，直接影響領(lǐng)導(dǎo)工作的質(zhì)量和效率，甚至影響領(lǐng)導(dǎo)在群眾中的聲譽(yù)。建設(shè)好文秘隊(duì)伍，并不斷提高其素質(zhì)，是辦公室一項(xiàng)不可或缺又容易被忽視的工作。一般情況下，辦公室要配合組織部門做好文秘的選配工作;要研究制定科學(xué)的管理制度，諸如工作評(píng)價(jià)體系、約束和激勵(lì)機(jī)制;要及時(shí)了解文秘的工作、思想和生活情況，為他們創(chuàng)造良好工作環(huán)境和條件，指導(dǎo)或協(xié)助他們解決工作或生活中的難題;等等。而這一切的前提，是充分認(rèn)識(shí)文秘工作的性質(zhì)和特點(diǎn)。具體地講，辦公室文秘的職責(zé)，可歸納為五個(gè)方面。

一是安排活動(dòng)，即根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的統(tǒng)一計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)本人的意愿，具體協(xié)調(diào)安排領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)活動(dòng);二是文書處理，即文件的收發(fā)、登記、篩選、呈送閱批，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)閱批意見，將文件及時(shí)處理、送辦，了解和督促批件的辦理情況，按規(guī)定進(jìn)行文件清退或立卷歸檔;三是為起草文稿服務(wù)，即根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意，做好草擬文稿的組織協(xié)調(diào)、情況資料準(zhǔn)備，甚至直接參與起草及印制等各項(xiàng)服務(wù)工作;四是處理來信，接待來訪;五是完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。這些內(nèi)容突出地體現(xiàn)了辦公室文秘工作的基本特點(diǎn)，即服務(wù)性。

2 辦公室文秘工作常見問題分析

1）辦公室事務(wù)十分復(fù)雜。辦公室的日常工作涉及文件處理、組織會(huì)議會(huì)務(wù)、行政事務(wù)管理等多方面的工作，辦公室工作人員每天都要處理這些瑣碎和雜項(xiàng)的問題，往往不能保證信息的及時(shí)傳送，這大大影響了文秘工作人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的輔助作用。

2）辦公室文秘人員少，工作負(fù)擔(dān)重，工作質(zhì)量低。目前很多單位文秘人員很少，大多數(shù)單位只配備一位文秘人員，工作強(qiáng)度大，加班熬夜，不能休息，這一切都直接影響到工作的正常開展。

3）文秘工作人員的整體素質(zhì)偏低。目前，許多辦公室的文員不是秘書專業(yè)人員，也沒有進(jìn)行過系統(tǒng)的秘書專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，這就很難滿足文秘工作的要求，更不用說滿足新形勢(shì)的要求了。加上文秘人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)少，秘書相關(guān)知識(shí)的更新也相對(duì)緩慢，這些都直接影響到文秘人員自身素質(zhì)的提高。

4）信息研究工作進(jìn)展緩慢，難以發(fā)揮咨詢作用。許多文秘工作人員不重視信息調(diào)研工作，沒有意識(shí)到調(diào)查研究的重要性，沒有利用足夠的時(shí)間參與信息調(diào)研，再加上本身不擅長秘書工作，使得信息收集工作不能滿足新形勢(shì)下工作的要求，當(dāng)然也不能為領(lǐng)導(dǎo)干部的準(zhǔn)確決策提供相關(guān)的參考依據(jù)。

3 辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的優(yōu)化策略

1）建立完善的獎(jiǎng)懲制度。就辦公室工作而言，做到賞罰分明能夠在很大程度上激發(fā)辦公室工作人員的積極主動(dòng)性，特別是文秘工作人員。這是由于完善的獎(jiǎng)勵(lì)制度可以培養(yǎng)員工的競爭意識(shí)，促進(jìn)文秘人員對(duì)工作的追求更高，進(jìn)而有效提高自己的工作能力與工作效率。懲罰制度具有警告的作用，可以促進(jìn)工作人員的自我完善。完善的獎(jiǎng)懲制度應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作人員辦公的效率、效能來對(duì)其進(jìn)行評(píng)估。在制定獎(jiǎng)罰制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能地保證制度的合理性、科學(xué)性，制定完成后應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行重復(fù)的測(cè)評(píng)。

2）充分激發(fā)文秘的創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新是一個(gè)國家、一個(gè)企業(yè)興旺發(fā)達(dá)的重要?jiǎng)恿?。很多人認(rèn)為辦公室文秘工作的靈活性很低，只要按部就班完成工作即可。但是，實(shí)際上文秘工作也需要在行為上、思想上對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新。就辦公室文秘來說，為了淘汰低效率的辦公模式與方法，必須對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，尋找出先進(jìn)、高效的辦公方法與模式，進(jìn)而有效提高整個(gè)辦公室工作的效率與質(zhì)量。要想激發(fā)辦公室文秘的創(chuàng)新意識(shí)，主要的措施有：（1）積極鼓勵(lì)文秘工作人員在辦公行為、意識(shí)進(jìn)行大膽的創(chuàng)新，做好上下級(jí)之間的溝通，形成良好的創(chuàng)新環(huán)境;（2）領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自己的帶頭作用，具有前瞻意識(shí)，想方設(shè)法地在辦公室工作中融入創(chuàng)新理念，以便啟發(fā)文秘工作人員。

3）加強(qiáng)技能培訓(xùn)。一般情況下，文秘工作難度有高有低，因此對(duì)文秘人員的專業(yè)水平有著很高的要求。單位應(yīng)當(dāng)合理提供部分資金來加強(qiáng)文秘工作人員的專業(yè)培訓(xùn)。隨著科學(xué)技術(shù)、知識(shí)理念的不斷更新，身為文秘工作人員，也應(yīng)當(dāng)對(duì)自己的思想、專業(yè)技能進(jìn)行及時(shí)的更新，為提高辦公的效率與質(zhì)量提供有力的保障。

4）加強(qiáng)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)。實(shí)踐是需要理論來指導(dǎo)的，所以，文秘人員加強(qiáng)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)是必要的，要求文秘人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)政府新出臺(tái)的各種法律法規(guī)，了解國家動(dòng)向，把握整體價(jià)值觀，這一點(diǎn)對(duì)事業(yè)單位、政府部門中的文秘工作人員來說更加重要。要求文秘人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)所在單位的各項(xiàng)政策，特別是文化相關(guān)的政策，以單位的精神理念、核心價(jià)值觀為向?qū)?，充分發(fā)揚(yáng)集體精神。

5）合理規(guī)劃文秘工作人員的數(shù)量。文秘工作種類繁多，工作量非常大，倘若文秘人員比較少，可能很難完成規(guī)定的任務(wù);倘若人員較多，可能會(huì)發(fā)生推脫現(xiàn)象，進(jìn)而使得辦公效率低下，也不能充分發(fā)揮人才應(yīng)有的作用，造成了人力資源極大浪費(fèi)。因此，應(yīng)當(dāng)合理評(píng)估辦公室工作，以便對(duì)文秘?cái)?shù)量進(jìn)行合理的規(guī)劃，將文秘?cái)?shù)量維持在較合理的水平。

6）優(yōu)化工作效率。我們都知道，辦公室的文秘人員非常辛苦，其實(shí)際的工作范圍極其廣泛，每天都要處理很多門類繁雜的任務(wù)。上到單位各部門的決策下達(dá)，下到每一項(xiàng)日常性瑣事的落實(shí)，都缺不了文秘工作人員的親力親為。所以，有效地提升辦公室文秘工作的操作效率，尤為必要。首先，在實(shí)際的文秘工作落實(shí)過程中，要充分考慮到待處理事件的整體性特征，繼而注重選擇最為合適的操作方法，以求能夠?qū)崿F(xiàn)“事倍功半”的效果。其次，注意工作的計(jì)劃性。辦公室的文秘人員要養(yǎng)成超前意識(shí)，繼而落實(shí)到具體的工作中去。在開展每一天的工作之前，要將一天的任務(wù)量一一羅列好，按照工作性質(zhì)、輕重緩急等相關(guān)特點(diǎn)，來完成分類。將需要先完成好的任務(wù)，提前準(zhǔn)備好相關(guān)事宜，方能行之有效地提高最終的辦事效率。當(dāng)然了，辦公室每天都有新的工作任務(wù)，亟待完成。因此，要將這些任務(wù)有機(jī)地插入到事先制定好的工作計(jì)劃表中。要讓辦公室的文秘工作具有極佳的彈性特點(diǎn)，避免過于死板地依計(jì)劃表進(jìn)行。

4 結(jié)束語

綜上所述，辦公室在單位內(nèi)部管理中起著非常重要的作用，作為領(lǐng)導(dǎo)與職工之間的關(guān)系紐帶，不僅要協(xié)調(diào)整個(gè)單位的運(yùn)作，而且還要上傳下達(dá)，做好信息服務(wù)，協(xié)助單位進(jìn)行指導(dǎo)和管理等工作。文秘作為辦公室的重要組成部分，直接影響到辦公室工作的效果，關(guān)系到單位的正常運(yùn)作和健康發(fā)展。因此，必須做好辦公室文秘工作，采取有效措施，進(jìn)一步提高文秘工作者的工作能力及業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

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