陳翠平

（黑龍江省虎林市八五八農(nóng)場，黑龍江 虎林 158419）

一、檔案基礎(chǔ)工作存在的主要問題

計算機作為一個龐大而復雜的有效處理信息和數(shù)據(jù)的主要現(xiàn)代現(xiàn)代硬件功能，它在實踐中，原始數(shù)據(jù)信息必須準確和科學的計算機管理，信息和制作數(shù)據(jù)收集，編譯，輸入，倉儲方面，使其完全符合計算機技術(shù)。綜合檔案大多使用具有不同特征和長時間跨度的相對復雜的文檔。由于多年的封閉式管理，文件管理只是為了存儲，而且文件不丟失的原則，在這種情況下形成的文件一般都不好。有許多問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：記錄的標題是不規(guī)則但不反映主題或標題缺乏基本要素。文檔頭的缺失更為普遍，并且如果使用封閉頁面，則很難找到許多文檔沒有頁碼的事實?；煜F(xiàn)象更加嚴重，并且根據(jù)不同相應(yīng)功能的時間和能力來定義劃分。

二、實行標準化、規(guī)范化的工作方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作

從科學和實踐經(jīng)驗可以了解，提高管理水平應(yīng)規(guī)范檔案，規(guī)范工作方法，有必要收集和處理檔案，檢查，記錄，存儲股票環(huán)節(jié)的單一程序和科學的工作方法，使他真的能做到標準規(guī)范化工作流程。

（一）重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化

批量重組的原則是收集盡可能多的彼此相關(guān)的文件。在重組案件的過程中，還需要修改和回收沒有頁碼，沒有內(nèi)部目錄，沒有標題或模糊標題的案例文件，以確保所有案例文件都能更加規(guī)范地填寫。卷的重新布置不僅可以優(yōu)化科學管理，還可以提高計算機管理檔案的使用效率。

（二）規(guī)范題名保證檢索準確率

為了保證檢索的準確性。我們認為標準化的原則和要點必須按照規(guī)范標題下的相應(yīng)標準化機制進行，組織的縮寫應(yīng)在標題項目的填寫過程中標準化。盡量避免在檢索中出現(xiàn)不連貫和不清晰的信息。還應(yīng)該有統(tǒng)一的標題元素。在搜索計算機的過程中，我們會將相關(guān)標題中的負責人，標題輸入，問號，文件原因，必要時，必須按照填寫完整的名稱，地點，時間等要素。有關(guān)規(guī)定。但語言往往需要進行標準統(tǒng)一，例如，一些“請求報告”等含義不清晰的語言，它們?nèi)菀子绊憴z索的準確性。因此，我們需要批準文件，寫“詢問說明書”，其中文件不需要被批準寫“報告”，這樣相應(yīng)的分類，在檢索過程中可以清楚地看到每個文件的實際作用。

三、數(shù)據(jù)準備充分，推進檔案現(xiàn)代化管理進程

檔案管理基礎(chǔ)中的計算機數(shù)據(jù)準備工作在大工作的各個部分都有效，特別是與綜合檔案有關(guān)，而且工作量大，如果沒有經(jīng)典化和科學的工作方法，管理人員在計算機數(shù)據(jù)缺乏培訓，甚至不會使用將直接影響檔案管理的現(xiàn)代化進度的工作。

（一）分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要任務(wù)是使檔案可供公眾使用，并實現(xiàn)計算機管理的目標，增加檔案的使用。綜合檔案應(yīng)根據(jù)一般秩序的相應(yīng)重要性，高價值和低利用率，以及根據(jù)適當方式進行相應(yīng)表述的高利用率來全面規(guī)范計算機管理過程。這將加快檔案計算機處理過程，提高社會使用效率。

（二）使用“關(guān)鍵詞”

“主題字”盡管具有統(tǒng)一的有效性，但同時也存在尋找沉重和低效的缺點;如何利用并避免其缺點？我們認為可以用關(guān)鍵字替換主題字。也就是說，基于思考和使用文檔的串行處理特征，識別從文檔的標題或主題提供對主題內(nèi)容的見解的詞匯和關(guān)鍵詞。這種做法不僅解決了慢速手動索引和自動計算機索引的缺點，而且通過減少搜索時間和提高效率來解決主題詞匯內(nèi)容的問題。

四、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的建議與措施

（一）加強標準化建設(shè)

標準化檔案管理是現(xiàn)代化檔案管理的基本任務(wù)，這是新時代的必要條件。檔案數(shù)字化需要建立統(tǒng)一的技術(shù)標準化，以管理各類檔案的數(shù)字化。因此，檔案管理的現(xiàn)代化首先取決于各種檔案標準的制定和管理以及標準化系統(tǒng)的形成。創(chuàng)建數(shù)字檔案，交換數(shù)據(jù)，傳輸和交換數(shù)據(jù)應(yīng)基于通用檔案管理標準和系統(tǒng)標準，以避免在檔案管理現(xiàn)代化過程中出現(xiàn)不必要的混亂和混亂，從而導致重建。有些部門過分關(guān)注部門利益，并沒有特別注意標準化檔案管理，這實際上是一種非常有害的短視行為，以及部署和檔案管理現(xiàn)代化的需要。因此，這項工作必須協(xié)調(diào)合理。

（二）實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

現(xiàn)代管理科學是檔案管理現(xiàn)代化的重要保證和靈魂。檔案工作者應(yīng)該建立對管理有效性的理解并增強他們自己的管理知識。在檔案管理實踐中，先進技術(shù)和管理方法用于通過向檔案活躍用戶提供高質(zhì)量服務(wù)來加強檔案資源的合理使用，以獲得應(yīng)有的利益。檔案管理者應(yīng)該意識到現(xiàn)代化，加強管理，以便逐步從經(jīng)驗管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代管理，最后實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

（三）加快復合型人才的培養(yǎng)步伐

人才是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。檔案管理的現(xiàn)代化難以推廣，它沒有帶來滿意的結(jié)果，最終是檔案管理人員因素。加強對檔案管理人員的培訓，提高人員素質(zhì)，加強人才隊伍建設(shè)，使管理人員掌握更多經(jīng)濟，信息技術(shù)，檔案等方面的知識，使他們更好地工作。在條件方面，應(yīng)選擇優(yōu)秀的檔案管理人員到高等教育機構(gòu)，專業(yè)教育機構(gòu)深化，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，獲取相關(guān)的操作技能，促進檔案管理的現(xiàn)代化。同時，為了滿足檔案管理現(xiàn)代化的實際需要，有必要引入更多與檔案管理相關(guān)的高層次人才，為檔案管理現(xiàn)代化工作帶來新的思路，新知識和新的檔案管理方法。要培養(yǎng)檔案管理者的工作，熱愛這項工作，深化研究，為檔案的新發(fā)展做出更大的貢獻。

（四）加強管理，增加經(jīng)費投入

管理層應(yīng)更加重視檔案管理的現(xiàn)代化，將其納入年度計劃，保障提供必要的資金，確保安全;定期告知工作，以幫助解決檔案管理中的實際問題;鼓勵檔案工作人員與其同事之間的交流與合作;各單位要努力使檔案現(xiàn)代化，提高檔案管理水平，規(guī)范檔案，促進檔案管理現(xiàn)代化。

結(jié)束語

在現(xiàn)代信息化發(fā)展迅速的今天，在加強檔案檔案管理工作中，根據(jù)自身的具體情況，不僅要加強基礎(chǔ)工作，還要充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，特別是建設(shè)軟件，創(chuàng)建和改進電子文檔。電子數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，完善電子文檔，電子檔案的質(zhì)量管理者，不斷加強聯(lián)系，只有在這種情況下才能準確，快速地為社會提供有用的信息資源，最終可以節(jié)省資源用于發(fā)展，并提高信息時代檔案管理的水平和效率。