張容

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）11-127-01

摘 要 信息時代下，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用推動了檔案管理的信息化建設(shè)，這不僅完善了檔案管理信息化系統(tǒng)內(nèi)容，同時也豐富了檔案管理理念、檔案人員及管理模式的創(chuàng)新和優(yōu)化，提升了檔案管理水平。本文將重點對檔案管理信息化的優(yōu)勢、面臨的挑戰(zhàn)及實現(xiàn)路徑進行分析和闡述。

關(guān)鍵詞 檔案管理 創(chuàng)新 信息化

一、檔案管理信息化的優(yōu)勢

（一）提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)檔案管理多是采用人工作業(yè)管理模式實現(xiàn)的，工作效率低下，且會因為人為失誤導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)存在偏差，進而降低檔案資料的準確性。而在信息時代下，信息技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理中來，通過計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的聯(lián)合運用，構(gòu)建了較為完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，人們只需通過鼠標點入或指令輸入即可調(diào)取相關(guān)檔案資料，大大提高了檔案翻閱和查詢效率，節(jié)省了更多人力、物力上的損耗。

（二）資源共享

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案資料數(shù)據(jù)的查詢需要與多個部門進行協(xié)商，確定準確時間進行檔案調(diào)取和查閱，工作效率低，時間較長，一旦出現(xiàn)緊急情況，就會阻礙工作的開展。但信息化檔案管理的建設(shè)和應(yīng)用則規(guī)避了上述問題，工作人員只需通過計算機操作即可與檔案所在部門溝通，并結(jié)合自身權(quán)限完成檔案資料的及時調(diào)取和翻閱，加快資源共享，更好地發(fā)揮了檔案資料的作用。

（三）信息存管時間長且穩(wěn)定

傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)資料為主，隨著時間推移，紙張會出現(xiàn)風(fēng)化、破損等問題，很難重新修復(fù)。而信息化檔案管理則不存在這一問題，其將檔案資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式存管在系統(tǒng)或U盤中，延長了檔案資料存管時間，增強了存管的穩(wěn)定性。

（四）增大檔案管理安全系數(shù)

傳統(tǒng)檔案在傳輸過程中容易受到外界環(huán)境或人為失誤等的影響而出現(xiàn)丟失或損壞的現(xiàn)象，但信息化管理下的檔案資料不存在這一問題，更好地保證了傳輸效率，增強信息傳遞安全性。

二、檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

（一）網(wǎng)絡(luò)媒介對檔案管理保密性的影響

信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用雖然對資源共享帶來了便利，但是由于受網(wǎng)絡(luò)開放性特征的影響，為檔案管理保密性帶來了挑戰(zhàn)。在檔案信息化管理中，因管理人員安全意識水平不高，信息技術(shù)操作不規(guī)范，很容易導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的泄露或丟失，進而帶來較大的風(fēng)險及經(jīng)濟損失。

（二）檔案管理部門缺少合作意識

競爭趨勢的日益加強，人員及部門之間合作意識的缺失越來越嚴重，這一現(xiàn)象嚴重阻礙了檔案管理工作的開展，削弱了檔案管理自動化建設(shè)效果?；诖?，檔案管理部門應(yīng)樹立正確的合作意識，促進合作，及時解決檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題。

（三）電子檔案管理水平較低

隨著檔案管理信息化建設(shè)水平的提升，電子檔案數(shù)量也在逐漸增多，電子檔案管理成為人們需要思考的重點內(nèi)容。在電子檔案管理中，不但要注重數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的準確性，還需加強數(shù)據(jù)存儲空間及容量的合理性，確保數(shù)據(jù)存儲安全性，這樣才能為檔案信息化管理提供保障。

三、檔案管理信息化的實施路徑

（一）轉(zhuǎn)變工作理念，創(chuàng)新服務(wù)方式

信息時代下的檔案管理需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念和模式，將信息技術(shù)融入到檔案管理工作中去，將原本被動管理轉(zhuǎn)變成主動管控，提高管理人員的服務(wù)意識，進而實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化，落實信息化管理要求。同時還需通過實踐活動的開展，了解檔案管理工作要點和難點，做好信息資料的收集和整理，構(gòu)建完善的信息數(shù)據(jù)庫，加快資源整合，以實現(xiàn)信息資料的高效利用，提升檔案信息化管理水平，推動行業(yè)發(fā)展。

（二）創(chuàng)新管理模式，提升信息共享效率

檔案管理信息化建設(shè)中，提高資源共享效率是較為重要的內(nèi)容。在信息技術(shù)應(yīng)用的過程中，不但要構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，還應(yīng)構(gòu)建完善的檔案資料網(wǎng)絡(luò)傳輸體系，通過相關(guān)軟件的應(yīng)用，實現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的實時上傳和傳送，加快資料調(diào)取和翻閱速度，為相關(guān)工作的開展提供更多服務(wù)及保障。

（三）完善更新系統(tǒng)，創(chuàng)新管理和服務(wù)形式

檔案管理工作人員需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，將其轉(zhuǎn)變成數(shù)字化形式錄入到數(shù)據(jù)庫中，并定期對檔案信息實施更新處理，確保檔案資料作用的充分發(fā)揮。同時還需要創(chuàng)新管理和服務(wù)模式，加強電子設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)的有機結(jié)合，加快檔案資料更新，以加強資料的全面性和準確性。再者，簡化搜索模式，改進檔案資料翻閱和查找效率。

（四）構(gòu)建檔案信息化管理團隊

為達到檔案信息化管理構(gòu)建目標，建立專業(yè)性強，服務(wù)意識高的管理團隊是尤為必要的。這就要求相關(guān)部門結(jié)合信息化建設(shè)需求，合理規(guī)劃人員招募計劃，引進先進人才，加大現(xiàn)有人才教育培訓(xùn)力度，增強其專業(yè)能力，深化其服務(wù)意識，為檔案信息化管理的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。此外，還應(yīng)構(gòu)建完善的激勵機制，通過物質(zhì)和精神獎勵的方式來調(diào)動員工工作積極性，加快信息化管理的深入。

四、結(jié)語

如今，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為相關(guān)部門未來發(fā)展的重要目標，只有提高檔案管理的信息化水平，更新管理理念，才能有效加強檔案數(shù)據(jù)的全面性、完整性和準確性，進而增大檔案資料利用率，為社會提供更多優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻：

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