楊曉曦

摘 要：檔案管理是石油企業(yè)管理的重要組成部分，是油田企業(yè)管理活動(dòng)的基礎(chǔ)，油田檔案管理必須要適應(yīng)油田穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展的需要。對(duì)企業(yè)的發(fā)展有重要的意義。油田企業(yè)在管理檔案時(shí)要采用科學(xué)的管理方式，積極創(chuàng)新管理方式，提高企業(yè)的檔案管理水平，是新時(shí)期油田企業(yè)檔案管理需要探討的問題。

關(guān)鍵詞：油田檔案管理；問題；解決方法

1 油田檔案管理的意義

油田檔案管理中，最重要的內(nèi)部信息資源就是檔案信息。檔案包括油氣勘探開發(fā)檔案、科研技術(shù)研究檔案、油田經(jīng)營(yíng)管理檔案、黨群工作檔案、行政管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案等，都是油田勘探開發(fā)、工程技術(shù)服務(wù)、礦區(qū)管理工作等方面的重要組成部分。管好、用好檔案，是油田乃至各單位必須履行的重要職責(zé)。

2 油田檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理不規(guī)范

檔案管理作為油田合規(guī)管理工作的一部分，是規(guī)范油田工作、提供油田工作質(zhì)量和工作效率的關(guān)鍵。因此，做好油田檔案管理工作，科學(xué)規(guī)范油田檔案管理是體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)管理水平的重要尺度。就目前而言，油田檔案管理隊(duì)伍參差不齊，檔案管理信息化水平參差不齊，檔案管理效率低下。有些檔案不能嚴(yán)格按照中國(guó)石油天然氣總公司《檔案管理規(guī)定》及《企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進(jìn)行有效管理，嚴(yán)重影響了油田檔案管理工作的有效開展。一是檔案分類不合理。個(gè)別檔案保管期限劃分不準(zhǔn)確；有的注重文件的歸檔，卻重視不到位；有些單位存在應(yīng)歸檔的材料未歸檔的現(xiàn)象；個(gè)別單位還存在同一門類檔案由不同人管理的現(xiàn)象。二是檔案整理不規(guī)范，如機(jī)構(gòu)劃分不準(zhǔn)、分類不全、檔號(hào)不規(guī)范；案卷標(biāo)題不規(guī)范、組卷混亂等。

2.2 缺乏完善的檔案管理制度

檔案管理制度是保證檔案管理工作的關(guān)鍵。目前部分單位在檔案管理制度的建立上還不夠完善，對(duì)檔案的整理、保管等制度不夠健全，執(zhí)行力不到位。部分單位雖然建立了檔案管理制度，但卻沒有將制度真正落到實(shí)處，甚至有些檔案管理工作人員對(duì)檔案管理不夠重視，文件資料整理不及時(shí)，致使檔案不能及時(shí)歸檔，造成重要檔案缺失嚴(yán)重。

3 油田檔案管理的有效方法

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性

要進(jìn)一步加強(qiáng)油田企業(yè)檔案工作，一方面，企業(yè)要加大對(duì)檔案工作的宣傳力度，要讓職工認(rèn)識(shí)到檔案是企業(yè)重要的信息資源，是企業(yè)重要的無(wú)形資產(chǎn)之一，在企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)、維護(hù)企業(yè)權(quán)益、評(píng)審價(jià)值、重塑企業(yè)自身形象等方面有著重要的地位和作用。另一方面，檔案業(yè)務(wù)部門要在工作中樹立服務(wù)觀念、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、提高自身業(yè)務(wù)水平，主動(dòng)利用檔案中蘊(yùn)藏的價(jià)值為企業(yè)生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、管理服務(wù)，發(fā)揮檔案作為支撐企業(yè)持續(xù)有效發(fā)展重要“杠桿”的作用；同時(shí)，改變傳統(tǒng)“看攤守點(diǎn)”和“等客上門”的不作為思想，主動(dòng)向外承攬檔案業(yè)務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造效益，只有這樣才能改變?nèi)藗儗?duì)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的認(rèn)識(shí)。

3.2 創(chuàng)建一支高效的檔案管理隊(duì)伍

高素質(zhì)的檔案管理人員是做好檔案管理工作的關(guān)鍵因素，所以必須創(chuàng)建一支高效的檔案管理隊(duì)伍。首先，在招聘檔案管理工作人員時(shí)，嚴(yán)把人才“入口關(guān)”。積極吸收和引進(jìn)熱愛檔案管理并具備一定計(jì)算機(jī)水平和檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的高素質(zhì)人才，充實(shí)到檔案管理人員的隊(duì)伍中來，以提高檔案管理工作隊(duì)伍的整體工作水平。其次，要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平。通過培訓(xùn)，使檔案管理工作人員熟練掌握檔案的管理方法、各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程；具備一定的研究能力，能夠?qū)n案信息所蘊(yùn)藏的有用價(jià)值進(jìn)行有效挖掘、綜合分析和系統(tǒng)整理后，為企業(yè)生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、管理提供有價(jià)值的服務(wù)；不斷拓寬檔案工作人員思維和眼界，借用現(xiàn)代信息技術(shù)來優(yōu)化和完善檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，從而促進(jìn)和推動(dòng)油田企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

3.3 完善檔案管理制度

一是規(guī)范油田檔案管理工作，首先需要完善檔案管理制度，建立檔案管理人員的崗位責(zé)任制，明確規(guī)定其工作范圍和工作方法及工作職責(zé)。編制各個(gè)部門的歸檔目錄，整理有關(guān)檔案管理的手冊(cè)，確定檔案歸檔的保管期限和技術(shù)要求等，這樣有利于日后的檢查和指導(dǎo)。二是建立油田檔案管理細(xì)則，規(guī)范檔案管理。建立符合現(xiàn)階段檔案管理的各項(xiàng)新制度，并對(duì)過去不相適應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行修正和完善，明確檔案管理模式、工作標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)要求等內(nèi)容，從制度層面對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。

3.4 建立有效的檔案管理機(jī)制

一是要健全檔案管理安全責(zé)任機(jī)制，加強(qiáng)檔案資料的保管，做好數(shù)據(jù)備份工作。二是建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，明確油田各部門的檔案管理職責(zé)。督促和監(jiān)督各相關(guān)檔案管理部門的工作情況及制度執(zhí)行情況。如果一些檔案不符合歸檔要求，如資料收集不齊全，應(yīng)提前在歸檔前加以整改。三是建立油田檔案管理工作體系和良性競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，如在晉職表彰上，對(duì)工作能力強(qiáng)的管理人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，做到獎(jiǎng)罰分明，這樣能有效提高檔案管理水平，從而提升檔案資源的利用率。

3.5 引進(jìn)信息技術(shù)

一是要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些方法和手段進(jìn)行修改。二是油田檔案管理要以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，深層次開發(fā)檔案管理新方法，提高檔案管理的利用價(jià)值。要告別過去傳統(tǒng)檔案模式，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)來改善檔案服務(wù)功能，精化檔案管理資料，油田檔案管理工作要向信息化、數(shù)字化、科學(xué)化方向轉(zhuǎn)變。只有這樣，才能提升檔案管理和檔案利用的有效性。著重開發(fā)適合油田檔案管理的軟件與技術(shù)人才的有效利用，為油田經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)提供必要的服務(wù)。

3.6 加大對(duì)于管理設(shè)施的投入

在新形勢(shì)下，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化已然成為必然趨勢(shì)。而我國(guó)油田企業(yè)的檔案庫(kù)房條件嚴(yán)重落后且存在一定的安全隱患，絕大多數(shù)庫(kù)房建設(shè)不符合規(guī)范，基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施老化嚴(yán)重，甚至個(gè)別庫(kù)房都沒有搭建監(jiān)控系統(tǒng)。依靠現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施想實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)根本不可能，油田企業(yè)必須加大資金投入，購(gòu)買相應(yīng)的硬件軟件設(shè)施，為整體檔案信息化打下良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。進(jìn)行專業(yè)軟件的購(gòu)置時(shí)，讓軟件開發(fā)者針對(duì)企業(yè)自身的實(shí)際情況研發(fā)專用的管理軟件，滿足日常管理的所有特定需求，保證檔案管理信息化的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。制定嚴(yán)格的部門職責(zé)與設(shè)備使用管理制度，責(zé)任細(xì)化至個(gè)人，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任感；定期為設(shè)備進(jìn)行檢修維護(hù)，保障檔案管理部門的正常運(yùn)作。

3.7 提高檔案整體的安全性

油田檔案的安全性問題與信息化建設(shè)緊密相連，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部關(guān)鍵絕密檔案的存儲(chǔ)，日常使用時(shí)的安全問題必須高度重視。不少油田企業(yè)檔案館甚至沒有監(jiān)控設(shè)備，責(zé)任劃分不明確，日常使用制度不完善。對(duì)于辦公室終端設(shè)立識(shí)別設(shè)備，確保打開檔案系統(tǒng)的是管理人員或有權(quán)限的部門領(lǐng)導(dǎo)；設(shè)立門禁系統(tǒng)，對(duì)于出入檔案館人員嚴(yán)格把控；完善檔案館監(jiān)控設(shè)施，保證內(nèi)外部監(jiān)控地點(diǎn)無(wú)死角、無(wú)盲區(qū)。進(jìn)而杜絕檔案丟失、盜竊等安全問題的發(fā)生，提高檔案整體的安全性。

4 結(jié)論

信息技術(shù)和檔案管理有機(jī)結(jié)合，為構(gòu)建油田檔案管理搭建平臺(tái)。在實(shí)際工作中，油田檔案管理要摒棄傳統(tǒng)的管理理念，要堅(jiān)持高效管理的原則，利用各種信息技術(shù)和多媒體技術(shù)，建立油田檔案信息化管理模型，完善動(dòng)態(tài)檔案管理流程，制定適合油田實(shí)際情況的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防應(yīng)急預(yù)案，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式智能化。值得注意的是，數(shù)字檔案存儲(chǔ)具有較高風(fēng)險(xiǎn)，要有相應(yīng)的辨識(shí)預(yù)案。在這方面，要加強(qiáng)檔案管理防護(hù)平臺(tái)。

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