袁欣

[摘? ? ? ? ? ?要]? 對(duì)中職學(xué)校人事檔案管理工作實(shí)施信息化的建設(shè)是目前中職學(xué)校在管理工作過(guò)程中所必須要完成的管理任務(wù)。雖然現(xiàn)在很多中職學(xué)校已經(jīng)對(duì)人事檔案管理工作落實(shí)了信息化管理，但是在落實(shí)過(guò)程中仍然存在著許多的問(wèn)題，要想讓檔案管理工作得到順利進(jìn)行，首先就需要對(duì)中職學(xué)校人事檔案信息化管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性的改善，只有這樣才能讓中職學(xué)校人事檔案信息化的管理工作得到順利開(kāi)展。從目前中職學(xué)校在人事檔案信息化管理過(guò)程中的現(xiàn)狀為出發(fā)點(diǎn)，深入探究中職學(xué)校人事檔案信息化管理策略，構(gòu)建一個(gè)高質(zhì)量的中職學(xué)校人事檔案資料信息庫(kù)。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 中職學(xué)校;人事檔案;信息化建設(shè)

[中圖分類號(hào)]? G717 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號(hào)]? 2096-0603（2019）36-0282-02

中職學(xué)校人事檔案管理工作主要包括收集學(xué)校教師和學(xué)生的工作信息及身份信息，并對(duì)這些信息進(jìn)行分類管理。中職教育的飛速發(fā)展，給中職學(xué)校人事檔案管理的工作也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。為了保證人事檔案管理工作的質(zhì)量，學(xué)校首先就需要對(duì)人事檔案管理工作提起充分的重視，并對(duì)檔案管理工作人員提出更高的工作要求，而人事檔案管理工作人員為了更好地適應(yīng)教育飛速發(fā)展所帶來(lái)的工作強(qiáng)度，也需要自覺(jué)地監(jiān)督自己跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，不斷地提升自身的工作水平。信息化的發(fā)展在中職學(xué)校人事檔案管理過(guò)程中起著至關(guān)重要的作用，合理將信息技術(shù)融入中職學(xué)校人事檔案管理工作中。不僅能夠讓中職學(xué)校更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，還能有效地減輕人事檔案管理工作人員的工作壓力，提高中職人事檔案管理工作質(zhì)量。所以，在日常檔案管理工作過(guò)程中學(xué)校和人事檔案管理工作人員對(duì)信息化的使用一定要充分地重視，合理有效地將信息技術(shù)落實(shí)到日常工作中，以保證中職人事檔案管理工作的高效開(kāi)展。

一、中職學(xué)校人事檔案管理工作的重要意義

中職學(xué)校人事檔案管理記錄了在校職工的個(gè)人信息基本工作經(jīng)歷以及在學(xué)校教育中的種種表現(xiàn)是中職學(xué)校對(duì)中職教師進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)的重要依據(jù)。對(duì)于學(xué)生而言他們?cè)谥新殞W(xué)校的人事檔案則是他們今后步入社會(huì)的重要憑證，對(duì)于學(xué)生繼續(xù)學(xué)習(xí)或是就業(yè)都具有極其重要的作用。而對(duì)于學(xué)校而言中職人事檔案管理是學(xué)校高效開(kāi)展教育、科研和制定教學(xué)制度等多方面都具有極其重要的作用。面對(duì)人事檔案管理對(duì)于學(xué)生、教師、學(xué)校的重要意義，在日常人事檔案管理工作過(guò)程中學(xué)校一定要重視人事檔案管理工作，對(duì)人事檔案管理工作人員的工作質(zhì)量提出更高的要求，以不斷提升人事檔案管理工作人員的工作素質(zhì)，以保證中職學(xué)校人事檔案管理工作的質(zhì)量。

二、目前中職人事檔案管理的現(xiàn)狀

紙質(zhì)的管理方式是中職人事檔案管理過(guò)程中一種最基本的管理方法。但是隨著中職教育的不斷發(fā)展，人事檔案管理的內(nèi)容也越來(lái)越繁重，分類相對(duì)也比較復(fù)雜。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理已經(jīng)沒(méi)辦法適應(yīng)目前中職學(xué)校的飛速發(fā)展。而紙質(zhì)化的管理還非常容易造成人事檔案資料的丟失、毀損和被改動(dòng)的情況，很難保證人事檔案管理資料的安全性和準(zhǔn)確性。信息技術(shù)在中職人事檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，有效地改善了傳統(tǒng)人事檔案管理中的不足。但是，在中職人事檔案信息化管理推行過(guò)程中仍然存在著一些阻礙性的因素影響到中職人事檔案管理工作的高效開(kāi)展，要想讓中職學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)得到更順利的進(jìn)行，首先就需要對(duì)目前所存在的阻礙中職人事檔案管理信息化建設(shè)的因素進(jìn)行針對(duì)性的解決，以保證信息化管理能夠在中職人事檔案管理過(guò)程中得到有效的落實(shí)。其中主要的阻礙因素包括以下幾個(gè)方面：

（一）部分學(xué)校對(duì)人事檔案信息化管理認(rèn)識(shí)程度不夠

雖然信息化的人事檔案管理會(huì)從一定程度上提高中職人事檔案管理工作效率，但是人事檔案信息化管理仍然是一項(xiàng)比較繁瑣的工作。有一部分學(xué)校片面地認(rèn)為實(shí)施信息化管理就化簡(jiǎn)了人事檔案管理工作的內(nèi)容，于是便選擇減少信息化檔案管理的工作人員，這就出現(xiàn)了在中職人事檔案管理工作過(guò)程中一人承擔(dān)多項(xiàng)工作任務(wù)的狀況，雖然信息化管理化簡(jiǎn)了人事檔案管理的工作內(nèi)容，但是對(duì)待檔案管理工作人員的工作壓力卻并沒(méi)有減輕。因?yàn)闄n案管理工作人員不僅需要完成檔案管理工作，還需要學(xué)習(xí)相應(yīng)的信息化管理技術(shù)，如果學(xué)校盲目地進(jìn)行檔案管理工作人員的裁剪，就很容易增加檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)。同時(shí)出于人事檔案管理的安全性和規(guī)范性考慮，一人多職的人事檔案管理工作現(xiàn)象，很難明確檔案管理工作人員的責(zé)任，這樣在檔案管理工作中就極其容易出現(xiàn)一些徇私舞弊的不良現(xiàn)象，從而導(dǎo)致人事檔案管理的有效性得不到保證。

（二）學(xué)校對(duì)人事檔案管理不夠

很多中職學(xué)校把更多的注意力放在了教學(xué)上，而忽略了對(duì)人事檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)化，實(shí)施人事檔案信息化管理也僅僅是為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，并沒(méi)有嚴(yán)格的監(jiān)督人事檔案管理工作人員實(shí)施人事檔案信息化工作的質(zhì)量，這也就導(dǎo)致中職人事檔案信息化管理建設(shè)僅僅是走了表面的形式，并沒(méi)有讓人事檔案信息化管理建設(shè)發(fā)揮出更大的作用，得到更高效的落實(shí)，從而在一定程度上影響到中職學(xué)校人事檔案管理資料庫(kù)的高效建成。

（三）人事檔案管理工作人員自身的工作態(tài)度不夠端正

在中職學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)的初始階段，對(duì)于人事檔案信息管理人員來(lái)說(shuō)的確是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)。在初始階段可能會(huì)給他們帶來(lái)比以往更多的工作壓力，但是只要能夠堅(jiān)持下去順利地度過(guò)磨合階段，檔案管理工作人員就會(huì)收獲到信息化所帶來(lái)的便利條件。但是很多人事檔案信息管理人員卻在初始階段就產(chǎn)生了退卻心理，從心底里對(duì)信息化檔案管理產(chǎn)生了排斥心理，從而嚴(yán)重阻礙了中職學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

三、中職學(xué)校人事檔案信息化管理建設(shè)策略

（一）制定完善的人事檔案信息化管理制度

要想讓信息化管理在中職人事檔案管理過(guò)程中得到有效的落實(shí)，首先中職學(xué)校需要對(duì)人事檔案信息化管理建設(shè)提起充分的重視，建設(shè)制定完善的人事檔案信息化管理制度。有效性、安全性和真實(shí)性是中職學(xué)校人事檔案管理過(guò)程中最重要的三個(gè)因素。所以中職學(xué)校在進(jìn)行人事檔案信息化管理過(guò)程中就可以這三個(gè)因素為出發(fā)點(diǎn)制定有效的信息化管理制度。例如，在日常人事檔案信息化管理過(guò)程中，為了保證每一個(gè)人事檔案管理工作人員的工作態(tài)度，學(xué)校在進(jìn)行人事檔案信息化管理過(guò)程中就可以明確每一個(gè)工作人員的工作職責(zé)，如制定好由哪位工作人員負(fù)責(zé)人事檔案資料信息化的輸入、哪位工作人員負(fù)責(zé)人事檔案資料的分類、哪位工作人員負(fù)責(zé)人事檔案資料的存儲(chǔ)管理等。然后再針對(duì)每一個(gè)工作人員制定相應(yīng)的管理制度將工作任務(wù)明確到每個(gè)人的身上，這樣不僅能夠明確每一個(gè)工作人員的工作責(zé)任，保證人事檔案管理的有效性、安全性和真實(shí)性，還能夠真正意義上實(shí)現(xiàn)運(yùn)用人事檔案信息化管理減輕人事檔案管理工作人員工作壓力的目的。除此以外，在運(yùn)用信息化進(jìn)行管理過(guò)程中學(xué)校也需要制定相應(yīng)的管理制度，以保證信息化管理的價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。如在日常人事檔案信息管理過(guò)程中，人事檔案資料一旦輸入成功并成功進(jìn)行分類以后不可隨意進(jìn)行變更，如出現(xiàn)必須修改的情況需要書(shū)面向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申請(qǐng)得到批準(zhǔn)以后方可進(jìn)行修改。管理制度的完善還需要依據(jù)每個(gè)學(xué)校的日常工作流程進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，通過(guò)完善信息化管理制度，不僅能夠讓信息化管理在中職人事檔案管理過(guò)程中得到有效落實(shí)，還能夠規(guī)范人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的細(xì)節(jié)，進(jìn)而讓信息化管理的價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

（二）注重對(duì)人事檔案管理工作人員的工作質(zhì)量進(jìn)行考核

在中職學(xué)校教學(xué)過(guò)程中高效實(shí)施人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，學(xué)校除了需要引進(jìn)信息化設(shè)備與技術(shù)以外，還需要督促人事檔案管理工作人員將這些信息化設(shè)備與技術(shù)落實(shí)到人事檔案管理工作中。所以在中職學(xué)校日常管理工作開(kāi)展過(guò)程中，就需要注重對(duì)人事檔案管理工作人員進(jìn)行工作質(zhì)量的考核，調(diào)動(dòng)人事檔案管理工作人員進(jìn)行信息化技術(shù)學(xué)習(xí)和探究的積極性，以此有效地加快中職人事檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的高效完成。例如，在實(shí)施人事檔案信息化管理后，中職學(xué)校就可以定期組織人事檔案管理人員開(kāi)展人事檔案管理工作信息化競(jìng)賽。對(duì)于在競(jìng)賽中表現(xiàn)出色的工作人員學(xué)?？梢杂枰韵鄳?yīng)的激勵(lì)，以鼓勵(lì)他們?cè)诮窈蟮墓ぷ鬟^(guò)程中能夠不斷督促自己進(jìn)行信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)。而對(duì)于競(jìng)賽中表現(xiàn)相對(duì)較差的工作人員，學(xué)校則可以針對(duì)他們對(duì)信息化技術(shù)的掌握情況進(jìn)行針對(duì)性地指導(dǎo)，讓他們能夠明確地知道自己在人事檔案信息化管理過(guò)程中都存在著哪些不足，以方便他們?cè)诮窈蟮墓ぷ鬟^(guò)程中進(jìn)行有效地改善。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作人員的工作質(zhì)量進(jìn)行考核，可以讓人事檔案管理工作人員的工作態(tài)度得到有效端正，同時(shí)也能夠讓信息化管理在人事檔案管理工作中得到有效落實(shí)，以保證中職學(xué)校人事檔案管理信息化工作的順利進(jìn)行。

（三）組織人事檔案管理人員進(jìn)行有效的信息化培訓(xùn)

在中職學(xué)校人事檔案信息化管理過(guò)程中，要想讓人事檔案管理工作人員的工作態(tài)度得到有效端正，除了需要學(xué)校加強(qiáng)管理以外，還需要讓人事檔案管理工作人員深刻認(rèn)識(shí)到信息化管理對(duì)待人事檔案管理工作的重要意義。所以在日常管理工作中學(xué)校就需要為人事檔案管理工作人員提供更多學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，積極地組織他們進(jìn)行人事檔案信息化管理的培訓(xùn)，讓他們能夠更深刻地感受到信息技術(shù)的重要價(jià)值。例如，在中職學(xué)校人事檔案信息化管理過(guò)程中，很多學(xué)校都會(huì)采取創(chuàng)建人事檔案信息管理的系統(tǒng)進(jìn)行人事檔案管理工作的優(yōu)化，方便日常進(jìn)行人事檔案資料的存儲(chǔ)和查看。但是在前期操作過(guò)程中由于工作人員不熟悉系統(tǒng)就會(huì)覺(jué)得信息化管理過(guò)于復(fù)雜麻煩，而產(chǎn)生抵觸的心理，面對(duì)這樣的情況學(xué)校就需要及時(shí)組織檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，或者是尋找專業(yè)的系統(tǒng)操作人員進(jìn)行實(shí)時(shí)指導(dǎo)，及時(shí)有效地解決人事檔案管理工作人員在人事檔案信息化管理工作中的困擾，幫助他們快速適應(yīng)人事檔案信息管理化的工作模式，端正他們的學(xué)習(xí)態(tài)度，以此推動(dòng)中職學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)的不斷前進(jìn)。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在中職學(xué)校人事檔案管理工作中實(shí)施人事檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。所以，中職學(xué)校就必須對(duì)阻礙中職學(xué)校人事檔案管理工作中落實(shí)信息化管理所存在的干擾因素進(jìn)行針對(duì)性的解決與改善，以保證中職學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)得到順利開(kāi)展，提高中職學(xué)校人事檔案管理工作質(zhì)量，為中職學(xué)校更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展所帶來(lái)的挑戰(zhàn)增添堅(jiān)固的力量。

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◎編輯 司 楠