唐 潔

(桂林電子科技大學(xué)，廣西 桂林 541004)

現(xiàn)階段，高校在進(jìn)行圖書采購的過程中普遍面臨資金短缺，時(shí)間緊張，資源浪費(fèi)等問題。高校在采購中往往忽視了圖書采購的潛在風(fēng)險(xiǎn)和評(píng)估，有時(shí)反而耽擱了時(shí)間，甚至浪費(fèi)了大量的金錢。如何正確地規(guī)避圖書采購風(fēng)險(xiǎn)，有效地控制各類風(fēng)險(xiǎn)，是高校亟待加強(qiáng)的問題。通過對(duì)高校圖書采購風(fēng)險(xiǎn)控制進(jìn)行研究，能夠幫助高校從項(xiàng)目管理的角度識(shí)別出采購過程中各種風(fēng)險(xiǎn)，警惕各種重大環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)性地提出應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的策略以及具體措施，進(jìn)而達(dá)到對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的轉(zhuǎn)移和控制，實(shí)現(xiàn)高校圖書采購的順利完成。

一、圖書采購風(fēng)險(xiǎn)管理

圖書采購風(fēng)險(xiǎn)管理是一個(gè)持續(xù)的過程，建立良好的圖書采購風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制以及基于風(fēng)險(xiǎn)的決策機(jī)制是圖書采購成功的重要保證。[3]圖書采購風(fēng)險(xiǎn)管理的過程有以下幾個(gè)方面：

(一)圖書采購風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。主要是通過分析采購過程中的不確定性因素，獲取圖書采購過程中可能存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，并將各種風(fēng)險(xiǎn)詳細(xì)進(jìn)行分類總結(jié)，形成風(fēng)險(xiǎn)清單。

(二)圖書采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)。通過詳細(xì)查看風(fēng)險(xiǎn)形成的原因以及風(fēng)險(xiǎn)形成的條件，以此來推斷出風(fēng)險(xiǎn)的作用范圍，以及風(fēng)險(xiǎn)帶來的后果的程度，風(fēng)險(xiǎn)和風(fēng)險(xiǎn)之間有何關(guān)聯(lián)，以及風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先級(jí)別。

(三)圖書采購風(fēng)險(xiǎn)控制。圖書采購風(fēng)險(xiǎn)雖然具有不確定性，但其仍有一定的內(nèi)部發(fā)展規(guī)律。因此，可以在風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)以前，對(duì)圖書采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行認(rèn)識(shí)和評(píng)估，采取有效的方式方法進(jìn)行控制。

二、高校圖書館圖書采購的特點(diǎn)

(一)多品類、小數(shù)量、多批次。由于高校圖書館是面向全校服務(wù)的，因此會(huì)涉及到各個(gè)學(xué)院、專業(yè)、學(xué)科和領(lǐng)域的書籍。所以圖書館在進(jìn)行圖書采購的過程中，需要匯總學(xué)校各個(gè)職能部門的采購需求，采購多個(gè)品類的圖書。其次，由于高校圖書采購經(jīng)費(fèi)和圖書館藏書面積有限，圖書館在進(jìn)行圖書采購時(shí)，每本書籍只采購少量復(fù)本。另外，由于學(xué)科領(lǐng)域發(fā)展較快，高校各個(gè)部門需要根據(jù)形勢發(fā)展采購各類新興書籍，因此，圖書館進(jìn)行圖書采購時(shí)，不可能一次性完成采購任務(wù)，需要根據(jù)圖書市場和學(xué)科領(lǐng)域情況多批次采購圖書。

(二)到貨率很難達(dá)到100%。相比普通貨物，圖書具有特殊性。圖書只有具有出版權(quán)的出版商才能出版，而且每批次印刷的數(shù)量也非常有限。因此，供應(yīng)商在采購圖書時(shí)，需要根據(jù)圖書采購名單，一一向各個(gè)出版商發(fā)出購買請(qǐng)求。但是由于圖書出版也是按批次出版，有時(shí)候可能圖書出版時(shí)間和數(shù)量不能滿足供應(yīng)商的圖書采購時(shí)間與數(shù)量。因此，圖書采購很難達(dá)到100%的到貨率，一般能達(dá)到95%到貨率的供應(yīng)商就非常不錯(cuò)了。

三、高校圖書館圖書采購風(fēng)險(xiǎn)

A大學(xué)圖書館成立以來，圖書館在圖書采購招標(biāo)方面仍處于探索階級(jí)，采購經(jīng)驗(yàn)不足，對(duì)圖書市場的情況掌握不清，在圖書采購需求獲取方面也存在諸多不足，在采購過程中也面臨著財(cái)務(wù)超支、進(jìn)度延遲和管理不善等風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致了圖書館整體的圖書采購質(zhì)量不是很好。通過分析，高校圖書館進(jìn)行圖書采購時(shí)，可能會(huì)遇到以下風(fēng)險(xiǎn)。

(一)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)

圖書館在進(jìn)行圖書采購前，必須根據(jù)當(dāng)前圖書市場的情況和學(xué)校對(duì)圖書的需求，制定采購計(jì)劃，并上報(bào)學(xué)校進(jìn)行審核立項(xiàng)。如果圖書館沒有正確獲得圖書市場情況和學(xué)校的圖書采購需求，盲目的制定采購計(jì)劃，將會(huì)給后續(xù)的采購流程帶來致命性的問題，影響圖書采購的質(zhì)量和效果，導(dǎo)致整個(gè)采購項(xiàng)目的失敗。

(二)招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)

在圖書采購招標(biāo)過程中，采購部門需求根據(jù)采購計(jì)劃制定招標(biāo)文件，供應(yīng)商根據(jù)招標(biāo)文件進(jìn)行投標(biāo)；采購部門根據(jù)參與招標(biāo)供應(yīng)商的標(biāo)書進(jìn)行審核，根據(jù)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，選擇供應(yīng)商；招標(biāo)成功后，供應(yīng)商根據(jù)要求為高校采購圖書，高校對(duì)圖書進(jìn)行驗(yàn)收，完成圖書的采購。招標(biāo)采購中，涉及到的業(yè)務(wù)流程較多，任一流程出現(xiàn)問題，都將會(huì)影響招標(biāo)的順利進(jìn)行。[2]

(三)供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)

圖書供應(yīng)商是圖書采購中的重要參與者，也是影響圖書采購效果的最重要的因素。供應(yīng)商的資質(zhì)、誠信度、供貨準(zhǔn)時(shí)度和供書質(zhì)量等因素對(duì)圖書采購的成功與否起著舉足輕重的作用。

(四)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

近年來，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的經(jīng)費(fèi)整體都比較緊張，用于圖書采購的費(fèi)用也相當(dāng)有限。現(xiàn)階段，高校對(duì)于圖書采購的財(cái)務(wù)管理工作還不夠精細(xì)，在財(cái)務(wù)預(yù)算、成本控制和結(jié)算等方面還沒有足夠完善的財(cái)務(wù)管理流程。因此，在圖書采購過程中，高?？赡軙?huì)面臨著財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

(五)管理風(fēng)險(xiǎn)

在圖書采購的整個(gè)過程中，與采購管理相關(guān)的組織、人員和溝通也是影響圖書采購效果的重要方面。

四、高校圖書采購風(fēng)險(xiǎn)控制策略

(一)采購計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)控制策略

1.多種渠道獲取圖書市場信息。為了提高市場調(diào)研的準(zhǔn)確性，高?？梢晕袑I(yè)的市場調(diào)研公司對(duì)圖書市場進(jìn)行調(diào)研；還可以通過參加與圖書相關(guān)的展覽會(huì)，訂閱各類相關(guān)行業(yè)的期刊雜志，加入各相關(guān)的行業(yè)協(xié)會(huì)并從這些協(xié)會(huì)獲得行業(yè)最新的信息等；高校還可以通過加強(qiáng)各個(gè)高校圖書館之間的合作，從合作方獲取市場信息。

2.采用數(shù)據(jù)挖掘方法獲取讀者的圖書需求信息。以圖書館館藏書籍信息及借閱和評(píng)價(jià)為基礎(chǔ)，充分了解讀者個(gè)人的需求，通過其借閱行為和習(xí)慣的全面分析，了解讀者個(gè)人的愛好，把讀者感興趣的內(nèi)容挖掘出來，能夠分析出學(xué)生感興趣的圖書，進(jìn)而為學(xué)校圖書的采購與管理提供意見。

3.建立專業(yè)的圖書采購項(xiàng)目立項(xiàng)評(píng)審程序。現(xiàn)階段，在圖書采購項(xiàng)目立項(xiàng)過程中，高校主要是在市場調(diào)研的基礎(chǔ)上，由單位領(lǐng)導(dǎo)作出決策。這種獨(dú)斷的決策方式給圖書采購帶來了源頭性的風(fēng)險(xiǎn)。為了提高領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性，高校需要建立一個(gè)專業(yè)的圖書采購項(xiàng)目立項(xiàng)審核程序。

(二)招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)控制策略

1.科學(xué)編制采購文件。高校圖書館采購部門應(yīng)當(dāng)與圖書館其它部門建立高效常態(tài)的信息交換機(jī)制，使得采購部門招標(biāo)文件制定人員能夠正確地獲取圖書館的采購需求。招標(biāo)文件應(yīng)盡可能得對(duì)圖書采購的時(shí)間、交貨方式、圖書要求、交貨時(shí)間、退貨條件以及供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)和財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行明確的要求，防止因信息表述不明確引發(fā)的后續(xù)合同爭議。為了防止不法供應(yīng)商惡意報(bào)價(jià)，干擾圖書采購招標(biāo)的正常進(jìn)行，防止供應(yīng)商中標(biāo)之后棄標(biāo)，圖書采購部門應(yīng)當(dāng)要求投標(biāo)的供應(yīng)商繳納一定的保證金，降低圖書采購的招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)。

2.建立科學(xué)的綜合評(píng)標(biāo)體系。一方面，評(píng)標(biāo)體系應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、報(bào)價(jià)和信譽(yù)等情況，建立科學(xué)的指標(biāo)和權(quán)重體系；另一方面，在價(jià)格分計(jì)算方面，應(yīng)采取科學(xué)合理的方法，降低惡意低價(jià)中標(biāo)發(fā)生的概率，比如采用有效折扣率的算術(shù)平均值計(jì)算方法，對(duì)高于或者低于算術(shù)平均值區(qū)間的報(bào)價(jià)進(jìn)行扣分。

(三)供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)控制策略

1.加強(qiáng)供應(yīng)商資質(zhì)審核。一方面，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的供書能力進(jìn)行重點(diǎn)評(píng)估，評(píng)估的內(nèi)容具體包括圖書質(zhì)量合格率、準(zhǔn)時(shí)率和退書率等內(nèi)容；另一方面，還可以對(duì)供應(yīng)商提供的增值服務(wù)進(jìn)行評(píng)估，做好供應(yīng)商各類資料的記錄和管理，為后續(xù)的供應(yīng)商資質(zhì)審核提供數(shù)據(jù)依據(jù)，以便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤管理。

2.強(qiáng)化供貨延遲處理。為了讓采購項(xiàng)目能夠按照預(yù)定流程完成圖書采購，項(xiàng)目組必須建立一個(gè)詳細(xì)正確的工作計(jì)劃和工作流程表。圖書采購人員需要按照工作計(jì)劃定期與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，督促圖書供應(yīng)商定期完成圖書采購任務(wù)。

3.建立采購質(zhì)量管理制度。一方面，圖書館應(yīng)建立圖書采購質(zhì)量跟蹤制度，記錄各個(gè)環(huán)節(jié)中的圖書采購質(zhì)量信息；另一方面，圖書館要建立懲罰機(jī)制。在簽訂合同時(shí)，應(yīng)明確并提高供應(yīng)商的違規(guī)成本，并在采購過程中嚴(yán)格執(zhí)行。在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行違規(guī)處理時(shí)，不僅要進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰，更要從行業(yè)準(zhǔn)入和市場信譽(yù)等方面進(jìn)行處理。

(四)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制策略

1.加強(qiáng)采購預(yù)算管理。首先，高校應(yīng)建立科學(xué)的圖書采購預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，以便圖書采購人員能夠根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定采購計(jì)劃；其次，在圖書采購的過程中，采購部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)采購財(cái)務(wù)情況的跟蹤管理，加強(qiáng)與財(cái)務(wù)部門的信息溝通，強(qiáng)化對(duì)采購票據(jù)的審核，并嚴(yán)格按照采購預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，一旦出現(xiàn)超出預(yù)算的情況，應(yīng)及時(shí)的進(jìn)行溝通與處理。

2.實(shí)施全方位成本控制。采購員需要詳細(xì)記錄每次財(cái)務(wù)支出，形成財(cái)務(wù)明細(xì)，如果在采購環(huán)節(jié)中發(fā)生超出財(cái)務(wù)預(yù)算的情況，則需要對(duì)先前的財(cái)務(wù)支出和成本明細(xì)進(jìn)行詳細(xì)分析，分析出發(fā)生超出預(yù)算的原因，并制定下一步的成本控制措施和采購方案，盡最大努力降低成本超支所帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

3.加強(qiáng)票據(jù)管理。為了避免結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)，高校應(yīng)該對(duì)所有的財(cái)務(wù)票據(jù)與審批單原始單據(jù)都要留存?zhèn)浞?，并建立相?yīng)的臺(tái)賬，對(duì)已驗(yàn)收的圖書，應(yīng)將合同附表與圖書驗(yàn)收單進(jìn)行核對(duì)。

(五)管理風(fēng)險(xiǎn)控制策略

1.強(qiáng)化部門之間合作。圖書采購整個(gè)過程涉及到了教務(wù)處、圖書館和財(cái)務(wù)部門等多個(gè)部門。在采購過程中，各個(gè)部門需要就采購的相關(guān)事宜進(jìn)行經(jīng)常性的溝通，才能正確、順利地完成圖書采購。

2.加強(qiáng)采購團(tuán)隊(duì)建設(shè)。圖書采購任務(wù)的順利完成需要一個(gè)高效的圖書采購團(tuán)隊(duì)，只有加強(qiáng)圖書采購團(tuán)隊(duì)建設(shè)，才能從人力資源方面推進(jìn)圖書采購的順利進(jìn)行。

3.多種方式強(qiáng)化溝通效果。在圖書招標(biāo)、投標(biāo)和采購過程中，高校圖書館采購部門應(yīng)該與供應(yīng)商就采購的相關(guān)事宜進(jìn)行高效的溝通，避免因信息溝通不暢導(dǎo)致的問題發(fā)生。另一方面，采購團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的人員也應(yīng)及時(shí)地采用多種方式進(jìn)行溝通，除了網(wǎng)絡(luò)通信工具進(jìn)行即時(shí)通信外，還可以采用周例會(huì)的形式，定期溝通總結(jié)圖書采購進(jìn)展情況。

五、結(jié)束語

本文結(jié)合高校的圖書采購實(shí)際情況，從計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和管理風(fēng)險(xiǎn)五個(gè)方面對(duì)高校圖書采購的主要風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了分析與識(shí)別，提出了應(yīng)對(duì)圖書采購風(fēng)險(xiǎn)的控制措施。本文的研究促進(jìn)了圖書采購部門對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問題的全面把控。